Tout savoir sur la facture de prestation de service

Vous êtes entrepreneur et la facture de prestation de service est un sujet comptable que vous ne maitrisez pas encore ? Vous avez de la chance : aujourd’hui, Dougs s’empare du sujet ! L’objectif de cet article est que vous deveniez un expert en ce qui concerne la facturation, qu’importe la forme juridique de votre entreprise. De la réalisation de la facture de prestation de service au délai et modalités de paiement des factures, vous saurez tout sur la facturation en tant que prestataire de service !

Définition : qu'est-ce qu'une facture de prestation de service ?

Une facture de prestation de service est un document indiquant la quantité, la nature et le prix d'une prestation de service exécutée en échange d’un paiement. En ce sens, la facture constitue la preuve de l'existence d’un accord pour la réalisation d’un service. Ce document a donc autant une valeur juridique, fiscale, commerciale et comptable.

Chaque nouvelle vente de prestation de service nécessite donc la création d’une nouvelle facture. Si l’entrepreneur responsable de la vente ne la remplit pas soigneusement, il risque des sanctions pénales pouvant aboutir sur une amende.

S’il existe une différence notable entre facture de prestation de service et facture de produit, il s’agit de la date d’émission du document. En cas de vente d’un bien, la facture doit être émise au moment de la livraison de ce dernier. En cas de prestation de service, alors la facture doit être délivrée à la fin de l’exécution du service.

La facture de service en fonction du destinataire

Il n’y a pas de modèle de facture de prestation de service type. En fait, il n’existe que des situations différentes et variées. La facture s’adapte à la nature du destinataire. Sous-traitance, association, entreprise hors UE, etc. Nous allons faire un tour d’horizon des diverses situations.

Rédiger une facture à une association : quels critères ?

La plupart des associations peuvent tout autant émettre que recevoir des factures. En effet, toute entreprise peut rédiger une facture de service (ou de bien) à toute association. Et il suffit simplement de respecter quelques conditions pour qu’une association puisse en émettre :

• L’association doit être en gestion désintéressée : activité bénévole (ou sous certaines limites) des dirigeants, aucune part de l’actif détenu par les membres de l’association et leurs ayants droits, aucune distribution de bénéfice ;
• L’association doit entretenir suffisamment d’activités non lucratives ;
• L’association doit ne doit pas concurrencer le secteur privé ;
• Ses recettes lucratives ne dépassent pas la limite des 72 000 € par année.

Comment établir une facture pour un service à une entreprise à l’étranger ?

Une entreprise française peut être amenée à facturer une prestation de service à l’étranger. Les règles peuvent cependant varier si le pays du client appartient à la zone euro ou non.

Situation 1 : la facturation d’une entreprise membre de la zone Euro

N’importe quelle entreprise française souhaitant facturer une entreprise située en zone Euro doit détenir un numéro de TVA intracommunautaire. Cette obligation concerne également les entreprises françaises non assujetties à la TVA.

Ainsi, toute entreprise de prestation de services réalisant des opérations à l’étranger doit fournir son numéro de TVA intracommunautaire, et cela quel que soit le montant de chiffre d’affaires réalisé dans l’année. Elle doit également reporter ce numéro de TVA dans l’ensemble de ses factures pour l’étranger.

L’entreprise de prestation de service française souhaitant rédiger une facture avec un client étranger situé dans la zone Euro doit également réaliser une Déclaration d’Échange de Service (DES). La DES doit être réalisée auprès du site des douanes, toujours avant le 10 de chaque mois, afin que ces dernières puissent contrôler les échanges ainsi que la taxation. Pour en savoir plus, vous pouvez également vous inscrire à notre webinar sur la Déclaration d'échange de service !

Si l’entreprise en question bénéficie de la franchise en base de TVA (comme certaines micro entreprises), elle doit également penser à remplir le formulaire CERFA 13964-01 pour le transmettre aux services des finances publiques chargés du contrôle de la TVA.

Situation 2 : l’entreprise que vous devez facturer se situe en dehors d’Europe :

Pour les clients hors zone Euro, aucun besoin de numéro d’identification à la TVA intracommunautaire. L’entreprise française de services doit simplement émettre une facture, tout comme elle le ferait avec n’importe quelle autre entreprise française.

Les seules obligations consistent à émettre les factures en langue française comportant les mêmes mentions obligatoires qu’énoncées plus tôt. Elle doit également inscrire les montants en devises étrangère et en euros (avec le taux de change) et les déclarer à l’administration en euros.

Concernant la TVA, généralement, elle n'est pas applicable dans le cadre de prestations accomplies par une entreprise française envers une autre entreprise située hors de l’UE

Facturer un client “particulier” pour une prestation de service

Concernant les prestations aux particuliers, certaines règles sont à respecter. Toute note est ainsi obligatoire dès que le prix est égal ou supérieur à 25€ TTC. Elle est également obligatoire si le client en fait la demande ou dans le cas de certains travaux immobiliers.

La note doit être rédigée en deux exemplaires, et contenir certains éléments de base :

• La date de l’émission de la note ;
• Le nom et l’adresse de l’entreprise ;
• Le nom du client, date et adresse du lieu de la prestation de service ;
• Un décompte précis de la prestation réalisée ;
• Le montant total à verser ;
• Etc.

La facture de prestation de service et ses variantes

L’entreprise de prestation de service peut être amenée à rédiger différents types de facture. Ces divers documents apportent certaines sécurités supplémentaires, autant concernant les paiements que la réalisation du contrat.

L’acompte sur une facture de service

Pour rappel, un acompte est un paiement partiel réalisé par le client au moment de l’accord de vente. Il tient chaque partie responsable de ses engagements pris lors de la signature du contrat.

La facture d’acompte signée engage le client à acquérir le service via le versement de cet acompte. En échange, le vendeur s’engage quant à lui à fournir la prestation du service en acceptant l’acompte.

Cependant, il existe des possibilités pour “casser” une facture d’acompte : si le vendeur manque à la livraison du service par exemple. Dans ce cas, le vendeur doit rendre cet acompte mais peut également être forcé à proposer une indemnité supplémentaire.

La facture d’acompte concernant la vente d’un service contribue donc bien à une certaine sécurité pour chaque acteur. L’acheteur se protège en cas de non exécution de la vente, tandis que l’entrepreneur se garantit une sécurité quant aux frais qu’il peut avoir engagés.

Et pour la facture de service intracommunautaire ?

Si une entreprise souhaite facturer l’achat ou la vente d’une prestation de service au sein de l’UE, certaines règles sont à prendre en compte.

En matière de facturation, la règle générale veut que chaque entreprise réalisant des prestations de services dans l’UE soit obligée de payer la TVA. La taxe varie cependant selon que l’entreprise achète ou vend, puis selon que le client soit un particulier ou un professionnel. L’entreprise doit alors effectuer une DES (déclaration européenne des services), comme expliquée précédemment.

Cependant, certaines entreprises de services en ligne bénéficient d’exceptions. Cela concerne les entreprises :

• De services de télécommunications ;
• De services de radiodiffusion ;
• Également de télévision ;
• Ou d’autres entreprises de services fournis par voie électronique (téléchargement de logiciels, de fichiers musicaux, d’e-book ou d’applications mobiles, stockage de données en ligne, etc.).

Pour celles-ci :

• Si l’acheteur est un professionnel assujetti à la TVA dans son pays, le service est facturé sans TVA. En effet, si ce dernier est redevable à la TVA, c’est à lui de l’autoliquider auprès de l’administration fiscale de son pays. Autrement dit, votre client reverse lui-même la TVA aux services des impôts.
• Si l’acheteur est un professionnel non assujetti à la TVA dans son pays (micro-entreprise ou franchise en base de TVA, etc.), même règle que s’il s’agissait d’un particulier.
• En cas de certains services, comme des opérations bancaires ou d’assurance, aucune déduction à la TVA possible, même règle que s’il s’agissait d’un particulier.
• Pour un particulier sous la barre des 10 000 € : la TVA française s’applique. L’entreprise peut cependant demander une application de la TVA de l’autre pays à la place de la TVA française.
• Pour un particulier au-dessus des 10 000 € : la TVA du pays du client s’applique. L’entreprise doit donc déclarer et reverser la TVA auprès de l’administration fiscale du pays.

Comment faire une facture de prestation de service ?

Que doit comporter une facture de prestation de service ? Quelles sont les mentions obligatoires ?

La facture de prestation de service contient de nombreuses mentions obligatoires :

• Date d’émission de la facture ;
• Numérotation de la facture. À ce sujet, attention car les factures doivent se suivre dans l’ordre d’émission ;
• Date de la fin de la prestation de service et adresse du lieu ;
• Identité du vendeur : dénomination sociale, numéro RCS (registre du commerce et des sociétés) ou RM (répertoire des métiers) numéro SIREN, adresse du siège social, forme juridique et montant du capital social ;
• Identité de l’acheteur (Nom ou dénomination sociale, adresse du siège social de l'entreprise et adresse de facturation, si différente du siège social) ;
• Numéro de bon de commande ;
• Numéro d’identification à la TVA de chaque partie (inutile pour les factures inférieures à 150 € HT) si le client professionnel est en autoliquidation de la TVA ;
• Un décompte précis de la prestation réalisée, avec le prix catalogue initial ;
• La majoration ou la réduction du prix s’il y en a ;
• Le taux de TVA si présence d’opérations avec des taux de TVA différents ;
• Le montant total de la transaction ainsi que la date d'échéance ou le délai de règlement envisagé ;
• Les éventuels taux en cas de pénalités de retard ;
• Une mention pour l’indemnité forfaitaire de 40 € en cas de retard de paiement ;
• La mention concernant les associations agréées si vous en êtes membre: “Membre d’une association agréée, règlement par chèque et carte bancaire accepté.”

En cas d’oubli ou de manquement, l’entreprise s’expose à une première amende de 15 € par information manquante ou inexacte concernant l’ensemble des factures concernées.

Par la suite, c’est bien plus sévère. En fait, il est possible de recevoir une contravention de 75 000 € pour une personne physique, pouvant même s’élever à 375 000 € pour une personne morale. Il est donc dans votre intérêt de bien faire le nécessaire en ce qui concerne votre facture de prestation de service !

Bon à savoir : tous les justificatifs comptables doivent être conservés pendant 10 ans minimum et 6 ans en fiscalité.

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Comment facturer une prestation de service en tant que particulier sans SIRET ?

Tout comme les factures classiques, une facture de prestation de service ne peut être effectuée sans numéro SIRET. Pour les moins au courant, il s’agit du numéro permettant l’identification des entreprises auprès de l’administration. Cela signifie donc qu’un particulier ne peut réaliser de facture à proprement parler, à moins de créer une entreprise (micro entreprise par exemple) ou de se servir du portage salarial.

Le portage salarial consiste à ce qu’une entreprise externe gère la création des factures du particulier, et s’occupe également de ses démarches administratives. Cette formule paraît être une solution très simple, elle n’en reste pas moins onéreuse.

L’autre option consiste à la création d’une micro-entreprise. Les formalités administratives se déroulent en ligne, d’une manière simple, et permettent le lancement de l’ auto-entreprise en quelques jours. Ce régime bénéficie de la franchise de base de TVA. Autrement dit, aucune TVA à apposer sur les factures !

Comment facturer une prestation de service en auto-entrepreneur ?

Les mentions obligatoires que l’on retrouve dans la facture de prestation de service provenant d’une auto-entreprise sont globalement les mêmes que pour une entreprise normale.

Les micro-entrepreneurs (auto-entrepreneurs) ont donc besoin de renseigner :

• Identité de votre entreprise (dénomination sociale, adresse du siège social, Siren, code Naf, numéro RCS ou RM, mention”EI” pour les entrepreneurs individuels) ;
• Identité de votre client (nom, siège social ou domicile, adresse de livraison) ;
• La date et le numéro de la facture ;
• La nature de la prestation : précisions sur les prestations de service réalisées, avec la quantité et les prix unitaires hors taxe, la date de règlement, d’exécution des prestations réalisées, avec montant total HT ;
• Majoration ou réduction de prix ;
• La mention “TVA non applicable, art. 293-B du CGI” précisée pour les factures sans TVA ;
• Les taux de pénalités et la date de leurs paiement en cas de rétractation, et les éventuelles conditions d’escompte s’il y en a, et la mention de l’indemnité forfaitaire de 40€ pour frais de recouvrement.

En tant que micro-entrepreneur (auto-entrepreneur), vous devez préciser si vous disposez d’une assurance responsabilité civile professionnelle. Le cas échéant, il faut indiquer les coordonnées de votre assureur ou du garant avec la couverture géographique du contrat.

Vous devez également renseigner ces informations si vous êtes artisan ou que vous travaillez dans le domaine de la construction et bénéficiez d’une assurance décennale. En cas d’erreur ou d’oubli, vous vous exposez à une amende.