Le dépôt des comptes annuels : Comment ? Qui ? Quand ?

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Le dépôt des comptes annuels : comment ? pour qui ? quand ? où ?

Chaque année, à la clôture de l’exercice comptable, les sociétés doivent déposer leurs comptes auprès du Tribunal de Commerce. Il s’agit d’une obligation légale imposée par les articles L. 232-21 à L. 232-23 du Code de Commerce. 

Qu’est ce que le dépôt des comptes annuels ? 

Il s’agit d’une formalité que toute entreprise doit effectuer tous les ans et qui permet la transparence des affaires. Elle va permettre notamment de connaître dans le détail les comptes de la société en ayant une vision nette sur l’actif, le passif, les capitaux propres et le compte de résultat. 

Outre le fait que ce soit une démarche obligatoire ; le dépôt des comptes annuels va permettre aux associés d’une même société de se réunir. Cela servira à étudier les comptes de l’année passée et approuver l’affectation du résultat. C’est ainsi l’occasion de faire bilan sur les choix pris durant l’exercice écoulé et de fixer les axes d’amélioration. 

Mais quelles sont les sociétés concernées par ce dépôt ? Comment l’effectuer ? Quelles sont les pièces demandées et quel est le coût de cette procédure ? Et surtout comment protéger ses comptes de la vue de tous ? 

Nous tenterons de décrypter cette formalité afin que le dépôt des comptes n’ait plus de secrets pour vous ; et ainsi vous apporter le conseil le plus adapté. 

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 Les comptes annuels, de quoi s’agit-il ? 

 Les comptes annuels constituent un document comptable qui rassemble en son sein : 

  • Le bilan ;
  • Le compte de résultat ;
  • Les annexes.

Ces comptes sont établis à la clôture de l’exercice comptable par votre cabinet comptable pour toutes les sociétés par actions (SA, SAS, SASU, SCA), mais aussi pour toutes les sociétés à responsabilité limitée (SARL, EURL), ou encore pour les SNC, SELAS, SELURL, SELASU, EIRL, SCI ou même les coopératives agricoles. 

Vous l’aurez compris : l’établissement des comptes annuels concerne toutes les sociétés !

👉 Bon à savoir : il est inutile de joindre au greffe le détail de vos comptes. Ainsi, vous n’avez pas à transmettre votre liasse fiscale pour la formalité du dépôt des comptes annuels.

Quelles sont les sociétés concernées par le dépôt des comptes annuels ?

Les sociétés qui ont l’obligation de déposer leurs comptes annuels sont nombreuses, il s’agit des sociétés : 

  • Par actions : SA, SAS, SCA ;
  • À responsabilité limitée : SARL, EURL ;
  • Commerciales dont le siège se situe à l’étranger et qui ont un ou plusieurs établissements ouverts en France ;
  • De personnes sous certaines conditions : SNC, SCS  ;
  • D’exercice libéral : SELARL, SELAFA, SELCA, SELAS ;
  • De participations financières de professions libérales : SPFPL ;
  • Coopératives et unions sous certaines conditions ;

→ Les entrepreneurs individuels doivent ils déposer leurs comptes ? 

La loi N°2010-658 du 15 juin 2010 prévoit le dépôt des documents comptables en annexe au registre tenus par le greffe du tribunal de commerce.

→ Qu’en est-il du dépôt des comptes annuels pour les sociétés civiles ?

Le dépôt des comptes annuels pour une société civile va dépendre en fait du régime fiscal auquel elle est soumise. Elle a donc le choix entre l’impôt sur le revenu, et l’impôt sur les sociétés. 

  • Si la société est soumise à l’IR, elle ne sera pas concernée par la formalité du dépôt des comptes annuels. Mais rien ne l’empêche de déposer tout de même vos comptes auprès du greffe. La formalité se base ainsi sur le volontariat. 

Attention : Même si vous n’avez pas à déposer les comptes car vous êtes soumis à l’impôt sur le revenu, vous devez obligatoirement vous réunir avec vos associés afin de rendre compte de la gestion de la société à vos associés et ce au moins une fois par an. 

Cette obligation est issue de l’article 1856 du Code civil

  • Si la société est soumise à l’impôt sur les sociétés, alors elle sera tenue de déposer les comptes comme toutes les autres sociétés. 

Quand déposer les comptes annuels ? 

Lorsque vous clôturez votre exercice comptable, vous avez l’obligation de tenir une assemblée générale avec l’ensemble de vos associés. Ou seul, si vous êtes associé unique au sein de votre structure. Ainsi, cette assemblée générale doit se réaliser dans les six mois suivant la date de clôture.

Par exemple, si vous avez une date de clôture de votre exercice au 31 décembre 2019, vous aurez jusqu’au 30 juin 2020 au plus tard pour effectuer cette assemblée. 

Par ailleurs, lorsque l’assemblée a été établie, vous disposez d’un délai d’un mois pour déposer ces documents auprès du greffe territorialement compétent ou d’un délai de deux mois lorsque vous procédez à un dépôt par voie dématérialisée.

Ainsi, si vous clôturez votre exercice comptable au 31 décembre 2019, que vous avez ensuite organisé votre assemblée générale au 31 mars 2020, vous avez jusqu’au 30 avril 2020 pour envoyer les documents par courrier au greffe ou jusqu’au 31 mai 2020 pour les déposer en ligne. 

Quelles sont les pièces à produire ? et quels sont les documents comptables à déposer ? 

Il existe plusieurs documents nécessaires pour accomplir la formalité du dépôt des comptes. Les voici :

  • Les comptes précédemment exposés : le bilan (actif, passif), le compte de résultat ;
  • Le procès verbal de l’assemblée d’approbation des comptes ou l’extrait de ce même procès verbal contenant la proposition d’affectation du résultat réalisé au cours de l’exercice comptable. En effet lorsque les associés se réunissent pour effectuer l’assemblée générale, l’objectif est d’affecter le résultat de l’exercice. Ainsi vous pourrez décider par exemple de distribuer des dividendes. Ou plutôt de mettre ce résultat en report à nouveau pour le prochain exercice ;
  • Le rapport de gestion : il n’est obligatoire que pour les sociétés cotées en bourse. Il peut être établi si vous le souhaitez afin de décrire les résultats de la société et ses perspectives d’évolution ou d’amélioration ;
  • Les annexes : les sociétés qui répondent à la définition des micro entreprises (article D123-200 du code de commerce) et à l’exception des sociétés dont l’activité consiste à gérer des titres de participations et de valeurs mobilières, ne sont pas tenues d’établir ces annexes. 
  • La déclaration de confidentialité : celle-ci n’est pas obligatoire mais nous verrons ci-dessous en quoi elle peut vous être utile

👉 Bon à savoir : L’associé ou l’actionnaire unique est lui-même dirigeant de la société ? Alors le dépôt de l’inventaire et des comptes annuels, dûment signés, vaut approbation des comptes. Ainsi le reste des documents ne sera pas nécessaire à l’accomplissement de cette formalité. 

Comment certifier conforme le dépôt des comptes annuels ?

Lors de l’envoi des documents, il faudra certifier vos documents et en particulier les comptes annuels. Pour se faire, il vous suffit d’inscrire la mention “certifiés sincères et conformes à l’original”. Puis d’apposer votre signature en tant que représentant légal de votre société. 

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N’oubliez pas la déclaration de confidentialité

Certaines entreprises ne souhaitent pas que le tribunal de commerce rend public leurs comptes et résultats. Pour rendre vos comptes confidentiels, n’oubliez pas de rédiger une déclaration de confidentialité que vous glisserez lors de votre envoi. 

La déclaration de confidentialité n’est malheureusement pas accessible à tous

En effet selon la loi d’habilitation n° 2014-1 du 2 janvier 2014 et l’ordonnance du 30 janvier 2014, seules les sociétés répondant aux seuils des micro entreprises et les petites entreprises peuvent décider de rendre leurs comptes confidentiels. 

Ainsi, les entreprises répondant à ces exigences peuvent déposer une déclaration de confidentialité des comptes annuels établie conformément à un modèle défini par arrêté. 

Où déposer les comptes ? 

Les comptes annuels et tous les documents relatifs à cette formalité sont à déposer auprès du greffe du tribunal de commerce du lieu de l’exercice de votre activité ou plus précisément du ressort de votre siège social. 

Comment déposer les comptes annuels au greffe ?

Ainsi, plusieurs options s’offrent à vous : un dépôt par correspondance, un dépôt au guichet.

Le dépôt par correspondance. Pour un envoi par correspondance, il vous suffira de joindre l’ensemble des documents certifiés conformes dans une enveloppe accompagnée du chèque au greffe du tribunal de commerce. 

Le dépôt au guichet. Il faut vous rendre auprès du tribunal de commerce compétent pour votre société ; et de vous munir de l’ensemble des documents nécessaires. Vous aurez ainsi la possibilité de régler soit par chèque soit par carte bancaire le coût de la formalité. 

👉 Comment déposer les comptes annuels en ligne ?

Le dépôt par voie dématérialisée. Depuis le 1er juillet 2009, il est possible de déposer ses comptes annuels en ligne via le portail infogreffe. Vous pourrez ainsi vous rendre sur l’espace infogreffe, dans la rubrique “Formalités” puis “Dépôt des comptes”.

Vous pourrez ainsi vous laisser guider pour accomplir cette formalité. Lorsque la formalité est reçue et validée, vous recevrez un certificat de dépôt électronique avec la facture correspondante. 

Le coût de la procédure ? 

Les tarifs applicables à la procédure du dépôt des comptes pour 2020 sont les suivants : 

  • Le dépôt par correspondance : Lorsque vous déposez vos comptes par correspondance, vous devrez joindre à votre envoi un chèque de 45,80 euros (Emoluments du greffe : 11,74€, frais postaux : 1,05€, TVA : 2,56€, INPI: 5,45€, BODACC : 25,00€) ;
  • Le dépôt au guichet :  Lorsque vous déposez vos comptes au guichet vous pourrez régler la formalité par chèque ou par carte bancaire la somme de 44,54 euros (Emoluments du greffe : 11,74€, frais postaux : 0€, TVA : 2,35€, INPI: 5,45€, BODACC : 25,00€) ;
  • Et le dépôt dématérialisé : Lorsque vous déposez vos comptes via le portail infogreffe, le tarif est de 46,65 euros (Emoluments du greffe, diligences de transmission: 13,50€, TVA : 2,70€, INPI: 5,45€, BODACC : 25,00€).

👉 Bon à savoir : Pour une EIRL, le coût de la procédure est différent. 

  • Pour un dépôt auprès du RCS : cela coûte 15,17 euros (Emoluments du greffe, frais postaux inclus : 8,10€, TVA : 1,62€, INPI : 5,45€) ;
  • Pour un dépôt au Registre Spécial des EIRL (RSEIRL) : cela coûte 9,72 euros (Emoluments du greffe, frais postaux inclus : 8,10€, TVA : 1,62€).

Concernant le dépôt des comptes annuels précédent et si vous avez reçu une relance de la part du greffe, les tarifs sont : 

Les frais s’élèvent cette fois à la somme de 47,14 comprenant 2,6 euros de frais de relance. 

Suite à une seconde relance, les frais s’élèvent à la somme de 49,74 comprenant 5,2 euros de frais de relance. 

Quelles sont les sanctions en cas de retard de dépôt ou de non dépôt ? 

Vous l’aurez compris, le dépôt des comptes annuels est une obligation juridique. Cela sous-entend que le non-respect de cette obligation entraîne des sanctions

Dans un premier temps, vous recevrez naturellement plusieurs relances de la part du greffe. Cela vous permettra de régulariser la formalité dans le cas d’un oubli. 

Les sanctions pénales :

L’Etat puni le non-dépôt des comptes annuels d’une amende de 1 500 euros. Cette amende monte à 3 000 euros en cas de récidive. 

Le délai de prescription pour poursuivre le dirigeant et/ou la société devant le juge est d’un an à compter de la date à laquelle les comptes auraient dû être déposés au plus tard.

Les sanctions civiles : 

À la demande de tout intéressé, mais aussi du ministère ou encore de sa propre initiative, le président du tribunal de commerce peut par ordonnance enjoindre sous astreinte (avec ordre de payer au Trésor public une somme d’argent par jour de retard) au dirigeant de procéder dans le mois qui suit l’ordonnance au dépôt des comptes. 

Pour des raisons de transparence financière, mais aussi pour la bonne tenue de la gestion de votre société, nous vous conseillons de vous réunir pour approuver vos comptes et de les déposer auprès du greffe du tribunal de commerce dont vous dépendez. 

Même si la situation financière de votre entreprise est compromise, ne vous risquez pas à ne pas déposer les comptes. Vous disposez toujours de l’option de confidentialité afin de ne pas alerter trop tôt vos partenaires externes. 

Le non-dépôt des comptes pourrait permettre à tout intéressé d’engager votre responsabilité personnelle et professionnelle ; (pour faute de gestion) et vous contraindre au versement de dommages et intérêts. 

Notre équipe se tient à votre disposition pour vous accompagner dans la rédaction et l’accomplissement de cette formalité du dépôt des comptes. 

A bientôt sur Dougs !

Quentin Maurice
À propos de l'auteur : Quentin Maurice est responsable de la rédaction chez Dougs, l'expert-comptable en ligne qui vous simplifie la vie. Découvrez comment Dougs rend votre compta automatique et sans paperasse.

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