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Gestion sociale : les questions que tout le monde se pose
Qu’est-ce qu’une DSN ?
La DSN est la Déclaration sociale nominative, qui permet à l'employeur de déclarer et de payer ses cotisations sociales via les données de l'entreprise concernant ses salariés.
Est-il possible d’établir des bulletins de salaire pour une période passée ?
Oui, il est possible d’établir des bulletins de salaire pour une période passée. On parle alors de bulletins de paie rétroactifs. Ils peuvent être nécessaires en cas d’oubli, de régularisation, de création tardive de l’entreprise ou si le salarié n’était pas encore déclaré dans un logiciel de paie.
Comment connaître sa convention collective ?
La convention collective est déterminée par le secteur professionnel ou la branche d’activité de l’entreprise, et en fonction de l’activité principale de l’entreprise (celle qui génère le chiffre d’affaires le plus important). Vous pouvez trouver la convention collective applicable à votre entreprise en consultant les conventions collectives nationales (CCN) sur les sites officiels comme Legifrance et le Ministère du Travail. Il faut savoir que la convention collective est obligatoirement mentionnée sur plusieurs documents : contrat de travail, registre du personnel et bulletin de paie.
Quelles déclarations sociales annuelles l’entreprise doit-elle réaliser ?
L’entreprise doit effectuer de nombreuses déclarations sociales, certaines ponctuelles, mensuelles, trimestrielles ou annuelles. Parmi les déclarations annuelles : la déclaration obligatoire d’emploi des travailleurs handicapés (à partir de 20 salariés) ou DOETH, la taxe d’apprentissage, la participation des employeurs à l’effort de construction (PEEC), la contribution sociale de solidarité des sociétés (C3S) si le chiffre d’affaires atteint 19 millions d’euros, et la taxe Contribution à la formation professionnelle (CFP).
Qu’est-ce qu’une DPAE ?
La DPAE est la Déclaration préalable à l’embauche. C’est un document à remplir en ligne sur le site de l’URSSAF qui regroupe plusieurs formalités en une : déclaration d’embauche, immatriculation du salarié au régime général de la Sécurité sociale, demande d’affiliation au régime d’assurance chômage, demande d’adhésion à un service de santé au travail, et la déclaration d’embauche auprès du service de santé au travail pour une visite médicale obligatoire.
Est-ce que l'employeur est obligé de rédiger un contrat de travail ?
Oui, un contrat de travail doit être rédigé pour tout salarié. Il est possible de déléguer cette tâche à un service de gestion sociale, interne ou externalisé, comme Dougs.
L’employeur doit-il obligatoirement proposer des tickets-restaurant ?
Non, la mise en place de tickets-restaurant n’est pas obligatoire en entreprise. Les obligations à ce sujet dépendent de l'effectif de l'entreprise. L'employeur doit proposer un espace permettant de se restaurer pour les entreprises de moins de 50 salariés avec une solution pour réchauffer (four micro-ondes, par exemple) et un moyen de conservation ou réfrigération (réfrigérateur, par exemple). Pour les employeurs de plus de 50 salariés, l’employeur doit obligatoirement mettre à disposition un local de restauration dédié, répondant à des normes minimales.
À qui peut être versée la prime de partage de la valeur (PPV) et pour quels montants ?
La prime de partage de la valeur peut être versée à tous les salariés, au même montant ou indexée sur différents critères (rémunération, ancienneté, présence…), selon les conditions décidées par l’employeur. Le montant maximal est fixé à 3 000 € par an ; ce plafond est porté à 6 000 € par an lorsqu’un accord d’intéressement existe dans l’entreprise ou lorsqu’un accord de participation volontaire est en place dans une entreprise de moins de 50 salariés.
Quelles sont les obligations d’un employeur en cas d’arrêt de travail d’un salarié ?
En cas d’arrêt de travail, le salarié doit transmettre à l’employeur son avis d’arrêt dans les 48 heures suivant le début de l’arrêt. L’employeur doit vérifier les dates et la validité. Ensuite, il doit transmettre à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM) une DSN événementielle qui déclare les salaires pour l’indemnisation du salarié. Le motif médical doit rester confidentiel. Selon le type d’arrêt et les dispositions de la convention collective, le salaire peut être maintenu partiellement ou intégralement.
Pourquoi externaliser sa gestion de paie ?
Externaliser votre gestion de paie permet d’abord de libérer du temps pour vous concentrer sur l’activité à laquelle vous apportez le plus de valeur : diriger votre entreprise. De plus, cela vous assure que tous vos documents sociaux (contrats de travail, fiches de paie…) sont réalisés par des professionnels, sans oublis ni erreurs.
Puis-je automatiser le suivi des absences et congés ?
Le suivi des absences et congés peut être automatisé grâce à des solutions de type Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) ou encore des outils spécialisés. Chez Dougs, une solution intégrée s’occupe d’automatiser votre suivi des absences et congés.
Dougs s’occupe-t-il des contrôles URSSAF ?
Dans le cadre d’un contrôle de l’URSSAF, Dougs collabore avec ses clients pour fournir tous les documents nécessaires. L’URSSAF vous informe 15 jours minimum avant la date du contrôle, avec une lettre de contrôle envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception. Cette lettre comporte les documents à fournir. Votre gestionnaire de paie attitré peut fournir les documents qui ne sont pas disponibles sur l'espace Dougs. Pour toute question sur la préparation du contrôle de l’URSSAF, les équipes comptables et sociales sont joignables par téléphone, chat et e-mail.
Faut-il faire une DSN si je ne me verse pas de salaire ?
Si vous êtes travailleur assimilé-salarié (TAS), la DSN est obligatoire même s’il n’y a pas de rémunération. Si certains mois, vous ne vous rémunérez pas, une “DSN à néant” est à réaliser pour éviter des pénalités pour non-réception de DSN. Enfin, si vous êtes dirigeant travailleur non-salarié, la DSN ne s’applique pas à votre rémunération.
Comment calculer les cotisations sociales ?
Les cotisations sociales résultent d’un calcul complexe intégrant de nombreux facteurs. Les tranches de revenus A, B et C, fixées à partir du plafond mensuel de la Sécurité sociale (PMSS), servent de base de calcul. Les taux de cotisation se basent sur la rémunération brute (en incluant les avantages en nature), les retenues salariales et les charges patronales. Certaines tranches de rémunération sont plafonnées, d’autres non. De plus, certains taux et cotisations sont imposés par les conventions collectives applicables.
Puis-je gérer ma paie seul ?
Il est possible de s’occuper de la gestion sociale d’une entreprise seul(e) en tant que dirigeant. Cela implique néanmoins de nombreuses obligations : production de documents, déclarations… Il existe aussi un risque d’erreurs si vous ne confiez pas votre gestion sociale à un professionnel, avec des pénalités à la clé en cas de contrôle fiscal ou de l’URSSAF.
Comment faire pour valider mes trimestres de retraite en tant qu'assimilé salarié ?
Pour valider 4 trimestres de retraite, il est nécessaire d’atteindre un niveau de rémunération minimum sur l’année. En 2025, le salaire brut mensuel pour valider un trimestre est de 1 782 €, soit une rémunération brute de 7 128 € sur l’année pour valider 4 trimestres.
Quelles sont les obligations d’un employeur lors de l’arrivée d’un salarié ?
Lors d’une embauche, l’employeur a plusieurs obligations administratives, principalement l’envoi d’une DPAE, l’inscription des informations du salarié dans le registre unique du personnel, et la prise en compte de cette embauche dans la prochaine DSN. Enfin, il doit fournir au salarié un exemplaire original du contrat de travail, une copie de la DPAE, la notice d’information sur la prévoyance et la mutuelle, les consignes de sécurité, le règlement intérieur, ainsi que la liste des conventions et accords collectifs applicables. Certaines démarches supplémentaires peuvent être nécessaires selon les situations.
L’employeur doit-il obligatoirement proposer une mutuelle d’entreprise ?
Oui, l'entreprise a l'obligation de proposer une mutuelle complémentaire à tous ses employés, avec un minimum de garanties exigées par la loi. Il est néanmoins possible pour l’employé de refuser, s’il souhaite conserver une mutuelle existante ou en choisir une autre, qu’il paiera intégralement. Dans ce cas, l’employé doit fournir un justificatif pour prouver à l’employeur qu’il est couvert.
Qui peut bénéficier de chèque-vacances ?
Toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, peuvent proposer des chèques-vacances à l'ensemble de leurs salariés, à condition d'avoir signé une convention avec l'Agence nationale pour les chèques-vacances. Du côté des bénéficiaires, les chèques-vacances s’appliquent aux salariés (en CDI ou CDD), aux dirigeants ou gérants d’entreprise de moins de 50 salariés, ainsi qu’aux travailleurs indépendants.
Quelles sont les obligations d’un employeur lors du départ d’un salarié ?
Selon les conditions de départ (démission, licenciement, rupture conventionnelle), l’employeur doit respecter certaines formalités comme le préavis prévu par le contrat de travail et l’entretien préalable. Il doit ensuite fournir le certificat de travail, l’attestation France Travail, le dernier bulletin de salaire et le solde de tout compte. L’employeur doit aussi effectuer certaines démarches : déclaration de fin de contrat à l’URSSAF, mise à jour des droits sociaux (mutuelle et prévoyance) et archivage des documents (bulletins de paie, documents RH).
Comment créer des bulletins de salaire en ligne ?
Il existe de nombreux outils pour créer un bulletin de salaire en ligne, que ce soit à l’aide d’un modèle Excel, d’un logiciel ou d’une plateforme 100 % en ligne. Attention néanmoins : ces outils et fichiers intègrent souvent des formules qui deviennent obsolètes lorsque les seuils de calcul changent. De plus, ces outils n’intègrent pas l’envoi de la Déclaration Sociale Nominative, sans laquelle les bulletins de paie n’ont aucune valeur juridique. C’est pourquoi choisir un expert-comptable comme Dougs pour la gestion sociale garantit des bulletins de paie réalisés par des professionnels et conformes aux règles fiscales et sociales en vigueur.
Mes salariés peuvent-ils accéder à leurs bulletins de salaire en ligne ?
Si vous choisissez une plateforme (coffre-fort numérique sécurisé, logiciel de paie…), vos salariés peuvent consulter leurs bulletins de salaire en ligne. Le bulletin de paie électronique est une pratique courante depuis la loi Travail de 2017, qui permet aux employeurs de remettre ces documents de manière dématérialisée sans l’accord préalable des salariés. Néanmoins, ce n’est pas obligatoire, et l’employé peut demander un bulletin papier sans justification particulière. Lorsque vous confiez la création de vos bulletins de paie à Dougs, vos employés peuvent accéder librement à leurs bulletins de salaire en ligne.
Comment fonctionne le coffre-fort numérique pour les documents RH ?
Un coffre-fort numérique sécurise les documents déposés (contrat de travail, fiches de paie…) grâce à une identification unique pour chaque employé. Il peut stocker les documents de l’entreprise et ceux des salariés, avec différents niveaux d’autorisation (modification, création, suppression…) en fonction du poste.