A quoi sert le PV d'assemblée générale ?

Le procès verbal ou PV d'assemblée générale, c'est un document essentiel dans la vie d'une entreprise. En effet, il a pour but de rendre compte des questions, propositions, procédures de votes et décisions prises pendant une assemblée réunissant les associés. Mais quelles sont les règles à respecter pour ne pas faire d'erreurs sur votre PV d'assemblée générale ? Le PV d'assemblée générale est-il obligatoire ? Quelle différence entre un compte-rendu et un procès-verbal d'assemblée générale ? Voyons tout ce que vous devez savoir sur le PV d'assemblée générale.

Qu'est ce qu'un Procès Verbal ? 

La définition d'un procès verbal est un acte juridique qui retranscrit un constat, des déclarations, et une situation. C'est donc un document qui doit être réalisé par une autorité professionnelle et compétente dans le domaine, pour assurer la validité du contenu. Dans le cadre d'une entreprise, cette autorité est le plus souvent son dirigeant, mais on peut déléguer la tâche à un/e juriste en entreprise ou encore un/e secrétaire de séance qui rédigera un "brouillon" que le président d'assemblée doit signer pour éviter toute contestation.

C'est quoi le PV d'AG ? 

Un procès-verbal d'assemblée générale ou PV d'AG, c'est un document rédigé par le président d'assemblée générale ou dirigeant le plus souvent, qui fait note des débats, décisions votées et prises lors de la tenue d'une assemblée générale. Le document doit comporter des mentions obligatoires et respecter un certain formalisme mentionné dans l'article R225-106 du Code de commerce. 

Le PV d'AG est-il obligatoire ?

Le PV d'AG est obligatoire quel que soit le type d'assemblée générale : ordinaire ou extraordinaire. C'est un document qui justifie toutes les décisions importantes réalisées dans votre entreprise, et a une valeur juridique (à condition de respecter son formalisme et selon la décision, la procédure de validation par un greffe). 

Comment faire un PV d'assemblée générale en SAS, SASU ou SARL ?

La méthode pour faire un PV d'assemblée générale diffère selon qu'il s'agit d'une SARL ou SAS/SA. 

Comment rédiger un PV d'assemblée générale en SARL

Voici les mentions obligatoires pour un PV d'AG en SARL : 

• Date, lieu, nature et objet de l'assemblée générale
• Nom, prénom et poste du président de l'assemblée générale
• Noms et prénoms des associés présents, réputés présents par moyen de télécommunication, et représentés (par mandat par exemple)
• Parts sociales de chaque associé
• Documents soumis à l'assemblée générale
• Résumé des débats
• Textes soumis au vote et résultats obtenus
• Mentions de dysfonctionnement qui ont perturbé le déroulement de la réunion

Comment rédiger un PV d'assemblée générale en SAS/SA

Voici les mentions obligatoires pour un PV d'AG en SAS/SA : 

• Date, lieu, nature et objet de l'assemblée générale
• Ordre du jour
• Mode de convocation
• Membres du bureau d'AG (président de séance, 2 scrutateurs, secrétaire de séance)
• Nombre d'actionnaires présents, et représentées au vote
• Documents soumis à l'assemblée générale
• Résumé des débats
• Textes soumis au vote et résultats obtenus
• Mentions de dysfonctionnement qui ont perturbé le déroulement de la réunion

Vous pouvez aussi utiliser un modèle de PV pour vous faciliter la vie. Pour renforcer la protection contre un éventuel litige, il aussi possible de faire passer une feuille de présence aux participants, attestant leur participation avec nom, prénom, et signature.

Qui peut rédiger un PV d'AG ? 

Le plus souvent, il s'agit du dirigeant, donc en SARL, le gérant, et en SAS/SASU, le président de l'assemblée (ou membre du conseil d'administration). A savoir qu'il est possible de faire appel à un professionnel : un expert-comptable, un avocat, ou encore un "secrétaire de séance" pour la rédaction du PV. 

Où trouver un PV d'assemblée générale : le registre 

Pour rédiger un PV d'assemblée générale, on utilise une feuille au préalable paraphée et cotée par un greffe du tribunal de commerce (ou alternativement un maire de la commune du siège de la société, ou juge de tribunal d'instance). Pour des questions pratiques, cette feuille fait généralement partie d'un registre spécial des assemblées générales, que le dirigeant de la société doit acheter en librairie.

On fait ensuite parapher et coter le registre par un greffe du tribunal de commerce, ce qui coûte aux alentours de 4€. A savoir que ces procès verbaux doivent être conservés au minimum 6 ans, au siège de la société. 

Absence de signature du PV : est-ce une annulation ?

La rédaction du PV est une chose, mais il faut qu'il soit signé par le/les responsables de l'AG, dont le président de l'AG bien entendu. Mais pour quelle raison ? Il s'agit d'éviter tout cas de litige, votes réalisés sans informer les personnes non présentes, Mais que se passe-t-il s'il n'y a pas de signature sur le PV ? Y'a-t-il des sanctions pénales ? 

Quelle différence entre compte-rendu et PV d'assemblée générale ? 

Le compte-rendu a un objectif similaire au procès-verbal. Néanmoins, le compte-rendu ne répond pas aux règles strictes du procès-verbal, puisqu'il n'a pas une valeur juridique et sert uniquement à réaliser un résumé des débats, éléments soumis au vote et résultats. Puisqu'il n'est pas un document officiel, le compte-rendu n'est pas une obligation légale, et ne demande pas de validation administrative par l'intermédiaire d'un greffe du tribunal de commerce. 

Qu'est ce qu'une assemblée générale extraordinaire ? 

Les assemblées générales qui font partie de votre calendrier régulier sont, on peut le dire, des assemblées générales "ordinaires". Il s'agit par exemple de l'AG après la cloture de l’exercice où l’on approuve les comptes de l'exercice écoulé et décide de l'affectation du résultat (dividendes, mises en réserves…) . Elle doit avoir lieu dans les 6 mois suivant la clôture de l'exercice. S'il y a nécessité de prendre une décision importante pour votre entreprise, et vos statuts mentionnent qu'une AG doit être convoquée dans cette situation, il faut organiser une assemblée générale extraordinaire. 

Comment contester un PV d'assemblée générale ? 

Les décisions prises lors d'une assemblée générale ne sont pas irréversibles : il est possible de revenir sur une AG ou annuler les résultats d'une AG. Néanmoins il faut pouvoir prouver que vous êtes dans votre droit (erreur concernant la procédure, absence de notification de participants...). La différence entre "revenir sur une décision" ou "annuler" est que l'un rend une ou plusieurs décisions prises caduques, tandis que l'annulation supprime toute décision prise pendant cette AG. Quoi qu'il en soit, ces contestations doivent faire l'objet d'une AG rectificative et d'un vote spécifique, avant transmission.   

Revenir sur une décision d'AG

Pour revenir sur une décision collective prise en AG, il faut rassembler plusieurs circonstances :

• La décision concernée ne doit pas encore avoir été exécutée
• L'annulation ne porte pas atteinte à l'intérêt collectif des associés/actionnaires
• La décision est contestable (preuve qu'elle est contre l'intérêt des associés)
• La décision n'a pas été publiée au RCS (registre du commerce et des sociétés)

Il s'agit d'annuler les effets de la décision pour l'avenir 

Annuler les décisions prises en AG 

Pour annuler les décisions prises en AG, il faut pouvoir prouver qu'il y a une irrégularité dans le processus de l'assemblée générale. Il peut s'agir d'une non conformités aux règles instaurées par les statuts de l'entreprise, ou un manquement au respect de la loi.

Vous avez jusqu'à 3 ans pour contester les décisions prises lors d'une assemblée générale.