Peut-on tout passer en charge dans son entreprise ?

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Un entrepreneur peut trouver opportun de passer un maximum de dépenses en charge afin de minorer son imposition. Moins d’impôt, moins de charges sociales. Cependant, il est impossible de faire n’importe quoi. L’administration veille et le risque de redressement fiscal est présent. Dougs fait le point sur la question de la charge déductible ou non.

L’incidence fiscale des charges

L’établissement des comptes annuels permet de déterminer votre résultat comptable puis fiscal. Les charges sont généralement déductibles si elles sont réelles et réalisées dans l’intérêt social de l’entreprise. Il faut qu’il y ait un lien entre la dépense effectuée et l’activité de votre entreprise.

L’impact fiscal peut être multiple lorsque vous passez une charge en comptabilité :

  • Si vous êtes assujetti à la TVA, alors vous récupérerez la TVA sur la dépense.
  • Vous allez minorer votre résultat imposable et faire une économie d’impôt sur votre bénéfice.
  • En outre, si cette dépense est personnelle ; elle a vocation à se régler avec des sommes issues de votre rémunération (salaires ou dividendes). Ces sommes se soumettent donc à l’impôt sur le revenu et aux cotisations sociales, CSG/CRDS.

Pour ces motifs, en cas de contrôle fiscal, l’administration surveillera de près la déductibilité de charges non réalisées dans l’intérêt de l’entreprise.

Les dépenses controversées

Les frais de restauration, charge déductible ?

Vous bénéficierez de la déduction si les repas sont dans un cadre professionnel. Ils se tiennent avec des clients, conseils, fournisseurs… Vous devrez donc noter sur vos tickets le nom et la qualité de vos invités. Un ticket de caisse, avec la TVA ressortie s’admet généralement comme pièce justificative. Normalement, il faudrait avoir une facture systématiquement. Cette facture devrait mentionner le nom de votre société, l’adresse … Cependant, les inspecteurs de l’administration tolèrent de n’avoir qu’un ticket de caisse jusqu’à une certaine limite. En effet, si une dépense excède 150€ HT, vous allez devoir demander une facture pour pouvoir procéder à la déduction.

Le repas pris à titre personnel par les dirigeants ne fait donc pas partie d’une charge déductible. Pour les entrepreneur individuels à l’impôt sur le revenu, il existe toutefois une tolérance.

Ils seront en effet déductibles du résultat si ces dépenses sont rendues nécessaires par l’exercice de la profession, justifiées par la distance existante entre le lieu d’exercice et le domicile et appuyées par une pièce justificative.

charge déductible

Cette déductibilité n’est que partielle. En effet, il faudra déduire de la dépense effectuée le montant estimé par l’administration fiscale d’un repas pris à domicile (4.70€ en 2016).

Les frais de déplacement, charge déductible ?

Différentes solutions existent et dépendent du cas de figure dans lequel vous vous placez :

  • Si le véhicule est acquis par votre société. Si vous avez une utilisation mixte (professionnelle et privée), vous allez devoir évaluer l’avantage en nature dégagé. Ajouté à votre rémunération, il subira donc cotisations sociales et impôt sur le revenu. L’évaluation peut être réelle ou forfaitaire en SAS. En revanche, pour le gérant majoritaire en SARL ou l’entrepreneur individuel ; l’évaluation forfaitaire s’exclue en théorique.
  • Si le véhicule est acquis personnellement et fait l’objet d’une utilisation à des fins professionnelles. Vous allez pouvoir vous faire rembourser par votre société ces dépenses réalisées dans l’intérêt social. Deux possibilités s’offrent pour les sociétés à l’IS et les BNC : les indemnités kilométriques (IK) ou les frais réels. Pour les personnes imposés au titre des BIC, l’évaluation se fait aux frais réels.

Pour connaître la solution la plus favorable concernant le véhicule, vus devez prendre en compte différents aspects. Par exemple, la valeur à neuf du véhicule, le type de véhicule (VU, VP ou dérivé VP), la puissance véhicule et son taux d’émission de CO2.

Les vêtements, charge déductible ?

Sur le thème des vêtements, l’administration a tranché. Elle autorise la déduction des vêtements dits spécifiques et nécessaires à l’activité professionnelle.

Un soudeur pourra par exemple déduire sa combinaison alors qu’un avocat verra cette possibilité exclue pour un costume. La frontière de la charge déductible se distinct difficilement entre utilisation privée et professionnelle.

Les cadeaux d’affaires, charge déductible ?

Vous pouvez offrir des cadeaux à vos clients si ceci est également bénéfique à l’intérêt social. La frontière est parfois floue. Cependant, l’Etat exclue les dépenses somptuaires comme la chasse, la mise à disposition de résidence de plaisance ou la pêche.

En outre, la déductibilité de la TVA sur les cadeaux n’est pas possible lorsque ceux-ci dépassent 69€ TTC.

Nul besoin de vous dire que si votre entreprise fait l’objet d’un contrôle fiscal, ces dépenses dont la frontière privée / professionnelle est parfois mince risquent de faire l’objet d’une attention particulière.

Votre dépense fait elle l’objet d’une charge déductible ou d’une immobilisation ? Retrouvez la réponse dans cet article !

À propos de l'auteur : Véronique Maurice est expert-comptable et cofondatrice chez Dougs, l'expert-comptable en ligne qui vous simplifie la vie. Découvrez comment Dougs rend votre compta automatique et sans paperasse.
Dougs est l'expert comptable des consultants, artisans, e-commerce et freelances

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