L’expert-comptable en ligne des architectes

Un architecte soumis à un régime réel peut déduire les dépenses engagées pour les besoins de son activité, à condition de pouvoir les justifier. Les principales charges déductibles comprennent :

• les abonnements à des logiciels spécialisés comme AutoCAD, Revit ou Archicad ;
• le matériel informatique, les équipements de dessin, les impressions et les maquettes ;
• le loyer de l’agence, le coworking, le téléphone et les frais de gestion administrative ;
• la cotisation à l’Ordre des architectes, les primes d’assurance professionnelle et la cotisation MAF lorsque l’architecte est assuré auprès de cet organisme ;
• les formations, la documentation et les honoraires de sous-traitants ;
• les déplacements professionnels, les péages, le stationnement et, sous conditions, les repas ou l’hébergement.

Les équipements utilisés durablement ne sont pas toujours déduits immédiatement : ils peuvent devoir être enregistrés dans le registre des immobilisations et amortis sur plusieurs années. Une dépense utilisée à la fois à titre privé et professionnel doit être ventilée.

Les indemnités kilométriques peuvent être calculées lorsque l’architecte utilise son véhicule personnel et remplit les conditions du barème. Un relevé des dates, destinations, motifs et distances parcourues doit être conservé. Sous le régime micro-BNC, les charges réelles ne sont pas déduites séparément, car l’administration applique un abattement forfaitaire. Le BOFiP précise les conditions de déduction des frais de voiture en BNC.

Les déclarations dépendent du mode d’exercice et du régime fiscal :

• en micro-BNC, l’architecte reporte ses recettes sur la déclaration complémentaire de revenus 2042-C-PRO. Il ne dépose pas de déclaration 2035 ;
• sous le régime de la déclaration contrôlée, il dépose une déclaration 2035 et ses annexes. La 2035-A détaille les recettes et les dépenses, tandis que la 2035-B détermine le résultat fiscal. Celui-ci est ensuite reporté sur la 2042-C-PRO ;
• une société soumise à l’impôt sur les sociétés dépose une déclaration de résultat 2065 accompagnée de sa liasse fiscale, qui regroupe les tableaux comptables et fiscaux transmis à l’administration. Elle ne dépose pas de 2035 pour son résultat soumis à l’IS.

La déclaration CA3 concerne la TVA au régime réel normal ou au mini-réel. Sa fréquence est mensuelle ou, sous certaines conditions, trimestrielle. Un architecte bénéficiant de la franchise en base ne collecte pas la TVA et ne dépose pas de CA3 tant qu’il reste dans ce régime.

La déclaration contrôlée suppose aussi la tenue d’un livre-journal des recettes et des dépenses ainsi que d’un registre des immobilisations. L’administration fiscale présente le contenu de la déclaration 2035 et de ses annexes et le formulaire CA3 applicable au régime réel normal.

Le BNC n’est pas un statut juridique : il s’agit de la catégorie fiscale des bénéfices non commerciaux. Un architecte peut exercer en entreprise individuelle imposée en BNC ou créer une société d’architecture, comme une SAS, une SARL, une SELAS ou une SELARL.

L’entreprise individuelle convient à un exercice libéral en nom propre. Sous le régime de la déclaration contrôlée, les charges professionnelles réelles sont déduites des recettes. En société soumise à l’impôt sur les sociétés, le dirigeant peut recevoir une rémunération et, si les conditions sont réunies, des dividendes.

Le président d’une SAS ou d’une SELAS relève du régime général comme assimilé salarié. Le gérant majoritaire d’une SARL ou d’une SELARL relève du régime des travailleurs non salariés. Ce choix modifie le coût de la rémunération, la retraite, la prévoyance et la couverture en cas d’arrêt de travail.

Une société d’architecture doit aussi être inscrite au tableau de l’Ordre. Plus de la moitié de son capital et de ses droits de vote doit être détenue par un ou plusieurs architectes ou par des sociétés d’architecture. Il n’existe donc pas de structure optimale pour tous : le choix demande une étude de la rémunération, du régime fiscal, de la protection sociale et du projet d’association. L’Ordre détaille les règles applicables aux sociétés d’architecture.

L’architecte exerçant comme travailleur indépendant cotise à la caisse de retraite et de prévoyance Cipav pour sa retraite de base, sa retraite complémentaire et sa couverture invalidité-décès. Cela concerne notamment l’architecte en entreprise individuelle et certains gérants relevant du régime des travailleurs non salariés.

Le président rémunéré d’une SAS, d’une SASU ou d’une SELAS relève du régime général comme assimilé salarié. Il ne cotise donc pas à la Cipav au titre de son mandat. La forme juridique choisie modifie directement le régime social du chef d’entreprise architecte et ses droits futurs. L’Urssaf publie les cotisations des professions libérales réglementées affiliées à la Cipav.

La cotisation à l’Ordre répond à une autre obligation. L’architecte ou la société d’architecture inscrit au tableau doit la régler chaque année. Cette dépense professionnelle peut être enregistrée parmi les charges déductibles lorsque l’activité relève d’un régime réel. Son montant et ses modalités varient selon le mode d’exercice et la situation de l’inscrit. L’Ordre publie chaque année les modalités de la cotisation des architectes.

Les honoraires d’architecte peuvent être calculés au forfait, au pourcentage du montant des travaux ou au temps passé. Leur mode de calcul, les phases de mission et l’échéancier doivent figurer dans le contrat. Les différentes phases de mission, de l’esquisse (ESQ) à l’assistance aux opérations de réception (AOR), offrent des repères utiles pour organiser les appels d’honoraires et suivre le portefeuille d’affaires.

En comptabilité de trésorerie BNC, les honoraires, avances et acomptes sont enregistrés lors de leur encaissement. L’architecte soumis à la déclaration contrôlée peut, sur option, déterminer son résultat à partir des créances acquises et des dépenses engagées. Dans une société qui tient une comptabilité d’engagement, le chiffre d’affaires est rattaché à l’exercice en fonction des prestations réalisées.

Les missions qui s’étendent sur plusieurs exercices peuvent nécessiter, selon le régime comptable, le suivi des prestations en cours (work in progress ou WIP), des factures à établir (FAE) et des produits constatés d’avance (PCA). Votre logiciel métier peut, de son côté, rapprocher les honoraires, les heures et les dépenses pour analyser la marge de chaque mission.

Pour piloter votre agence, vous pouvez suivre des indicateurs de performance (KPI) tels que le backlog, les marges par projet et le cash-flow, c’est-à-dire les flux de trésorerie de l’activité. Votre expert-comptable traite les données nécessaires à vos comptes et vous aide à interpréter votre résultat global et votre besoin en fonds de roulement (BFR).

Lorsqu’un marché prévoit une retenue de garantie, la somme retenue reste une créance à suivre jusqu’à son remboursement : elle ne constitue pas une réduction des honoraires. Dans les marchés publics, cette retenue couvre uniquement les réserves formulées lors de la réception et ne peut dépasser les plafonds fixés par le Code de la commande publique. Légifrance précise l’objet et les modalités de la retenue de garantie

Tout architecte dont la responsabilité peut être engagée à la suite de ses actes professionnels doit être assuré. Cette obligation couvre la responsabilité décennale et la responsabilité civile professionnelle de droit commun. Elle concerne les architectes libéraux, les architectes associés et les sociétés d’architecture.

La MAF (Mutuelle des architectes français) est un assureur spécialisé, mais l’adhésion à cet organisme n’est pas imposée par la loi. L’architecte peut choisir un autre contrat d’assurance offrant les garanties obligatoires. Les primes versées sont comptabilisées comme des charges d’assurance lorsqu’elles se rapportent à l’activité. Sous le régime micro-BNC, elles ne sont pas déduites individuellement.

L’architecte assuré auprès de la MAF doit déclarer ses activités professionnelles selon les modalités prévues par son contrat. Cette déclaration reprend les missions et marchés signés afin d’ajuster la garantie et la cotisation. Les contrats, avenants et éléments relatifs aux missions doivent donc être conservés et rapprochés de la déclaration MAF.

L’attestation d’assurance doit être transmise chaque année au conseil régional de l’Ordre, au plus tard le 31 mars. Son absence peut entraîner une suspension du tableau. L’Ordre rappelle les obligations d’assurance des architectes, tandis que la MAF explique le fonctionnement de sa déclaration d’activités professionnelles.