Les bases de la comptabilité : tout ce que vous devez savoir pour réussir

La comptabilité est souvent jugée comme compliquée par les entrepreneurs. Pourtant, à y regarder de plus près, ce n’est pas si complexe ! En effet, la comptabilité répond à des normes précises mais accessibles à tous. Suite à la lecture de cet article, vous aurez acquis les bases de la comptabilité qui vous permettront d'avoir une vue globale sur votre activité.

Quelles sont les notions de base de la comptabilité : quelle est l’utilité de la comptabilité ?

Au-delà de l’obligation légale d’une tenue de comptabilité, le dirigeant dispose d’une vitrine sur l’activité de son entreprise. Il est donc important de bien connaître les bases de la comptabilité pour bien connaître son entreprise !

Qu'est-ce que la comptabilité ? À quoi sert-elle ? Nos commentaires.

Tout d’abord, gérer sa comptabilité permet, pour un entrepreneur, de connaître l’état des finances de son entreprise. En effet, elle lui permet de savoir ce qu’il doit (les factures encore non payées auprès de ses fournisseurs) ou ce qu’on lui doit (les factures qu’il a envoyées à ses clients et non réglées). Elle est également utile à l’entrepreneur pour lui permettre de connaître ses recettes et ses dépenses sur une période donnée.

Concrètement, la comptabilité c’est avant tout des enregistrements de tous les flux d’une entreprise : achat, vente, trésorerie, etc. De plus, on a l’habitude de dire que la comptabilité reflète la réalité de l’entreprise.

Il existe deux types de comptabilité :

- La comptabilité de trésorerie : c'est une manière de tenir sa comptabilité qui consiste à enregistrer les opérations d'encaissement et de décaissement d'un mois donné à partir du relevé bancaire de l'entreprise.

- La comptabilité d'engagement : elle permet de distinguer au sein d'une période donnée les charges et produits liés à l'exploitation d'une entreprise et les autres charges et produits.

Comment apprendre les bases de la comptabilité ? Existe-t-il des formations/cours ?

Pour apprendre les premières bases de la comptabilité, vous aurez déjà une première approche dans cet article. Ensuite, plusieurs organismes agréés proposent des formations d’une ou plusieurs journées destinées aux chefs d’entreprises. Elles sont spécialement conçues pour apprendre les principes de la comptabilité et faire ses premiers pas dans ce domaine.

Le petit plus ? Le dirigeant d’entreprise pourra : 

• Déduire la formation du résultat de son entreprise : les formations en lien avec la comptabilité sont déductibles de l’impôt sur les sociétés (ou de l’impôt sur le revenu si la société est à l’IR)
• Bénéficier du crédit d’impôt formation si l’organisme est certifié : la société bénéficiera du crédit d’impôt formation en fonction du nombre d’heures effectuées. Ce crédit d’impôt viendra s’imputer directement sur l’impôt société (ou l’impôt sur le revenu si la société ou l’entreprise est à l’IR)

La Dougs Academy est certifiée Qualiopi et vous permettra de bénéficier du crédit d’impôt formation. Pas de perte de temps sur votre activité. Vous avez un moment dans le train ou dans le taxi ? Les formations sont disponibles à la demande. C'est une ressource essentielle pour mieux gérer votre comptabilité !

Inscrivez-vous à la Dougs Academy pour apprendre les bases de la comptabilité !

Une fois les premières bases de la comptabilité maîtrisées, il est utile voire nécessaire de se faire accompagner, et pour cela vous avez plusieurs options : un logiciel de comptabilité, un expert comptable classique, ou un expert comptable en ligne comme Dougs qui vous aide à organiser votre compta. Il faudra certainement prévoir un budget dans la trésorerie de votre entreprise pour ces dépenses comptables (déductibles du résultat de votre entreprise).

Il n’y a plus qu’à paramétrer votre solution comptable et c’est parti : vous pouvez vous lancer !

Quelles sont les notions de base de la comptabilité à maîtriser ?

Certaines notions de base sont à maîtriser avant de vous lancer dans l’aventure passionnante de la comptabilité de votre entreprise :

• Maîtriser les principes fondamentaux de la comptabilité et se familiariser avec le vocabulaire : qu’est-ce qu’un exercice comptable ? Est-ce que je peux le modifier ? Qu’est-ce que la TVA ? Quel est le régime fiscal de ma société ?
• Connaître le processus de saisie comptable : débit, crédit, comptabilité d’engagement ou de trésorerie.
• Organiser la comptabilité de son entreprise : comment récupérer les factures, les procédures à mettre en place pour récupérer les justificatifs nécessaires ?
• Maîtriser les documents comptables à mettre en place : les journaux, grand livre, balance (évoqué dans la suite de cet article), bilan, compte de résultat, liasse fiscale.
• Établir un planning prévisionnel des délais à respecter : quand devrais-je établir les comptes annuels de mon entreprise ? A quelle date devrais-je établir la déclaration de TVA, la déclaration d’impôt société ? Aurais-je d’autres déclarations à faire ?
• Penser à tenir une veille comptable sur l’actualité comptable et fiscale : en cas de modification/ajout/changement sur une réglementation de l’administration fiscale.

Toutes ces notions sont indispensables pour établir la comptabilité de votre entreprise. Vous verrez que maîtriser cela a un intérêt non négligeable dans le pilotage de votre entreprise. N'hésitez pas à explorer les ressources disponibles sur notre blog.

Et pourquoi ne pas choisir un expert-comptable qui s’occupe de la comptabilité et vous permet de suivre et piloter votre entreprise en temps réel ? C'est possible avec Dougs !

Quelle est la base de la comptabilité générale ?

Première étape dans la comptabilité : les journaux

La comptabilité : les journaux 

De façon concrète, on va écrire chaque facture d’achat, chaque paiement, dans un journal. De fait, pour ne pas se perdre, on a même créé plusieurs journaux : un journal des achats, un journal pour les ventes, un autre pour la banque, etc. Même si aujourd’hui, on utilise l’informatique pour la tenue de la comptabilité, il faut imaginer posséder 5 cahiers que vous allez utiliser au fur et à mesure des opérations.

Tout d’abord, si vous recevez une facture d’achat, vous allez écrire dans le journal d’achat le montant en euros de cette facture, son libellé, à qui vous devez cet argent et la date.

Parallèlement, s’il s’agit d’un paiement en chèques, vous allez enregistrer cette somme dans le journal banque en précisant qui est payé, pour quel montant et quand.

Bref, vous l’aurez compris, tout démarre par les journaux.

Un comparatif entre la compta et la musique ?

Si l’on faisait un comparatif avec le solfège, le musicien disposerait d’une portée de musique constituée de cinq lignes horizontales. Pour la comptabilité, le comptable dispose d’un journal composé de lignes horizontales et de lignes verticales pour annoncer le débit et le crédit. S’agissant du musicien, les notes de musique vont se manifester par l’écriture de figures de note sur les portées que vous connaissez par “ Mi, Ré, Do, Fa, Si, La, Sol”. Pour le comptable, il utilisera des numéros de compte pour désigner l’opération. Ces numéros sont codifiés et regroupés dans un plan comptable. Par exemple, la location de votre local s'enregistre avec le numéro 6132. De façon concrète, une facture de location de 1.000 euros enregistrée ressemblerait à cela :

En traduisant en français, cela donnerait : “l’entreprise a enregistré sa location de janvier 2016 de 1.000 euros qu’elle a payé par chèque bancaire.”

Comprendre les bases de la comptabilité : les grands livres et les balances

Dans la vie de tous les jours, il est complexe de manier 5 cahiers remplis de chiffres, de dates et de libellés sans faire un point de temps en temps. On a donc décidé d’avoir un document supplémentaire : Le grand livre. C’est une sorte de récapitulatif de toutes les écritures de tous les journaux sur une période donnée, classés par numéro de compte. En reprenant notre exemple de location, on pourrait retrouver dans le numéro de compte 6132 l’extrait suivant :

On pourra donc lire que l’entreprise a payé 12 fois la somme de 1.000 euros, soit 12.000 euros pour l’année 2016.

Le grand livre : un document important

Mais vous l’aurez compris, le grand livre est un document, comme on l’indique, très volumineux et si l’on souhaite n’avoir qu’une synthèse, cela risque d’être un peu trop lourd à gérer. C’est la raison pour laquelle on a inventé la balance, qui est un résumé du grand livre. On ne retrouve que le numéro de compte et son montant. L’extrait d’une balance pourra ressembler à cela :

A la lecture de la balance, une personne avertie pourra donc aisément savoir ce que l’entreprise a payé et ce qu’elle a encaissé. Et si cette personne souhaite des détails, elle ira voir dans le grand livre.

Dans l’absolu, nous pourrions nous arrêter là. Mais, cela serait dommage car ce classement par numéro croissant des comptes serait insuffisant pour faire de la gestion. C’est la raison pour laquelle le bilan et le compte de résultat ont été inventés.

Comprendre les bases de la comptabilité : le bilan et le compte de résultat

D’abord, le bilan et le compte de résultat sont des sortes de balances spécialisées. Ensuite, le bilan serait une synthèse des comptes de classe 1 à 5 et le compte de résultat serait une balance des comptes de classe 6 et 7.

En revenant sur le bilan comptable, c’est une représentation en 2 parties : à droite, ce que l’entreprise possède (actif) et à gauche ce que l’entreprise doit (passif). L’illustration serait la suivante :

On lirait dans ce bilan à l’actif que l’entreprise possède 50.000 euros de matériel, que ses clients lui doivent 9.000 euros par exemple. Au passif, on remarquerait que l’entreprise doit à ses fournisseurs 15.000 euros.

Ainsi, on dit du bilan que c’est une image de l’entreprise à un moment précis dans le temps.

Le compte de résultat : une synthèse d’une période

S’agissant du compte de résultat, c’est également un tableau en 2 parties qui regroupe pour une période déterminée par exemple du 1er janvier au 31 décembre 2016, les dépenses (charges) et les recettes (produits).

Le compte de résultat mesure donc les performances de l’entreprise. On pourrait lire ainsi que l’entreprise a un total de charges de 30.000 euros et un montant de ventes de 40.000 euros d’où le bénéfice de 10.000 euros.

Comprendre les bases de la comptabilité : le plan comptable

Pour mieux comprendre les bases de la comptabilité, cela suppose également de comprendre le fonctionnement du plan comptable. En effet, le plan comptable est une liste des numéros de compte utilisés en comptabilité. De fait, le plan comptable est organisé par classe.

D’abord, étudions ensemble ces points. Pour mémoire, le bilan regroupe les classes 1 à 5. Le compte de résultat : 6 et 7.

C’est pourquoi, le système des comptes fonctionne avec des sous-comptes. Par exemple, la classe 5, se décompose de la façon suivante :

50 – Valeurs mobilières de placement

501 . Parts dans les entreprises liées

502 . Actions propres

503 . Actions

1. Titres cotés
2. Titres non cotés

On pourrait ainsi continuer la subdivision en fonction des besoins de l’entreprise.

Pour les comptes de bilan

Classe 1 : les capitaux. On y met à l’intérieur tous les comptes liés aux apports de l’entrepreneur pour créer son entreprise. On y retrouve également les emprunts.

Classe 2 : les immobilisations. Ainsi, afin de fonctionner, une entreprise doit posséder du matériel de fabrication, de transport, etc. Bref, l’entreprise a besoin de moyens durables qu’elle va pouvoir utiliser pendant plusieurs années.

Classe 3 : les stocks. S’il s’agit d’un magasin de chaussures, on retrouvera par exemple les stocks de chaussures qui n’auront pas été vendues au moment du bilan.

Classe 4 : les tiers. Il s’agit des personnes avec lesquelles l’entreprise travaille et ce qu’elle lui doit ou l’inverse au moment du bilan. On y retrouve les fournisseurs, les clients, le personnel, l’URSSAF, les caisses de retraite, l’État…

Classe 5 : la trésorerie. C’est l’argent que possède l’entreprise en banque, en caisse ou bien encore en placement financier.

Pour les comptes de résultat

Classe 6 : les charges. On y retrouve toutes les dépenses comme les achats de fournitures administratives, le téléphone, les loyers, les frais de personnel mais également toutes les charges que l’entreprise n’a pas forcément décaissé comme les dotations aux amortissements (l’usure du matériel).

Classe 7 : les produits. En somme, ce sont les ventes de marchandises, les prestations vendues, mais également les subventions.

Comment avoir une comptabilité fiable ?

Enfin, vous voilà prêt à analyser les comptes de l’entreprise. Mais au fait, comment vous assurer de leur fiabilité ? Nous n’avons pas abordé ce point mais il y a des principes en comptabilité, notamment le principe de prudence. Comment cela se manifeste-t-il ?

Le principe de prudence s’applique dans l’évaluation des actifs comme les immobilisations, les stocks, les créances clients mais également dans le passif avec la notion de risque encouru. Comment cela se traduit-il ?

Comment faire la comptabilité d’une entreprise ?

Après avoir pris connaissance de cet article, vous pouvez vous poser la question de tenir la comptabilité de votre entreprise. Si tel est votre métier, je vous conseille de le réaliser par vous-même. 

En revanche, si vous faites vos premiers pas dans la comptabilité en tant que chef d’entreprise, on ne peut que vous conseiller de confier votre compta à un expert : un expert-comptable.

Chez Dougs, expert comptable en ligne, vous suivez en temps réel les performances de votre activité grâce à une application développée en interne, et vous bénéficiez des conseils d’un expert-comptable par message, mail, téléphone ou visio en illimité !

En conclusion, la lecture de cet article ne vous rendra pas comptable mais cela pourrait vous permettre d’avoir une meilleure idée de la construction d’un compte de résultat. Ce petit ba.-ba de la comptabilité a, nous l’espérons, répondu à vos questions d’ordre général sur la comptabilité et ses bases. Si vous souhaitez en savoir plus, suivez notre blog qui dispense des conseils réguliers pour les entrepreneurs, et vous propose régulièrement des ressources à télécharger.

Bonne comptabilité !