Dépenses déductibles partie 4 : Les frais ponctuels

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Ce guide fait suite aux impôts et cotisations déductibles. Nous allons maintenant parler ensemble des frais ponctuels, ces frais variables que vous ne devriez pas retrouver tous les mois. Entre frais de création, engagés une seule fois, et renouvellement de votre matériel, voyons ensemble ce que vous pouvez ou pas déduire.

Les frais d’établissement

Cette catégorie comprend les frais de “premier établissement” : recherches, études, publicité… et les frais de constitution : droits d’enregistrement, honoraires et frais d’actes.

Vous déduirez les frais soit pour la totalité de leur montant au titre de l’année de paiement en “Frais d’établissement” ; soit sur 5 ans maximum à un rythme d’amortissement linéaire.

Attention : si vous souhaitez amortir vos frais d’établissement, vous devez en faire la demande expresse l’année ou ils sont payés et vous ne pourrez pas modifier les termes de l’amortissement en cours de route.

L’entretien et les réparations

Sont considérés comme entretien et réparations les dépenses qui visent à maintenir en bon état de marche votre matériel et mobilier professionnel. Il pourra s’agir du nettoyage ou de la maintenance de votre système informatique par exemple, mais aussi de la réfection de l’installation électrique ou de la peinture des locaux dans lesquels vous exercez.

Attention : tout ce qui vise à améliorer les conditions d’exercice doit être immobilisé et faire l’objet d’un amortissement. Il en va de même pour le remplacement d’un composant ou d’une opération visant à augmenter la durée de vie du bien.

Les acquisitions de petit outillage

Vous pouvez déduire immédiatement les biens (logiciels, matériels, mobiliers…) acquis pour une valeur unitaire de moins de 500 € HT. Si le bien acheté s’accompagne d’éléments indissociables, vous les prendrez en compte dans la valeur totale du bien : un ordinateur accompagné d’un clavier, un écran et une souris s’évaluera avec l’ensemble de ses composants.

Exception : les meubles “meublant”, de type chaise ou bureau par exemple, doivent faire l’objet d’un amortissement même s’ils valent moins de 500€ HT.

Les fournitures de bureau, documentation et frais ponctuels postaux

Il s’agira de consommables tels que les ramettes de papier, les stylos, agrafeuses… Ainsi que toute la documentation relative à votre activité professionnelles : inscription en formation, revues pro ou livres de référence.

Vous pouvez également déduire vos timbres, lettres et abonnements téléphoniques ou internet dans la mesure de votre utilisation personnelle.

Les amortissements

Vous déduirez l’amortissement au fur et à mesure sur la durée et non pas directement l’acquisition.

Les pertes diverses

Pour être admises à déduction, les charges ou pertes exceptionnelles doivent se relier directement à votre activité professionnelle. Elles doivent aussi, bien évidemment, être licites.

Les pertes admises sont : les abandons de créances (si elles sont nécessaires pour l’exercice de la profession) et les pertes sur engagements de caution.

En cas de non paiement, les sommes sont perdues et donc non-déductibles, même chose en cas de vol d’espèces. Par contre, s’il s’agit d’un vol de chèques, les sommes impayées peuvent se déduire si vous faites une déclaration de vol.

Les intérimaires

Les sommes acquittées auprès des entreprises d’interim en rémunération de l’utilisation du personnel sont déductibles.

Les honoraires (hors rétrocessions)

Vous pouvez déduire les honoraires versés à des personnes non salariées rémunérées dans le cadre de votre activité. Il s’agira d’honoraires d’avocat ou d’expert-comptable par exemple. Ces sommes devrons se reporter sur le formulaire de déclaration DAS2 dès qu’elles dépassent les 600€ par an et par bénéficiaire.

Exception : les honoraires d’architecte ne sont pas directement déductibles, ils sont à inclure dans le prix de revient de la construction.

suivre ses dépenses

Les frais ponctuels d’acte et contentieux

Ces frais ponctuels comprennent les droits de mutation versés à l’occasion d’une acquisition de clientèle ou d’un immeuble et les frais accessoires à l’acquisition d’une immobilisation tels que des commissions versées à un intermédiaire ou des frais d’insertion.

Vous pourrez également porter à ce poste les frais de procédure ; sauf s’ils se contractent lors d’une instance pénale (quel que soit le motif) ; ainsi que les frais de recouvrement d’impayés.

Les frais ponctuels de réception, de représentation et de congrès

Pour déduire vos frais de réception, il faut pouvoir prouver qu’ils ont un intérêt direct avec votre profession. Vous pourrez donc déduire vos notes de restaurants quand vous invitez un client, à condition de noter son nom sur le ticket, mais si vous invitez le-dit client à votre mariage vous ne pourrez pas déduire sa part de frais ! Il en va de même pour tout ce qui est dépenses de participation à des congrès ou cadeaux professionnels.

Les autres frais divers de gestion

Ce compte comprend les pourboires, revues de salle d’attente, services bancaires, secrétariat et tous les frais ponctuels qui ne rentrent pas dans les autres catégories. Là encore, la règle générale s’applique : la dépense n’est déductible que si elle se justifie de par votre activité professionnelle.

La part à votre charge des frais de santé essentiels à la tenue de votre activité peut également être déduite. Attention : “essentiels” signifie ici que vous ne pourriez pas exercer sans ces soins. Vous ne pouvez pas déduire le blanchissage de vos dents sous prétexte que c’est pour plaire aux clients !

Ce guide conclue notre série sur les dépenses déductibles, si vous nous avez suivi jusqu’ici, félicitations ! Les charges n’ont plus de secrets pour vous et vous êtes prêt à inscrire vos dépenses sur la déclaration 2035. L’idée de vous plonger dans vos comptes vous ennuie d’avance ? Vous pouvez aussi demander à Dougs de le faire pour vous.

À propos de l'auteur : Patrick Maurice est expert-comptable et cofondateur chez Dougs, l'expert-comptable en ligne qui vous simplifie la vie. Découvrez comment Dougs rend votre compta automatique et sans paperasse.
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