Le modèle de facture : exemple sous Excel et PDF

Faire un modèle de facture, ce n’est pas votre dada ? Entrepreneur, il existe une solution : lire cet article. En effet, l’expert-comptable 100% en ligne Dougs vous explique tout ce dont vous avez besoin pour arriver à vos fins. Que ce soit pour la vente de marchandise ou pour la prestation de services, que vous soyez une société ou bien travailleur indépendant, la réponse est ici !

Sommaire :

1. Le béaba pour comprendre une facturation type
2. Pas simple : pourquoi toutes les factures se ressemblent ?
3. Comment faire mon modèle de facture, et quel outil utiliser pour le créer ?
4. Exemple : comment établir et remplir une facture type ?
5. Télécharger gratuitement le modèle de facture Dougs au format PDF
6. Le template de facture Excel Dougs édité ne me convient pas 
7. Synthèse : comment faire un modèle de facture Excel et PDF gratuitement ?

Le béaba pour comprendre une facturation type

Il n’y a pas à proprement parler de modèle de facture. Pour créer une facture, vous pouvez utiliser un format paysage ou portrait A4. Grosso modo, c’est le plus fréquent. À terme, avec le développement de la facture de vente électronique, le format A4 tombera en désuétude. 

Cela sera d’autant plus vrai avec l’arrivée de la généralisation de la facture électronique, obligatoire pour toutes les entreprises au 1er juillet 2024. Toutefois le législateur autorise la factur-x, ce nouveau format de facture mixte entre un modèle PDF classique et une structuration des données de facturation au format XML, en pièce jointe du PDF. 

En attendant cette révolution à venir de la facture électronique, vous devez penser à facturer votre premier client et créer votre première facture de vente. Vous tombez bien, cet article va vous aider à créer votre modèle de facture et vous conseillez dans les outils à utiliser au quotidien, cerise sur le gâteau, nous vous partageons l’exemple de facture utilisé dans le module gratuit de facturation de Dougs.

Pas simple : pourquoi toutes les factures se ressemblent ?

Depuis la nuit des temps, la facture papier est imprimée sur un format A4 et le montant à payer se trouve toujours en bas à droite de la facture. Si toutes les factures se ressemblent, ce n’est pas un hasard. C’est une convention d’usage. 

L’icône d’une facture est comme un idéogramme : le lecteur reconnaît de suite le concept de facture. Il paraît évident que votre modèle de facture de vente doit ressembler au mieux à cette convention car votre client saura tout de suite qu’en voyant ce document, il doit payer sa dette. 

Avec l’avènement d’Internet et des messageries électroniques, le modèle de facture PDF ressemble au modèle papier. Le principe est évident : il s’agit de conserver la performance d’usage d’un modèle de facture papier à savoir un format A4 en mode portrait. Ainsi envoyer votre facture PDF par e-mail revient à envoyer une facture papier par courrier, pour le client c’est simple et efficace.

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Comment faire mon modèle de facture, et quel outil utiliser pour le créer ?

Maintenant que vous savez à quoi devrait ressembler une facture conforme, il faut passer à la pratique et dessiner votre modèle de facture. Il est tentant d’utiliser Microsoft Excel (format Excel) ou Microsoft Word (format Word), selon votre niveau de maîtrise de ces outils. 

Comme un grand nombre d’entreprises, vous ne serez pas le seul à utiliser ces outils bureautiques pour gérer vos tâches commerciales. Microsoft Excel est assez facile à utiliser. D’autant plus que pour les néophytes, la courbe d’apprentissage est rapide avec ce système. 

En peu de temps vous pouvez créer votre première matrice de facture Excel. Dans le pire des cas, vous aurez toujours un ami ou un membre de votre famille pour vous aider à corriger une formule de calcul dans une cellule Excel. 

Le succès d’Excel pour faciliter les tâches financières provient de leurs ancêtres les tableurs Multiplan et VisiCalc. Ce dernier est l’exemple même d’une “killer app” qui fît du micro-ordinateur (qui était jusque-là un hobby réservé aux programmeurs) un véritable outil destiné à des applications comptables et commerciales. 

Tout comme un smartphone avec son “app store”, un ordinateur doit avoir un tableur installé. À ce jour, les tableurs et leurs feuilles de calcul ont presque définitivement remplacé la feuille de papier et la calculatrice pour les calculs financiers et comptables. 

Excel est la ressource parfaite pour commencer à gérer son entreprise, y compris la création de vos factures de vente.

Exemple : comment établir et remplir une facture type ?

La facture semble être le document le plus réglementé, et à juste titre. Au-delà d’être un document qui affiche la dette de votre client à votre entreprise, la facture de vente alimente le calcul de la TVA collectée qui, rappelons-le, est la principale recette fiscale de l’État (la TVA représente 30% des recettes fiscales dans le projet de loi fiscale 2022). 

Vous comprendrez que le législateur est très exigeant sur les informations à mettre dans la facture. Ces informations sont appelées “les mentions obligatoires”. Notre article “Quelles mentions obligatoires faire apparaître sur vos factures ?” précise notamment les informations à rédiger dans la facture concernant :

• l’identité du vendeur et de l’acheteur ;
• les règles concernant le numéro et la date de la facture ;
• et bien d’autres encore.

Mais si je suis auto-entrepreneur (donc sans numéro RCS), suis-je concerné par les mentions obligatoires de la facture car n’étant pas redevable de la TVA ? La réponse est oui ! 

Toutes entreprises – à quelques exceptions près – sont assujetties à la TVA : certaines sont redevables, d’autres non. Je vous invite à lire le paragraphe “Des mentions obligatoires selon la situation du vendeur” ou de notre article “La TVA dans la facture de l’auto entrepreneur : avec ou sans ?”.

Télécharger gratuitement le modèle de facture Dougs au format PDF

Dougs vous propose 2 modèles gratuits de facture PDF selon votre situation entrepreneuriale, négoce ou prestations de services.

Téléchargez vos modèles de factures.

Après avoir rédigé votre première facture au format Excel, nous vous conseillons fortement de l’imprimer en version PDF, n’envoyez surtout pas le fichier Excel lui-même. 

Il n’est pas certain que votre client dispose d’Excel pour la lecture de votre facture. De plus, même si le législateur dans son article 289 du code des impôts autorise implicitement une facture au format Excel, il complique la mise en place d’une piste d’audit fiable en cas de contrôle. Excel doit vous servir uniquement à façonner (à rédiger) votre facture.

Le template de facture Excel Dougs édité ne me convient pas 

Pour le coup, nous dirons que tout est question de goût et de couleur. Toutefois, nous vous invitons à rester focus sur le pourquoi de votre facture de vente : obtenir le paiement du client dans le délai fixé avec lui ! 

À vouloir trop bien faire dans le design de votre facture exemplaire, vous prenez le risque de dégrader l’expérience de lecture du client, et par ricochet, un potentiel retard de paiement de votre prestation de services ou de vente de marchandise.

Au risque de nous répéter, la facture doit-être la plus fonctionnelle possible pour un meilleur traitement par le client. 

À notre connaissance, personne n’a refusé de payer une facture car son design n’était pas assez joli. Par contre, il est courant d’avoir un retard de paiement car un fournisseur a tardé à envoyer sa facture. Ne passez pas trop de temps à rendre votre modèle de facture parfait au pixel près. En étant entrepreneur, vous devez apprendre à gérer vos priorités. 

Synthèse : comment faire un modèle de facture Excel et PDF gratuitement ?

Après avoir créé ma première facture à partir du modèle de Dougs, que dois-je faire ? 

Créer votre première facture est le début de votre aventure entrepreneuriale. Néanmoins, ce n’est pas tout : d’autres factures seront à éditer et à envoyer à vos clients. 

Créer une matrice Excel pour éditer une facture est un premier pas. Cependant, pour suivre toute l’activité commerciale, le paiement des factures, ce n’est pas suffisant. Il faut aussi créer une liste des factures de ventes et la mettre à jour en fonction des statuts de chacun (brouillon, envoyé, en retard, payé, etc.). 

La problématique d’Excel est de copier l’information entre plusieurs feuilles de calcul avec des risques d’erreur lors de la duplication des données. Un outil de facturation comme le module gratuit de facturation de Dougs facilitera vos tâches commerciales et administratives liées à la facturation de votre entreprise.