Note de frais : mode d'emploi et exemple gratuit

Vous venez de créer votre société et vous avez déjà entendu parler de la note de frais mais vous ne savez pas à quoi cela correspond ? Comment faire une note de frais et quelles sont les conditions pour être bien remboursé ? Dougs répond à toutes vos questions et en bonus un modèle et exemple de note de frais.

Qu'est-ce qui rentre en note de frais ?

Ce sont les dépenses payées et engagées personnellement par le dirigeant d’entreprise (un associé ou un salarié) dans l’intérêt et pour la société. Ces frais ne sont pas payés par le compte professionnel de la société mais bien par le compte bancaire ou les deniers personnels du dirigeant (ou associé, ou salarié).

Une note de frais peut donc concerner toutes les dépenses faites dans l’intérêt et pour votre société (achat de matériel informatique, restaurant, frais de déplacement, etc.).

Le plus important est que la note de frais doit toujours être une dépense 100% professionnelle, d’un montant raisonnable et toujours accompagnée d’un document justificatif (une facture par exemple) au nom de la société ou de l’entreprise.

Comment faire une note de frais pour son entreprise ?

Il est important de rédiger un document unique (papier ou numérique) pour chaque note de frais (ou une par mois), faisant apparaître plusieurs mentions obligatoires.

Quelles sont les obligations et mentions obligatoires lorsque l'on rédige une note de frais ?

• Le numéro de la note de frais (NDF1 pour le premier mois, NDF 2 pour le deuxième mois par exemple) ;
• La date de la dépense (date de la facture) ;
• Votre nom et prénom ;
• Si besoin, le service de l’entreprise où vous travaillez ;
• Le motif et lieu de déplacement (par exemple : Client Martin - XX rue de XX à Limoges) ;
• La nature de la note de frais : un restaurant, des billets de train, etc. ;
• Le montant HT et TTC de la note de frais.

Il est important que vous joigniez à cette feuille le justificatif en question, c’est-à-dire la facture du restaurant ou du taxi.

Que peut-on ajouter dans une note de frais ?

Les frais de transport/déplacement

Lors d’un déplacement professionnel pour se rendre par exemple chez un client ou un prospect, il est possible de faire supporter à la société le montant des frais de ce déplacement. Cela peut avoir différentes natures/justificatifs :

• Le billet de train ou d’avion ;
• Le titre de transport en commun (ticket RATP-TCL, ou RER) ;
• Le taxi ou le VTC.

Dans le cas de l’utilisation de votre véhicule personnel, il faudra passer par les indemnités kilométriques (pas possible de passer la note de carburant par exemple en note de frais) .

Les indemnités kilométriques

Lorsque le salarié ou le dirigeant utilise son véhicule personnel à des fins professionnelles, il peut se faire rembourser une partie du carburant, de l’assurance et de l’entretien de son véhicule personnel au moyen des indemnités kilométriques. Celles-ci doivent être calculées selon le barème kilométrique fixé par l’administration fiscale. Le barème dépend de la distance parcourue dans l’année ainsi que de la puissance fiscale du véhicule personnel, aussi appelée chevaux fiscaux du véhicule (montant figurant sur la carte grise en case P.6).

Voici le barème 2022 :

Le nombre de kilomètres effectués lors d’un déplacement dans la note de frais doit être mentionné ainsi que le calcul en plus de toutes les mentions obligatoires.

Les frais de repas restaurant

Dans le cadre d’une mission professionnelle, ou d’une invitation client/prospect, votre société peut bien entendu rembourser les frais de restauration. Une facture doit bien être demandée au restaurateur et présentée avec la note de frais afin de faire la demande de remboursement des frais de repas.

Comment fonctionne le remboursement d'une note de frais professionnels ?

Pour que vous ou le salarié qui a avancé les frais puisse se faire rembourser, il faut donc produire le document récapitulatif correspondant : la note de frais. 

Ce document peut se produire via un logiciel spécialisé ou directement sur Excel, en PDF ou un document papier.

Le salarié transmet la note de frais et les justificatifs (factures, ticket de caisse, etc.) correspondants. Puis la société procèdera au remboursement de la dépense directement auprès du salarié (soit via son bulletin de paie, soit directement par virement bancaire)

Comment faire une note de frais sur un tableau excel ?

Comment remplir une note de frais ? Exemple et modèle

Pour vous aider dans la gestion de vos notes de frais, n'hésitez pas à utiliser notre modèle de tableau excel réutilisable. Un exemple de note de frais déjà remplie est également disponible avec le modèle.

Il faut bien joindre à ce tableau, à cette note de frais, les factures correspondantes ou autres justificatifs. 

Comment gérer la TVA sur une note de frais ?

Toutes les dépenses incluses dans la note de frais ne font pas tout le temps l’objet d’une récupération de la TVA. Les conditions sont les suivantes :

• La dépense doit être dans l’intérêt de la société (vous ne pouvez pas récupérer la TVA sur un achat de skis alors que votre activité est consultant informatique) ;
• La dépense doit toujours être accompagnée d’un justificatif/facture au nom de la société ;
• La TVA doit être exigible auprès du fournisseur (par exemple : pour une prestation de service, ce sera lors du paiement de la facture).

Certaines dépenses ont des traitements particuliers en matière de TVA.

La TVA sur les déplacements

Les déplacements de type train, avion, bateau, ne sont pas assujettis à la TVA. Par conséquent, aucune TVA n'est récupérable sur ces frais.

Également, il n’y a pas de TVA récupérable sur les indemnités kilométriques.

Sur les frais d’hébergement (hôtels, logement) la TVA n'est également pas récupérable sur les frais engagés pour le salarié ou le dirigeant concerné par la note de frais.

En revanche, la TVA sur les frais de péages et de parking est récupérable par la société.

Et pour le carburant ?

Depuis 2022, la réglementation s’est uniformisée en matière de TVA et est la même que vous ayez acheté du gazole ou de l’essence avec un véhicule professionnel :

• Si la note de carburant concerne un véhicule utilitaire : la société peut récupérer 100 % de la TVA sur le carburant ;
• S'il s’agit d’un véhicule de tourisme, 80% de la TVA est récupérable.

La TVA sur les frais de repas, restaurant

Dans le cas d’un déplacement professionnel, d’une mission, la TVA est toujours récupérable sur les frais de repas et de restaurant. Il faut bien demander au restaurateur ou à la boulangerie une facture avec le nom de la société, faisant apparaître également le taux et le montant de la TVA.

Dans le cas d’une invitation d’un client ou d'un prospect, la TVA est également récupérable mais il faut, en plus de la facture du restaurant, bien noter au dos de la facture le ou les noms des personnes que vous avez invitées.

Vous l’aurez compris, la note de frais ainsi que sa TVA sont toujours accompagnées d’un formalisme particulier avec des réglementations bien précises. Il est important de bien respecter les règles pour ne pas risquer un redressement en cas de contrôle de l’administration fiscale. En cas de doute, n’hésitez pas à utiliser notre modèle de note de frais ou à demander des éclaircissements directement à votre expert-comptable.