Kbis : utilité, validité et démarches pour votre entreprise

Qu'est-ce qu'un Kbis et à quoi sert-il ?

Vous entendez parler du Kbis dès la création de votre société, sans toujours savoir ce qu'il contient. C'est pourtant le document qui prouve que votre entreprise existe aux yeux de la loi. Autant comprendre précisément ce qu'il recense et pourquoi il a autant de valeur.

Le Kbis : la carte d'identité officielle de votre entreprise

L'extrait Kbis est un document officiel délivré par le greffe du tribunal de commerce. Il atteste de l'existence légale d'une société commerciale immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS).

La définition et le contenu du Kbis répondent à deux questions : quelle est sa nature juridique et quelles sont les informations qu'il contient ? Sur le plan juridique, le Kbis constitue le document de référence pour prouver l'identité et la situation de votre entreprise auprès des tiers. C'est pourquoi il est souvent présenté comme la carte d'identité de l'entreprise.

Le contenu de l'extrait Kbis donne une photographie officielle de la société au moment où le document est délivré. Il rassemble les informations à jour suivantes :

• la dénomination sociale ;
• la forme juridique ;
• le numéro SIREN (l'identifiant à neuf chiffres attribué par l'INSEE) ;
• l'adresse du siège social ;
• le montant du capital social de votre entreprise ;
• l'identité des dirigeants ;
• la date de création ;
• l'activité exercée.

L'extrait Kbis indique aussi les éventuelles procédures collectives en cours, comme une liquidation ou un redressement judiciaire.

Toute modification déclarée au RCS (changement de dirigeant, de siège social, de capital…) est répercutée sur ce document afin qu'il reflète la situation réelle de l'entreprise.

Pourquoi le Kbis est-il demandé aussi souvent ?

Certaines démarches exigent un extrait Kbis récent afin de vérifier que les informations de l'entreprise sont à jour au moment de la demande. Le Kbis permet à un tiers de vérifier rapidement que votre entreprise existe légalement et que les informations qu'elle communique sont exactes.

Il est ainsi fréquemment demandé pour :

• ouvrir un compte bancaire professionnel ;
• répondre à un appel d'offres ;
• signer certains contrats commerciaux ;
• effectuer diverses formalités administratives ;
• justifier l'identité de votre société auprès d'un fournisseur ou d'un partenaire.

Par exemple, une banque vérifiera que la personne qui ouvre le compte est bien le représentant légal indiqué sur le Kbis.

👉 Si vous vous lancez dans les formalités pour la création de votre entreprise, Dougs vous accompagne dans l'ensemble des formalités de création, de l'immatriculation jusqu'à l'obtention de vos premiers documents officiels.

Quelles entreprises ont besoin d'un Kbis ?

Toutes les entreprises ne disposent pas d'un Kbis. Le document remis dépend principalement de la nature de votre activité et du registre auprès duquel votre entreprise est immatriculée.

Comprendre cette différence permet d'éviter de réclamer ou de fournir le mauvais justificatif.

Les entreprises qui reçoivent un extrait Kbis

Le Kbis concerne les sociétés immatriculées au Registre du commerce et des sociétés :

• SAS (Société par Actions Simplifiée) ;
• SASU (Société par Actions Simplifiée Unipersonnelle) ;
• SARL (Société à Responsabilité Limitée) ;
• EURL (Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée) ;
• SA (Société Anonyme) ;
• SNC (Société en Nom Collectif).

En revanche, un entrepreneur individuel commerçant reçoit un extrait K. Adapté à l'entreprise individuelle (EI), ce document indique son numéro SIREN et remplit un rôle comparable au Kbis.

Kbis, extrait K ou extrait RNE : quelles différences ?

Contrairement au Kbis et à l'extrait K, l'attestation d'immatriculation au Registre national des entreprises (RNE), aussi appelée extrait RNE, concerne l'ensemble des entreprises qui y sont immatriculées, y compris les artisans, les professions libérales et les exploitants agricoles.

Depuis la mise en place du guichet unique en 2023, géré par l’Institut national de la propriété industrielle (INPI), l’organisme public chargé de centraliser les formalités des entreprises, certaines administrations acceptent désormais un extrait RNE là où un Kbis était auparavant exigé.

C'est le cas pour plusieurs démarches administratives comme une candidature à un marché public ou une demande d'autorisation d'exploitation commerciale. Ce justificatif d'immatriculation au RNE se télécharge gratuitement sur l'Annuaire des entreprises.

Avant de transmettre un document, vérifiez toujours celui qui est expressément demandé par votre interlocuteur.

Comment obtenir votre extrait Kbis ?

Une fois votre société immatriculée, plusieurs solutions existent selon que vous soyez le dirigeant de la société ou un tiers.

Où demander un extrait Kbis ?

Le Kbis étant un document public, toute personne (dirigeant, associé ou tiers intéressé) peut en demander un exemplaire.

Vous pouvez passer par :

• infogreffe (le portail officiel des greffes des tribunaux de commerce) avec une visualisation possible du document avant l'achat ;
• le greffe du tribunal de commerce dont dépend votre entreprise ;
• MonIdenum, réservé aux représentants légaux, ou d'autres plateformes en ligne qui permettent de consulter les informations légales d'une entreprise.

Attention, toutes les plateformes qui affichent les informations d'une entreprise ne délivrent pas pour autant un extrait Kbis officiel. Infogreffe et le greffe compétent délivrent un document officiel. Si vous êtes le représentant légal de l'entreprise, vous pouvez aussi le récupérer via MonIdenum. Ce Kbis est opposable aux tiers, c'est-à-dire que ses informations peuvent être utilisées comme preuve auprès d'une banque, d'une administration ou d'un partenaire.

Comment obtenir un Kbis avec MonIdenum ?

Si vous êtes le représentant légal de la société, vous pouvez télécharger gratuitement et sans limite le Kbis de votre entreprise grâce au service MonIdenum.

Cette plateforme, mise en place par le Conseil national des greffiers des tribunaux de commerce, permet au dirigeant de récupérer rapidement un extrait Kbis en ligne toujours à jour, après la création de son compte personnel.

En revanche, une personne extérieure à l'entreprise devra généralement commander le document via Infogreffe ou directement auprès du greffe du tribunal de commerce, selon les modalités en vigueur.

Combien coûte un extrait Kbis et sous quel délai l'obtenir ?

Pour le dirigeant de l'entreprise, le téléchargement du Kbis est gratuit via le site MonIdenum.

Pour un tiers, l'extrait Kbis est généralement payant lorsqu'il est commandé sur Infogreffe ou auprès du greffe du tribunal de commerce. Les tarifs peuvent varier selon le mode de délivrance (consultation en ligne, téléchargement ou envoi papier) :

• 2,44 € TTC en retrait au greffe ;
• 3,06 € TTC en téléchargement sur Infogreffe ;
• 4,00 € TTC en envoi par courrier.

Notez que ces tarifs de délivrance d'un extrait Kbis peuvent évoluer. Le document est disponible une fois la société immatriculée au Registre du commerce et des sociétés. Le délai dépend principalement du traitement du dossier par le greffe.

Kbis provisoire ou définitif : que reçoit-on pendant la création ?

Pendant la création de votre société, vous pouvez recevoir un récépissé de dépôt de dossier de création d'entreprise (RDDCE). Ce document provisoire atteste du dépôt de votre dossier en attendant la fin de la procédure d'immatriculation.

Le dossier de création comprend plusieurs pièces et déclarations, dont :

• les statuts de la société ;
• la déclaration des bénéficiaires effectifs, c'est-à-dire des personnes qui détiennent ou contrôlent réellement l'entreprise.

Après l’immatriculation de votre société au RCS, vous obtenez alors un extrait Kbis définitif, qui atteste officiellement son immatriculation.

À noter : les agents commerciaux ne sont pas immatriculés au RCS. Ils s'inscrivent au registre spécial des agents commerciaux (RSAC) et ne reçoivent donc pas d'extrait Kbis.

Un extrait Kbis est-il toujours valable ?

C'est la question qui revient tout le temps, car un partenaire vous réclame souvent un Kbis « récent ». La réponse est plus nuancée qu'il n'y paraît, car la loi et la pratique divergent.

Aucun texte de loi ne fixe une durée de validité de l'extrait Kbis. En théorie, un Kbis reste donc valable tant que les informations qu'il contient sont exactes.

Dans la pratique, la plupart des organismes comme les banques, les marchés publics, les compagnies d'assurance ou les donneurs d'ordre exigent généralement un document datant de moins de 3 mois afin de vérifier que les informations sont toujours à jour.

Il s'agit d'un usage professionnel et non d'une obligation prévue par la loi.

Que faire en cas d'erreur ou de changement à déclarer sur votre Kbis ?

L'absence ou la modification du Kbis peut avoir des conséquences sur certaines démarches de l'entreprise. Un document qui ne reflète plus sa situation peut compliquer une demande auprès d'une banque, d'un assureur, d'un fournisseur ou dans le cadre d'un appel d'offres.

La gestion d'une modification du Kbis passe d'abord par la déclaration du changement concerné. Lorsqu'une information relative à votre société évolue, vous devez effectuer la formalité correspondante sur le Guichet unique afin que les registres soient mis à jour.

Quels changements nécessitent une mise à jour du Kbis ?

Plusieurs changements au cours de la vie de l'entreprise nécessitent une mise à jour des informations figurant sur le Kbis et notamment :

• un transfert de siège social ;
• la nomination d'un nouveau dirigeant ;
• une augmentation ou une réduction du capital social ;
• un changement de l'objet social ;
• une modification de la forme juridique ;
• une modification de la date de clôture de l'exercice annuel ;
• un changement de dénomination sociale.

Ces modifications doivent être déclarées sur le Guichet unique. Lorsqu'un changement affecte une mention présente sur le Kbis, des démarches complémentaires, comme la publication d'une annonce légale, peuvent aussi être nécessaires.

Comment corriger une erreur sur votre Kbis ?

Si vous constatez une erreur sur votre extrait Kbis, la démarche dépend de son origine :

• si l'information provient de votre déclaration, vous devez effectuer la formalité adaptée sur le Guichet unique ;
• si une information relative à votre entreprise est erronée ou absente des données enregistrées, vous devrez demander sa correction ou l'ajout de l'information manquante.

Une formalité déjà validée ne peut plus être modifiée : vous devez alors en déposer une nouvelle.

Quels sont les risques et conséquences en l'absence d'un Kbis à jour ?

Dans la plupart des cas, le risque est avant tout de voir une démarche retardée ou bloquée. L'entreprise peut rencontrer cette difficulté lorsqu'un organisme exige un Kbis à jour pour vérifier son identité ou sa situation.

Par exemple :

• votre candidature à un appel d'offres peut être écartée si le justificatif demandé n'est pas fourni ou n'est pas suffisamment récent ;
• une banque peut suspendre l'ouverture d'un compte bancaire professionnel dans l'attente d'un justificatif conforme ;
• un assureur peut demander un document à jour dans le cadre de votre assurance professionnelle, tandis qu'un partenaire peut l'exiger avant de finaliser un contrat.

Un Kbis obsolète n'entraîne pas, à lui seul, une sanction automatique. Il faut distinguer cette situation de l'absence d'immatriculation auprès du RCS lorsqu'elle est obligatoire ou de déclarations volontairement inexactes, qui peuvent exposer l'entreprise à des sanctions.

Le travail dissimulé relève lui aussi d'un régime de sanctions distinct : l'absence d'un Kbis récent ne suffit pas, à elle seule, à caractériser cette infraction.

Pour en savoir plus, consultez la fiche officielle sur les formalités d'immatriculation d'une société.

Dougs vous accompagne dans vos formalités liées au Kbis

L'obtention du Kbis marque l'immatriculation de votre société, mais ce n'est qu'une des nombreuses formalités qui jalonnent la vie d'une entreprise.

Lors de la création d'une société, il faut préparer les statuts, déposer le capital social, effectuer les formalités sur le Guichet unique, déclarer les bénéficiaires effectifs puis suivre l'immatriculation jusqu'à la délivrance du Kbis.

Chez Dougs, nos experts-comptables et nos juristes en ligne vous accompagnent dans vos formalités juridiques, de la création de votre société aux modifications nécessitant la mise à jour de votre extrait Kbis.

Ils préparent les dossiers, réalisent les formalités auprès des organismes compétents et veillent à ce que les informations déclarées soient mises à jour et restent conformes tout au long de la vie de votre entreprise.

Vous gagnez ainsi du temps, limitez les risques de rejet de dossier et évitez les erreurs administratives qui peuvent retarder vos projets.

💡 Mon conseil

Le Kbis est souvent téléchargé uniquement lorsqu'une banque ou un partenaire le réclame. Je vous conseille de vérifier votre extrait après chaque modification de votre société susceptible d'apparaître au RCS.

Un changement de dirigeant, un transfert de siège social ou une augmentation de capital doivent rapidement apparaître sur votre Kbis. Vous éviterez ainsi les mauvaises surprises au moment d'une demande de financement, d'un appel d'offres ou de la signature d'un contrat.

Autre réflexe utile si vous êtes dirigeant : utilisez MonIdenum pour récupérer gratuitement un Kbis récent en quelques clics, sans attendre qu'on vous le demande.