Quelles mentions obligatoires faire apparaître sur vos factures ?

Vous venez d'effectuer une vente de bien ou de services entre professionnels ? C'est super. Maintenant, vous êtes donc dans l’obligation de fournir une facture à votre client. C'est LA partie de la transaction qui peut parfois donner du fil à retordre. Une facture pour être valide, doit être complète et contenir toutes les mentions obligatoires, sinon les ennuis peuvent vite arriver.

C’est là qu’il faut être soucieux du détail et vous demander quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ? Doit-on obligatoirement fournir une facture à un particulier ? Nous faisons le point sur les bonnes pratiques en termes de modèle de facturation pour que vous puissiez facturer l'esprit tranquille.

Quelles sont les mentions obligatoires que doit comporter une facture ?

Toute facture est obligatoirement accompagnée de mentions légales obligatoires, ça permet de s'assurer de l'authenticité d'une facture.
Ces mentions sont nombreuses et on tendance à se multiplier régulièrement et vous ne voulez surtout pas ne pas être à jour des nouveautés. Ça serait dommage d'avoir des problèmes à cause de ça !

On vous a listé les mentions légales obligatoires actuelles juste en dessous pour vous simplifier un peu la vie.

Le numéro et la date de la facture

Pour commencer, vos factures et factures d’acompte doivent sortir chronologiquement et se suivre dans leurs numéros d’identifiant. Si factures d’acompte, il y a, la facture finale doit faire référence aux autres factures d’acomptes.

Pour en savoir plus, lisez notre article Comment numéroter et dater mes factures ?

L’identité de votre entreprise

En tant qu’émetteur d’une facture, chef de restaurant, auto entrepreneur ou artisan du bâtiment, vous devez pouvoir être clairement identifié. Certaines informations doivent donc figurer sur votre facture :

• Votre dénomination sociale, ou à défaut votre nom et prénom si vous êtes entrepreneur individuel ;
• Votre numéro SIREN ou SIRET ;
• Si vous êtes un commerçant, votre numéro d’immatriculation au RCS (Registre du commerce et des sociétés) suivi de la ville où se trouve votre greffe d’immatriculation. Par exemple RCS LYON 810 319 517 pour Dougs ;
• L’adresse de votre siège social ;
• La forme juridique de votre société si vous êtes une société et le montant de votre capital ;
• Votre numéro d’identification de TVA : quelle que soit la destination et quelles que soient les opérations réalisées, si vous êtes redevable de la TVA, votre n° de TVA intracommunautaire doit toujours figurer sur la facture. Exemple : FR XX XXX XXX XXX ;
• Par usage, votre code APE ou code NAF.

Si vous êtes artisan, vous êtes en principe immatriculé au Répertoire des Métiers (RM) et non au RCS. Vous devrez donc indiquer votre numéro RM.

Quelques cas particuliers :

• Pour les sociétés en cours d’immatriculation, la mention “SIRET en cours d’attribution” doit figurer sur vos factures.
• Pour les sociétés en liquidation, la mention “société en cours de liquidation” doit être indiquée.
• Pour les locataires-gérants d’un fonds de commerce, cette qualité doit être indiquée sur vos factures.

L’identité du client de votre facture

Afin d’identifier votre client, les informations suivantes doivent figurer sur votre facture :

• L'identité de l'acheteur , les nom et adresse de votre client ;
• Son adresse de facturation si elle est différente de l’adresse de son siège social ;
• Le numéro de TVA intracommunautaire de votre client pour les factures en UE hors France (facultatif en France).
  undefinedundefined

Des mentions légales pour chaque bien ou service vendu :

• La date de la vente, de la livraison de marchandises, de la prestation de services ou la date à laquelle est versé l’acompte ;
• La désignation précise de la marchandise ;
• La quantité de marchandises ou services, ou alors le poids, le volume ou le temps selon la situation ;
• Le prix unitaire hors taxes, avant toutes réductions de prix.

La réduction de prix

Si vous devez appliquer une réduction de prix, il doit également être indiqué sur la facture. Que se soit un rabais, une remise, une ristourne ou encore un escompte sur l'opération, la réduction doit impérativement être indiquée sur chaque ligne de la facture concernée !

Petit point à prendre en compte : vous pouvez aussi effectuer une remise globale sur l'ensemble de votre facture.

Les modalités de paiement

• La date de paiement : c'est la date à laquelle le règlement a lieu. Elle doit figurer sur la facture, soit selon les délais indiqués dans les conditions générales de vente, soit selon le délai particulier négocié avec le client.
• Le mode de paiement : la facture doit indiquer les moyens de paiement acceptés : chèque, espèces pour moins de 1 000 €, virement, lettre de change ou effet de commerce dans les autres cas.
• Les conditions d’escompte, le taux des pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement

L’escompte correspond à la réduction appliquée sur le montant de la facture en cas de paiement avant la date d’échéance.

Les conditions d’escompte applicables doivent obligatoirement figurer sur la facture en cas de paiement anticipé. Dans le module facturation de Dougs, par défaut, aucun escompte n’est accordé. La mention obligatoire « Pas d’escompte en cas de paiement anticipé. » figure sur votre facture.

À l’inverse, en cas de retard de paiement, des pénalités de retard et une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement s’appliquent.

Vous devez donc obligatoirement inscrire sur vos factures les mentions suivantes :

• “Des pénalités correspondant à trois fois le taux de l’intérêt légal seront applicables en l’absence ou en cas de retard de paiement. Les pénalités de retard sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire.”
• “Une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement sera appliquée en cas de retard de paiement conformément aux articles L 441-3 et L 441-6 du code de commerce.”

Des mentions obligatoires pour bénéficier des principaux régimes spéciaux en matière de TVA

Si vous êtes exonéré de TVA ou si vous bénéficiez d’un régime particulier (régime de la marge, agences de voyages, biens d’occasion, etc.), vous devez l’indiquer sur votre facture. Il s’agit d’une mention légale obligatoire.

Des mentions obligatoires selon la situation du vendeur

Concernant vos mentions obligatoires, il existe des cas particuliers, exposés ci-dessous.

Les mentions obligatoires d’une facture d’export

Dans le cadre de l’exportation de produits depuis la France vers un pays étranger, les mentions obligatoires peuvent être amenées à évoluer. Cela dépend de la destination de la marchandise (Union Européenne ou non).

Les mentions obligatoires d’une facture d’association

Une association, au moment d’émettre une facture, doit respecter les différentes mentions obligatoires applicables. Cependant, si l’association est exonérée de TVA, dans le cadre d’une association à but non lucratif par exemple, doit apparaître sur la facture la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI ». Il n’apparaîtra donc qu’un seul prix unique, la distinction entre prix HT et TTC étant inexistante.

Les mentions obligatoires d’une facture proforma

Les factures proforma sont des « brouillons » de factures. Elles servent à engager la procédure commerciale avec votre client, ou futur client, en présentant vos prestations ou produits sous la forme d’une facture qui n’a pas de dimension légale. Émettre une facture proforma permet de transmettre votre offre et vos conditions de vente à votre client potentiel.

Les mentions obligatoires des factures d’auto entrepreneur

Si vous êtes auto entrepreneur, il existe plusieurs variations à appliquer lors de l'émission de la facture. En effet, dans ce cas, les mentions obligatoires pour les factures d’auto entrepreneur prennent en compte la franchise de TVA, si elle a lieu d’être. De plus, dans le cadre de l’exercice d’une activité artisanale, une mention obligatoire vient s’ajouter : celle de l’assurance souscrite par l’auto entrepreneur. Elle doit être accompagnée de la zone géographique couverte par l’assureur ainsi que par ses coordonnées.

D’autres cas particuliers

• Les adhérents des centres de gestion et associations agréés ont l’obligation d’accepter les règlements en chèques ou carte bancaire et d’ajouter la mention suivante sur leurs factures “Membre d’une association agréée, le règlement par chèque ou carte bancaire est accepté”.
• La mention “Autofacturation” est exigée lorsque le destinataire émet la facture à la place du vendeur.

Doit-on obligatoirement fournir une facture à un particulier ?

Pour les ventes à des particuliers, de toute somme inférieure ou égale à 25 € TTC, vous devrez fournir une note comprenant :

• Le nom de votre client ;
• La date de la vente et le lieu de la prestation ;
• La date, le nom et l’adresse de votre entreprise ;
• Le décompte des produits ou services détaillés, en quantité et prix ;
• Le total à payer (HT et TTC).

Techniquement, les tickets de caisse peuvent servir de notes, tant que les mentions obligatoires sont bien présentes.

Facturation : que se passe-t-il si les mentions obligatoires sont manquantes ?

Dans le cas de mentions manquantes sur les factures, l’entreprise s’expose à une amende dont le montant est plafonné :

• À 75 000 euros pour les personnes physiques ;
• À 375 000 euros pour les personnes morales.

En cas de réitération des manquements dans les 2 ans suivant une première sanction, l’amende maximale encourue s’élève :

• À 150 000 euros pour les personnes physiques ;
• À 750 000 euros pour les personnes morales.

Le CGI prévoit que « toute omission ou inexactitude constatée dans la facture (…) donne lieu à l’application d’une amende de 15 € par omission ou inexactitude (plafonnée à 25% du montant total de la facture) ».

Quelles sont les nouvelles mentions obligatoires qui devront être portées sur les factures à compter du 1er juillet 2024 ?

A partir du 1er juillet 2024 de nouvelles mentions obligatoires vont devoir être ajoutées à vos factures. Elles sont au nombre de quatre :

• Le numéro SIREN de votre client;
• L'adresse de livraison des biens;
• la catégorie de l'opération;
• et l'option pour le paiement de la TVA d'après les débits.

Il est bon de noter également qu'à partir de cette date vous serez obligé d'émettre des factures au format électronique. C'est également à cette même date que le format Factur-X est censé être démocratisé.

Rappel : à quel moment envoyer sa facture ?

Tout d’abord, retenez que votre facture doit être délivrée soit :

• Lors des versements d’acomptes ;
• Lors de la livraison de la marchandise ;
• À la fin d’exécution de la prestation de services.

La loi vous permet également d’envoyer vos factures par voie numérique.

Si vous effectuez des livraisons de biens ou des prestations de services récurrentes au profit d’un même client, la loi vous autorise à admettre une facture périodique. Cette facture regroupe l’ensemble des livraisons ou des prestations réalisées au cours du mois écoulé. Elle devra être émise au plus tard à la fin du mois.

Un exemplaire de la facture devra revenir au vendeur, l’autre à l’acheteur. A noter que la facture proforma, ayant pu être transmise auparavant au client, ne peut en aucun cas remplacer l’exemplaire final de la facture. Les pièces justificatives et documents comptables devant être gardés pour 10 ans, l’administration fiscale pourra les réclamer sous 6 ans.

La loi française interdit à toute entité de supprimer les factures finalisées de sa facturation. Toutefois, vous avez la possibilité de créer un avoir vous permettant d’annuler une facture erronée sans l’exclure de votre comptabilité.

Comment exiger une facture ?

Pour exiger une facture, il suffit de demander au vendeur ou au prestataire de services de vous en fournir une. Vous pouvez le faire verbalement ou par écrit, en précisant que vous avez besoin d'une facture pour des raisons comptables ou administratives.

Peut-on refuser de payer une facture ?

En général, vous ne pouvez pas refuser de payer une facture si vous avez bénéficié d'un produit ou d'un service conforme à ce qui était convenu. En revanche, si vous constatez des erreurs ou des problèmes dans la facture, vous pouvez contester les éléments en question et demander des rectifications avant de procéder au paiement.

Attention cependant, sans raisons valables il est impossible de refuser de payer une facture

Peut-on faire une facture sur demande ?

Oui, il est tout à fait possible de faire une facture sur demande. Si vous êtes un vendeur ou un prestataire de services, vous pouvez émettre une facture en réponse à la demande d'un client ou d'un acheteur. Assurez-vous d'inclure toutes les informations nécessaires, telles que les détails du produit ou du service, le montant à payer, vos coordonnées et les informations fiscales requises.

Comment savoir si une facture est conforme ?

Pour vérifier si une facture est conforme, vous pouvez vous assurer qu'elle contient les informations suivantes : le nom et l'adresse du vendeur et de l'acheteur, la date de la transaction, une description détaillée des produits ou services fournis, les quantités et les prix unitaires, le montant total à payer, les éventuelles taxes applicables et les informations fiscales du vendeur. Vérifiez également si la facture respecte les réglementations fiscales et légales en vigueur en France.