Comment rédiger une facture d’acompte ?

Comment rédiger une facture d’acompte ?

Vous venez de signer un gros chantier. Félicitations ! Afin d’entrer en mission, vous avez besoin d’un premier versement : un acompte. Pour cela, il est obligatoire d’émettre une facture indiquant le montant du versement à réaliser par votre client. Comment réaliser cette facture d’acompte ? Quelles mentions faire apparaître ? Quel montant demander ? Dougs fait le point avec vous.

Sommaire :

  1. Définition : c’est quoi une facture d’acompte ?
  2. Est-ce une obligation légale d’émettre une facture d’acompte ? Quand l’émettre ?
  3. Rédiger une facture d’acompte : présentation
  4. Exemple/Modèle d’une facture d’acompte type
  5. Comment enregistrer une facture d’acompte dans votre comptabilité ?
  6. Que faire si un client ne paie pas le bon montant suite à une facture d’acompte ?

Définition : c’est quoi une facture d’acompte ?

Le versement d’un acompte est une pratique courante, notamment pour les entreprises du bâtiment. Il permet ainsi de valider une commande suite à l’acceptation d’un devis et aide à financer les dépenses du professionnel.

Puisque vous pouvez demander à vos clients le versement d’une partie de la somme finale, il est obligatoire de formaliser ce transfert d’argent par un document officiel, avant toute transaction.

Une facture d’acompte est en réalité une facture classique, elle doit comporter les mêmes mentions légales qu’une facture de solde ou une facture définitive.

Cependant vous pouvez être plus succinct ou un peu moins précis dans la description des articles ou prestations facturées à condition d’avoir émis un devis détaillant l’ensemble des éléments facturés.

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Est-ce une obligation légale d’émettre une facture d’acompte ? Quand l’émettre ?

Pas d’acompte versé sans facture d’acompte émise en amont. C’est la règle !

Selon l’article 289 du Code général des impôts, pour tout versement d’un acompte vous avez l’obligation d’émettre une facture d’acompte, et ce, avant de livrer les commandes ou d’avoir réalisé une prestation de services.

Cette obligation concerne toutes les entreprises, peu importent leurs statuts ou leurs secteurs d’activité.

Ainsi, dès que vous souhaitez recevoir une somme en amont de votre prestation de services ou pour la réalisation d’une commande, vous devez émettre une facture d’acompte.

Bon à savoir : si vous souhaitez demander un acompte, il faut le préciser sur le devis.

Toutefois, il n’est pas obligatoire de produire une facture d’acompte dans deux cas :

  • Pour le versement d’acomptes dans le cadre d’une livraison intracommunautaire de biens exonérée de TVA ;
  • Pour des acomptes liés à une livraison intracommunautaire de moyen de transport neuf.
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Checklist

Rédiger une facture d’acompte : présentation

Comment et pourquoi établir une facture d’acompte ?

Vous vous demandez sûrement quelle est l’utilité de faire une facture d’acompte

C’est très simple, elle va vous permettre de mieux gérer votre trésorerie sur 3 points :

  • Limiter les impayés. La facture d’acompte constitue un engagement de votre part et de votre client qui vous oblige à aller jusqu’au bout de la transaction.
  • Moins de trous dans votre trésorerie. Si vous avez des coûts de fabrication ou de fonctionnement, demander un acompte vous permet de couvrir les coûts que vous allez progressivement engager.
  • Rassurer vos clients. Dès le paiement de l’acompte par votre client, vous vous engagez à réaliser entièrement la transaction. En cas de problème sur de longs projets comme les chantiers, votre client sera conforté dans l’idée que vous reviendrez vers lui puisque le paiement du solde sera fait seulement à la livraison du projet.

Il n’y a pas de montant minimum ou maximum stipulé par le Code de la consommation pour les versements d’acompte. Le montant de l’acompte peut être un pourcentage du montant total de la prestation ou un montant fixe en euros.

Généralement, le montant d’un acompte varie de 10 % à 50% de la somme totale de la vente ou de la prestation.

Vous devrez en faire mention directement sur le devis avant de pouvoir en faire la demande et d’émettre une facture d’acompte.

Pour établir une facture d’acompte vous avez un certain nombre de mentions obligatoires à y faire figurer.

Quelles sont les mentions obligatoires à faire figurer sur une facture d’acompte ?

Les factures d’acompte sont soumises aux mêmes règles que les factures classiques. Vous devez y faire figurer les mêmes mentions obligatoires et les traiter de la même façon, en utilisant une numérotation similaire.

👉 Retrouvez notre article dédié : Quelles mentions obligatoires faire apparaître sur vos factures ?

À noter, l’administration se montre plus souple sur les éléments figurant sur une facture d’acompte. Il est autorisé que certaines mentions ne figurent pas sur la facture d’acompte à condition qu’elles soient présentes sur le devis initial accepté et actualisées sur la facture finale. La facture d’acompte doit toutefois mentionner le devis où tout est détaillé.

Le cas d’une facture avec un acompte déjà versé : l’exemple de travaux

Prenons l’exemple des acomptes dans le secteur du bâtiment. Pour démarrer les travaux, il faudra financer toutes les matières premières, les véhicules ou les ouvriers. Dans ce type de cas, l’acompte est essentiel à la bonne réalisation du projet. Très souvent il y aura plusieurs acomptes et factures d’acomptes associés.

En tant que professionnel, une fois les versements et la livraison effectués, vous devrez émettre une facture de solde qui fera office de facture définitive. La facture de solde doit reprendre tous les éléments du devis initial et lister tous les acomptes perçus en indiquant les montants, les numéros et les dates des factures d’acomptes.

Quelle TVA appliquer sur les factures d’acomptes ?

À ce stade, quelques précisions s’imposent. La nature de l’opération réalisée conditionne la déduction ou la collecte de la TVA.

Prestation de services

Lorsqu’il s’agit d’un acompte reçu pour une prestation de service, la TVA est déductible pour le client au moment du paiement de l’acompte. Parallèlement, elle est collectée pour le fournisseur lorsqu’il encaisse les fonds.

Livraison de biens

Lorsque l’acompte concerne une vente de bien, la TVA n’est déduite ou collectée qu’au moment du transfert de propriété, qui correspond la plupart du temps à la livraison. Vous ne déduisez ni ne collectez la TVA au moment du paiement de l’acompte. Dans ce cas, elle ne doit pas figurer sur votre facture d’acompte.

Exemple/modèle d’une facture d’acompte type

Pour vous aider, vous pouvez utiliser notre modèle de facture d’acompte type.

Télécharger vos modèles de factures.

Pour limiter les risques d’erreur liés à l’édition de factures avec des outils comme Excel, vous pouvez aussi opter pour un logiciel de facturation gratuit, comme celui de Dougs, qui vous aidera à respecter les obligations légales.

Comment enregistrer une facture d’acompte dans votre comptabilité ?

Comment comptabiliser un acompte en tant que fournisseur ?

Vous avez émis une facture d’acompte et vous avez reçu le paiement de votre client. À réception, la somme est à enregistrer en compte 4191 « Clients – Avances et acomptes reçus sur commande ».

Lorsque vous émettez la facture définitive, elle est comptabilisée en compte 411 « clients » en contrepartie des comptes de TVA collectée (s’il y a lieu) et de chiffres d’affaires correspondants. Vous pouvez alors basculer l’acompte reçu dans le même compte client que celui où figure la facture émise.

Lors de la réception du paiement soldant la dette de votre client, celui-ci est enregistré dans ce compte client. Le compte client 411 est soldé, tout comme votre créance.

Seule la facture définitive est à ajouter au journal des ventes. Toutefois, vous devez indiquer sur celle-ci toutes les factures d’acomptes associées et déduire tous les acomptes déjà payés du montant total de la facture définitive.

Comment faire la comptabilisation d’une facture d’acompte en tant que client ?

Finalement, le traitement des acomptes versés chez le client suit le même fonctionnement que chez le fournisseur, mais en sens inverse !

L’acompte versé est enregistré dans un compte 409100 “fournisseurs – avances et acomptes versés sur commandes”.

Une fois la facture reçue, elle est comptabilisée en compte 401100 “fournisseurs” en contrepartie des comptes de charges et des comptes de TVA déductible (s’il y a lieu) concernés. L’acompte est alors transféré dans ce compte fournisseur qui sera soldé par le paiement du reste dû de la facture.

Que faire si un client ne paie pas le bon montant suite à un acompte facturé ?

Reprenons notre exemple avec une entreprise du bâtiment.

Alors qu’un particulier vous embauche pour la rénovation de son logement, vous émettez une facture d’acompte de 20 602 €.

Mais vous constatez que le client ne vous a versé que 20 600 €. Que faire ?

En théorie, vous pouvez générer une facture qui annule la première de 20 602 € pour ensuite en émettre une au nouveau montant. Cela n’a pas grande incidence sur le résultat puisque dans tous les cas, le décalage de sommes sera réajusté sur la facture définitive.

En pratique, il est rare, sauf erreur, que les clients arrondissent les sommes des factures. S’il s’agit d’une mauvaise manipulation, vous pouvez demander à ce dernier de rectifier cela.

👉 À lire également : Gérer ses impayés : les bons réflexes à connaître

Une bonne gestion de vos factures est un facteur clé de la réussite de votre société. Dès la création de votre entreprise, adoptez les bons réflexes. Comment ? Grâce à une méthode d’organisation infaillible et des outils performants.

Voilà, vous savez tout sur la facture d’acompte ! Si vous avez besoin de plus de renseignements, contactez-nous.

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Adrien est expert-comptable chez Dougs. Sa vision “dépoussiérée” de l’expertise comptable est un véritable atout au quotidien pour conseiller ses clients. Très à l'aise à l'oral, il vous partage tous ses secrets pour vous épauler dans vos démarches. Avec Adrien, la comptabilité n'aura plus de secret pour vous !

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