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Siège social : pourquoi, où et comment ?

En tant qu’entrepreneur, vous êtes dans l’obligation d’avoir un siège social pour votre entreprise et ce, quelle que soit sa forme juridique. Que désigne le siège social ? En quoi est-ce indispensable ? Quelles options s’offrent à vous pour domicilier votre entreprise ? Installez-vous confortablement : nous décortiquons tout cela dans cet article !

Le siège social, c’est quoi ?

Le siège social désigne l’adresse postale d’une société, son lieu d’atteinte juridique. C’est l’endroit, le local où se trouve sa boîte aux lettres, et où son courrier arrive. Nul besoin d’une tour en plein Paris ; une simple boîte aux lettres suffit ! Le siège social peut également être le lieu où la société exerce son activité.

Quel emplacement choisir pour le siège social de sa société ?

L’emplacement du siège social n’est pas un choix qui se fait de façon anodine. Cette question se pose notamment au moment du transfert du siège social, en cas de déménagement par exemple. Il existe différentes situations, plus ou moins fréquentes, que nous passons en revue ci-dessous.

1) Le représentant légal de la société est locataire du local

Lorsque le représentant légal de la société est locataire, celui-ci peut, sous certaines conditions, domicilier la société à son adresse personnelle. Cette faculté ne vise que le représentant légal de la société, c’est-à-dire un gérant ou le président de SAS/SASU

Avec l’accord du propriétaire

Il est toujours possible, avec l’accord du propriétaire donné par écrit, de domicilier le siège à l’adresse du représentant légal de la société. Il doit compléter une attestation qui autorise la société à domicilier son siège social à l’adresse du local. Ce document doit être daté et signé par le propriétaire préalablement à la création de la société, ou préalablement au transfert du siège social. 

Justificatifs à prévoir pour le Greffe du Tribunal : autorisation de domiciliation signé par le propriétaire + justificatif de domicile au nom du propriétaire (ex : avis de taxe foncière recto-verso). 

Sans l’accord du propriétaire  

La domiciliation sans l’accord du propriétaire peut intervenir : 

  • si le bail conclu par le représentant légal pour son habitation autorise la domiciliation d’un siège social, 
  • et s’il n’existe pas d’autres freins à cette domiciliation, comme par exemple un règlement de copropriété qui serait bloquant.

Précisons que la quasi-totalité des baux d’habitation et règlement de copropriété exclut ou n’autorise pas cette domiciliation. 

Le représentant légal de la société dispose tout de même d’une solution en l’absence d’autorisation du propriétaire, et même lorsque le bail n’autorise pas cette domiciliation. Il a la possibilité de domicilier le siège social de sa société à son domicile, mais uniquement pour une durée limitée à cinq ans. Cette durée est réduite si le bail d’habitation vient à être résilié. Dans ce cas, la domiciliation prend fin en même temps que le bail. 

Justificatif à prévoir  pour le Greffe du Tribunal : justificatif de domicile du représentant légal. 

N’oubliez pas de régulariser la situation du siège social !

Il est très important, avant l’arrivée de la fin de ce délai de cinq ans, de trouver une solution afin de régulariser la situation du siège social. À défaut, la société peut être radiée d’office du registre du commerce et des sociétés. Autrement dit, votre société perd son existence juridique. 

Si vous ne régularisez pas la situation, le Greffe du Tribunal de Commerce peut vous demander de le faire sous un délai de quinze jours avant radiation d’office, ce qui peut être très court ! 

Comment régulariser cette situation ?

La première solution est de demander et d’obtenir l’autorisation du propriétaire, comme nous l’avons évoqué un peu plus haut. S’il est impossible de trouver un accord avec le propriétaire, il est nécessaire de transférer le siège social dans un autre lieu. 

En cas de radiation d’office du Registre du Commerce et des Sociétés, il est nécessaire de procéder à la régularisation mais la procédure sera plus compliquée. Il faut faire une requête auprès du Juge chargé de la surveillance du Registre du Commerce et des Sociétés pour lui demander de lever la radiation prononcée à l’encontre de la société.

À lire aussi : Création d’un établissement secondaire, transfert de siège social : quelles formalités juridiques pour la CFE ?

2) Un dirigeant ou associé de la société est propriétaire du local

Si un dirigeant ou un associé de la société est propriétaire d’un local, il est possible de fixer le siège social à cet endroit. Les associés disposent de plusieurs solutions.

Option 1 : le bail commercial

La première solution consiste à signer un bail commercial entre le propriétaire et la société. Ce contrat sécurise la société qui est garantie d’avoir la jouissance des lieux. Cette sécurité profite aux autres associés, notamment si le local est essentiel à l’activité de l’entreprise. Le loyer est une charge déductible pour la société. De son côté, le propriétaire perçoit un loyer. 

Option 2 : la convention de mise à disposition

Le second choix consiste à rédiger une convention de mise à disposition entre le propriétaire et la société. Cette convention assure à la société la jouissance du local pendant sa durée. Cette situation reste plus précaire qu’un bail commercial.

Ces deux solutions permettent de faire payer par la société des charges liées au local comme le loyer, certains travaux ou certaines taxes, afin d’optimiser la gestion et la fiscalité du propriétaire et de la société. 

Il est également possible, pour le propriétaire, d’autoriser par une simple lettre la société à domicilier son siège social dans le local visé. Cette solution prive des avantages exposés ci-dessus.

Justificatif à prévoir  pour le Greffe du Tribunal (selon la situation choisie) : 

  • le contrat de bail,
  • ou la convention de mise à disposition, avec un justificatif à l’adresse du local au nom du propriétaire,
  • ou l’autorisation de domiciliation, avec un justificatif à l’adresse du local au nom du propriétaire.

3) La société est locataire du local

Même en cours de création, la société est habilitée à signer un contrat de bail. Cela peut prendre la forme d’un bail commercial par exemple. 

Muni de ce contrat, il est possible de fixer le siège social de la société à l’adresse indiquée sur le bail. Il convient d’être vigilant dans la rédaction de l’adresse mentionnée dans le bail : celle-ci doit être précise et exacte. 

Justificatif à prévoir  pour le Greffe du Tribunal : le contrat de bail.

4) La société est domiciliée chez un domiciliataire

Les entreprises de domiciliation (disposant d’un agrément préfectoral) peuvent domicilier le siège social de votre société dans leur locaux, moyennant rémunération. Le contrat de domiciliation fixe alors vos obligations mais également les différentes prestations fournies par le domiciliataire. 

Justificatif à prévoir  pour le Greffe du Tribunal : le contrat de domiciliation.

À lire aussi : Quelles sont les obligations juridiques des entreprises ?

5) La société est propriétaire du local

Lorsque la société est propriétaire du local, fixer le siège social dans ce lieu ne soulève pas de difficulté. Les associés fournissent un justificatif au nom de la société. Cela peut prendre la forme d’un avis recto-verso de la taxe foncière au nom de la société.

Cette situation est très simple mais peu courante, compte tenu du très faible intérêt de faire détenir un bien immobilier par une société commerciale. Il existe des sociétés mieux adaptées pour optimiser tout cela. Mais nous en parlerons une autre fois !

Justificatif à prévoir  pour le Greffe du Tribunal : avis de taxe foncière, attestation de propriété du notaire etc.

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Checklist

Siège social : les pièges à éviter

Oublier d’inscrire le nom de votre société sur la boîte aux lettres

Il est très important d’inscrire sur la boîte aux lettres du lieu du siège social le nom de votre société. Ce conseil peut paraître évident mais il est fondamental ! Le courrier transmis par l’administration et notamment le Greffe du Tribunal doit être bien reçu. Si un courrier est retourné à l’expéditeur, la société peut être radiée d’office du Registre du Commerce et des Sociétés. C’est le cas lorsque le facteur inscrit par exemple que la société n’habite pas à l’adresse indiquée. 

Ne pas tenir compte d’un changement de numérotation ou d’adresse par décision municipale

Il arrive, lorsque les voies n’ont pas été numérotées, les rues, un quartier ou une zone n’ont pas été nommées, que la municipalité prenne la décision de le faire. 

La mairie transmet à chaque adresse concernée une attestation indiquant la nouvelle adresse. Il est important, muni de cette attestation, de procéder à la modification de l’adresse mentionnée sur l’extrait Kbis de votre société. 

À défaut, le risque reste la radiation d’office du Registre du Commerce et des Sociétés, si le courrier n’est pas distribué !

Pour une création d’entreprise, un transfert de siège social, un bail commercial, une convention de mise à disposition ou tout autre formalité juridique, il existe une solution simple et sûre : l’expert-comptable en ligne Dougs !

Testez-nous : c’est sans engagement !

David Bernier

Référent juridique

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