La facture et l’auto-entrepreneur : guide d’une relation apaisée

Vous vous demandez comment faire une facture en auto-entrepreneur ? Vous êtes perdu entre les mentions obligatoires, les obligations légales et la franchise de TVA ? Ne cherchez plus, Dougs vous aide à y voir plus clair !

Comment faire une facture en étant auto-entrepreneur sans la TVA ? Quelles-sont vos obligations ?

Vous le savez sûrement déjà, le statut de l’auto-entreprise (désormais appelé micro-entreprise) implique la franchise de TVA en dessous d’un certain chiffre d’affaires (CA). Autrement dit, les micro-entrepreneurs ne payent pas de TVA sur leur activité professionnelle dans une certaine limite : ils ne peuvent ni la facturer à leurs clients, ni la récupérer lors de leurs achats.

Ce régime fiscal s’applique tant que le chiffre d’affaires de l’année précédente ne dépasse pas certains seuils. Au-delà, toute micro-entreprise dépassant ces plafonds de chiffres d’affaires est tenue de facturer la TVA, souvent à 20 %. Elle se voit alors basculer dans un autre statut juridique, et passer au régime réel d’imposition, tout en demeurant une micro-entreprise individuelle.

Tout auto-entrepreneur menant des activités de service doit donc reverser la TVA dès que son chiffre d’affaires dépasse les 36 800 € lors de l’année civile précédente et 39 100 € sur l’année en cours. Pour les activités de vente ou d’hébergement, ce montant s’élève à 91 900 € lors de l’année civile précédente et 101 000 € sur l’année en cours.

Par exemple : un vendeur réalisant un chiffre d’affaires de 75 000 € en 2023 bénéficiera de cette franchise en base de TVA lors de l’année 2024, car il se situe en dessous du seuil de 91 900 €. S’il fait un chiffre d’affaires de 92 500 € en 2024, il bénéficiera de cette franchise en base de TVA lors de l’année 2025 également. Pourquoi ? Tout simplement car son CA de 2023 est inférieur à 91 900 €, et son CA pour 2024 est en dessous du plafond de 101 000 €.

À ces obligations fiscales s’ajoutent également certaines formalités. Il faut notamment :

• Inscrire son numéro de TVA intracommunautaire sur ses factures ;
• Préciser les taux de TVA applicables ;
• Préciser le montant total HT et TTC.

La franchise de TVA implique en outre l’inscription d’une mention sur vos factures : “TVA non applicable, article 293-B du CGI”.

Il faut également bien faire la numérotation de vos factures, leurs numéros doivent obligatoirement se suivre dans un ordre chronologique allant de 1 en 1.

L’exemple d’une facture auto-entrepreneur pour la prestation de service

Comme toute entreprise, l’auto-entrepreneur se doit de délivrer à ses clients une facture pour toute exécution de vente ou prestation de service. La facture de l’auto-entrepreneur en prestation de service est importante pour de nombreuses raisons, tant juridiques que fiscales. Cependant, il n’est pas toujours obligatoire de réaliser une facture pour les particuliers, sauf s’il s’agit d’une vente à distance.

Concernant les prestations de service, il existe certaines règles supplémentaires. Ainsi, il est nécessaire de :

• Réaliser une note à tout particulier pour n’importe quelle prestation de service impliquant des travaux immobiliers ;
• Créer une facture dès que le prix de la prestation au particulier est supérieur ou égal à 25 €, ou si ce dernier en fait la demande.

Petite remarque : une note est moins longue à éditer qu’une facture. Elle comprend seulement la date, les noms de chaque partie, l’adresse de l’entreprise, la date et le lieu de la prestation de service, ainsi que le montant à payer avec le décompte détaillé des prestations.

La facture auto-entrepreneur en prestation de service remplit les 4 missions suivantes :

• Une mission juridique, tout d’abord, car elle tient lieu de preuve de l’existence d’une relation entre les deux acteurs ;
• Une mission comptable, car elle participe à la tenue des comptes de la société ;
• Une mission commerciale ensuite, car elle renseigne sur le montant de la transaction effectuée ;
• Enfin, une mission fiscale, car elle sert de preuve à la déduction des diverses taxes et impôts.

Pour rappel, toute facture doit être rédigée en deux exemplaires, papier ou numérique, être transmise au client au plus tard le jour de la prestation. Elle peut prendre la forme d’une facture en ligne. Notez bien qu’un retard de 15 jours peut être toléré dans certains cas. Le tout doit être conservé au moins 10 ans après la clôture de l’exercice. C’est ce que l’on appelle la garantie décennale, une garantie incluse dans le droit de la constitution français.

Bon à savoir : le client peut également demander la consultation de l’attestation URSSAF de l’auto-entrepreneur si la facture dépasse les 5 000 €.

Comment établir et remplir une facture en micro entreprise ? Les mentions obligatoires

Lorsqu’un micro-entrepreneur crée une facture, il doit veiller au respect de certaines mentions obligatoires.

Dans le cas contraire, vous vous exposez au paiement de certaines taxes. Vous pouvez également être sanctionné plus durement.

Sur la facture de l’auto-entrepreneur, les mentions suivantes sont obligatoires :

• Le numéro et la date d’émission de la facture ;
• La date de la vente de marchandises ou de la prestation de service ;
• Intitulé de la facture ;
• Nom et coordonnées du client ;
• Dénomination sociale, nom commercial et coordonnées du prestataire (précédés de la mention "entrepreneur individuel" ou "EI") ;
• Numéro SIREN accompagné de la mention "immatriculé au RCS (Registre du commerce et des sociétés) / RM (Répertoire des métiers)" suivi de la ville ou département d'immatriculation ;
• L’adresse de livraison ;
• Le numéro d’identification de TVA éventuel du vendeur ;
• Une description du nombre d’heures en cas de prestation de service, ou du produit et de sa quantité s’il s’agit d’une vente de bien ;
• Le prix unitaire initial (sans taxe, solde ou toute réduction) de la prestation de service ou du bien ;
• Toute majoration due au transport, aux frais de livraison, etc. ;
• Le taux de TVA concerné et l’estimation de son montant ;
• La somme totale hors taxe et la somme totale toute taxe comprise ;
• La date d’échéance du règlement et ses conditions.

Si le client est un professionnel, la facture de l’auto-entrepreneur devra également comprendre certaines mentions, comme :

• La date limite de paiement (30 à 60 jours si non précisée) ;
• Les taux de pénalités de retard de paiement ;
• Les escomptes commerciaux et leurs conditions s’il y en a ;
• L’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement.

D’un montant de 40 €, cette indemnité forfaitaire due en plus de pénalités de retard de paiement doit être mentionnée : l’oubli d’une telle mention est sanctionnable d’une amende de 15 000 €.

Enfin, certaines mentions particulières peuvent figurer sur la facture de l’auto-entrepreneur :

• Préciser le centre de gestion agréé (CGA) ou l’association de gestion agréé (AGA) si affilié : “Membre d’une association agréée, le règlement des honoraires par chèque et carte bancaire est accepté” ;
• Si l’auto-entreprise est en franchise en base de TVA, il faudra préciser : “TVA non applicable, article 293-B du code général des impôts” ;
• Pour toute auto-entreprise ayant souscrit à une assurance professionnelle, il faudra également mentionner l’assurance en question, les coordonnées de l’assureur ainsi que la couverture géographique du contrat.

Le modèle gratuit de facture pour auto-entrepreneur by Dougs

Votre prospection s’est révélée efficace, vous avez décroché des contrats avec des clients. Il est maintenant temps de vous préoccuper de la gestion administrative, donc de la facturation. Perspective peu réjouissante, nous vous le concédons. Mais on ne vous laisse pas dans l’embarras.

Profitez des modèles gratuits de factures auto-entrepreneurs que nous mettons à votre disposition ! Nous vous en proposons différents types, selon la nature de l’activité de votre micro-entreprise et de votre situation au regard de la TVA.

Ces modèles de factures pour auto-entrepreneurs sont gratuits et sous format Excel. Pourquoi vous les proposer ? Parce que c’est un moyen simple et rapide pour éditer vos documents. C’est une bonne solution en attendant d’avoir trouvé le logiciel de facturation (gratuit ou payant) qui corresponde à vos attentes.

Attention, selon votre situation et le type d’opération réalisé, les mentions à faire obligatoirement figurer sur votre facture diffèrent !

Il est important de bien faire figurer la référence de l’article du Code Général des Impôts dont vous revendiquez le bénéfice, pour exonérer de TVA vos opérations de vente.

Quand facturer la tva en auto-entrepreneur ?

Micro-entreprise ne signifie pas toujours exonération de TVA. En effet, votre activité peut répondre aux critères de la micro-entreprise sans pour autant entrer dans ceux de la franchise en base de TVA. Un rappel sommaire des règles s’impose.

Vous pouvez bénéficier du régime du micro-entrepreneur tant que votre chiffre d’affaires encaissé ne dépasse pas les limites suivantes :

• 188 700 € pour les activités de négoce (pour les revenus 2023 déclarés en 2024);
• 77 700 € pour les activités de prestations de services relevant des bénéfices industriels et commerciaux ou des bénéfices non commerciaux (pour les revenus 2023 déclarés en 2024).

La franchise de TVA s’applique quant à elle dans ces limites (seuils de 2023) :

• 91 900 € lors de l’année civile précédente et 101 000 € sur l’année en cours ;
• 36 800 € lors de l’année civile précédente et 39 100 € sur l’année en cours pour les activités de prestations de services.

Vous le voyez nettement ici, vous pouvez donc être auto-entrepreneur et soumis à la TVA.

Les modèles qui vous sont proposés vous permettent d’être en conformité avec la réglementation applicable. Tant que le nombre de factures à traiter reste limité, vous pourrez gérer vos factures avec des tableurs ou des traitements de texte. Toutefois, lorsque les volumes facturés s’accroissent, cela peut créer quelques lourdeurs et des problèmes de suivi. Nous ne pouvons que vous conseiller d’opter pour des logiciels de facturation en ligne.

Bonne nouvelle ! Dougs vous propose désormais sa solution gratuite de facturation en ligne ! Elle est ouverte à tous, que vous soyez ou non client.

FAQ : comment gérer sa facturation en tant qu’auto-entrepreneur ?

Comment éditer une facture type pour le matériel en micro entreprise ?

En théorie, l’auto-entrepreneur ne peut déduire aucune charge de son chiffre d’affaires. Cependant, une formalité lui permet de déclarer certains montants afin de les déduire. Il s’agit des frais de débours. Ces frais représentent toute somme avancée pour le compte d’un client de l’auto-entrepreneur. Ils sont donc exclus de la base d’imposition, et peuvent être déduits lors des déclarations de chiffres d’affaires à l’URSSAF ainsi que lors de la déclaration d’impôt sur le revenu. Le matériel devra donc être fourni sans surcoût : le client doit rembourser exactement le même prix pratiqué par le fournisseur. Si le client est un professionnel, il pourra récupérer la TVA sur les biens ou services fournis.

Il est important de noter que l’auto-entrepreneur n’est pas responsable des biens et services issus des frais de débours. L’auto-entrepreneur ne jouant qu’un rôle d’intermédiaire, en cas de vice ou défaut du produit ou service, la responsabilité revient donc au fournisseur.

Afin de garantir le bon fonctionnement des frais de débours, il convient de respecter certaines formalités. Avant tout, l’auto-entrepreneur doit veiller à signer un accord écrit avec son client : il s’agit du mandat de débours. Ce document doit contenir une liste des divers achats et frais impliqués, ainsi que le montant des sommes avancées. Ces dernières seront facturées au nom du client par le fournisseur, et surtout pas au nom de l’auto-entrepreneur, ce qui l’empêcherait de déduire ces achats de son chiffre d’affaires.

À travers ce mandat de débours, l’auto-entrepreneur conserve ainsi une preuve de l’échange, ce qui obligera le client à rembourser chaque dépense effectuée à son compte en cas de contestation.

Comment créer une facture pour un client étranger en auto-entrepreneur ?

Qu’importe la situation géographique de votre client, les règles de facturation sont les mêmes : seule la TVA peut évoluer selon la situation. Cependant, afin d’émettre une facture à un client étranger, vous aurez avant tout besoin d’un numéro de TVA intracommunautaire, et ce même si vous bénéficiez d’une franchise de TVA.

Toute entreprise de prestation de service ou ayant acheté ou vendu des biens en Europe pour une valeur supérieure à 10 000 € sur l’année précédente et celle en cours doit posséder un n° de TVA intracommunautaire. Dans l’éventualité où le client n’est pas un professionnel, il ne disposera pas de numéro de TVA intracommunautaire. Il faudra alors facturer la TVA selon son taux en vigueur dans son pays.

À l’inverse, si le client n’est pas européen et ne dépend pas de l’EEE (Espace Economique Européen), il suffira de le facturer normalement. La facture de l’auto-entrepreneur devra alors simplement être rédigée en français, tout en pensant à préciser les taux de change, les prix en euros et en devise étrangère. Ses montants devront par la suite être déclarés à l’administration fiscale française.

Dans l’éventualité où la facture doit être dans une devise étrangère, c’est très simple. La facturation de l’auto-entreprise devra être effectuée à un taux de change négocié entre les deux parties. Ce taux sera alors répertorié sur la facture, avec les deux montants précisés : celui en euro et celui qui a été converti. Concernant le taux de conversion, si vous êtes sujet à la TVA, vous pouvez choisir la date à laquelle vous devez reverser la TVA aux impôts, ou alors utiliser le taux de conversion douanier.

Il faudra cependant prendre en compte les coûts que représentent les virements à l’étranger, pouvant varier selon les taux de change, les frais de transfert ou de correspondant.