La facture électronique : des obligations dès 2026 !

Vous devez le savoir, en matière de facturation, le papier vit ses derniers jours. Progressivement à partir de 2024, la facture électronique deviendra une obligation pour toutes les entreprises. Le temps de la facture papier est donc désormais compté. Ce que vous devez bien comprendre, c’est que tous les émetteurs de facture vont être progressivement obligés par la loi française d’émettre et recevoir des «vraies» factures conformes sous format électronique. D’ailleurs, chez Dougs, on travaille déjà sur le sujet, on vous explique tout !

Définition : c’est quoi une facture électronique (e-facture) ?

Avant qu’on parle plus en détails de l’obligation de passer à la facture électronique, quelques précisions s’imposent.

Concrètement, une facture électronique c’est une facture classique qui comporte les mêmes mentions obligatoires que vos factures papiers.

La particularité d’une facture électronique c’est que tout son cycle de vie est dématérialisé. Par définition, l’émission, la transmission et la réception d’une facture électronique se font électroniquement dans un format standard.

Par exemple, la Factur-X est l’un de ces formats structurés standards. Il a été créé pour faciliter le passage à la facturation électronique, et est communément accepté en Europe. Ce n’est pas le seul format standard accepté mais il a la particularité d’être un format hybride, c’est-à-dire de pouvoir être lu à la fois par une personne à la manière d’un pdf, ou par une machine en tant que format structuré.

Attention, il ne suffit pas de scanner une facture papier pour qu’elle devienne une facture électronique.

Les différents types de formats de factures électroniques

Les factures électroniques, en plus de devoir être déposées sur un écosystème identifié, devront être présentées sous un format bien spécifique. L’objectif est de créer un modèle unique de présentation de facture pour l’ensemble des assujettis à la TVA, interprétable par tous les systèmes : c’est le fameux format électronique.

Un format structuré, c’est quoi ?

Non, le format de la facture électronique n’est pas un simple PDF échangé par email. Il s’agit en réalité d’un format permettant la sécurisation des données structurées et une transmission automatique à l’administration fiscale de toutes les mentions obligatoires devant être présentes sur des factures. Cette nouvelle facture électronique comporte dans son procédé un ensemble d’informations permettant de suivre l’ensemble des données de paiement. Ce format sera donc lisible par tous les logiciels et permettra de connaître l’entièreté du cycle de vie d’une facture de son émission jusqu’à son règlement.

Les formats hybride de facture électronique

Comme on a pu le voir précédemment, une facture électronique dans un format hybride a la particularité de pouvoir être lue à la fois par une personne, de la même manière qu'un PDF, et par une machine grâce à des informations structurées comme sur une facture en format structuré. L'un des formats hybride le plus répandu en Europe est sans aucun doute le standard factur-X.

Les formats non structurés

Le format non structuré n'est pas une facture électronique par définition et correspond aux factures sous forme de PDF ou de JPEG par exemple. Il peut donc être lu par une personne mais pas par une machine car les informations ne sont pas structurées. Avec l'arrivée de nouvelles réglementations en 2026 et 2027 relatives à la facturation électronique, les factures au format non structuré ne seront bientôt plus acceptées.

Comment faire pour créer et envoyer une facture électronique ?

Pour faire une facture électronique 100% conforme, comme pour une facture papier vous devez obligatoirement être en capacité de prouver son authenticité, sa lisibilité et l’intégrité de tout son contenu. De plus, vous devez pouvoir conserver et archiver vos factures électroniques de manière sécurisée.

Pour rappel, la période de conservation obligatoire d'une facture en comptabilité est de 10 ans.

Pour ça, vous pourrez faire appel à un prestataire certifié (plateformes de dématérialisation partenaires, opérateurs de dématérialisation) pour gérer l’envoi et la réception de vos factures électroniques.

C'est quoi la différence entre une facture électronique et une facture dématérialisée ?

Une facture électronique est émise, envoyée et reçue de manière électronique tandis qu’une facture dématérialisée a été à la base une facture imprimée qui a ensuite été numérisée puis envoyée sous forme électronique.

Qui est concerné par la facturation électronique ou la dématérialisation des factures ?

Les grandes dates de la réforme sur l’obligation de passer à la facture électronique

L’obligation de passer à la facture électronique doit s’appréhender selon deux angles différents : l’obligation de réception des factures au format électronique et l’obligation d’émission des factures au format électronique.

L’ordonnance de l’État concernant la facture électronique

Cette obligation législative découle de la réforme issue de l’Ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 relative à la généralisation de la facture électronique dans les transactions entre assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et à la transmission des données de transaction.

À propos de l’obligation d’accepter la réception des factures électroniques

C’est à partir du 1er septembre 2026 que chaque entreprise, quelle que soit sa taille, devra obligatoirement être en capacité de réceptionner des factures au format électronique.

Quel est le calendrier pour l’obligation d’émission des factures électroniques ?

L’obligation d’émettre des factures au format électronique est étalée dans le temps en fonction de la taille de votre entreprise :

• Les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) devront se plier au changement à compter du 1er septembre 2026 et au plus tard le 1er décembre 2026 ;
  
• Les autres entreprises (PME et micro) seront soumises à l’obligation d’émission de facture au format électronique, avec application à compter du 1er septembre 2027 et au plus tard le 1er décembre 2027.

L’obligation de réception des factures sous format électronique sera obligatoire, pour toutes les entreprises quelle que soit leur taille, dès lors que leur fournisseur aura l’obligation d’émettre selon un format électronique, soit le 1er septembre 2026.

Pour y voir plus clair sur les dates de l'obligation progressive et quand vous serez concerné par celle-ci, découvrez le calendrier des obligations liées à la facturation électronique.

Pourquoi passer à la facture électronique ?

L’État a mis en place cette réforme dans le but de :

• Simplifier la vie de votre entreprise et renforcer votre compétitivité notamment en favorisant la facturation électronique avec des standards Européens ;
• Simplifier les obligations déclaratives de votre entreprises via le pré-remplissage des déclarations de TVA ;
• Aider à la détection de la fraude à la TVA ;
• Améliorer votre connaissance en temps réel de l’activité de votre entreprise.

Cette réforme relative à la facturation électronique va donc progressivement obliger l’ensemble des entreprises assujetties à la TVA de transmettre leurs factures dans un écosystème identifié. Ces factures, en plus de devoir transiter sur une plateforme identifiée, devront être envoyées dans un format structuré standard.

Quels sont les bénéfices de la facturation électronique pour votre entreprise ?

Passer à la facture électronique présente de nombreux avantages pour votre entreprise :

• Être en conformité avec les normes fiscales existantes et à venir ;
• Une meilleure traçabilité de tout votre processus de facturation ;
• Plus de rapidité dans le traitement de vos factures et donc des délais de paiement plus facilement respectés ;
• Des coûts de traitements de vos factures réduits ;
• Moins de charges administratives ;
• Une meilleure gestion de votre trésorerie (par exemple, grâce aux escomptes dynamiques).

Le passage à la facture électronique peut donc représenter un vrai gain de productivité pour votre entreprise. Attention, il peut y avoir des coûts importants au départ afin de mettre en place la facturation électronique, cela va principalement dépendre de votre volume de factures.

L’écosystème de la facturation électronique en France

Chorus Pro : la facturation électronique avec le service public

Le dispositif mis en place n’est pas une grande nouveauté en réalité. Une plateforme, appelée Chorus Pro, existe déjà pour émettre et transmettre vos factures électroniques si vous êtes un fournisseur du secteur public. La nouvelle réforme prévoit que ce dispositif évolue pour permettre de traiter toutes vos factures, et non plus seulement les factures adressées à la sphère publique, ainsi que leur cycle de vie.

Cette réforme s’inscrit dans la continuité des réformes déjà existantes concernant la facturation électronique et dans une tendance mondiale d’obligation de dématérialisation des flux de facturation.

Est-ce que chorus pro est obligatoire ?

Si votre entreprise échange avec le secteur public, depuis le 1er janvier 2020 toutes vos factures qui leurs sont envoyées doivent obligatoirement l'être au format électronique et via la plateforme Chorus Pro.

Les plateformes pour la facturation électronique entre entreprises du secteur privé

Le nouvel écosystème de la facture électronique est constitué d’une plateforme nationale, appelée le Portail Public de Facturation (PPF). Ce dispositif va vous permettre de centraliser l’ensemble de vos données fiscales liées à la facturation de votre entreprise, notamment toutes celles relatives à la TVA déductible et collectée.

Elle aura également un rôle d’intermédiaire entre les différents acteurs assujettis à la TVA (fournisseurs et clients). Ce portail donnera accès à votre entreprise à des services essentiels et gratuits permettant notamment l’échange des factures mais aussi pour la collecte de l’ensemble des données de facturation.

L’administration fiscale prévoit également la mise en place de Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP). Il s'agit de plateformes privées payantes proposant une multitude de services complémentaires. Ces plateformes auront la possibilité d’échanger des factures directement entre elles ou à destination du PPF.

Les opérateurs de dématérialisation (OD) permettront également la transition vers ce nouveau mode de facturation. Ces opérateurs vont aider votre entreprise à se connecter au PPF et offrir des services de dématérialisation et d’automatisation des traitements des factures telle que la récupération des factures, leurs validations, le suivi de paiement, etc.

C’est donc bel et bien la fin de la transmission directe des factures entre fournisseurs et clients, du moins pour les opérations franco-françaises. Cette nouvelle obligation découle d’une tendance européenne à la dématérialisation, néanmoins chaque pays va à son rythme concernant la mise en œuvre de celle-ci.

De façon pratique, votre entreprise devra bientôt réaliser sa transition vers la facturation électronique. Vos factures seront alors transmises à vos clients et à l’administration fiscale via un écosystème dédié. Le format dit « électronique » deviendra donc un standard qui devra être utilisé, reconnu et traité par tous les logiciels de comptabilité.

Ne vous inquiétez pas, chez Dougs on continuera toujours de poursuivre notre objectif de faciliter votre vie d’entrepreneur. C’est pourquoi, afin de vous accompagner au mieux face à ce changement, on est déjà sur le coup !