Débours : définition, fonctionnement, refacturation et TVA

C'est quoi des débours ou frais de débours pour un entrepreneur ?

Vous pouvez rencontrer plusieurs expressions : débours, frais de débours, note ou mandat de débours. Voici les définitions de chaque terme, ainsi que la différence avec la note de frais.

Définition des débours ou frais de débours

Les débours correspondent à des dépenses que vous engagez au nom et pour le compte d'autrui, soit en général vos clients. Ainsi, vous réalisez une avance d’argent pour couvrir des frais qui ne concernent pas votre propre entreprise. C'est souvent le cas de prestataires de services, comme les avocats et les notaires notamment.

Les frais de débours ont le même sens. Ce sont une ou plusieurs dépenses réalisées au nom du client par un professionnel. Le plus souvent, ce sont les micro-entreprises qui ont recours à ce type d’opération. La nature des débours est variable. Il peut s'agir de l'achat de matières premières, d'outils ou d’autres frais et fournitures indispensables à la conception d’un produit ou d’un service.

Attention : le débours ne se comptabilise pas en chiffre d'affaires. De même, ces avances faites pour le compte de vos partenaires ne constituent pas des charges déductibles pour votre entreprise.

Frais de débours : exemples

Un cabinet d’avocat ou un notaire utilise ce dispositif pour réaliser sa mission ou sa prestation de services. Les débours comprennent alors des frais de photocopies, de déplacement, de publicité légale, de greffe, etc.

Pour l’organisation d’un évènement, le prestataire de services a besoin de mobilier, d’accessoires de décoration, d’un éclairage particulier, etc. Toute demande client spécifique pour une dépense en dehors des frais habituels peut s’analyser comme des débours. 

Qu'est-ce que la note ou le mandat de débours ? 

Une note de débours officialise la demande de remboursement de l’avance de frais engagée au nom du client. C’est généralement un indépendant, et en particulier un auto-entrepreneur qui ont recours à ce système.

Le mandat de débours est un accord émis par le débiteur. Il fixe les règles qui encadrent la transaction et mentionne :

• la nature des éléments et produits à acheter, pour le compte du client ;
• un budget maximum pour ces dépenses ;
• la promesse de se faire rembourser les sommes engagées.

Ce document sert à justifier le décaissement de frais, en cas de contestation du client. Ensuite l’entrepreneur envoie la facture des achats réalisés avec un prix de refacturation strictement identique. Ainsi, le client rembourse le montant exact de l'achat, TTC, sans aucune marge additionnelle.

Qu'est-ce qu'un contrat de débours entre deux entreprises ?

La notion de contrat de débours n'existe pas à proprement parler. Toutefois, le mandat ou la note de débours fait office de contrat et engage le client comme le fournisseur. L'une des parties, le fournisseur, s'oblige à acheter ou louer le matériel ou les biens selon les caractéristiques mentionnées, et dans le respect du budget maximum stipulé. L’autre partie, le client, s'engage à rembourser les frais de débours avancés pour leur montant TTC.

Quelle est la différence entre une facturation de frais et des frais de débours ?

Le débours est, tout comme la note de frais, une avance de dépenses pour le compte d'une entreprise. Toutefois, les deux systèmes sont bien distincts. 

En effet, la note de frais représente simplement une avance personnelle pour des dépenses à imputer à votre entreprise, sur la base d’un justificatif qui prouve son caractère professionnel. La note de frais est émise par un salarié ou un dirigeant pour sa propre entreprise. Sa société lui rembourse l’argent, et cela à titre personnel.

Le débours est une avance réalisée par une entreprise pour une autre entreprise, généralement un client. Aussi, ces frais sont remboursés, par un professionnel, le client, à un autre professionnel, son fournisseur, conformément au mandat de débours. Ceci n’entre pas dans la catégorie des frais professionnels pour l'entreprise.

Comment refacturer et comptabiliser les frais de débours ?

Étant donné que les frais de débours sont réalisés pour le compte d’un tiers, vous devez obtenir leur remboursement. Cela suppose donc de faire une facture d’une nature particulière.

Quel entrepreneur peut émettre une facture client ou note pour des frais de débours ?

Tout professionnel peut utiliser le dispositif de débours, dès lors qu’il respecte le formalisme prévu. La seule façon de disposer d’une preuve écrite des frais dépensés est de réaliser un mandat de débours. Comme mentionné précédemment, le client prépare ce mandat et y détaille les conditions d'achat : type de produit et budget.

Comment facturer concrètement de tels frais à un client pour se faire rembourser ?

Les demandes de remboursement de débours supposent d’établir une facture ou note de débours. Contrairement à une refacturation de frais classiques de votre entreprise, ici les dépenses engagées le sont pour le compte de votre client. Les justificatifs ou factures qui correspondent à chaque achat de ce type ne portent pas les coordonnées de votre entreprise, mais celles de votre client. En effet, vous avez engagé chaque somme au titre du mandat que le client vous a confié. 

Aussi, la note de débours comporte les caractéristiques suivantes :

• basée sur l’existence d’un mandat explicite ;
• montant refacturé exactement égal aux dépenses engagées en TTC ;
• existence de justificatifs pour les frais portés sur la note de débours (les annexer) ;
• coordonnées de l’émetteur et du destinataire de la note de débours ;
• mention détaillée des frais supportés ;
• délai et mode de règlement.

Comment enregistrer le montant des débours de votre entreprise en comptabilité ? 

Ces frais, comme les refacturations n’entrent jamais dans les produits (chiffre d’affaires) ou les charges de votre entreprise ou micro-entreprise. Vous devez donc réaliser un traitement comptable différent de vos entrées et sorties d'argent classiques. En comptabilité, ces montants se positionnent au bilan et non pas au compte de résultat. Lorsque votre client vous reverse ces frais, le compte est soldé.

Prenons un exemple de frais de débours, avec les trois étapes de l’opération : 

1- Avance de frais réalisée en TTC :

• débit du compte 467 « autres comptes débiteurs ou créditeurs » ;
• crédit du compte 512 « banque ».

2 - Facture client pour se faire rembourser les dépenses avancées :

• débit du compte 411 « clients » ;
• crédit du compte 467 « autres comptes débiteurs ou créditeurs ».

3 - Règlement client des frais de débours :

• débit du compte 512 « banque » ;
• crédit du compte 411 « clients ».

Régime fiscal : pourquoi les débours sont exclus des charges et du chiffre d’affaires ?

Dans la mesure où ces frais sont engagés pour le compte d’un tiers, ils n’entrent pas dans le compte de résultat. Les justificatifs de ces montants sont au nom de votre client et n‘appartiennent pas aux charges de votre entreprise. La facture émise pour obtenir le remboursement ne fait pas plus partie des ventes de votre société. La dépense est donc non déductible et la note de débours non imposable.

Débours et TVA : comment ça marche concrètement ?  

Quel que soit l'achat, le mandat de débours doit obligatoirement comporter le prix TTC, sachant que c’est ce montant TTC qui est à rembourser. Si certaines dépenses présentent de la TVA, chaque justificatif doit la mentionner, car le client peut la récupérer directement, vu que les frais se réalisent en son nom.

Ainsi, pour le prestataire ou fournisseur qui effectue une opération de débours, la TVA est neutre. Il paie les dépenses en TTC au nom de son client et lui demande ensuite le remboursement des sommes en TTC. . Aucune écriture de TVA n’intervient donc dans sa comptabilité.

En revanche, c’est le client qui a donné mandat pour engager ces dépenses qui se charge de gérer la TVA déductible sur ces sommes dans sa propre comptabilité. En effet, les justificatifs des frais sont établis au nom de son entreprise.

Frais de débours pour auto-entrepreneur : un fonctionnement intéressant à connaître

Comme expliqué, l'achat réalisé et le dédommagement obtenu s’enregistrent dans un compte de tiers au bilan. Ils n’entrent pas dans le calcul du chiffre d'affaires, ce qui change tout pour l’auto-entrepreneur.

Quelle différence entre frais et débours pour un auto-entrepreneur ?

Ne confondez pas les frais professionnels « classiques » et les débours. Les micro-entreprises peuvent recourir aux deux systèmes dans des situations différentes.

Les frais sont des dépenses accessoires qui font partie du processus de production ou de réalisation d'une prestation : les déplacements, la restauration, l'hébergement, etc. Ces montants sont engagés par l’entreprise du fournisseur et en son nom. Ils sont reportés sur la facture du produit ou du service vendu au client, à condition de les clarifier correctement avec lui auparavant.

Les débours, quant à eux, correspondent à des dépenses réalisées pour le compte du client et en son nom. Ils font l’objet d’une refacturation. Le fournisseur ne doit pas appliquer de taux de marge. Il ne doit pas ajouter la TVA sur le total TTC dépensé et refacturé. Avec les débours, vous décaissez de l'argent, mais votre client s'engage à vous rembourser la somme à l’euro près.

La facturation de frais de débours, une solution avantageuse pour certaines dépenses de l’auto-entrepreneur

Avec ce système, la dépense ne gonfle pas vos charges et la note de débours n’augmente pas votre chiffre d’affaires. Vous êtes auto-entrepreneur ? Vous savez que votre régime fiscal simplifié ne permet pas de déduire de charges pour la détermination de votre impôt sur le revenu. Seul le chiffre d’affaires entre en ligne de compte (sur lequel s’applique un abattement forfaitaire). Les débours sont donc neutres, vu qu’ils ne constituent pas des charges pour votre propre entreprise.

En outre, vos cotisations sociales Urssaf sont calculées sur les ventes encaissées HT. Le fait de comptabiliser la note de débours uniquement dans un compte de bilan évite d’impacter le chiffre d’affaires et d’alourdir les charges sociales 

Ce dispositif de rebours s’avère donc doublement intéressant pour la micro-entreprise.

Des conditions strictes à respecter pour refacturer des débours

Attention, pour être considérés comme des débours, les frais dépensés ainsi que les sommes que vos clients vous remboursent doivent respecter le formalisme expliqué dans cet article. Notamment, le montant remboursé doit correspondre exactement à la dépense avancée, au centime près.

Vous devez émettre des factures classiques, des factures d’acompte, des factures d’avoir ou des notes de débours ? Adoptez un outil de facturation pour freelance, auto-entrepreneur ou professionnel. Vous bénéficiez de modèles de factures et de mentions obligatoires à jour par rapport à la réglementation. Vous évitez les erreurs de calcul fréquentes avec des tableurs. Vous disposez de services utiles pour gérer les déclarations de TVA, Urssaf, etc. Dougs vous propose un tel logiciel de facturation gratuit et en ligne. Pourquoi vous en priver ?