Comment créer un organigramme d'entreprise efficace ?

Définition : qu’est-ce qu’un organigramme d’entreprise ?

Un organigramme d’entreprise, c'est une représentation graphique qui permet de visualiser la structure hiérarchique et fonctionnelle de l'entreprise. Il montre la répartition des rôles, la hiérarchie entre les postes, ainsi que les relations de subordination et de coopération entre les différents départements ou équipes.

C'est un outil essentiel pour les grandes entreprises ou les organisations complexes. Cependant, il sert aussi aux petites structures pour déterminer les responsabilités et les lignes de communication.

Quels sont les éléments clés d'un organigramme ?

• les postes ou rôles des employés (par exemple, directeur, responsable RH, comptable, etc.) ;
• les relations hiérarchiques entre ces postes ;
• les départements ou équipes composant l'entreprise.

Quel est le but d’un organigramme d’entreprise ? À quoi sert-il ?

Le but d'un organigramme d'entreprise est de refléter l'organisation interne,et d'aider à la gestion et à la communication. C'est un outil stratégique pour toute entreprise, quelle que soit sa taille, il sert à :

• visualiser rapidement la structure organisationnelle de l'entreprise ;
• faciliter l'intégration de nouveaux employés ;
• assurer une meilleure gestion des services RH ;
• aider à la prise de décision stratégique.

NB: l'organigramme est donc bien plus qu'un simple schéma. Il constitue un véritable levier d'efficacité pour l'organisation et la gestion quotidienne d'une entreprise.

Pourquoi créer un organigramme pour son entreprise ?

Une meilleure visibilité sur la hiérarchie et les équipes

L'organigramme d'entreprise permet d'avoir une vision claire et concise de la hiérarchie, des rôles et des départements de l'entreprise. Il facilite la compréhension des relations hiérarchiques, des responsabilités et des liens entre employés et équipes.

Un outil pour améliorer la communication interne

C'est un outil pour faciliter les échanges entre les différents collaborateurs et départements en réduisant l'ambiguïté quant aux positions et responsabilités. En visualisant les rôles et la structure organisationnelle de l'entreprise, l'organigramme clarifie les canaux de communication verticale, horizontale et mixte.

Est-il obligatoire d’établir un organigramme d’entreprise ?

Négatif ! L'organigramme n'est pas obligatoire légalement pour toutes les entreprises. Cependant, il est fortement recommandé pour les grandes entreprises ou celles avec une organisation complexe. Il peut être exigé par certaines conventions collectives ou dans le cadre de stratégie en identifiant les flux de travail. Néanmoins, il reste un outil essentiel pour clarifier l'organisation du personnel et optimiser la répartition des tâches.

Les différents types d’organigrammes d’entreprise

Il existe plusieurs types d'organigrammes, en voici quelques-uns :

organigramme hiérarchique

C'est le modèle classique. L'organigramme hiérarchique montre la structure de l'entreprise. Il organise les employés en fonction de leur niveau de responsabilité : de la direction aux différents départements. L'accent est mis sur la compréhension des rapports et des relations hiérarchiques entre les membres de la direction et leurs collaborateurs.

organigramme matriciel

Dans l'organigramme matriciel, les relations hiérarchiques sont croisées avec des relations fonctionnelles. Ce type est adapté aux entreprises ayant des projets transversaux, où les équipes collaborent avec plusieurs responsables hiérarchiques et fonctionnels. Il permet de mieux visualiser l'organisation du personnel et de simplifier la gestion de projets.

organigramme fonctionnel

L'organigramme fonctionnel est utilisé pour organiser les employés par fonction, comme les départements marketing, finance, ou ressources humaines. Chaque département est dirigé par un responsable fonctionnel et les employés rendent compte à ce responsable, ce qui clarifie les responsabilités et les rôles dans l'entreprise.

organigramme en trèfle, planétaire et circulaire

Ce sont des modèles moins courants. Cependant, ils peuvent être utilisés dans des organisations particulières :

• l'organigramme en trèfle, par exemple, est utilisé lorsque l'entreprise a plusieurs centres d'activité ;
• le modèle planétaire place la direction générale au centre des différentes équipes ou départements ;
• l'organigramme circulaire représente la direction au centre, entourée de diverses équipes ou départements, créant une représentation graphique plus fluide.

Comment créer un organigramme d’entreprise ?

Identifier la structure de l’entreprise et la répartition des postes

Pour créer un organigramme efficace, commencez par analyser la structure organisationnelle de l’entreprise. Il est essentiel de bien comprendre la répartition des rôles, des départements et des collaborateurs afin d’établir un organigramme qui reflète la hiérarchie et les responsabilités au sein de l'entreprise.

Définir l’objectif de l’organigramme

L’objectif principal de l’organigramme est de montrer la hiérarchie ou d’améliorer la communication interne. Selon les objectifs de l’entreprise, l’organigramme sert aussi à optimiser la gestion des ressources humaines ou à faciliter l’intégration des nouveaux employés dans le fonctionnement de l'entreprise.

Réunir les informations à inclure

Rassemblez toutes les informations nécessaires pour l’organigramme : les titres des postes, les services ou départements, et les relations hiérarchiques. Assurez-vous que ces informations sont à jour afin de créer un document fiable et utile.

Construire l’organigramme

Choisissez un modèle d'organigramme adapté à la structure de l'entreprise. Utilisez un outil de communication visuelle pour rendre l’organigramme facile à lire et compréhensible par tous les collaborateurs.

Mettre à jour le graphique régulièrement

L’organigramme doit évoluer avec l’entreprise. Dès qu’un changement de structure ou de personnel survient, vérifiez que l’organigramme est mis à jour pour refléter la réalité de l’entreprise et garantir une répartition claire des responsabilités.

Quels sont les meilleurs outils pour faire un organigramme ?

Pour créer un organigramme, il existe plusieurs outils adaptés aux besoins de différentes entreprises. Voici une sélection des meilleurs outils disponibles :

1. Lucidchart
2. Lucidchart est un outil très populaire pour la création d’organigrammes. Il permet de créer des diagrammes de flux, des organigrammes hiérarchiques et des cartes mentales. Lucidchart est apprécié pour sa simplicité d’utilisation et ses fonctionnalités collaboratives en ligne, ce qui facilite les mises à jour en équipe.
3. Microsoft Visio
4. Visio est une solution classique pour la création d’organigrammes professionnels. Il offre une large gamme de modèles et de formes, ainsi que des options de personnalisation avancées. Visio est idéal pour les entreprises ayant déjà des outils Microsoft et qui recherchent une solution robuste et complète.
5. Canva
6. Canva propose une version gratuite pour créer des organigrammes simples. Bien qu'il ne soit pas aussi sophistiqué que Visio ou Lucidchart, Canva est très accessible et facile à utiliser. C’est un bon choix pour des entreprises de petite taille ou pour des besoins simples et visuellement attrayants.
7. OrgChart Now
8. Ce logiciel est spécifiquement conçu pour créer des organigrammes dynamiques. Il permet d'intégrer des informations directement à partir de bases de données RH et d'autres outils internes. OrgChart Now est particulièrement adapté aux grandes entreprises avec des structures complexes.
9. SmartDraw
10. SmartDraw est un autre outil puissant qui permet de créer facilement des organigrammes, avec des fonctionnalités permettant d'importer des données d'autres sources pour automatiser le processus de création. Il offre également une option de collaboration.

Bonnes pratiques et erreurs à éviter

Les bonnes pratiques

Garder l’organigramme à jour

Un organigramme doit être révisé régulièrement pour refléter les changements dans la structure de l’entreprise (changements de postes, réorganisations, départs, etc.). Il est conseillé de mettre à jour l'organigramme chaque fois qu'un changement important survient, et au moins une fois par an.

Simplifier pour mieux communiquer

Évitez d’ajouter trop de détails inutiles qui risquent de compliquer la lecture de l’organigramme. L’objectif est d’offrir une vue d'ensemble claire des rôles et de la hiérarchie de l'entreprise.

Intégrer l’organigramme dans les outils internes

Utilisez des plateformes telles que les SIRH (Systèmes d'Information des Ressources Humaines) pour intégrer l’organigramme à la gestion quotidienne de l'entreprise. Cela facilite la gestion des collaborateurs et l’optimisation des processus organisationnels.

Les erreurs à éviter

Ne pas impliquer les responsables dans le processus

Lors de la création ou de la mise à jour de l’organigramme, il est essentiel d’impliquer les responsables des différents départements pour s’assurer que les informations sont exactes et à jour. Ne pas recueillir leurs retours peut mener à des erreurs qui nuisent à la clarté de l’organigramme.

Créer un organigramme trop complexe

Un organigramme trop détaillé ou trop complexe peut rapidement devenir confus et difficile à lire. Il est important d’opter pour une présentation claire et concise, en évitant les subdivisions inutiles ou excessives. La simplicité est le mot clé pour assurer la compréhension.

Oublier de mettre en évidence les relations transversales

Dans certaines entreprises, les relations transversales entre départements ou équipes doivent être prises en compte. Négliger ces liens peut entraîner des malentendus et des difficultés de communication. Il est indispensable de mettre en lumière les collaborations interfonctionnelles lorsque cela est nécessaire.

FAQ sur l’organigramme d’entreprise

Créer un organigramme d’entreprise efficace, c’est structurer votre entreprise pour gagner en clarté, en communication et en performance. Vous hésitez encore sur le type ou l’outil à utiliser ? Suivez nos conseils et mettez en place une organisation sur mesure dès aujourd’hui !