Bon à payer sur facture : utilité et fonctionnement pratique

Qu’est-ce que le bon à payer d’une facture ?

Le terme bon à payer se rencontre parfois sous la forme BAP, BAP facture, BAP compta ou BAP comptabilité.

Définition du bon à payer ou BAP pour les factures fournisseurs

Dans tous les cas, le BAP signifie que l’entreprise qui réalise l’achat peut régler la pièce sur laquelle figure la mention « bon à payer ». Ainsi, ceci introduit la notion de tri entre les factures payables et celles qui ne disposent pas encore de ce statut. Ceci vous fait entrevoir le concept de cycle de vie d’une facture, de son émission à son règlement, en passant par le stade de BAP.

Ainsi, même si le vendeur et son acheteur ont fixé les modalités de paiement en amont de la facturation, cela n’implique pas un règlement automatique de la somme facturée. Le BAP s'impose chez le client pour déclencher le versement de la somme au fournisseur.

Qu’est-ce qu’une demande de bon à payer et à quoi sert-elle ?

Dans une entreprise qui comprend plusieurs services bien distincts, comme la comptabilité et les achats, chacun réalise la part du traitement des factures qui le concerne. Le service comptabilité se charge d’enregistrer la pièce. Mais, le comptable n’est pas l’acheteur. Il ne porte donc pas la responsabilité de donner le bon à payer. Il réalise une demande de BAP auprès du service achats. Sans ce feu vert, le règlement des factures ne se déclenche pas à la comptabilité.

Qui sont les valideurs qui doivent approuver les factures en entreprise ?

Un solopreneur ou auto-entrepreneur qui travaille seul réalise toutes les opérations. Il se donne à lui-même l’autorisation de payer la facture de son fournisseur. Comme expliqué, pour une entreprise qui comporte plusieurs services, les responsabilités sont partagées.

D’une manière générale, c’est le donneur d’ordre, donc l’acheteur, qui doit approuver les factures de ses fournisseurs. Il contrôle les éléments qui figurent sur chaque facture, par rapport au devis, au bon de commande et au bon de livraison.

Ce donneur d’ordre reçoit une délégation de sa direction pour réaliser ces opérations, souvent avec des limites de montant. Pour certaines transactions particulières, comme les sommes au-delà de sa délégation, les investissements de l’entreprise, etc., une double validation peut exister. Par exemple, le dirigeant co-valide ou co-signe l’accord de paiement. Ces éléments de procédure sont à organiser par écrit. Ainsi, vous précisez les responsabilités des uns et des autres.

Pourquoi le BAP en comptabilité est-il essentiel dans une entreprise ?

Formaliser sur une facture le fait qu’elle est bonne à payer clarifie les choses dans l’entreprise. N’importe quelle personne qui consulte le document, connaît immédiatement le statut de la pièce comptable. Le processus de BAP facilite la gestion administrative. Ceci fonctionne, que vous optiez pour la dématérialisation du BAP ou pour le bon vieux tampon encreur sur du papier, système voué à disparaître avec la facture électronique.

Une facture sans BAP doit-elle être enregistrée en comptabilité dès son arrivée ?

Ne confondez pas enregistrement et paiement. Dans tous les cas, toute facture d'achat reçue dans l'entreprise doit faire l’objet d’une comptabilisation, et cela dès sa réception. D’une part, c’est  la meilleure manière de tracer toutes les factures et d’éviter de les saisir ou d’en perdre.

D’autre part, le circuit de contrôle de la facture démarre après l’enregistrement comptable. Donc, la facture est d’abord saisie sans son BAP. Le bon à payer intervient ensuite et vient modifier l’état de la facture ou son statut. Elle passe alors dans la catégorie des achats dont le paiement est autorisé.

Connaître précisément les factures à payer aux fournisseurs

Certaines factures en comptabilité portent un bon à payer et d'autres non. C’est déjà un premier tri intéressant. Ainsi, dans le service comptabilité, la personne chargée d’émettre les paiements dispose de consignes claires pour lancer le processus périodique. Elle sélectionne dans la comptabilité les factures avec un BAP et dont l’échéance arrive, par exemple dans la semaine. Elle récupère uniquement un état des factures bonnes à payer, sans risque de régler des achats non approuvés.

Détecter les factures en attente de validation et sans BAP

Lorsque le BAP est dématérialisé et inscrit dans la comptabilité, le comptable fournisseur peut extraire aisément toutes les factures non validées. Il peut ensuite relancer les services de l’entreprise qui doivent vérifier ces pièces, donner leur BAP ou indiquer leur refus de BAP, avec le motif du litige.

Si un fournisseur l’appelle au téléphone, dans le cadre d’une relance de facture, ce comptable voit dans le système informatique l’état de la pièce. Il sait alors que le service achat présente du retard dans le contrôle et dans l’octroi des BAP. En effet, en cas de retard important, une telle pièce peut devenir une facture impayée, quand l’échéance pour le paiement est dépassée.

Identifier et gérer les litiges en cas de refus d'approbation des factures

De la même manière, la gestion des BAP dans le système informatique permet d’extraire les factures pour lesquelles le bon à payer est refusé. Ce sont des factures bloquées pour cause de litige, quelle qu’en soit la raison. Ces cas de figure sont généralement en attente d’une facture d’avoir total ou partiel, afin de corriger le montant facturé.

Le service financier connaît ainsi les sommes à prévoir dans la comptabilité dans le poste « avoirs à recevoir ». Ce traitement est utile notamment à la clôture de l’exercice comptable. La comptabilité comme le service achat peuvent aussi relancer les fournisseurs par email à propos de ces litiges.

La facture électronique et l’automatisation des bons à payer sous une forme numérique

Vous l’aurez compris, la dématérialisation des BAP est en marche, et cela s'intensifie avec l’arrivée de la facture électronique obligatoire entre les entreprises privées. Il ne sera évidemment plus question d’imprimer ces pièces comptables pour les contrôler et les valider à la main.

Qu’est-ce qu’un workflow achat et pourquoi est-ce utile pour la gestion des factures ?

Le terme workflow peut se traduire en français par flux de travail. Il représente tous les processus, étapes et personnes qui interviennent dans la réalisation d’une opération ou d’une tâche.

Appliqué aux achats, le workflow comprend plusieurs étapes :

• gestion de la demande d’achat et de son approbation, avant de confirmer la commande au fournisseur, par rapport à un besoin, à un budget ou un contrat ;
• gestion de la réception en stock ou non, du bien ou du service commandé, avec son mariage avec le bon de commande ;
• gestion de la facture émise par le fournisseur et rapprochement automatique des données avec la réception en stock valorisée au prix de la commande ;
• bon à payer de la facture (en fonction des échéances convenues) ;
• émission du paiement, le cas échéant ;
• archivage de la pièce dans l’outil GED (gestion électronique des documents).

Ce type de processus totalement informatisé donne à tous les acteurs de l’entreprise concernés une vue centralisée et unique de la situation. Ils accèdent à chaque dossier fournisseur, chaque commande et chaque facture en quelques clics. Le pilotage des achats et de la comptabilité fournisseurs se simplifie considérablement. En outre, chaque utilisateur ou lecteur des informations que procure le workflow connaît le responsable de chaque tâche, ainsi que la date de chaque action réalisée.

Pourquoi le tampon bon à payer disparaît-il dans les entreprises ?

Ce système de tampon encreur et dateur consistait à apposer un cachet sur chaque facture bonne à payer, avec la signature, la date ainsi que la mention manuscrite « BAP ». Cela se conçoit dans une organisation où les factures papier circulent d’un bureau à l’autre pour leur vérification. L’avènement du numérique avec la facture électronique entraînera la disparition pure et simple de ce système d’approbation.

Qu’est-ce que le cycle de vie pour la facturation électronique ?

Le cycle de vie d’une facture va de son émission à son archivage, en passant par la diffusion, la réception, la comptabilisation, le contrôle et le paiement.

La réforme de la facture électronique comporte un certain nombre de règles impératives pour les entreprises :

• un format de fichier à respecter (par exemple, Factur-X) ;
• les mentions obligatoires à intégrer sur chaque facture ;
• les modalités de transmission des factures entre clients et fournisseurs ;
• la gestion des informations tout au long du cycle de vie.

Comment automatiser le processus de validation des factures électroniques en 2026 ?

Pour la dématérialisation obligatoire des factures, les entreprises devront échanger leurs factures en passant par les services d’un prestataire agréé par l'administration fiscale. Ce prestataire porte le nom de plateforme de dématérialisation partenaire (PDP).

Les textes de la réforme exigent le suivi de certains statuts à caractère obligatoire par le système informatique de ces PDP. Ce clignotant ou tampon numérique, connu des clients et des fournisseurs, sert à savoir où se situe la facture dans le traitement de son cycle de vie.

Ainsi, les entreprises bénéficieront au minimum de ces informations sur la plateforme PDP :

• en émission, côté fournisseur : facture déposée, facture émise par la PDP, facture encaissée ;
• en réception, côté acheteur (client) : facture reçue par la PDP, facture mise à disposition du client, facture rejetée, facture refusée.

D’autres statuts seront facultatifs. Notamment, le statut « facture approuvée » en fait partie. Il est toutefois recommandé. Si vous choisissez de communiquer ce statut à vos fournisseurs, cela leur indique votre validation, votre approbation, soit votre BAP en interne de votre organisation. Ils savent que le paiement doit suivre théoriquement.

Vous percevez donc l’importance du bon à payer. C’est un processus incontournable dans la gestion administrative de vos achats. Vos clients font la même chose avec la facturation que vous leur envoyez. Ces systèmes évolueront dans vos logiciels avec l’arrivée prochaine du format électronique obligatoire.

Dougs dispose déjà d’un agrément provisoire en tant que plateforme PDP et devrait prochainement obtenir l’immatriculation fiscale définitive. Nous vous apportons ainsi une solution en ligne, conforme à la réforme, tant pour facturer que pour gérer les factures et les BAP. Et, en plus, vous ne payez absolument rien. Commencez par tester notre logiciel gratuit de facturation. Quelques clics suffisent !