Tout savoir sur la facture d’achat

Une facture d'achat, ça semble simple comme concept, n'est-ce pas ? Et pourtant, de nombreux entrepreneurs peuvent avoir des doutes sur ses spécificités, ou oublient certaines mentions indispensables sur une facture d'achat. Vous ne savez pas comment reconnaître une facture d'achat ? Comment la comptabiliser ou tout simplement, comment éditer une facture d'achat sans faire d'erreurs ? Voici notre dossier pour tout savoir sur la facture d'achat.

C'est quoi une facture d'achat : définition

Une facture d'achat est une facture produite par un fournisseur lors de la vente de marchandise ou service à une entreprise ou particulier. Le document a une valeur juridique, commerciale, comptable et c'est un indispensable pour toute transaction d'entreprise à entreprise, ou autrement dit "B2B".

Une preuve d'achat de marchandise ou service

En tant qu'entrepreneur, avoir une facture d'achat pour chaque achat de matière première, achat de produit ou achat de service est primordial pour établir une comptabilité sans reproche. La facture d'achat est un justificatif  de la réalité d’une dépense, et le montant de TVA à déduire. Elle peut être demandé par l'administration dans le cas d'un contrôle fiscal.

Comment reconnaître une facture d'achat ou une facture de vente ?

La facture d'achat concerne uniquement une interaction entre deux entreprises ou une entreprise et un particulier. Il s'agit d'un achat de produit, de service, prestation, ou encore de matières premières d'une entreprise à un fournisseur, qui se doit de fournir une facture d'achat à la suite du paiement. Une facture de vente est produite lorsqu’une entreprise ou particulier achète à une entreprise. L'entreprise se doit de fournir au client une preuve de son achat, et cette preuve est une facture de vente. Les deux processus sont donc liés, mais séparés, deux documents liés à la même transaction.

Comment remplir une facture d'achat ?

Voici les mentions obligatoires à placer sur une facture d'achat pour qu'elle soit valide auprès de l'administration fiscale, et assurer sa valeur commerciale et juridique : 

• Date de la facture 
• Numéro de facture et du bon de commande (si un bon de commande a été émis)
• Nom, adresse, coordonnées de contact (téléphone, mail...) du fournisseur
• Numéro de SIRET et code RCS ou RM du fournisseur
• Nom, adresse et forme juridique de l'entreprise cliente
• Détails des produits/services/matières premières avec quantité, montant unitaire et total HT
• Le taux TVA
• Les éventuelles réductions de prix
• Date du règlement, date d'exécution de vente ou prestation
• Taux de pénalité (selon date/pourcentage)
• Conditions d'escompte

Comment faire l'enregistrement comptable d'une facture d'achat ? 

Pour être en règle avec l'administration fiscale, il faut comptabiliser les factures d'achat, que vous soyez l'acheteur ou le vendeur, par l'intermédiaire de votre entreprise. Dans toutes les situations, vous aurez des factures d’achat et factures de vente à comptabiliser, selon votre position dans la transaction. Veillez donc à avoir une comptabilité exhaustive.

Il y a un processus à suivre pour gérer une facture : 

• Rapprocher la facture du bon de commande
• Contrôler les données de la facture
• Imputer la somme dans les comptes appropriés (ici, fournisseurs ou débiteurs)
• Valider la facture et déclencher le paiement

Comptabilisation et saisie pour facture d'achat et de vente

Pour une facture d'achat auprès d’un fournisseur, vous devez enregistrer le mouvement sur vos comptes : 

• Débit du compte de charges concerné par la dépense (montant HT)
• Débit du compte TVA déductible
• Crédit du compte fournisseur (pour le montant TTC)

Dans le cas d'une acquisition de bien qui aura un effet durable sur l'entreprise, qui sera utilisé pendant plusieurs années, il s’agit d’une immobilisation. La dépense est donc enregistrée dans un compte d'immobilisation (au lieu d'un compte de charges) et répartie sur plusieurs exercices. 

Ecriture comptable sur le compte 409 - fournisseurs et débiteurs

Le compte 409 - fournisseurs et débiteurs correspond aux acomptes (4091) qui sont payés au fournisseur et avoirs (4097/4098) qui sont dûs par le fournisseur. Ces avoirs et acomptes sont liés à un ou plusieurs services rendus, produits ou matières premières livrées. Il s'agit donc d'un compte de dettes qui devront être réglées selon les conditions de facturations. 

Qui peut faire une facture d'achat ? 

La facture d'achat peut être réalisée par n'importe quelle personne ayant l'autorité pour signer (ou tamponner) une facture dans l'entreprise fournisseur. Il peut s'agir du patron de l'entreprise, du service comptable, ou encore d'un commercial selon la taille et le type de société. Néanmoins, la facturation est une affaire de professionnels, et un particulier ne peut émettre de factures (ils peuvent néanmoins émettre une attestation de vente), elle doit venir d’une entreprise ou société.