Siège social : qu’est-ce c’est ? À quoi sert-t-il ? Comment en créer un ?

Vous êtes entrepreneur et souhaitez créer votre entreprise ? Vous êtes déjà chef d’entreprise et vous vous questionnez sur le siège social de votre structure ? Top, vous êtes au bon endroit ! Nous savons que la localisation d’une entreprise est un sujet important car au centre de la plupart de vos démarches administratives. À la lecture de cet article, nous aborderons tous les sujets. Que désigne le siège social ? En quoi est-ce indispensable pour votre affaire ? Quelles options s’offrent à vous pour domicilier votre entreprise ? Comment faire pour changer le siège social de votre entreprise ? Vous avez 5 minutes ? Allez, c’est parti !

Définition : c’est quoi le siège social d’une entreprise ?

Le siège social de votre entreprise désigne son adresse postale, son lieu d’atteinte juridique. Autrement dit, c’est l’endroit où son courrier arrive. Pas de panique ! Vous n’avez pas besoin d’en avoir un en plein centre-ville à Paris ou à Lyon, ni de payer des locaux au loyer exorbitant. La bonne nouvelle, c’est qu’une simple boîte aux lettres suffit !

À noter : votre entreprise ne peut avoir qu’un seul siège social. Cependant, rien ne l’empêche d’avoir plusieurs établissements ou lieux d’exploitations. En ce sens, c’est le lieu de direction de votre entreprise, tout en permettant d’exercer votre activité dans différents lieux !

Pourquoi avoir un siège social (SAS, SARL, SCI) ? Quel rôle pour son entreprise ? Est-ce obligatoire ?

Tout d’abord, sachez qu’en qualité d’entrepreneur, vous êtes dans l’obligation d’avoir un siège social pour votre entreprise et ce, quelle que soit la forme juridique choisie. Pourquoi ? Tout simplement parce que le siège social de votre entreprise lui donne un cadre légal et une adresse juridique. Il détermine donc la nationalité de votre entreprise, ainsi que le droit auquel elle se réfère. Par exemple, si le siège social de votre entreprise est en Allemagne, votre structure s’inscrit dans le droit allemand. Si votre entreprise est domiciliée en France, son activité est régie par le droit français.

Il détermine également son adresse administrative. Cette adresse est une donnée importante puisqu’elle doit être citée sur tous les documents administratifs de votre structure, ainsi que sur son Kbis. Cette même adresse administrative est aussi le lieu où l’Assemblée Générale des associés de votre société peut prendre légalement toutes les décisions importantes.

En tant que dirigeant, vous avez l’obligation d’effectuer l’ensemble des formalités de publicités légales à l’endroit où le siège social de votre entreprise est situé.

Quelle est la différence entre siège social et siège administratif ?

Il n’y a aucune différence entre le siège social et le siège administratif de votre entreprise. Ce sont deux termes qui désignent la même chose !

Comment créer son siège social (France, UE) ?

C’est simple. Tout se fait au moment de la création de votre entreprise. L’adresse du siège social doit être inscrite dans les statuts de votre structure. Celle-ci n’est cependant pas gravée dans le marbre. Si nécessaire au cours de la vie de votre entreprise, vous pourrez sans difficultés réaliser un transfert de cette adresse.

Où doit être le siège social de sa société/entreprise ?

L’emplacement du siège social est un choix très important pour votre entreprise. Pour ce qui est de sa localisation, 3 possibilités :

• Utiliser votre domicile personnel ;
• Prendre un bail commercial (louer un local)l ;
• Faire appel à une société de domiciliation.

Domicilier son entreprise chez soi quand on est représentant légal de la société est locataire 

Vous êtes le représentant légal (gérant ou président de SAS/SASU) de votre entreprise et locataire de votre résidence principale ? Alors, sous certaines conditions, vous pouvez domicilier votre société à votre adresse personnelle.

Avec l’accord du propriétaire

Avec l’accord écrit du propriétaire, vous pouvez domicilier le siège social de votre entreprise à votre propre adresse. Vous devez compléter une attestation qui autorise votre société à domicilier le siège social à cette adresse. Ce document doit être daté et signé par le propriétaire avant la création de la société, ou avant le transfert du siège social.

Les justificatifs à transmettre au greffe du tribunal sont les suivants : 

• L’autorisation de domiciliation signée par le propriétaire ;
• Un justificatif de domicile au nom du propriétaire.

Sans l’accord du propriétaire

La domiciliation du siège social de votre entreprise chez vous peut se faire sans l’accord du propriétaire de manière provisoire si :

• Le bail que vous avez conclu pour votre habitation autorise la domiciliation d’un siège social ;
• Il n’existe pas d’autres freins à cette domiciliation, comme par exemple un règlement de copropriété qui serait bloquant.

Sachez que la quasi-totalité des baux d’habitation et règlements de copropriété excluent ou n’autorisent pas la domiciliation de siège social.

En qualité de représentant légal de votre société, vous disposez tout de même d’une solution en l’absence d’autorisation du propriétaire, et même lorsque le bail n’autorise pas cette domiciliation. Vous pouvez domicilier le siège social de votre société à votre domicile, mais uniquement pour une durée limitée à 5 ans. Cette durée est réduite si le bail d’habitation vient à être résilié. Dans ce cas, la domiciliation prend fin en même temps que le bail.

Pour domicilier votre entreprise chez vous (location), vous devez transmettre un justificatif de domicile au greffe du tribunal.

Ne pas oublier de régulariser la situation du siège social d’entreprise

Il est très important, avant l’arrivée de la fin du délai de 5 ans, de trouver une solution afin de régulariser la situation de votre siège social. Si rien n’est fait, votre société peut être radiée d’office du registre du commerce et des sociétés. Autrement dit, votre société perd son existence juridique. Si vous ne régularisez pas cette situation, le greffe du tribunal de commerce peut aussi vous demander de le faire sous un délai de 15 jours avant radiation d’office.

Comment régulariser cette situation ?

La première solution est de demander et d’obtenir l’autorisation du propriétaire de votre domicile. Si c’est impossible, alors vous n’avez pas d’autre choix : vous devez transférer le siège social de votre entreprise vers un autre lieu.

En cas de radiation d’office du registre du commerce et des sociétés, il faudra procéder à une régularisation. Sachez cependant que la procédure est bien plus compliquée ! Vous devez faire une requête auprès du juge chargé de la surveillance du registre du commerce et des sociétés afin de lui demander de lever la radiation prononcée à l’encontre de votre société.

👉 Pour aller plus loin sur le sujet : Création d’un établissement secondaire, transfert de siège social : quelles formalités juridiques pour la CFE ?

Domicilier son entreprise chez soi quand on est dirigeant ou associé de la société et propriétaire 

Si vous êtes dirigeant ou associé de votre société, et propriétaire de votre domicile, vous pouvez fixer le siège social à cet endroit. Vous (et vos associés) disposez de plusieurs solutions.

Option 1 : Autorisation de domiciliation sans contrepartie

La première solution est de procéder à une autorisation de domiciliation dans le local dont vous êtes propriétaire (en tant qu’associé) à l’aide d’une simple autorisation de domiciliation. Dans ce cas, votre société est seulement autorisée à utiliser les lieux comme boîte aux lettres. En contrepartie de cette domiciliation, il n’y a pas de versement de loyer de la part de votre société. Pour réaliser cela, il suffit de faire signer au dirigeant propriétaire une autorisation de domiciliation et que celui-ci fournisse un justificatif de domicile qui atteste qu’il est bien propriétaire des lieux (la photocopie de taxe foncière recto verso par exemple).

Option 2 : le bail commercial

La deuxième solution consiste à signer un bail commercial entre votre société et vous-même (propriétaire). Ce contrat assure à votre société la garantie de jouissance des lieux. Cette sécurité profite aux autres associés s’il y en a, notamment si votre local est essentiel à l’activité de l’entreprise. Notez que le loyer est alors considéré comme une charge déductible pour votre société, et vous percevez ce loyer.

Option 3 : la convention de mise à disposition

Le troisième choix consiste à rédiger une convention de mise à disposition entre vous (propriétaire) et votre société. Cette convention assure à la société la jouissance d’un lieu pendant sa durée. Notez cependant que cette situation reste plus précaire qu’un bail commercial.

Ces 2 solutions permettent de faire payer par votre société des charges liées au local comme le loyer, certains travaux ou certaines taxes. L’objectif ? Optimiser votre gestion et votre fiscalité.

En tant que propriétaire, vous pouvez autoriser cette domiciliation de siège social grâce à une simple lettre. Cette solution vous prive néanmoins des avantages exposés ci-dessus.

Les justificatifs à transmettre au greffe du tribunal sont les suivants (selon la situation choisie) :

• Le contrat de bail,
• Ou la convention de mise à disposition, avec un justificatif à l’adresse du local à votre nom (propriétaire) ;
• Ou l’autorisation de domiciliation, avec un justificatif à l’adresse du local à votre nom (propriétaire).

La société est locataire du local

Même en cours de création, votre société est habilitée à signer un contrat de bail, par exemple sous la forme d’un bail commercial. Muni de ce contrat, vous pouvez fixer le siège social de votre société à l’adresse indiquée sur le bail. Soyez vigilant dans la rédaction de l’adresse mentionnée dans le bail : celle-ci doit être précise et exacte !

Le greffe du tribunal vous demandera seulement un contrat de bail.

La société est domiciliée chez un domiciliataire

Les entreprises de domiciliation (disposant d’un agrément préfectoral) peuvent domicilier le siège social de votre société dans leurs locaux, moyennant rémunération. Le contrat de domiciliation fixe alors vos obligations, et les différentes prestations fournies par le domiciliataire.

Quel justificatif transmettre au greffe du tribunal ? Le contrat de domiciliation !

👉 À lire aussi : Quelles sont les obligations juridiques des entreprises ?

La société est propriétaire du local

Lorsque votre société est propriétaire du local, fixer le siège social dans ce lieu ne soulève pas de difficulté. Les associés fournissent un justificatif au nom de la société, sous la forme d’un avis recto verso de la taxe foncière au nom de la société.

Cette situation est aussi simple à gérer que peu courante, compte tenu du très faible intérêt de détenir un bien immobilier par une société commerciale. Il existe des sociétés mieux adaptées pour optimiser tout ça. Mais nous en parlerons une autre fois !

Vous devez prévoir les documents suivants et les transmettre au greffe du tribunal : 

• L’avis de taxe foncière ;
• Une attestation de propriété du notaire.

Siège social : les erreurs à ne pas faire

Oublier d’inscrire le nom de votre société sur la boîte aux lettres

Il est très important d’inscrire sur la boîte aux lettres du lieu du siège social le nom de votre société. Ce conseil peut paraître évident mais il est fondamental ! Le courrier transmis par l’administration (notamment le greffe du tribunal) ne doit pas se perdre et être réceptionné par vos soins. Pourquoi ? Si un courrier est retourné à l’expéditeur, votre société peut être radiée d’office du registre du commerce et des sociétés. C’est le cas par exemple lorsque le facteur inscrit que la société n’est pas domiciliée à l’adresse indiquée.

Ne pas tenir compte d’un changement de numérotation ou d’adresse par décision municipale

Lorsque les voies n’ont pas été numérotées, lorsque les rues, un quartier ou une zone n’ont pas été nommés, il arrive que la municipalité prenne la décision de le faire. La mairie transmet à chaque adresse concernée une attestation indiquant la nouvelle adresse. Muni de cette attestation, vous devez procéder à la modification de l’adresse mentionnée sur l’extrait Kbis de votre société. Si vous ne le faites pas, et que le courrier n’est pas distribué, alors le risque reste le même : la radiation d’office du registre du commerce et des sociétés !

Faire le choix de domicilier son siège social chez soi implique des obligations

Vous souhaitez créer une société, ou tout simplement transférer votre siège social à votre domicile ? Vous devez obligatoirement justifier de la location ou de la propriété de votre domicile auprès du greffe du tribunal de commerce. Quelles conditions remplir afin d’avoir son siège social à votre domicile ?

Vous devez tout d’abord signaler que vous devez être locataire ou propriétaire de votre domicile. Du moins, vous devez y avoir accès de façon régulière (par exemple l’habitation de vos parents).

Le greffe du tribunal de commerce exigera sur ce point :

• Une attestation de domiciliation signée par le locataire ;
• Ou une attestation de domiciliation signée par le propriétaire,
• Et dans tous les cas de figure, une preuve récente de la domiciliation comme une quittance (EDF, eau, de loyer) ou un bail.

Élire son siège social chez soi pendant la création d’entreprise

À la création de votre société, le siège social peut être domicilié dans votre local d’habitation, et ce sans limitation de durée lorsqu’il n’existe aucune disposition qui l’interdit. Cependant, en présence d’une interdiction, la domiciliation dans ce local d’habitation se trouve alors limitée à une durée de 5 ans à compter de l’immatriculation.

Assurez-vous toujours d’avoir une attestation de domiciliation qui correspond :

• Au nom de la personne qui signe ;
• À la facture ou la quittance au nom de la même personne.

Pourquoi avoir le siège social de son entreprise à domicile ?

Disposer de son siège social sans avoir à bouger pour chercher votre courrier est pratique, simple et synonyme de gain de temps pour vous. C’est aussi un gain d’argent car ça vous évite de payer un intermédiaire. Vous disposez en plus d’un moyen fiscal pour économiser de l’impôt. En effet, vous pouvez mettre à disposition votre lieu d’habitation et obtenir un remboursement des frais avancés (internet, téléphone, EDF, eau, etc.) et du loyer.

Pourquoi et comment changer le siège social de son entreprise ?

De nombreuses raisons nécessitent que vous changiez le siège social de votre entreprise :

• Changer l’adresse administrative de votre entreprise ;
• Obtenir des remboursements de frais et de loyer ;
• Ou encore pour un côté pratique, et une meilleure gestion de votre temps.

Dans tous les cas, si vous souhaitez changer le siège social de votre entreprise, vous devez prendre cette décision de manière collective en convoquant une assemblée générale. La décision prise prend la forme d’un procès-verbal (PV), et est enregistrée par le greffe du tribunal de commerce.

Vous devez ensuite publier ce transfert de siège social dans un journal d’annonces légales. Après réception du tribunal de commerce de tous les documents nécessaires, le nouveau siège social de votre entreprise figurera sur le Kbis. Pour votre société, ce changement doit être indiqué dans ses statuts via une modification des statuts. Notez que ce changement n’est pas à faire si vous êtes dirigeant d’une entreprise individuelle.