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Peut-on tout passer en charge déductible dans son entreprise ?

En tant qu’entrepreneur, vous vous êtes forcément posé la question des charges déductibles. Il peut en effet être très intéressant fiscalement de passer un maximum de dépenses en charge déductible afin de minorer son imposition (impôts, charges sociales). Mais attention à ne pas risquer le redressement fiscal ! Dougs fait le tour de la question des charges déductibles ou non.

L’incidence fiscale des charges déductibles

L’établissement des comptes annuels permet de déterminer votre résultat comptable puis fiscal. Une charge est généralement déductible si elle est réelle et réalisée dans l’intérêt social de l’entreprise. Autrement dit, il faut qu’il y ait un lien entre la dépense effectuée et l’activité de votre entreprise.

L’impact fiscal peut être multiple lorsque vous passez une charge en comptabilité : 

  • Si vous êtes assujetti à la TVA, vous récupérerez la TVA sur la dépense.
  • Vous minorerez votre résultat imposable et ferez une économie d’impôt sur votre bénéfice.
  • Si la dépense est considérée comme personnelle, elle sera imputée dans votre compte courant d’associé.

En cas de contrôle fiscal, l’administration surveillera de près la déductibilité des charges qui ne seraient pas réalisées dans l’intérêt de l’entreprise.

Les charges déductibles controversées

Je travaille chez moi, puis-je déduire mon loyer et mes charges (eau, chauffage, électricité) ?

Pour les micro-entrepreneurs

Si vous êtes micro-entrepreneur, votre loyer et vos charges ne sont pas déductibles. En effet, le calcul de votre résultat imposable se base sur votre CA, auquel on retire un abattement (de 50 % pour les activités d’achat – revente et de 34 % pour les prestations de services). Cet abattement couvre tout type de charges, rien ne peut donc être déduit du montant réel.

Pour les freelances

Si vous exercez votre activité de freelance, consultant, etc. à votre domicile, vous avez la possibilité de refacturer une partie de votre loyer et de vos charges (électricité, chauffage, eau…) à votre société ou à votre entreprise individuelle en mettant en place une convention de mise à disposition. Pourquoi une partie et pas la totalité ? Parce que cela reste votre logement personnel !

Pour calculer la quote-part d’utilisation professionnelle, on considère généralement que la surface de votre logement allouée à votre activité professionnelle correspond à 12m2 (surface moyenne d’un bureau). Il vous suffit de rapporter le prix de votre loyer au m2 et de le multiplier par 12 pour obtenir le loyer de votre “bureau”.

Calcul de la quote-part loyer :

loyer total ÷ surface totale x 12 (surface bureau)

Si vous êtes propriétaire, il vous faudra au préalable connaître la valeur locative de votre logement pour pouvoir calculer la quote-part d’utilisation professionnelle. 

Le calcul de la quote-part pour les charges est le même que pour le loyer :

montant charge ÷ surface totale x 12 (surface bureau)

Attention, si vous mettez une partie de votre logement à disposition de votre entreprise, il vous faut déclarer les sommes refacturées à votre société sur votre déclaration d’impôts sur le revenu :

  • soit en revenu foncier si vous considérez que vous mettez à disposition une pièce vide, que votre société a meublée
  • soit en BIC si vous considérez que c’est une location meublée / équipée

Je travaille chez moi, puis-je déduire mes abonnements téléphoniques et internet ?

Si vous utilisez le même abonnement téléphonique ou internet pour votre activité et personnellement, il vous faut estimer la quote-part d’utilisation professionnelle (% fixe).

Chaque mois, vous devrez impacter la quote-part d’utilisation de l’abonnement via une note de frais. 

charge déductible

Cette déductibilité n’est que partielle. En effet, il faudra déduire de la dépense effectuée le montant estimé par l’administration fiscale d’un repas pris à domicile (4.70€ en 2016).

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Checklist

Mes abonnements type Netflix, OCS, Spotify, Deezer peuvent-ils passer dans les charges de ma société ? 

Désolé, mais non… car vous avez a priori une utilisation purement personnelle de ces plateformes (même dans le cas où écouter de la musique en travaillant est indispensable à votre concentration !).

Dans quels cas peut-on déduire ses frais de restauration ?

Vos frais de restauration sont une charge déductible si les repas entrent dans un cadre professionnel : avec des clients, des fournisseurs, des collaborateurs… Il vous faut alors noter sur vos tickets ou factures les nom et qualité de vos invités.

Si les tickets de caisse avec mention de la TVA sont généralement admis comme pièces justificatives (pour les sommes inférieures à 150 € HT), sachez qu’il faut normalement une facture mentionnant a minima le nom et l’adresse de votre société

Les repas pris à titre personnel par les dirigeants n’entrent pas dans ce cadre et ne sont donc pas une charge déductible.

À noter qu’il existe une tolérance si vous êtes entrepreneur individuel à l’impôt sur le revenu. Certains frais de restauration peuvent en effet être déductibles du résultat si ces dépenses sont nécessaires à l’exercice de votre profession : justifiées par exemple par la distance existante entre le lieu d’exercice et votre domicile. Il vous faudra alors joindre une pièce justificative. Toutefois, cette déductibilité n’est que partielle : il faudra déduire de la dépense effectuée le montant estimé par l’administration fiscale d’un repas pris à domicile (4.90 € en 2020).

Les frais de déplacement sont-ils tous déductibles ?

Pour les frais de déplacement, différentes solutions existent selon le cas de figure dans lequel vous vous placez.

Véhicule acquis par votre société

Si vous disposez d’un véhicule acquis par votre société et que vous en avez une utilisation mixte (professionnelle et privée), vous allez devoir évaluer l’avantage en nature dégagé. Ajouté à votre rémunération, il subira donc cotisations sociales et impôt sur le revenu.

  • L’évaluation peut se faire selon les frais réels
  • ou de manière forfaitaire
  • Pour les SAS, le président devra établir des bulletins de paie pour que cet avantage soit soumis à cotisations sociales.

Véhicule acquis personnellement

Si le véhicule est acquis personnellement et fait l’objet d’une utilisation à des fins professionnelles, vous pourrez vous faire rembourser par votre société ces dépenses réalisées dans l’intérêt social.

  • Deux possibilités s’offrent pour les sociétés à l’IS et les BNC : les indemnités kilométriques (IK) ou les frais réels.
  • Pour les personnes imposées au titre des BIC, l’évaluation se fait aux frais réels.

💡 Pour connaître la solution la plus favorable concernant le véhicule, vous devez prendre en compte différents aspects, comme : la valeur à neuf du véhicule, le type de véhicule (VU, VP ou dérivé VP), la puissance du véhicule et son taux d’émission de CO2.

Pour en savoir plus :

Comment déduire les frais réels de son véhicule en BNC ?

TVS : quel véhicule déclarer ?

Comment estimer sa TVS ?

Les vêtements peuvent-ils entrer dans les charges déductibles ?

Sur le thème des vêtements, l’administration a tranché. Elle autorise la déduction des vêtements dits spécifiques et nécessaires à l’activité professionnelle

Un soudeur pourra par exemple déduire sa combinaison alors qu’un avocat verra cette possibilité exclue pour un costume. En effet, dans ce dernier cas, la frontière entre utilisation privée et professionnelle est difficile à distinguer.

Peut-on acheter un costume avec son entreprise ?

Les cadeaux d’affaires, charge déductible ?

Vous pouvez offrir des cadeaux à vos clients si c’est bénéfique à l’intérêt social. Cependant, l’Etat exclut les dépenses somptuaires comme la chasse, la mise à disposition de résidence de plaisance ou la pêche.

En outre, la déductibilité de la TVA sur les cadeaux n’est pas possible lorsque ceux-ci dépassent 69 € TTC.

Nul besoin de vous dire que si votre entreprise fait l’objet d’un contrôle fiscal, ces dépenses dont la frontière privée / professionnelle est parfois floue risquent de faire l’objet d’une attention particulière.

Votre dépense fait-elle l’objet d’une charge déductible ou d’une immobilisation ?

Il est également possible d’offrir des cadeaux à ses salariés. Certains avantages peuvent être non soumis à cotisations sociales. 

👉 Nous vous invitons à consulter le site de l’URSSAF pour plus de détails sur l’attribution de cadeaux et de bons d’achat aux salariés.

Vous voilà mieux informé sur les dépenses pouvant passer dans les charges déductibles de votre entreprise et celles qui ne le peuvent pas. Il est important de bien maîtriser ce sujet et de pouvoir justifier toutes les dépenses que vous jugez bénéfiques à l’intérêt social, surtout celles dont la frontière privée / pro peut être plus ténue, car ce sont celles qui, en cas de contrôle fiscal, risquent de faire l’objet d’une investigation plus poussée. Nous espérons avoir répondu à toutes vos interrogations sur les charges déductibles et non déductibles

💡 Vous avez encore des questions ou des doutes concernant certains frais ? N’hésitez pas à en faire part à votre comptable Dougs !

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Véronique Maurice

Expert-comptable et cofondatrice

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Qui est Dougs ?

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