Le modèle de facture : exemple sous Excel et PDF

Faire un modèle de facture, ça ne sonne pas comme l'activité la plus excitante, n'est-ce pas ? Heureusement, il y a une solution, c'est notre article qui vous présente les avantages d'un modèle de facture. Chez Dougs, nous avons créé un outil qui va vous aider à faire vos factures en deux temps trois mouvements. Que ce soit pour la vente de marchandise ou pour la prestation de services, que vous soyez une société ou bien travailleur indépendant, la réponse est ici !

Le béaba pour comprendre une facturation type

Il n’y a pas à proprement parler de modèle de facture "définitif", même si des mentions sont obligatoires. Pour créer une facture, vous devrez utiliser le mode portrait, aux dimensions A4. C'est le format le plus fréquent et accepté par les entreprises. Avec le développement de la facture de vente digitale et des logiciels de facturation en ligne, le format papier est de plus en plus rare et les entreprises privilégient l'envoi de facture par mail ou téléchargement sur un site commercial. 

Cela sera d’autant plus vrai avec l’arrivée de la généralisation de la facture électronique, obligatoire pour toutes les entreprises au 1er juillet 2024. Toutefois le législateur autorise la factur-x, ce nouveau format de facture mixte entre un modèle PDF classique et une structuration des données de facturation au format XML, en pièce jointe du PDF. 

En attendant cette révolution à venir de la facture électronique, vous devez penser à facturer votre premier client et créer votre première facture de vente. Un peu perdu(e) ou incertain(e) de votre méthode ? Cet article va vous aider à créer votre modèle de facture et vous conseiller dans les outils à utiliser au quotidien, cerise sur le gâteau, nous vous partageons l’exemple de facture utilisé dans le module gratuit de facturation de Dougs.

Pas simple : pourquoi toutes les factures se ressemblent ?

La facture papier, depuis les débuts de la comptabilité, a été réalisée sur un format prédéfini : portrait, A4, avec le calcul de la somme à payer et autres calculs (déductions, TVA...) en bas à droite. On place aussi le nom du vendeur en haut à gauche le plus souvent. Si toutes les factures se ressemblent, ce n’est pas un hasard. C’est une convention d’usage qui améliore leur lisibilité. 

L’icône d’une facture est comme un idéogramme : le lecteur reconnaît de suite le concept de facture. Il est donc important que votre modèle de facture de vente corresponde au mieux à cette convention car votre client saura en voyant ce document, qu'il s'agit d'une facture à régler. 

Devenu le format de fichier le plus courant pour les factures, le modèle de facture PDF ressemble au modèle papier. Le principe est le même, que ce soit les mentions obligatoires (modalités de paiement, date d'émission, adresse de facturation...) ou la mise en forme (placement des informations). Envoyer votre facture PDF par e-mail n'a aucune différence avec l'envoi de facture papier par courrier, à part la rapidité et l'absence de frais d'envoi.

Comment rédiger une facture simple, et quel outil utiliser pour la créer ?

Maintenant que vous savez à quoi devrait ressembler une facture conforme, il faut passer à la pratique et dessiner votre modèle de facture. Il est tentant d’utiliser Microsoft Excel (format Excel) ou Microsoft Word (format Word), selon votre niveau de maîtrise de ces outils, même si les deux logiciels ne sont pas vos meilleures options de facturation. 

Encore aujourd'hui, de nombreuses entreprises utilisent ces outils bureautiques pour gérer les tâches commerciales. Microsoft Excel a l'avantage d'être facile à utiliser : pour les néophytes, la courbe d’apprentissage est rapide.  

Mais si Excel est un bon logiciel pour faire vos calculs facilement, ce n'est pas le plus élégant pour réaliser des factures distinguées, et surtout suivre la numérotation de facture pour être en conformité avec la règle comptable. En effet, Excel fait suite aux ancêtres du logiciel comptable : les tableurs Multiplan et VisiCalc. Ce dernier est même l'application qui a fait du micro-ordinateur (qui était jusque-là un hobby réservé aux programmeurs) un véritable outil destiné à des applications comptables et commerciales. 

Alors quelle option si vous cherchez quelque chose de plus spécialisé qu'Excel ? Les outils de facturation ne manquent pas : Zervant, Kolirys, Henrri... Tout comme Dougs, ils proposent souvent différents modèles et la conservation de vos factures en ligne pour ne plus fouiller dans vos dossiers ou devoir placer vos factures sur une clé usb pour les transférer. 

Exemple : comment établir et remplir une facture type ?

La facture semble être le document le plus réglementé, et à juste titre. Au-delà d’être un document qui affiche la dette de votre client à votre entreprise, la facture de vente alimente le calcul de la TVA collectée qui, rappelons-le, est la principale recette fiscale de l’État (la TVA représente 30% des recettes fiscales dans le projet de loi fiscale 2022). 

Vous comprendrez que le législateur est très exigeant sur les informations à mettre dans la facture. Ces informations sont appelées “les mentions obligatoires”. Notre article “Quelles mentions obligatoires faire apparaître sur vos factures ?” précise notamment les informations à rédiger dans la facture concernant :

• l’identité du vendeur et de l’acheteur ;
• les règles concernant le numéro et la date de la facture ;
• et bien d’autres encore.

Mais si vous êtes auto-entrepreneur (donc sans numéro RCS), êtes-vous concerné par les mentions obligatoires de la facture en n’étant pas redevable de la TVA ? La réponse est oui ! 

Toutes entreprises – à quelques exceptions près – sont assujetties à la TVA : certaines sont redevables, d’autres non. N'hésitez pas à consulter nos dossiers “Des mentions obligatoires selon la situation du vendeur” et “La TVA dans la facture de l’auto entrepreneur : avec ou sans ?”.

Télécharger gratuitement le modèle de facture Dougs au format PDF

Dougs vous propose 2 modèles gratuits de facture PDF selon votre situation entrepreneuriale, négoce ou prestations de services.

Après avoir rédigé votre première facture au format Excel, nous vous conseillons fortement de l’imprimer en version PDF (cela va créer une version pdf du fichier, pas une véritable "impression"), n’envoyez surtout pas le fichier Excel lui-même. 

Il n’est pas certain que votre client dispose d’Excel pour la lecture de votre facture. De plus, même si le législateur dans son article 289 du code des impôts autorise implicitement une facture au format Excel, il complique la mise en place d’une piste d’audit fiable en cas de contrôle. Excel doit vous servir uniquement à façonner (à rédiger) votre facture.

Le modèle de facture Excel Dougs édité ne me convient pas 

Pour le coup, nous dirons que tout est question de goût et de couleur. Toutefois, nous vous invitons à rester concentré sur le pourquoi de votre facture de vente : obtenir le paiement du client dans le délai fixé avec lui ! 

À vouloir trop bien faire dans le design de votre facture exemplaire, vous prenez le risque de dégrader l’expérience de lecture du client, et par ricochet, un potentiel retard de paiement de votre prestation de services ou de vente de marchandise.

Au risque de nous répéter, la facture doit-être la plus fonctionnelle possible pour un meilleur traitement par le client. 

De l'expérience des professionnels chez Dougs, personne n’a jamais refusé de payer une facture car son design n’était pas assez joli. Par contre, il est courant d’avoir un retard de paiement car un fournisseur a tardé à envoyer sa facture. Ne passez pas trop de temps à rendre votre modèle de facture parfait au pixel près. En étant entrepreneur, vous devez apprendre à gérer vos priorités. 

Synthèse : comment faire une facture pour un client en Excel ou PDF gratuitement ?

Après avoir créé votre première facture à partir du modèle de Dougs, que devez-vous faire ? 

Créer une matrice Excel pour éditer une facture est un premier pas. Cependant, pour suivre toute l’activité commerciale, le paiement des factures, ce n’est pas suffisant. Il faut aussi créer une liste des factures de ventes et la mettre à jour en fonction des statuts de chacun (brouillon, envoyé, en retard, payé, etc.). 

La problématique d’Excel est de copier l’information entre plusieurs feuilles de calcul avec des risques d’erreur lors de la duplication des données. Un outil de facturation comme le module gratuit de facturation de Dougs facilitera vos tâches commerciales et administratives liées à la facturation de votre entreprise. 

Comment faire une facture de particulier à professionnel ? 

Il n'y a pas de règle spécifique quand vous facturez de particulier à professionnel, tant que vous avez une structure. Vous devez simplement avoir une structure juridique pour vendre vos produits ou services, comme une micro-entreprise ou une SASU par exemple. Si vous n’avez pas de structure juridique, vous devez faire une attestation de vente. Mais si vous déclarez une activité professionnelle, avec une structure juridique et un numéro SIREN, vous devez respecter les règles de toute facturation professionnelle. 

Comment faire une facture en auto entrepreneur ?

Si vous êtes micro-entrepreneur (anciennement auto entrepreneur), votre facture ne va pas être radicalement différente de celle d'une société ou entreprise "classique". Vous devez apposer les mêmes mentions obligatoires pour toute facture, et la seule différence sera si vous faites une facture à un particulier ou un professionnel. Pour un professionnel, il faudra, selon la situation, ajouter des informations comme le délai de paiement, les pénalités de retard ou encore l'assurance professionnelle. 

Comment faire une facture sous Word ? 

Vous pouvez réaliser votre facture sous Word (sauf pour les commerces utilisant un logiciel de caisse), il suffit de ne pas oublier les mentions obligatoires (numéro de la facture, prix unitaire, taux de tva...), même si c'est la méthode la moins pratique. Vous allez faire face à de nombreux problèmes : Word n'est pas un outil de facturation et ne vous signalera pas les erreurs que vous faites, il n'est pas fait pour l'intégration de tableaux, le suivi de vos factures, ou la modification rapide d'éléments indépendants, sans compter qu'un fichier word peut se perdre facilement ! Nous conseillons des solutions de facturation comme Dougs qui permettent de créer vos factures directement en ligne, et auxquelles vous aurez accès depuis n'importe quel support (smartphone, tablette, pc portable).