Recouvrement de facture : comment ça marche ?

Dans tout business, il est nécessaire de faire des factures, avec les détails du paiement, dont une date limite. Lorsque cette date arrive et que le paiement n'a pas eu lieu, que faire ? Une relance, deux relances, mais si vous n'avez pas de réponse, il est temps de passer à une autre méthode de recouvrement. Connaître les procédures de recouvrement est indispensable pour éviter les histoires qui se finissent mal : client malhonnête, impayé qui se poursuit des années... Voici tout ce que vous devez savoir sur le recouvrement de facture.

C'est quoi une procédure de recouvrement : définition 

Une procédure de recouvrement de créances, c'est lorsqu'une entreprise souhaite qu'un de ses débiteurs s'acquitte d'une dette contractée et non payée dans les temps désignés par le contrat. Il peut s'agir d'une carte bancaire expirée, un chèque sans provision, ou simplement un virement absent ou partiel. La procédure la plus courante pour les entrepreneurs est la relance qui permet une résolution à l'amiable, mais il existe plusieurs autres méthodes de recouvrement.

Recouvrer une facture : combien ça coûte ? 

Selon la persistance du client/débiteur à ne pas payer sa dette, les frais de recouvrement varient d'un simple e-mail, un envoi de relance par courrier (le coût d'un timbre !) jusqu'à l'embauche d'une société de recouvrement, voire même un recouvrement judiciaire en contactant la juridiction compétente : le Tribunal de Commerce ou le Tribunal Judiciaire. Pour résumer, le plus gros coût de recouvrer une facture est le temps que vous passez à attendre de recevoir cet argent, qui peut grimper au fil des impayés.

Quels sont les différents types de recouvrement ? 

Le recouvrement de créances ne se résume pas à envoyer des lettres suppliant le client de payer pour le produit reçu ou service rendu, et il n'est pas non plus question de poursuivre en justice dès le moindre impayé ! Alors voyons, dans un ordre chronologique, quelles techniques de recouvrement vous pouvez utiliser pour assurer que vos factures soient payées. 

Recouvrement amiable

Les relances

Faire une relance ne coûte rien et rappelle à vos clients leur obligation de rembourser leur dette, en précisant les conditions de vente auxquelles ils ont adhéré en commandant ce produit ou service. Il ne suffit pas de demander le paiement de la somme, il faut préciser le numéro de la relance, le numéro de la facture, le/les produits ou services concernés, la somme due, la ou les méthodes de paiement acceptées, le délai supplémentaire offert pour le paiement. Vous pouvez envoyer en lettre simple, mais utiliser un recommandé avec avis de réception peut être plus persuasif.

On envoie le plus souvent trois relances au maximum, avant de passer à une autre méthode de recouvrement en cas d'échec. 

La mise en demeure 

Une mise en demeure est le passage obligatoire pour, si nécessaire, ensuite, passer à une poursuite judiciaire par injonction. Lorsque les relances n'ont pas d'effet, on écrit une lettre de mise en demeure qui doit contenir certaines mentions obligatoires : 

• Coordonnées du débiteur et de l'entreprise
• Date de la lettre
• Résumé du litige, produits et services concernés
• Demande de règlement et montant de la somme
• Indication des pénalités de retard de paiement (si les CGV le mentionnent)
• Délai de paiement accordé
• Mention de mise en demeure
• Signature/Tampon du créancier

La voie légale : le recouvrement judiciaire

Une fois que vous avez épuisé les recours à l'amiable, les relances et la mise en demeure, l'étape suivante est de passer du côté judiciaire. On commence avec un document qui demande de passer directement par le tribunal de commerce (dans le cas d'un client "entreprise") et le tribunal judiciaire (dans le cas d'un client civil) : l'injonction de payer. 

Injonction à payer

En tant que créancier, vous envoyez ou déposez une demande au greffe du tribunal concerné. Vous pouvez faire la démarche vous-même ou engager un avocat ou un commissaire de justice.

Attention : le tribunal compétent n'est pas le même selon la nature des acteurs dans le litige : deux commerçants, ou un commerçant et un particulier (voire une vente entre deux particuliers).

S'il s'agit d'un particulier et un professionnel ou deux particuliers, le tribunal compétent est le tribunal judiciaire. Dans le cas où le litige concerne deux professionnels (commerçants, artisans...) le tribunal à contacter est le tribunal de commerce.

Une particularité de la procédure judiciaire de l'injonction : il n'y a pas d'audience et la procédure n'est pas "contradictoire", c'est à dire que le juge ne prend sa décision qu'à partir des éléments fournis (documents commerciaux) par le créancier, sans s'adresser au débiteur. En cas de jugement favorable, le juge délivre une ordonnance au créancier portant injonction de payer. En cas de jugement défavorable, le créancier peut avoir recours à une procédure judiciaire classique.

Le greffe remet au créancier une copie certifiée conforme de la requête et une copie de l'ordonnance d'injonction de payer comportant la "formule exécutoire". C'est à dire que le document a valeur juridique. L'ordonnance d'injonction est donc un ordre donné par la justice, que le créancier transmet au client.

Si, au contraire, le juge rejette la demande, le créancier ne dispose d'aucun recours, mais il peut engager une procédure judiciaire classique.

La société de recouvrement et les frais

Si vous avez régulièrement des problèmes de recouvrement, et que vous souhaitez gagner du temps, ou simplement vous libérer de cette chasse aux impayés de vos clients, vous pouvez engager une agence de recouvrement. Les frais de recouvrement de créances ne sont pas fixes et dépendent de l'étendue du travail de l'agence. Une relance peut coûter une quinzaine d'euros et la société peut prendre un pourcentage de la somme récupérée. Sans sans compter les procédures judiciaires demandant l'intervention d'un avocat pour écrire les courriers et contacter l'administration, ce qui coûte plusieurs centaines d'euros. C'est donc une solution de facilité sur le principe, mais très coûteuse en frais de recouvrement si vous n'avez pas un flux important de clients. 

Qui peut faire un recouvrement de facture impayée ?

Le recouvrement de facture impayée est de la responsabilité de la société créancière (entrepreneur, ou dans certains cas comptable en charge), ou d'une agence de recouvrement qui sert d'intermédiaire. Dans le cas d'une procédure judiciaire, on peut faire appel à un huissier pour la procédure, mais bien que le tribunal soit à l'origine de l'injonction de payer, le recouvrement va directement à l'entreprise, sans passer par le ministère public. 

Comment comptabiliser les créances, dettes et frais de recouvrement ? 

En comptabilité, on utilise le terme de "créances douteuses" lorsque le client ou fournisseur semble en difficulté financière et le dépassement du délai de paiement est conséquent. Ces sommes dûes doivent absolument faire partie de votre comptabilité.

Concernant les pénalités ou "frais de recouvrement", elles doivent être constatées dès qu’elles sont appliquées par le créancier. Comptablement, l’entreprise doit donc rattacher à son exercice comptable les pénalités applicables à l’exercice, non facturées à la date de clôture. Elle constate pour cela un produit à recevoir. Pour en savoir plus, consultez notre dossier sur les créances et dettes.