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Comment faire une facture ? La FAQ

Créer une facture représente la première étape de gestion d’une entreprise.

La procédure est simple : travailler, puis envoyer sa facture de vente à son client le plus rapidement possible. C’est le seul moyen de rentrer de l’argent et de pérenniser son activité. Et si on veut optimiser, le mieux est de demander un acompte sur facture.

Bon, maintenant que tout est dit, la gestion apparaît finalement simple. Oui ? Il reste encore un point : savoir faire une facture. Et c’est là que le formalisme entre en action. D’ailleurs, avez-vous remarqué la ressemblance entre toutes ces factures ? Hormis le logo, ces factures sont impersonnelles, privées de toute créativité. La raison est simple. La quantité de mentions obligatoires à indiquer est tellement importante que cela brise toute envie de rajout. Voyons ensemble ce qu’est une facture, à quoi elle sert, quand et comment la faire. Après cette lecture, éditer une facture n’aura plus de secret pour vous.

À quoi sert une facture ?

Du côté du fournisseur, la facture a plusieurs utilités. Tout d’abord, elle sert à se faire payer. Ensuite, comptablement, la facture est enregistrée dans le chiffre d’affaires de l’entreprise.

D’autre part, côté client, l’acheteur en a besoin comme pièce justificative pour sa comptabilité. C’est elle qui lui permet de savoir combien payer et à qui. C’est également cette facture qui lui permettra de récupérer la TVA déductible qu’il a avancée. À ce titre, les règles fiscales sont très explicites sur le formalisme de la facture. N’oubliez pas qu’une facture d’achat doit mentionner notamment le nom de votre société en tant que client et non pas uniquement votre nom personnel. À défaut, la facture n’est pas déductible de votre résultat. Et aucune loi de finances ne change cela.

Enfin, la facture dispose également d’une valeur juridique en cas de litige entre les deux parties. Elle complète l’éventuel document commercial antérieurement remis au jour de la livraison que le vendeur aurait pu remettre à son client.

Quand faire une facture ?

Tout d’abord, la facture est obligatoire. La date de facture est émise dès la livraison des marchandises vendues ou dès la réalisation d’une prestation de service.

Le fournisseur peut également ne pas attendre la réalisation de la prestation et exiger un acompte. Il peut ainsi délivrer une facture d’acompte pour obtenir le versement par avance de la part de son client. Cela peut prendre également la forme de facture d’avancement, de facture intermédiaire ou facture de situation très utilisée dans le monde du bâtiment.

Parallèlement, le fournisseur peut s’être trompé dans l’envoi de sa facture. Dans ce cas, il ne peut pas annuler sa facture purement et simplement. Il est obligé d’envoyer une facture d’avoir afin de corriger la facture préalablement remise.

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Checklist

Qui doit faire une facture ?

Toutes les entreprises quelque soit leur statut juridique doivent émettre des factures : SAS, SASU, SARL, EURL, micro-entreprise, auto-entrepreneur…

Seules les mentions obligatoires de la facture peuvent varier en fonction du statut juridique et fiscal. Ainsi, une micro-entreprise non assujettie à la TVA devra mentionner un libellé spécifique dans sa facture.

Comment faire une facture sur ordinateur ?

La question sous-jacente de l’utilisation d’un logiciel de facturation réside dans la légalité de l’utilisation.

La réponse est simple. Depuis 2020, la facture électronique est obligatoire.  

Un certain nombre de mentions obligatoires doivent y figurer dont notamment la numérotation. Ainsi, il est formellement interdit d’utiliser 2 fois le même numéro ou d’avoir une rupture dans la suite des numéros de factures. En effet, même s’il est possible d’adopter différentes numérotations, vous ne devez en aucun cas laisser un blanc entre différentes factures.

Comment faire une facture sur Excel ?

Finalement, il faut peut-être arrêter d’utiliser Excel ou Word pour faire ses factures électroniques. Cela devient dangereux en cas de contrôle fiscal. Ou se limiter à faire des devis. En effet, envoyer une première facture à votre client et la refaire sans changer le numéro revient à faire une fausse facture.

Comment établir une facture en comptabilité ?

Chez le fournisseur, seuls les montants HT, de TVA et TTC de la facture doivent être indiqués dans l’opération comptable. Le chiffre d’affaires a augmenté.

Généralement, l’écriture comptable de la facture de vente s’effectue automatiquement lorsque le logiciel de facturation est paramétré avec le logiciel de comptabilité.

Il est cependant possible en fin d’exercice fiscal de tenir compte d’écritures d’inventaire. Par exemple, les factures de clôture non encore émises ou des produits constatés d’avance. Cela a une incidence sur le montant du chiffre d’affaires et donc du résultat .

Pour le client, la facture payée est enregistrée comme achat de prestations de services ou de marchandises ou bien encore de prestation de sous-traitance.

Comment faire une facture en ligne ?

Prochainement, Dougs vous ouvre son application de devis facturation. C’est simple et efficace. Mieux, c’est totalement gratuit.

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Dougs est une société d’expertise-comptable et il nous est apparu normal d’aider tous les entrepreneurs à pouvoir mieux gérer leur activité.

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L’idée de Dougs est de simplifier la facturation. Pas de prise de tête, juste l’essentiel pour facturer mieux et plus vite.

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Patrick est cofondateur et CEO de Dougs. Expert-comptable de profession, expert conseil en création et reprise d’activité, il détient le Prix du Meilleur mémoire d'expertise comptable. Entrepreneur passionné, il partage régulièrement ses connaissances en intervenant dans des établissements supérieurs reconnus (X, HEC).

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