Siège social : qu’est-ce c’est ? À quoi sert-t-il ? Comment en créer un ?

Siège social : définition et quel rôle juridique

Le siège social indique l'adresse légale d'une société d’un point de vue administratif. Il s’agit de l’endroit où sont prises les décisions stratégiques et où se tiennent généralement les assemblées générales ou réunions du conseil d'administration. Cette adresse est enregistrée une fois que vous procédez à la création de votre entreprise. Elle figure sur tous les documents officiels de l’entreprise comme l’extrait Kbis, la synthèse INPI, les statuts, factures, contrats, extraits Kbis, etc.

Sur le plan juridique, le siège social permet d'obtenir plus d'informations sur :

• la nationalité de l’entreprise (en France, elle est soumise au droit français);
• le tribunal compétent en cas de litige.
• l’administration de rattachement, comme le centre des impôts ou l’URSSAF.

Le siège social est donc bien plus qu’une simple adresse postale : c’est le domicile juridique de l’entité.

Est-il obligatoire de disposer d’un siège social ?

Quelle est la différence entre siège social et adresse administrative ?

Les notions de siège social et d'adresse administrative semblent similaires. Néanmoins, elles peuvent être différentes. Le siège social est obligatoire et désigne l'adresse légale de l'entreprise. L'adresse administrative quant à elle est souvent utilisée pour certaines fonctions (comptabilité, ressources humaines, centre d’appels, etc.). C’est notamment le cas par exemple d’une société dont le siège social est situé dans une société de domiciliation à Paris, mais dont toutes les fonctions supports seraient réalisées depuis un bureau à Toulouse. 

Siège social vs établissement principal ou établissement secondaire

Il est important que vous compreniez la différence entre siège social, établissement principal et établissement secondaire.  Le premier désigne l'adresse légale d'une entreprise comme nous l’avons vu précédemment. Le second indique le lieu où s’exerce l’activité principale si celle-ci ne se réalise pas au siège (par exemple, un atelier de fabrication). Enfin, l'établissement secondaire fait référence à tout autre site où l'entreprise pourrait exercer son activité, au-delà de l’établissement principal et bénéficie d’un code d’identification propre (le numéro SIRET). Dans ce cas, vous êtes soumis à des obligations fiscales ou sociales spécifiques

Les rôles et utilités du siège social

Quelle différence entre adresse d'exploitation et siège social ?

Le siège social constitue votre adresse légale de référence. Il figure dans les documents que vous avez enregistrés auprès des autorités concernées. Il est important de noter que le siège administratif ne désigne pas forcément le lieu où vous exercez votre activité. 

L’établissement d'exploitation est l'endroit physique où vous exercez votre activité d'entrepreneur. Selon votre domaine d'activité, vous pouvez travailler dans un bureau, un magasin , un atelier ou un local commercial. En somme, il s'agit de l'endroit où vos équipes travaillent et fait également office de canal de distribution de vos biens ou services. 

Bien souvent, chez les indépendants ou les petites entreprises, le siège social et le lieu d'activité sont sur un même site. Cette configuration est généralement adoptée car elle est plus pratique  et permet de  faciliter la gestion. Dans le cas où vous êtes propriétaire d'une entreprise manufacturière par exemple, vous avez la possibilité de choisir une adresse dans un quartier ou un centre d'affaires prestigieux pour votre siège social. Cette démarche rehaussera votre image de marque. Actuellement, il existe différentes sociétés qui proposent des services de domiciliation de siège social pour les entrepreneurs.

Pourquoi choisir Paris comme siège social de votre entreprise ? 

Renforcer votre image de marque avec une adresse prestigieuse

Le choix de l'adresse de votre siège social est crucial. Étant donné qu'elle apparaît dans tous les documents officiels de votre entreprise, il est plus judicieux d'opter pour un lieu qui reflète votre crédibilité d'une part et qui valorise votre image d'autre part.

Si vous optez pour une domiciliation d’entreprise à Paris, vous gagnerez en notoriété auprès de vos clients. En effet, la capitale française symbolise l’excellence, l’innovation et la solidité financière. Vous disposez de certaines options quant au choix des quartiers. Les plus prisés sont  le 8ᵉ  et 9ᵉ arrondissement et La Défense.  

Une fiscalité locale plus favorable 

La souplesse du régime fiscal est une des raisons de domicilier votre entreprise à Paris. En effet le taux de CFE (Cotisation Foncière des Entreprises) y est inférieur. En effet, si dans certaines villes françaises le taux de CFE est supérieur à 47 %, à Paris, il s'élève à 16,52 %. 

Cette différence significative découle du fait que de nombreux professionnels choisissent la capitale comme lieu du siège social de leur entreprise. Au vu du nombre élevé d'entreprises qui y sont implantées, les charges fiscales sont réparties de manière plus répartie. 

Choisir l’adresse de son siège social

Domiciliation au domicile du dirigeant

Vous pouvez installer votre société au domicile du dirigeant. Cette option est conseillée dans le cas où vous lancez votre activité et que vous vous disposez de peu de moyens.  

Choisir un siège social à votre adresse peut s’avérer intéressant, surtout au lancement de votre activité. En effet, vous n'aurez pas à vous acquitter de certaines charges comme le loyer. De plus, les formalités administratives sont réduites. Vous pouvez choisir cette solution si votre activité professionnelle ne nécessite pas un local commercial ou encore un atelier. 

A noter toutefois que si vous êtes locataire de votre logement, la domiciliation de l’entreprise chez vous est limitée à 5 ans et vous devez en informer le propriétaire. 

 Louer un local ou un espace de coworking comme siège social

Au vu du développement de l’entrepreneuriat, les espaces de coworking connaissent un essor fulgurant. Aujourd’hui, ces lieux collaboratifs ne se contentent plus d’offrir des bureaux partagés ou des salles de réunion. De plus en plus de structures proposent aussi la domiciliation d’entreprise, à des tarifs compétitifs, avec des services annexes comme :

• la réception et la gestion du courrier ;
• l'accès à des salles de réunion ;
• des prestations de secrétariat.

Domicilier votre entreprise dans un espace de coworking peut être pertinent si vous y travaillez régulièrement. Même si vous ne récupérez pas votre courrier dans votre boîte aux lettres tous les jours, vous pouvez passer au moins une fois par semaine pour le faire.

Recourir à une société de domiciliation 

Le recours à une société de domiciliation présente des avantages non négligeables qui peuvent impacter l'image de votre entreprise. Ils se présentent sous différents aspects : 

• une adresse de prestige à moindre coût ;
• des procédures rapides ;
• des services complémentaires comme une assistance juridique,  un service de standard téléphonique entre autres.

 Domicilier son siège social : procédures et options

Quelles sont les formalités pour une domiciliation commerciale ? 

Pour domicilier votre entreprise, vous devez conclure un contrat de domiciliation. Il est indispensable  au moment de la création de votre société. Pour avoir une valeur légale, ce dit contrat doit être enregistré au registre du commerce et des sociétés..

Dans le cadre du respect de la législation en vigueur, veillez à ce que votre contrat contienne les informations suivantes :  

• l’identité complète des deux parties (vous et la société de domiciliation) ;
• le numéro d’agrément préfectoral du domiciliataire ;
• la durée minimale de trois mois, avec reconduction tacite possible ;
• les modalités de résiliation qui incluent le préavis et les conditions de rupture.

Le contenu de votre contrat doit mentionner les points suivants : 

• le tarif du service de domiciliation et les modalités de paiement ;
• les services annexes souscrits, comme la gestion du courrier, la permanence téléphonique, la location de salle de réunion ou l’accès à un espace de coworking ;
• les conditions d’exécution de chaque prestation .

Domiciliation commerciale vs location de bureaux : quelle solution choisir ?

La domiciliation d’entreprise consiste à enregistrer votre adresse juridique et administrative dans un lieu spécifique, sans avoir besoin de louer un bureau à temps plein. Optez pour cette solution si vous êtes auto-entrepreneur, freelance ou dirigeant de startup. De plus, vous bénéficiez de services tels que la redirection du courrier par exemple et d'une grande liberté. 

La location de bureaux est un choix courant pour les entreprises embauchant des salariés.. Ces derniers disposent d'un espace de travail physique pour réaliser leurs missions. Cela permet également une meilleure organisation en interne et au niveau des organes de direction. 

Le choix d'une domiciliation commerciale ou d'une location de bureaux dépend de certains facteurs à savoir: 

• la nature de votre activité (nomade ou à distance) ;
• la structure de votre entreprise ;
• le domaine de spécialisation de votre entreprise ;
• le budget alloué aux différentes charges. 

Déclarer le siège social auprès des autorités

Procédure d’immatriculation et pièces à fournir

La justification de la jouissance de l’adresse du siège,se fait lors de la création de l’entreprise et en fonction de la solution de domiciliation que l’entrepreneur a choisie. 

Il existe plusieurs solutions pour fixer l’adresse du siège social d’une entreprise. Il peut être établi au domicile du gérant, à condition de fournir un justificatif de domicile de moins de trois mois, tel qu’une facture d’eau ou une quittance de loyer. 

Si le siège est situé dans un local commercial ou professionnel, il sera nécessaire de fournir une copie du titre de propriété ou du contrat de bail commercial.

Une autre possibilité consiste à domicilier l’entreprise auprès d’une société de domiciliation agréée. Dans ce cas, une attestation de domiciliation délivrée par cette dernière est requise. 

L’immatriculation d’un siège établi au sein d’une pépinière d’entreprise se fait sur présentation d’une copie du bail signé.

Enfin, si le local est mis à disposition par un tiers, accompagné d’un justificatif de propriété  devra être joint aux autres documents obligatoires .

Peut-on changer le siège social d'une société ? 

Changement d’adresse de société : pourquoi et quand le faire ?

Le changement d’adresse d’une société peut résulter de la volonté de l’entrepreneur de réaliser des économies , qu’elles soient fiscales ou bien tout simplement parce que les besoins de l’entreprise  ont changé

Comme nous l’avons vu,le montant de la Cotisation Foncière des Entreprises  (CFE) varie selon la ville et l’entrepreneur peut souhaiter transférer son siège pour réaliser des économies. Lorsque vous possédez une entreprise, vous devez veiller à sa crédibilité et par la même occasion accroître sa notoriété. C'est à ce niveau que la proximité avec les partenaires est importante. Dans un environnement entrepreneurial très compétitif, vous ne devez pas négliger les interactions avec vos partenaires commerciaux. 

Au fil de votre activité, plusieurs événements importants peuvent se produire. Dans le cadre de l'accroissement de votre activité , vous pouvez être amené à fusionner ou à restructurer votre entreprise. Ces changements impliquent un changement d'adresse de la société. Le transfert de siège peut tout simplement être rendu nécessaire par le déménagement de l’entrepreneur lorsque le siège de l’entreprise était implanté à son domicile. 

Transfert de siège social : formalités et procédure légale

Le transfert de siège social dépend de la forme juridique de votre société. 

Dans une SARL, le transfert du siège social découle d'une décision prise au niveau d'une assemblée générale extraordinaire (AGE). Le gérant fait part de sa décision et si celle-ci est acceptée par les associés, la modification peut se faire. 

Dans une SAS, les règles de décision sont prises en fonction des clauses stipulées dans les statuts. Le président ou le représentant légal peut décider tout seul ou  consulter ses associés.

Dans une SCI, là encore, un vote en assemblée générale extraordinaire est requis afin de valider le transfert. 

Les formalités  peuvent être allégées dès lors que la société est à associé unique. La décision de transfert de siège peut intervenir sur simple décision du Président par exemple en SASU. 

Dans tous les cas, un procès verbal est toujours établi et les statuts doivent être mis à jour en conséquence.

Il existe également des formalités administratives à réaliser lorsque vous procédez à un transfert de siège social à savoir: 

• Une publication d'une annonce légale du changement d'adresse dans un journal habilité ;
• Déposer la formalité auprès du Guichet Unique de l’INPI; 

Dougs peut vous accompagner dans l’ensemble de ces démarches.

Transfert de siège social : modèle d’annonce légale obligatoire

Lorsque vous procédez à un transfert de siège social de votre société, il est nécessaire de faire publier un avis de transfert de siège social dans un journal d’annonces légales. 

Nous avons préparé pour vous un modèle d’annonce de transfert dans le cadre d’un transfert de siège dans le même ressort (lorsque le transfert de siège a lieu dans le même département) : 

Avis de transfert de siège social

Dénomination sociale : [Nom de la société]
Forme : [Forme juridique de la société]
Siège social : [Adresse de l’ancien siège social]
Capital social : [Montant] euros[numéro unique d’immatriculation] RCS [ville]

Aux termes d’une assemblée générale extraordinaire en date du [date de tenue de l’assemblée], les associés ont décidé de transférer à compter du [date d’effet du transfert] le siège social à l’adresse suivante [nouvelle adresse du siège social].

Modification au RCS de [lieu d’immatriculation].

Questions fréquentes sur le siège social (FAQ)

Comment trouver le siège social d'une entreprise? 

Vous pouvez trouver le siège social d'une entreprise à partir des informations trouvées sur le web.. A cet effet, vous pouvez vous référer au sites suivants : https://data.inpi.fr/,  https://www.pappers.fr/ ou https://www.infogreffe.fr/. Il vous suffira d’effectuer la recherche sur ces sites en renseignant la dénomination sociale de la société ou son numéro SIREN.

Quels sont les documents prouvant le siège social ?

Étant donné que le siège social représente l'adresse administrative d'une entreprise, vous pourrez justifier de l’adresse du siège en communiquant à toute personne intéressée un des documents officiels de la société tels que les statuts, le Kbis ou encore la synthèse INPI.

Faut-il faire paraître une annonce légale en cas de transfert et déménagement de société ?

En cas de transfert de siège, il est obligatoire de faire paraître une annonce légale dans un journal d’annonces légales. Cette démarche sert à informer les tiers de ce transfert. Vous ne pourrez pas parvenir à la validation de votre formalité par le greffe du tribunal et à la mise de votre extrait d’immatriculation sans réaliser cette étape. Il est à noter que si vous transférez le siège dans un autre département (et donc dans un autre greffe), il sera nécessaire de faire paraître deux annonces légales : une dans le département du greffe de départ et une autre dans le département du greffe de destination.

Quelles conséquences fiscales selon l'adresse du siège social ?

Le choix de l’adresse du siège social comporte des conséquences fiscales  significatives : imposition des bénéfices, avantages fiscaux liés à certains territoires (ZPU-TE, ZRR par exemple) ou certains pays, coût de la Cotisation  Foncière des Entreprises TVA et règles de temporalité, compétences du centre d’imposition. Les impacts fiscaux étant nombreux lors d’un transfert  de siège social, n’hésitez pas à vous faire conseiller par Dougs avant d’entamer les démarches.