Transfert de siège social : guide des étapes essentielles

Comment changer l'adresse du siège de mon entreprise ? Les fondamentaux du changement d'adresse d'une société

Définition légale du siège social

Le siège social représente l'adresse officielle d'une société, inscrite dans ses statuts et sur l'ensemble de ses documents administratifs. Cette localisation conditionne la nationalité de l'entreprise et fixe le cadre juridique qui lui est applicable. De fait, les entreprises dont le siège social est situé sur le territoire français sont soumises à la loi française.

Un point fondamental : une société ne peut disposer que d'un siège social.

La domiciliation juridique peut prendre plusieurs formes : local commercial, domicile du représentant légal ou centre d'affaires agréé (société de domiciliation). A noter toutefois que pour les entreprises individuelles, on parle plutôt d'établissement principal ou d’établissement professionnel que de siège social.

Le choix de cette adresse de siège social revêt une dimension stratégique car elle conditionne notamment le montant de la cotisation foncière des entreprises, variable selon les communes.

À noter cependant que le siège social ne désigne pas nécessairement le lieu où elle exerce son activité, bien qu’en pratique, ce soit souvent le cas dans les TPE - PME. La société peut, outre son siège, ouvrir autant d’établissements qu’elle a de sites où elle exerce une activité.

Raisons courantes d'un déménagement d’une société

La croissance rapide d'une entreprise nécessite souvent des locaux plus spacieux pour accueillir de nouveaux collaborateurs ou du matériel supplémentaire. Un déménagement peut aussi répondre à des objectifs stratégiques : rapprochement vis-à-vis de la clientèle de l’entreprise, positionnement dans un quartier d'affaires prestigieux pour des raisons de crédibilité ou installation par exemple dans une zone franche urbaine territoire-entrepreneur (ZFU-TE - dispositif applicable jusqu’au 31 décembre 2025). Si le siège de votre entreprise est fixé à votre domicile, un déménagement implique la nécessité de transférer son siège social.

Les considérations financières motivent également ces changements. La recherche d'une optimisation fiscale pousse certaines sociétés vers des communes voire des pays à l’imposition plus avantageuse. D'autres entreprises optent pour des solutions de domiciliation commerciale afin de réduire leurs charges fixes ou pour pouvoir bénéficier d’espaces de coworking, salles de réunion…

Un exemple concret : une startup en pleine expansion dans le secteur numérique peut passer d'une pépinière d'entreprises à des bureaux privés dans un quartier technologique, permettant ainsi de renforcer sa crédibilité auprès des investisseurs.

Les principaux impacts d’un changement de siège

La modification de la domiciliation entraîne des obligations légales pour la structure. Il sera nécessaire de réaliser un formalisme juridique qui n’est pas anodin : rédaction d’un procès-verbal actant du transfert de siège, mise à jour des statuts, parution dans un journal d’annonces légales… Le tout devant être déposé au greffe via la plateforme du Guichet Unique de l’INPI afin d’obtenir la mise à jour des documents officiels.

La compétence territoriale des tribunaux évolue selon la nouvelle localisation. Un déménagement dans un autre département modifie la juridiction compétente en cas de litige. Le ressort du tribunal de commerce devient celui du nouveau lieu d'implantation.

En outre, le changement de siège social nécessite une mise à jour complète des documents administratifs, commerciaux et comptables : factures, contrats, papier à en-tête, informations des partenaires (banque,...). A noter également qu’un transfert de siège social a un impact sur le volet social puisqu’il peut entrainer un changement de caisses sociales collectrice des cotisations sociales.

Enfin, le transfert de siège social emporte des conséquences fiscales. Comme nous l’avons vu, la base d'imposition locale change, affectant notamment la contribution foncière des entreprises. Les modalités de calcul des taxes professionnelles varient selon la commune d'installation. 

Comment faire un transfert de siège social ? Les étapes clés

Validation par l'organe compétent

La procédure de validation varie selon la structure juridique de l'entreprise. 

Dans une SARL, la décision de transférer le siège social relève de la compétence des associés réunis en assemblée générale extraordinaire. Pour les SARL constituées après la loi du 2 août 2005, la majorité requise pour les autres modifications statutaires est des deux tiers des parts détenues par les associés présents ou représentés, mais le transfert du siège n’obéit qu’à la majorité de plus de la moitié des parts.

Pour une SAS, les statuts déterminent l'organisme décisionnaire : président, conseil d'administration ou assemblée des associés. En principe, sauf disposition statutaire contraire, la décision appartient à la collectivité des associés. Les statuts peuvent prévoir que le président ou un autre dirigeant décide seul du transfert du siège social, notamment lorsqu’il s’effectue dans le même département.

En présence d’une société à associé unique, ce dernier prend seul la décision de transférer le siège social.

Les modalités de vote peuvent également différer selon la forme juridique. Par exemple, en SCI, le Code civil exige par principe une décision unanime des associés sauf clauses contraires des statuts. S’agissant d’une SAS, les statuts fixent librement les modalités de prise de la décision.

Dans tous les cas, un procès-verbal officialise systématiquement cette décision. Ce document doit mentionner la nouvelle adresse, la date du transfert et recueillir les signatures des participants. 

Pour une entreprise individuelle, l'entrepreneur prend seul la décision sans formalisme particulier.

Modification des statuts de l'entreprise

La mise à jour des statuts constitue une étape fondamentale lors d'un déménagement professionnel. Le document actualisé doit mentionner la nouvelle adresse complète du siège ainsi que la date effective du changement et, le cas échéant, le nouveau lieu du RCS.

Un exemplaire des statuts modifiés, certifié conforme par le représentant légal, accompagnera le dossier sur le guichet des formalités

Les modifications statutaires nécessitent des pièces justificatives spécifiques : titre de propriété, contrat de bail ou factures d'électricité attestant de l'occupation du nouveau local. Dans le cas d'un transfert vers un autre département, la publication doit s'effectuer dans deux journaux d'annonces légales différents.

Publication des annonces légales

La publication d'une annonce légale marque une étape clé du transfert de siège social. Cette formalité doit intervenir dans un délai d'un mois suivant la décision de transfert.

Comme nous l’avons vu, en cas de transfert de siège dans un autre département, il sera nécessaire de publier une annonce légale à la fois dans le département de départ et dans le département d’arrivée, ce qui multiplie les coûts liés à cette opération.

Le tarif forfaitaire 2025 s'élève à 108 € HT pour la majorité des départements français, sauf Mayotte et La Réunion où le montant atteint 125 € HT. 

Les mentions obligatoires devant figurer dans l’avis de publication comprennent : la dénomination sociale, la forme juridique, le capital, le numéro RCS, l'ancienne et la nouvelle adresse, l’organe ayant pris la décision et la date d’effet. En outre, si le transfert de siège a lieu dans un autre département, il sera nécessaire de rappeler la civilité des dirigeants. 

L'attestation de parution, délivrée par le journal, est nécessaire pour constituer un dossier complet.

Mise à jour du Kbis et déclaration officielle

La déclaration de la modification sur le guichet unique de l’INPI constitue l'étape finale du transfert de siège social. Le dossier complet doit comporter notamment le procès-verbal certifié et signé, l'attestation de parution dans le journal d'annonces légales, les statuts mis à jour, les justificatifs de jouissance des locaux.

Le greffier du tribunal de commerce examine chaque document avant de valider la demande puis procède à la mise à jour de l’extrait Kbis.

Pour faciliter le traitement administratif, pensez à numériser tous vos documents au format PDF avant leur transmission. Un conseil pratique : conservez une copie de votre dossier complet, elle pourra s'avérer utile pour vos démarches auprès d'autres organismes comme les banques ou les fournisseurs.

Les documents indispensables à préparer

Qu'est-ce qu'un modèle de procès-verbal (PV) d'assemblée générale ?

La rédaction du procès-verbal de transfert nécessite de prêter une attention particulière aux détails. Les mentions obligatoires communes à tous les PV d’assemblée sont les suivantes :

• La date et le lieu de l’assemblée ou de la réunion.
• Les nom, prénoms et qualité du président de séance.
• L'identité des associés ou actionnaires présents ou représentés.
• Le nombre de parts ou d’actions détenues par chacun des participants.
• Les documents et rapports soumis à l’assemblée.

Le texte des résolutions mises aux voix, en reproduisant non seulement celles adoptées mais aussi celles rejetées.

• Le résultat des votes.
• Un résumé des débats, lorsque l’assemblée se tient physiquement.
• La signature du président de séance et, le cas échéant, celle du gérant ou de toute personne désignée par les statuts.

Un PV incomplet ou irrégulier peut entraîner la nullité de la décision ou des difficultés lors des formalités de publicité et de dépôt au RCS.

La résolution adoptée doit spécifier l'adresse actuelle, la future localisation et la date d'effet du changement. N'oubliez pas d'indiquer la modification de l'article concerné dans les statuts, généralement l'article 4.

Le guichet unique remplace le formulaire de déclaration M2 

Le formulaire M2 (Cerfa n°11682*07) était la pièce maîtresse du dossier de transfert de siège social. La déclaration s'effectue désormais exclusivement en ligne via le guichet unique de l'INPI (procedures.inpi.fr).

Un conseil pratique : gardez à portée de main votre numéro SIREN et votre extrait Kbis récent lors du remplissage. La plateforme en ligne permet d'enregistrer votre brouillon et de revenir compléter le formulaire ultérieurement.

Les justificatifs du nouveau local

La preuve de jouissance des nouveaux locaux représente un élément central du dossier de transfert. 

Si le transfert a lieu dans un local professionnel, il sera nécessaire de joindre à votre dossier un exemplaire signé du bail commercial, lequel précise la date d’entrée en jouissance des locaux.

Pour une domiciliation à votre résidence personnelle, une facture d’énergie de moins de 3 mois. Si vous êtes propriétaire, la copie de votre taxe foncière ou l’acte notarié d’achat constituent les justificatifs idéals à joindre à votre dossier. Si vous êtes locataire, il sera obligatoire d’informer votre propriétaire de la domiciliation de la société à votre domicile, lequel ne peut en principe s’y opposer tant que vous respectez la nature du bail qui ne peut être qu’à usage d’habitation (précision de ne pas recevoir la clientèle ni de stocker de la marchandise à domicile). La domiciliation provisoire est limitée à 5 années.         A noter qu’il conviendra de joindre dans un cas comme dans l’autre une attestation de domiciliation à votre dossier en complément du justificatif de domicile.

Les entrepreneurs optant pour des espaces de coworking peuvent présenter leur contrat de sous-location ou leur convention d'occupation temporaire.

Dans tous les cas, l'adresse figurant sur le document doit correspondre exactement à celle déclarée dans les statuts mis à jour.

Quel est le coût et les délais à prévoir en 2025 pour transférer votre siège social ?

Quel est le coût d'un transfert de siège social au greffe ?

Les tarifs du transfert de siège social varient selon la localisation du changement et la forme juridique de votre entreprise. Pour les SA, SAS, SARL, SCI, un déménagement dans le même ressort du tribunal de commerce s'élève à 188,81 euros TTC en 2025. Cette somme atteint 222,63 euros TTC lors d'un changement de ressort.

Les sociétés unipersonnelles bénéficient d'un tarif réduit. La SASU ou l'EURL dont l'associé unique assume personnellement la direction paie uniquement 79,63 euros TTC pour cette formalité administrative. Comptez 85,05€ pour un changement de ressort.

Un montant supplémentaire de 41,98 euros s'applique par établissement secondaire déclaré. La plateforme en ligne du guichet unique permet un règlement sécurisé par carte bancaire. Les micro-entrepreneurs restent dispensés du paiement de ces droits.

Les délais de traitement varient d’un greffe à l’autre, il est donc difficile de communiquer avec précision sur ces derniers, d’autant qu’ils peuvent se cumuler avec les délais de traitement de la Chambre des Métiers si votre société est également inscrite auprès du Répertoire des Métiers du fait de votre activité. En principe il faut compter une moyenne allant d’une semaine à trois semaines pour pouvoir obtenir la mise à jour de votre extrait d’immatriculation.

Situations particulières de transfert

Procédure dans le même département

Si le transfert de siège a lieu dans le même département, la formalité déposée sur le Guichet unique de l'INPI sera automatiquement dirigée auprès du Greffe où la société est actuellement immatriculée. Le transfert de siège n'aura pas pour effet une réimmatriculation de la société dans un autre Greffe.

Changement de département : doubles formalités

Le passage vers une nouvelle région administrative nécessite une double procédure de publication légale. Une première annonce doit paraître dans le département de départ tandis qu'une seconde sera publiée dans le département d'arrivée.

La formalité sera alors transmise automatiquement via le Guichet unique auprès du nouveau Greffe d'immatriculation, celui du département dans lequel a lieu le transfert de siège. Le nouveau greffe d'immatriculation se chargera de notifier l'ancien greffe du transfert de siège, qui procédera à la radiation de la société du RCS.

Une fois la validation de la formalité obtenue de la part du Greffe, le Guichet unique se charge d'informer par télétransmission les différents organismes (impôt, caisses sociales...). Attention toutefois, des ratés peuvent exister et il convient parfois de prendre les devants et de transmettre l'extrait kbis mis à jour aux différents organismes vous même pour s'assurer de la mise à jour des données. Les différents partenaires de la société tels que la banque par exemple devront également être informés du transfert à l'initiative du dirigeant, qui se chargera de transmettre le kbis à jour de la société.

Transfert du siège social à l'étranger

Le déménagement d'une entreprise vers un pays étranger suit des règles distinctes selon la destination choisie. La réglementation européenne simplifie considérablement les démarches pour un transfert au sein de l'UE grâce au principe de liberté d'établissement.

Les arrêts de la CJUE (notamment Cartesio, Polbud) et la directive UE 2017/1132 garantissent la possibilité de transférer le siège social d’une société entre États membres de l’Union européenne en conservant la personnalité morale, sauf exceptions propres à l’État d’accueil ou raisons impérieuses d’intérêt général.

Un exemple concret : une startup française souhaitant s'installer au Portugal bénéficie du système "Empresa Na Hora" qui accélère significativement son installation. La société conserve sa personnalité morale tout en adaptant ses statuts aux exigences locales.

Pour les pays hors UE, la dissolution préalable devient obligatoire avant la création d'une nouvelle structure selon le droit local. Cette opération demande une expertise fiscale approfondie pour anticiper les conséquences sur les actifs et la trésorerie de l'entreprise.

Éviter les erreurs courantes

Délais de déclaration à respecter

La réussite d'un transfert de siège social repose sur le respect strict du calendrier légal. La publication dans un journal d'annonces légales doit intervenir sous 30 jours après la décision de transfert.

Un dirigeant dispose ensuite d'un mois supplémentaire pour finaliser sa déclaration sur le guichet unique. Les associés, quant à eux, doivent recevoir leur convocation à l'assemblée générale extraordinaire dans les délais généralement imposés par les statuts. À titre d’exemple, dans la plupart des sociétés commerciales (SA, SARL, sociétés civiles), le délai de convocation est généralement de 15 jours au moins avant la date de l’assemblée.

Pour les modifications fiscales, la mise à jour auprès du centre des impôts s'effectue dans les 60 jours. 

Cohérence des documents fournis

La vérification minutieuse des documents constitue une étape cruciale avant leur transmission au greffe via la plateforme du guichet unique de l’INPI. Une attention particulière doit être portée à la concordance des adresses mentionnées sur l'ensemble des pièces du dossier.

Un contrôle rigoureux s'impose sur les signatures apposées, notamment sur le procès-verbal et les statuts modifiés. En pratique, pour la signature des actes, il est préférable de recourir à une procédure de signature électronique authentifiée. En outre, l’apposition de la mention “certifié conforme” par le représentant légal garantit l'authenticité des documents fournis.

Les greffes rejettent fréquemment les dossiers présentant des incohérences dans les dates ou des erreurs matérielles sur la forme. Pour maximiser vos chances d'acceptation, pensez à vérifier : adresses, dates, montants, signatures, mentions obligatoires.

Authentification et sécurisation de la procédure sur l’INPI

La signature électronique avancée sur le guichet unique INPI représente désormais la norme pour valider le transfert de siège social. Cette signature numérique garantit l'authenticité du document et l'identité du signataire.

Les documents signés doivent inclure une preuve d'identité valide du dirigeant : carte nationale d'identité, passeport ou titre de séjour en cours de validité. 

Lors d'un transfert de siège social d'une société via le Guichet Unique, le représentant légal signe électroniquement la formalité et doit s’authentifier via FranceConnect+, simplifiant considérablement la procédure administrative tout en la sécurisant. 

Aspects fiscaux et sociaux du transfert

Impact sur la fiscalité locale

Le changement d'adresse modifie substantiellement la charge fiscale locale d'une entreprise. La Cotisation Foncière des Entreprises varie selon les communes : les écarts peuvent atteindre jusqu'à 30% entre deux zones d'activité.

La Taxe Foncière professionnelle fluctue également selon le secteur géographique. Un déménagement vers une Zone Franche Urbaine (dispositif ZFU-TE) peut générer une exonération fiscale pendant 5 ans, sous réserve de certaines conditions.

Les entreprises doivent anticiper ces variations en consultant les taux d'imposition locaux avant leur déménagement. 

Obligations envers les organismes sociaux

L’INPI, via le guichet unique, a l’obligation de transférer et de télétransmettre les informations issues des formalités (comme le transfert de siège) aux organismes compétents, notamment l’URSSAF et les impôts. Cette transmission automatisée exempte l’entreprise de toute démarche supplémentaire auprès de ces organismes, à condition que la formalité soit complète et conforme.  

En cas de difficulté grave de fonctionnement du guichet unique (par exemple, indisponibilité du service), une procédure de secours existe. Depuis le 1er janvier 2025, l’INPI doit délivrer un récépissé daté le jour de la demande de dépôt ; une fois la difficulté résolue, le déclarant dispose de 15 jours pour procéder à sa déclaration, en joignant ce récépissé. Les organismes doivent alors retenir la date figurant sur le récépissé comme date de dépôt

La déclaration sociale nominative (DSN) nécessite également une actualisation avec les nouvelles coordonnées. Cette démarche garantit la continuité du versement des prestations sociales et le maintien des droits des salariés.

Mise à jour des contrats en cours

Le changement de l’adresse du siège social nécessite une révision approfondie de vos engagements contractuels en cours. Les contrats d'assurance, les baux commerciaux et les accords avec les fournisseurs doivent refléter la nouvelle localisation.

Un audit complet permet d'identifier les contrats à modifier prioritairement. Par exemple, une société de services numériques déménageant ses serveurs devra notifier ses clients et adapter les clauses de responsabilité liées au stockage des données.

La modification des contrats de travail s'avère particulièrement stratégique. Les salariés reçoivent un avenant précisant la nouvelle adresse, notamment lorsque le lieu de travail figure explicitement dans leur contrat initial.