Que faire en cas de facture impayée ?

Vous prévoyez bien une date butoir de paiement sur vos factures mais un client décide de ne pas vous payer dans les temps ? Quels sont vos moyens à disposition pour lui faire respecter cet échéancier sur sa facture impayée ? Voici quelques conseils concernant le paiement de vos factures impayées !

Comment faire quand une facture professionnelle n'est pas payée ?

S’assurer de la solvabilité du client

Afin de vous assurer de la capacité de vos prospects ou clients à pouvoir vous payer pour vos services rendus, il existe plusieurs moyens à votre disposition ! Cela nécessite tout d’abord un travail régulier de recherche. En effet, les clients ne vous exposent seulement que ce qu’ils désirent de leur entreprise. Afin d’être confiant par rapport à leur situation financière, vous pouvez donc tout simplement consulter les bilans ou comptes de résultat des clients sur lesquels vous pourriez avoir des doutes. Renseignez vous ainsi via certains sites dédiés aux entreprises, tels que Infogreffe.com ou Société.com. Ce n'est qu'un premier indice pour vous. Vous savez ainsi si la société fait face à des difficultés récurrentes depuis plusieurs années, si elle est placée en redressement, etc. Mais ce n'est malheureusement pas une information à l'instant T. En effet, la publication des comptes annuels n'est faite qu'une fois par an. Un résultat positif ou une trésorerie excédentaire au 31 décembre ne vous garantit pas que tout se passe pour le mieux au mois de juillet.

Aménager des conditions de règlement qui vous conviennent

Même si vous pensez risquer de frustrer votre client en abordant le sujet ; vous avez tout intérêt à prévoir les conditions de règlement qui vous conviennent, directement depuis votre facture ! Ainsi, vous pourrez aborder avec votre client les éventuelles pénalités de retard auxquelles ils pourraient s’exposer s'il tarde trop à honorer son paiement. Cela, en plus d’assurer vos arrières et de prévenir les retardataires, aura l’avantage de montrer votre sérieux dans votre affaire. Faites clairement figurer ces conditions de règlement et les sanctions éventuelles dans vos conditions générales de vente et sur vos factures.

Ne prenez pas de retard dans l’envoi de vos factures pour ne pas qu’elles soient impayées

Si vous vous attendez à ce que votre client vous paye dans les temps, dans ce cas vous devrez être tout autant rigoureux dans la date d’envoi de vos factures ! Vous venez d’apprendre la livraison de votre produit chez le client ? Faites suivre la facture immédiatement! Il s’agit du meilleur moyen de se faire payer à temps : rappeler au client de ses conditions à honorer directement à la bonne réception de votre travail !

Demandez des acomptes pour éviter les impayées

Pour éviter de vous retrouver avec des factures impayées, prenez pour habitude de demander un acompte dans le contexte de la vente de biens ou de services. Ce paiement partiel réalisé avant l'exécution du contrat garantit une sécurité tant financière que transactionnelle. Lorsque vous exigez un acompte de la part d'un client, il est essentiel d'émettre une facture d'acompte conformément à l'article 289 du Code Général des Impôts. Lorsque vous émettez une facture d'acompte, cela constitue un engagement ferme tant pour vous que pour votre client d'aller jusqu'au terme de la transaction. En conséquence, votre client n'a plus la possibilité d'annuler la vente et est désormais tenu de régler l'acompte ainsi que le montant total de la facture. Pour les marchandises, l’acompte se fait avant envoi. Pour les prestations, l’acompte est fait avant le début du chantier pour bloquer la date de la prestation et ne pas se retrouver avec des annulations qui désorganisent les agendas. Vous pouvez ensuite facturer selon l’avancement de la prestation.

Comment relancer une facture impayée ? Quelle est la procédure ?

Faire une demande de paiement à votre client par mail ou téléphone

Avant d'en arriver à la lettre de relance, la première étape est de contacter votre client par email ou téléphone pour lui demander le paiement de votre facture, il peut s'agir d'un simple oubli de sa part qui ne nécessitera pas de rentrer dans une longue procédure de relance. Mieux vaut y aller petit à petit pour garder de bonnes relations commerciales.

Si vos tentatives s'avèrent infructueuses, vous devrez alors entrer dans une procédure de relance et envoyer une ou plusieurs lettres de relance.

Veillez tout de même à ne pas faire subir de pression à votre client via des appels incessant hors des horaires de travail ou à proférer des menaces, c'est totalement interdit et peut aller jusqu'au pénal.

La lettre de relance de paiement par courrier ou mail

Si contacter votre client pour lui demander le paiement n'a pas suffit, il ne vous reste qu'à procéder à l'envoi de lettres de relances. Il faut que celle-ci soit précise et contienne plusieurs mentions obligatoires :

• La date d'échéance de paiement ;
• Le montant de la facture, y compris les pénalités de retard ;
• Les produits ou services auxquels se rapporte la facture ;
• L'objet de la lettre, qui doit clairement exprimer la demande de paiement immédiat ;
• Le numéro et la date de la facture (attention au délai de prescription des factures).

Vous avez également la possibilité d'inclure une copie des factures dans votre lettre et de les mentionner dans le contenu. L'objectif de cette première relance est bien évidemment d'obtenir le règlement des factures impayées mais aussi de conserver de bonnes relations commerciales avec votre client. Par conséquent, lors de votre demande de paiement, veillez à adopter un ton modéré.

Quel délai de prescription maximum pour réclamer le paiement d'une facture ?

Les délais de prescription diffèrent en fonction de la qualité du débiteur. Si le débiteur est un consommateur, le créancier dispose d'un délai de 2 ans pour intenter une action en justice en vue du recouvrement de la facture. En revanche, si le débiteur est un professionnel, une société commerciale ou un commerçant, le délai de prescription s'étend à 5 ans, offrant ainsi une période plus longue pour engager des poursuites légales en cas de facture impayée.

Combien de lettres de rappel de paiement devez-vous envoyer ?

Si votre première tentative de relance auprès du client ne produit pas les résultats escomptés, vous avez la possibilité d'envoyer une deuxième ou même une troisième lettre de relance pour réclamer le paiement de sa dette. Ces courriers ont pour objectif de servir d'avertissement en mentionnant clairement la possibilité d'entamer une procédure judiciaire, elles permettent aussi de justifier des démarches initiées en cas de poursuites.

Vous avez également la possibilité de limiter vos relances à deux lettres, en fonction de la nature de votre relation avec le client en question. Ces trois étapes de recouvrement à l'amiable visent à préserver une relation commerciale continue ou à ménager un client fidèle.

Il est essentiel de noter que la loi n'impose pas de délai spécifique entre l'envoi de deux lettres de rappel pour une facture impayée. Cette décision relève de votre gestion interne. Bien entendu, il est également possible d'envoyer directement une mise en demeure si vous estimez que cela est approprié.

La première lettre de rappel a pour but de rappeler au client que sa dette est à présent échue et doit être accompagnée de la facture en pièce jointe.

La deuxième lettre de rappel permet de demander une réponse suite à la première lettre et doit être accompagnée de la première lettre de rappel ainsi que de la facture en pièces jointes.

La troisième lettre de rappel pour facture impayée, en tant que troisième rappel, adopte une tonalité plus sévère en raison de l'absence de paiement malgré les deux premières relances. Elle informe le client qu'en cas de non-paiement, une procédure judiciaire sera enclenchée et doit être accompagnée des deux premières lettres de rappel, ainsi que de la facture en pièces jointes.

S’assurer du paiement d’une facture non payée et du renvoi des lettres de relance vous prendra beaucoup de votre temps ! Et cela n’est pas toujours bénéfique à vos relations clients surtout si cela va jusqu'à la mise en demeure. C’est pourquoi nous pouvons vous recommander l’utilisation de logiciels ou de modèles enregistrés que vous feriez parvenir de façon automatisée à vos clients en retard de paiement !

En dernier lieu à la facture non payée, la mise en demeure puis le recouvrement ou l’injonction de payer

Votre client pourrait encore ne pas se manifester ou refuser de vous payer ses dettes. Dans ce cas, il vous reste toujours la solution d'envoyer un courrier de mise en demeure afin d'entamer une procédure de recouvrement. Vous pouvez ainsi faire appel à des agents de recouvrement si aucune de vos multiples lettres de relance n’a porté ses fruits. Cependant, n’attendez pas d’être en difficulté pour réclamer votre dû ! Car des retards de paiement peuvent vite mettre votre entreprise en danger. En effet, mieux vaut se fâcher avec les déserteurs, même si vous les perdez par la suite, que de risquer la santé économique de votre business à cause de leur négligence !

Il y a également la possibilité de lancer une procédure d’injonction de payer. Si vous n'avez pas réussi à obtenir le règlement amiable d'une dette, qu'il s'agisse d'une facture ou d'une reconnaissance de dette, l'injonction de payer est un moyen d'obtenir ce paiement par l'intervention d'un juge. Ce procédé s'applique aux dettes qui ne font l'objet d'aucune contestation, telles que les obligations issues de contrats de location ou de vente, ainsi que celles découlant d'obligations statutaires, comme les cotisations à la caisse de retraite ou à la Sécurité Sociale.