Tout ce qu’il faut savoir sur la facture : mentions obligatoires, acomptes et modèles

Comment remplir une facture ? Comment rédiger et établir une facture ? Autant de questions qui soulèvent en réalité une problématique commune : comment faire une facture tout court ! Ce n’est pas si simple : modèle à suivre, mentions obligatoires, exceptions avec les avoirs et les acomptes, il y a de quoi être perdu. Vous voulez être incollable sur la facture ? Alors suivez le guide !

Définition : qu’est-ce qu’une facture ?

Pour rappel, la facture c’est le document émis par le fournisseur à son client suite à l’échange d’un bien ou d’un service. Faire une facture c’est une obligation. Plusieurs formats de factures coexistent, c’est à vous en tant que fournisseur de choisir le format qui vous convient.

La facture format papier

Elle est généralement émise en double exemplaire. Le premier est conservé par l’émetteur et le second par l’acheteur. Habituellement, la facture est faite par le vendeur. Parfois cette opération peut être confiée à un mandataire qui agit pour le compte du vendeur.

La facture dématérialisée

Une facture dématérialisée est une facture papier qui a été numérisée. Ça vous permet d’envoyer, stocker et archiver vos factures plus simplement qu’en format papier.

La facture électronique

Concrètement, ça consiste à créer, envoyer, recevoir et conserver vos factures clients et fournisseurs dans un format électronique. Certains critères sont à respecter pour garantir l’authenticité, la lisibilité et l’intégrité de vos factures électroniques.

Pour les respecter, c’est simple, il existe actuellement 3 moyens de faire des factures électroniques conformes :

• La piste d’audit fiable ;
• L’EDI (Échange de Données Informatisées) ;
• La signature électronique.

Généralement ce sont des solutions coûteuses et adaptées si vous avez de gros volumes de factures.

À compter du 1er juillet 2024, la facture électronique sera obligatoire pour les grandes entreprises. Des sociétés comme EDF ou Orange vont par exemple envoyer des factures aux particuliers et auprès des professionnels en utilisant cette nouvelle norme.

Il s’agit d’une révolution dans le monde de la facturation où l’Etat occupe une place prépondérante dans la récupération de l’intégralité de toutes les factures françaises. Elles seront toutes stockées sur un espace public auquel seul l’État et quelques plateformes dématérialisées partenaires (PDP) auront accès.

Après les grandes entreprises, viendra le tour des ETI en janvier 2025 et toutes les autres dès janvier 2026, y compris les micro-entreprises.

Comment établir et remplir une facture ? Comment faire une facture simple ?

Vous avez des obligations à respecter pour faire des factures conformes à la réglementation française.

Vous devez toujours éditer votre facture originale en euros et en français même si votre client est à l’étranger, en cas de contrôle c’est celle-ci qui vous sera demandée. Mais rien ne vous empêche de faire une copie de la facture traduite et convertie dans sa devise spécialement pour votre client.

Vous devez systématiquement faire 2 exemplaires de la facture : un pour vous et un pour votre client. Vous devez ensuite conserver la facture pendant au moins 6 ans pour des raisons fiscales et 10 ans en comptabilité.

Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ?

Vous allez devoir faire figurer dans vos factures certaines mentions obligatoires qui seront différentes selon si vous vendez à un particulier ou à un professionnel.

Dans le cas d’une facture à un professionnel, les mentions obligatoires sont :

• Votre identité (nom, adresse du siège social et adresse de facturation) ;
• L’identité de votre client (nom, adresse du siège social et adresse de facturation) ;
• La date et le numéro de facture (il y a des règles à respecter pour la numérotation, les numéros doivent être uniques et se baser sur une séquence chronologique continue) ;
• Votre numéro de TVA intracommunautaire et celui de votre client ;
• La désignation, la quantité et le prix à l’unité des biens ou prestations vendus ;
• Le total à payer HT ;
• Si il y a une TVA due, il faut indiquer son montant, son taux et le prix TTC ;
• Le numéro SIREN, la structure juridique de votre entreprise accompagné de la mention "immatriculé au RCS (Registre du commerce et des sociétés) / RM (Répertoire des métiers)" suivi de la ville ou département d'immatriculation au greffe ;
• Les modalités de paiements (mode de règlement, montant de l’acompte) ;
• Délai de règlement autorisé et pénalités de retard de paiement (taux et indemnité forfaitaire).

Toute mention manquante sur la facture peut vous coûter très cher ! 15 euros par mention manquante, limité à 25% du montant de la facture.

Pour les ventes à un particulier, vous êtes dans l’obligation d’émettre une facture pour toute vente supérieur à 25 euros TTC.

Attention, il existe des situations particulières où certaines mentions supplémentaires sont à indiquer.

Les mentions obligatoires d’une facture en cas d’exonération de TVA

Si vous êtes exonéré de TVA, vous devez faire des factures sans TVA et donc indiquer les montants hors taxe seulement. Toutefois vous devrez mettre ajouter la mention correspondante à votre situation, à savoir :

• « Exonération TVA, art. 262 ter-I du code général des impôts » pour les livraisons et transferts intracommunautaires exonérés de TVA (vente de marchandises) ;
• « Exonération TVA, art. 262 ter-I du code général des impôts » pour les livraisons et transferts intracommunautaires exonérés de TVA (prestation de service) ;
• « TVA non applicable, article 293 B du CGI » si vous bénéficier de la franchise en base de TVA ;
• « Autoliquidation » si vous êtes en autoliquidation en sous-traitance.

Les différents types de facture : acompte, avoir, acquittée

Il existe différents types de factures à éditer et transmettre à vos clients dans des situations précises.

Comment réaliser une facture d’acompte ?

Avant de commencer un projet, il est courant de demander un acompte pour couvrir certains de vos frais professionnels et aussi rassurer votre client sur la réalisation de la prestation.

Tout acompte que vous percevez doit obligatoirement être accompagné d’une facture d’acompte, c’est prévu dans l’article 289 du CGI. Celle-ci se présente sous la forme d’une facture classique avec les mêmes mentions légales qu’une facture définitive. Toutefois certaines mentions peuvent ne pas être présentes ou moins précises à condition que vous ayez fait un devis, validé par votre client, qui reprend le détail des prestations ou marchandises facturées. La demande d’acompte doit être précisée sur votre devis initial et la référence du devis doit être mentionnée sur la facture d’acompte.

Attention, depuis le 1er janvier 2023, la TVA est exigible aussi bien sur les acomptes de prestations de services que sur les acomptes pour les livraisons de biens !

Comment faire un avoir sur une facture ?

Très souvent, il peut arriver que vous ayez à modifier ou annuler une facture après l’avoir émise et que votre client l’ait payée, notamment en cas d’annulation de la vente, suite à une erreur sur la facture ou encore si vous faites un geste commercial. Dans ce type de situation vous devez obligatoirement émettre une facture d’avoir.

Effectivement, les réglementations liées à la facturation vous empêchent catégoriquement de modifier ou supprimer une facture déjà transmise et enregistrée, que votre client l’ait réglée ou non.

La facture d’avoir doit contenir toutes les mentions obligatoires présentes sur la facture originale.

Attention, vous devez faire référence à la facture originale (numéro et date d’émission) et faire figurer la mention « avoir », par exemple « avoir sur la facture n°2022-0001, émise le 22/02/2022″. De plus, la mention « net à payer » présente sur une facture classique doit être remplacée par la mention « net à créditer » ou « net à déduire » sur les factures d’avoir.

Comment acquitter une facture ?

Dès le moment où le montant de la facture originale a été réglé par votre client, celui-ci peut vous demander une facture acquittée qui prouve que la prestation a bien été payée.

La facture acquittée se présente sous la même forme que la facture originale, avec les mêmes mentions obligatoires. Toutefois vous devez obligatoirement y inscrire :

• La mention « facture acquittée » ;
• La date et le mode de paiement ;
• Votre cachet commercial ;
• La signature de votre entreprise.

Attention, une facture acquittée constitue une preuve que votre client n’a plus rien à payer, soyez donc sûrs que la totalité de la prestation a été réglée avant d’acquitter une facture.

Comment faire une facture en tant qu’auto-entrepreneur (micro-entreprise) ?

Vous êtes en micro entreprise ? Dans ce cas également vous avez généralement l’obligation d’émettre une facture pour tout bien ou prestation de service vendu.

Est-ce que la facture est obligatoire en auto-entreprise ?

Dans le cadre d’une vente à un professionnel, l'émission d'une facture est toujours une obligation.

Pour la vente aux particuliers, l’émission d’une facture n’est pas toujours obligatoire et doit se faire seulement dans les cas suivants :

• Pour la réalisation de travaux immobiliers ;
• Pour les prestations de services supérieures ou égales à 25 euros TTC ;
• Pour les ventes à distance ;
• Pour les livraisons aux enchères publiques (oeuvres d’arts, objets de collection et antiquité, biens d’occasion) ;
• À la demande de votre client.

Les mentions obligatoires présentes sur vos factures d'auto-entrepreneur sont les mêmes que sur les factures classiques, il faut néanmoins rajouter la mention "entrepreneur individuel" ou "EI" avant votre dénomination sociale.

Une facture pour répondre à un besoin

Comment facturer une prestation de service ?

La facturation d’une prestation de service se fait quasiment de la même manière qu’une facture de produit. Dans le cadre d’une activité de prestation de service, vous devez émettre la facture définitive après avoir terminé votre mission à la différence d’une facture produit où elle correspond à la date de livraison du ou des produits.

La facture de prestation de service est soumise aux mêmes règles qu’une facture classique (mentions obligatoires, désignation des prestations, etc.). Vous devez systématiquement créer une nouvelle facture à chaque nouvelle vente de prestation.

La facture de service est une preuve de l’accord pour la réalisation d’une prestation conclu entre vous et votre client. En ce sens, elle représente un justificatif juridique, comptable, fiscal mais aussi commercial.

En fonction du destinataire de votre facture, par exemple s’il s’agit d’une association ou d’une entreprise non-francophone, vous serez soumis à des règles spécifiques.

Facturer dans les DOM-TOM

La facturation dans les DOM-TOM est différente qu’en métropole et est soumise à des réglementations légèrement différentes.

Comment facturer dans les DOM/DROM ?

Dans les DOM, ou DROM, il y a deux taux de TVA principaux (un taux normal et un réduit) et deux taux particuliers de TVA correspondants à certains types de biens et services. Mayotte et la Guyane ne sont pas concernées par ces taux puisque la TVA ne leur est pas applicable.

Concernant les importations dans les DOM, ceux-ci sont considérés comme des territoires d’exportations pour la métropole française et l’UE. Ça veut dire que si vous livrer des biens ou réaliser une prestation de service dans ces départements en étant situé en métropole, vous pouvez bénéficier d’une exonération de la TVA. Pour rappel, si la TVA n’est pas collectée vous devez le mentionner sur vos factures avec le texte de loi correspondant, soit l’article 294 du CGI.

Certaines exportations dans les DOM sont assujettis à la TVA :

• Si vous importez en métropole française des marchandises qui viennent des DOM ;
• Si vous importez dans un DOM des marchandises venant d’un autre DOM ou de la métropole française (sauf Mayotte, la Guyane et la Réunion).

Comment facturer dans les TOM et COM ?

Comme les DOM, les TOM et COM sont des territoires d’exportations pour la métropole française et l’Union Européenne. En cas d’importation vers ces collectivités et territoires d’outre mer, la TVA ne sera pas collectée et les marchandises seront donc facturées hors taxes. Cette exonération doit toujours être mentionnée sur la facture.

À l’inverse en cas d’exportation vers la métropole française, le taux de TVA est le même qu’en France.

Vous avez une seule exception dans les TOM et COM, la Polynésie. Celle-ci profite d’une autonomie fiscale et possède donc des règles spécifiques liées à la facturation. Les taux de TVA applicables notamment sont différents :

Vous devriez y voir plus clair concernant les différents types de factures, les mentions obligatoires et à quel moment les émettre. Toutefois pour vous assurer de faire des factures 100% conformes et limiter les risques d’erreurs vous pouvez aussi utiliser un logiciel de facturation.