Les débours : comment ça marche ?

En tant qu'indépendant, micro-entrepreneur, lorsque vous avancez de l'argent pour le compte d'un client, par exemple pour une mission spécifique, on appelle cela un débours. Ces frais de débours sont une classe spécifique de dépense pour l'entreprise, puisqu'elles se font au titre d'une autre entreprise. Alors comment comptabiliser les débours ? Sont-ils compris dans le chiffre d'affaires ? Devez-vous les comptabiliser en TTC ou HT ? Comment facturer des frais de remboursement de débours ? Découvrez tout ce qu'il faut savoir sur les débours pour la compta de votre entreprise.

C'est quoi un débours en comptabilité : définition

Les débours correspondent à des dépenses que vous engagez au nom et pour le compte d'autrui. Généralement, vos clients. Cela se produit lorsque vous avancez des frais pour ces derniers, qui ne concernent finalement pas directement votre société.C'est souvent le cas des avocats et des notaires

Les frais de débours sont une ou plusieurs dépenses réalisées au nom du client le plus souvent par une entreprise (en auto-entrepreneur le plus souvent) dans le cadre d’un cabinet d’avocat ou notaire par exemple, et dans l'objectif de réaliser un produit ou service. Il peut s'agir de l'achat de matières premières, d'outils et autres fournitures pour réaliser un produit, une prestation, et des frais reliés. C'est le cas de demandes spéciales d'un client pour un service, par exemple l'organisation d'un événement qui requiert un mobilier, des accessoires de décoration, ou un éclairage spécifique. Tout ce qui est spécifique à une demande de client et qui demande une dépense supplémentaire qui ne fait pas partie de vos frais habituels peut être considéré comme un frais de débours. 

Attention : le débours n'est pas comptabilisé dans le chiffre d'affaires. De même, ces avances faites pour le compte de vos partenaires ne sont pas considérées comme des charges déductibles pour votre entreprise.

Qu'est ce que la note, le mandat et les frais de débours ? 

Une note de débours est un document écrit pour officialiser le remboursements de frais de débours avancés au nom du client, généralement émise par un indépendant (auto-entrepreneur, ou en autre entreprise individuelle)

Le mandat de débours est un accord émis par le débiteur qui mentionne la nature des éléments et produits à acheter ainsi qu'un budget maximum, avec la promesse de remboursement : ce sont les règles qui encadrent cette transaction. Cela permet aussi de justifier cette dépense en cas de contestation du client. Ensuite l’entrepreneur enverra la facture des achats réalisés avec le prix de vente, à savoir que le client remboursera le montant exact de l'achat, TTC. 

Comment facturer et qui peut facturer les frais de débours ? 

La seule façon d'avoir une preuve écrite des frais de débours est de réaliser un mandat de débours. Comme mentionné précédemment, le mandat de débours est réalisé par le client en mentionnant les conditions d'achat : type de produit, budget d'achat. C'est un accord qui fait office de promesse de remboursement. La facturation des frais de débours se fait toujours en TTC. 

Qu'est ce qu'un contrat de débours ?

Il n'y a pas à proprement parler de "contrat de débours" mais le mandat de débours ou "note de débours" fait office de contrat puisqu'il engage les deux parties. L'une des parties, vous, s'engage à acheter ou louer le matériel ou les biens selon les caractéristiques mentionnées et le budget maximum stipulé, tandis que l'autre partie, le client, s'engage à rembourser les frais avancés, TTC. 

Quelle différence entre frais et débours pour l'auto-entrepreneur ?

Il ne faut pas confondre les frais "classiques" et les débours. Les frais sont des dépenses accessoires qui font partie du processus de production ou de réalisation d'une prestation : les déplacements, les dépenses de restauration, l'hébergement... Ils seront présents sur la facture du produit si vous avez bien clarifié vos conditions avec le client au préalable.

Les débours quant à eux font l’objet d’une refacturation. Il n’y a pas de marge à prendre ou de tva à récupérer puisque vous n’êtes pas la personne facturée. Vous dépensez l'argent mais le client s'engage à vous rembourser la somme par l'intermédiaire du document. La facture sur laquelle se base la refacturation est établie par l'intermédiaire auquel vous avez recours, directement au nom du client final ou du bénéficiaire final de l'opération (récépissé de paiement, ticket de caisse…) 

Attention, pour être considérés comme des débours, les sommes qui vous sont remboursées par vos clients doivent correspondre exactement au montant que vous avez avancé. Ceci, au centime près.

Doit-on comptabiliser la TVA sur les débours en micro entreprise ?

Quel que soit l'achat, le mandat de débours doit obligatoirement comporter le prix TTC et la TVA est payée par le client qui vous fait la demande. Les remboursements de débours ne font pas l'objet de comptabilisation de TVA puisqu'ils ne sont pas imposables. Pour résumer : le client doit émettre une note de débours et rembourser les frais de débours payés lors de l'achat intégralement et puisque vous n’êtes pas l’acheteur, vous ne pouvez pas récupérer la TVA.

L'achat et le remboursement des frais de débours sont catégorisés dans un compte tiers, et il ne sont pas pris en compte dans le calcul du chiffre d'affaires. 

Sur quel compte comptabiliser les débours ? 

Les débours ne sont, une nouvelle fois, pas des charges ni des produits. Ils ne vont donc pas affecter le chiffre d'affaires et doivent être comptabilisés séparément de vos entrées et sorties d'argent. En comptabilité, les débours côté débit et crédit sont classés dans le compte 467 "autres comptes et débiteurs".

Débours ou note de frais ? 

Si le débours est, tout comme la note de frais, une avance de dépense pour le compte d'une entreprise, ils sont bien différents. En effet, la note de frais est simplement une avance de dépense personnelle que vous imputez à votre entreprise en justifiant de son caractère professionnel. Le débours est une avance faite à une autre entreprise, un client, et donc cette dépense ne peut être catégorisée en frais professionnels pour l'entreprise, puisqu'au final, c'est le client qui paiera cette facture, comme mentionné sur le mandat de débours.