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Comment déclarer et calculer ses charges déductibles en entreprise ?

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Comment déclarer et calculer ses charges déductibles en entreprise ?

En tant qu’entrepreneur, vous vous êtes forcément posé la question des charges déductibles. Il peut en effet être très intéressant fiscalement de passer un maximum de dépenses en charge déductible afin de diminuer son imposition (impôts, charges sociales). Mais attention à ne pas risquer le redressement fiscal ! On fait le tour de la question des charges déductibles, quelle que soit votre branche d'activité.

Définition : Qu'est-ce qu'une charge déductible ?

Il s’agit des charges qu’une société/entreprise peut déduire de son résultat fiscal. C’est-à-dire que cette charge, si elle est déductible, va lui permettre de réduire la base imposable (= son résultat fiscal) à son impôt sur les sociétés (ou son impôt sur le revenu, si la société a cette forme d’imposition).

En effet, une charge, pour être déductible doit remplir certaines conditions dont voici les principales : 

  • Etre engagée dans l’intérêt direct de l’exploitation, en lien avec l’objet social de l’entreprise, dans l’objectif de développer le chiffre d’affaires.
  • La charge ne doit pas être ni excessives, ni fictives et se rattacher à la gestion normal de l’entreprise
  • Avoir une pièce justificative (comme une facture)

Par exemple : un ordinateur acheté pour votre activité professionnelle 1 500 € -> pas de souci, la charge est déductible

Mais si l’ordinateur est de 10 000 € ? Il pourrait s’agir d’une charge excessive, sauf si cet achat est justifié pour les besoins de l’entreprise (un développeur informatique qui a besoin d’un ordinateur puissant pour son travail par exemple).

Également, certaines charges sont considérées par nature comme non déductibles par l’administration fiscale. Voici quelques exemples : 

  • Les dépenses considérées comme luxueuses (chasse, pêche, bateau de plaisance, yacht)
  • Certains impôts (taxe véhicule de société, impôt société, taxe foncière pour un immeuble non inscrit dans le bilan)
  • Amendes et pénalités provenant de l’administration (amende routière par exemple)

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Comment calculer les charges déductibles que je déclare ?

Votre cabinet comptable vous accompagnera bien entendu pour calculer le montant des charges déductibles et ainsi en ressortir votre résultat fiscal (la base de l’imposition de votre société).

Pour cela, il faut faire en premier lieu la somme de toutes les charges supportées par la société. Il faudra ensuite effectuer le calcul du résultat comptable qui est : 

Produits - charges = résultat comptable

Puis, la prochaine étape consiste à réintégrer au résultat comptable (rajouter) les charges non déductibles (amendes, impôts non déductibles …etc). Et ainsi, vous obtiendrez le résultat fiscal sur lequel va être imposée votre société.

Découvrez tous les détails dans notre dossier sur le calcul de résultat fiscal en entreprise. 

Quels avantages fiscaux pour les charges déductibles en 2023 ?

Les charges déductibles permettent de réduire la base imposable sur laquelle sera calculée l’impôt de la société (IS, ou IR). Le gain dépend donc du mode d’imposition de la société : 

  • à l’IS :  le gain sera de 15% si la société est au taux réduit ou 25% de la charge déductible. Découvrez tous les détails dans notre article sur le taux réduit à l'IS.
  • à l’IR : cela dépendra du taux d’imposition de chacun des associés. En effet, si votre société est à l’impôt sur le revenu, le résultat sera soumis à l'impôt sur le revenu de chacun des associés, au prorata de leur part dans la société.
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Checklist

Qu'est-ce qui est déductible des impôts ?

Quelles sont les charges déductibles des impôts sur le revenu ?

En tant que particulier, au niveau de votre impôt sur le revenu, certaines charges sont déductibles

  • Les frais d’études, de stage et de formation professionnelle : si vous êtes salariés ou demandeurs d’emplois, à condition de pouvoir en justifier, les frais de formation peuvent être déduits au titre des frais réels, directement sur votre déclaration d’impôt sur le revenu. Ils doivent être engagés en vue de permettre l'amélioration de la situation professionnelle ou accéder à un changement complet de profession.
  • Les frais professionnels : en effet les frais professionnels sont déductibles de la base de calcul de l’impôt sur le revenu. 

Par défaut, l’administration fiscale retiendra un abattement de 10% du revenu imposable au titre des frais professionnels (minimum 472 € maximum 13 522 € pour chaque membre du foyer fiscal. Mais vous pouvez choisir un mode de calcul au frais réels. Par exemple : si vous vous déplacez chaque jour pour vous rendre sur votre lieu de travail en voiture, vous pouvez opter pour le barème kilométrique en fonction du nombre de kilomètres effectués dans l’année de la déclaration.

Attention la distance maximum retenue par l’administration fiscale est 40km du lieu de travail, un seul aller-retour par jour (sauf exception à justifier : en cas d’horaires particuliers, problèmes de santé, ou personne aidant un dépendant, difficulté à trouver un emploi plus proche). 

Si vous habitez à plus de 40km de votre lieu de travail, il faudra retenir alors uniquement 80km aller-retour. Il faudra bien conserver vos factures de carburant/ticket de péages.

Lors du calcul de vos frais réels professionnel, vous pouvez aussi ajouter : 

  • Vos frais de repas
  • Déplacements professionnels
  • Locaux et équipements professionnels
  • Les frais de déménagement pour conserver un emploi ou prendre un nouveau job sont déductibles sous certaines conditions

Il faut bien avoir un justificatif/facture pour chacun des frais réels déclarés sur la déclaration d’impôt sur le revenu.

  • Frais de garde d’enfant : l’administration fiscale peut vous accorder un crédit d’impôt lorsque vous faites garder vos enfants, sans conditions de ressources, ni de situation personnelle ou professionnelle. 

Comment faire pour bénéficier du crédit d'impôt garde d'enfant ? 

Pour bénéficier du crédit d’impôt, il faut que l’enfant soit gardé : 

  • En crèche collective, familiale ou parentale
  • Avec une assistante maternelle agréée
  • En halte garderie ou en jardin d’enfant

L’organisme doit vous faire parvenir chaque année l’attestation de garde avec le montant à inscrire sur votre déclaration d’impôt sur le revenu (les frais de repas ne sont pas pris en compte). Cette attestation est à conserver en cas de contrôle de l’administration.

NB : Pour les enfants de plus 6 ans, la réduction d’impôt est valable uniquement pour une garde à domicile. 

Que peut-on déduire des impôts sans justificatif ?

Vous n’avez pas besoin de justificatif si vous souhaitez appliquer l’abattement forfaitaire de 10% pour frais professionnels. Il n’y a pas de case à cocher ni à remplir en particulier pour cet abattement.

En cas d’option pour les frais réels, tous les justificatifs/factures doivent être conservés.

Quelles charges déductibles peuvent être controversées ?

Comme de nombreux chefs d’entreprise, on peut être tenté de tirer au maximum la possibilité de déduire des charges pour payer moins d’impôt. Il faut faire attention à certaines qui peuvent être remis en cause par l’administration fiscale : 

  • Déduire une partie de son loyer et des charges électricité/internet/eau de son logement : si votre société est domiciliée chez vous, vous pouvez tout à fait faire payer à votre société une quote part en loyer, et charges. Attention, cela doit être correctement matérialisé au moyen d’un document juridique : la convention de mise à disposition.
  • Les dépenses somptuaires : il s’agit des dépenses jugées excessives en fonction de leur montant et de l’intérêt qu’elles procurent à la société. Les dépenses de chasse et pêche, yacht, résidence secondaire, bateaux de plaisance ne sont pas déductibles professionnellement. Une exception existe si vous avez toutefois la preuve que celles-ci permettent directement l’exploitation de la société, mais il est très compliqué de justifier ce caractère lors d’un contrôle de l’administration fiscale. La charge est donc non déductible mais il n’est également pas possible de récupérer la TVA sur ces dépenses.
  • Les vêtements : il est vrai qu’un commercial, pour aller au travail, a besoin d’un costume, donc il pourrait s’agir de dépense professionnelle. Or sur ce point, l’administration fiscale est très claire : seuls les vêtements qui ont un caractère 100% professionnel peuvent être déduits. Un costume étant utilisable dans la vie privée, il ne pourra pas être déduit sur la société (https://www.dougs.fr/blog/acheter-un-costume-avec-son-entreprise/). Il en sera de même pour les chaussures de ville de ce commercial. En revanche, une blouse blanche pour un médecin, ou un bleu de travail pour un artisan est une dépense professionnelle déductible et lié directement à l’activité.
  • Les frais de repas/restaurant : les frais de repas ne sont pas toujours déductibles du résultat de l’entreprise. Voici un article pour vous aider à y voir plus claire https://www.dougs.fr/blog/frais-de-repas-deductible/

Dans quels cas peut-on déduire ses frais de restauration ?

Vos frais de restauration sont une charge déductible si les repas entrent dans un cadre professionnel : avec des clients, des fournisseurs, des collaborateurs… Il vous faut alors noter sur vos tickets ou factures les nom et qualité de vos invités.

Si les tickets de caisse avec mention de la TVA sont généralement admis comme pièces justificatives (pour les sommes inférieures à 150 € HT), sachez qu’il faut normalement une facture mentionnant a minima le nom et l’adresse de votre société.

Les repas pris à titre personnel par les dirigeants n’entrent pas dans ce cadre et ne sont donc pas une charge déductible.

À noter qu’il existe une tolérance si vous êtes entrepreneur individuel à l’impôt sur le revenu. Certains frais de restauration peuvent faire l'objet d'une déduction du résultat si ces dépenses sont nécessaires à l’exercice de votre profession : justifiées par exemple par la distance existante entre le lieu d’exercice et votre domicile. Il vous faudra alors joindre une pièce justificative. Toutefois, cette déductibilité n’est que partielle : il faudra déduire de la dépense effectuée le montant estimé par l’administration fiscale d’un repas pris à domicile (4.90 € en 2020).

 

Frais de déplacement : que peut-on passer en frais professionnels ?

Pour les frais de déplacement, différentes solutions existent selon le cas de figure dans lequel vous vous placez, et le calcul sera différent selon le type de véhicule et son émission de co2 par exemple.

Véhicule acquis par votre société

Si vous disposez d’un véhicule acquis par votre société, que vous soyez dirigeant de la société ou employé, et que vous en avez une utilisation mixte (professionnelle et privée), vous allez devoir évaluer l’avantage en nature dégagé. Ajouté à votre rémunération, il subira donc cotisations sociales et impôt sur le revenu.

  • L’évaluation peut se faire selon les frais réels
  • ou de manière forfaitaire
  • Pour les SAS, le président devra établir des bulletins de paie pour que cet avantage soit soumis à cotisations sociales.

Véhicule acquis personnellement

Si le véhicule est acquis personnellement et fait l’objet d’une utilisation à des fins professionnelles, vous pourrez vous faire rembourser par votre société ces dépenses réalisées dans l’intérêt social.

  • Deux possibilités s’offrent pour les sociétés à l’IS et les BNC : les indemnités kilométriques (IK) ou les frais réels.
  • Pour les personnes imposées au titre des BIC, l’évaluation se fait aux frais réels.

💡 Pour connaître la solution la plus favorable concernant le véhicule, vous devez prendre en compte différents aspects, comme : la valeur à neuf du véhicule, le type de véhicule (VU, VP ou dérivé VP), la puissance du véhicule et son taux d’émission de co2.

Pour en savoir plus sur le calcul de vos frais et l'incidence des différents paramètres du nombre de chevaux au taux d'émission de co2, consultez nos dossiers sur les frais de déplacement :

Comment déduire les frais réels de son véhicule en BNC ?

TVS : quel véhicule déclarer ?

Comment estimer sa TVS ?

 

Les cadeaux d’affaires, charge d'entreprise déductible ?

Vous pouvez offrir des cadeaux à vos clients si c’est bénéfique à l’intérêt social. Cependant, l’Etat exclut les dépenses somptuaires comme la chasse, la mise à disposition de résidence de plaisance ou la pêche.

En outre, la déductibilité de la TVA sur les cadeaux n’est pas possible lorsque ceux-ci dépassent 69 € TTC.

Nul besoin de vous dire que si votre entreprise fait l’objet d’un contrôle fiscal, ces dépenses dont la frontière privée / professionnelle est parfois floue risquent de faire l’objet d’une attention particulière.

Votre dépense fait-elle l’objet d’une charge déductible ou d’une contrepartie d'immobilisation ?

Il est également possible d’offrir des cadeaux à ses salariés. Certains avantages peuvent être non soumis à cotisations sociales.

👉 Nous vous invitons à consulter le site de l’URSSAF pour plus de détails sur l’attribution de cadeaux et de bons d’achat aux salariés.

Vous voilà mieux informé sur les dépenses pouvant passer dans les charges déductibles de votre entreprise et celles qui ne le peuvent pas. Il est important de bien maîtriser ce sujet et de pouvoir justifier toutes les dépenses que vous jugez bénéfiques à l’intérêt social, surtout celles dont la frontière privée / pro peut être plus ténue, car ce sont celles qui, en cas de contrôle fiscal, risquent de faire l’objet d’une investigation plus poussée. Nous espérons avoir répondu à toutes vos interrogations sur les charges déductibles et non déductibles.

💡 Vous avez encore des questions ou des doutes concernant certains frais ? N’hésitez pas à en faire part à votre comptable Dougs !

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Les vêtements peuvent-ils entrer dans les charges déductibles ?

Sur le thème des vêtements, l’administration a tranché. Elle autorise la déduction des vêtements dits spécifiques et nécessaires à l’activité professionnelle.

Un soudeur pourra par exemple déduire sa combinaison alors qu’un avocat verra cette possibilité exclue pour un costume. En effet, dans ce dernier cas, la frontière entre utilisation privée et professionnelle est difficile à distinguer.

Peut-on acheter un costume avec son entreprise ?

Mes abonnements type Netflix, OCS, Spotify, Deezer peuvent-ils passer dans les charges de ma société ?

Désolé, mais non… car vous avez a priori une utilisation purement personnelle de ces plateformes (même dans le cas où écouter de la musique en travaillant est indispensable à votre concentration !).

Je travaille chez moi, puis-je déduire mon loyer et mes charges (eau, chauffage, électricité) ?

Pour les micro-entrepreneurs

Si vous êtes micro-entrepreneur, votre loyer et vos charges ne sont pas déductibles. En effet, le calcul de votre résultat imposable se base sur votre CA, auquel on retire un abattement (de 50 % pour les activités d’achat – revente et de 34 % pour les prestations de services). Cet abattement couvre tout type de charges, rien ne peut donc être déduit du montant réel.

Pour les freelances

Si vous exercez votre activité de freelance, consultant, etc. à votre domicile, vous avez la possibilité de refacturer une partie de votre loyer et de vos charges (électricité, chauffage, eau…) à votre société ou à votre entreprise individuelle en mettant en place une convention de mise à disposition. Pourquoi une partie et pas la totalité ? Parce que cela reste votre logement personnel !

Pour calculer la quote-part d’utilisation professionnelle, on considère généralement que la surface de votre logement allouée à votre activité professionnelle correspond à 12m2 (surface moyenne d’un bureau). Il vous suffit de rapporter le prix de votre loyer au m2 et de le multiplier par 12 pour obtenir le loyer de votre “bureau”.

Calcul de la quote-part loyer :

loyer total ÷ surface totale x 12 (surface bureau)

Si vous êtes propriétaire, il vous faudra au préalable connaître la valeur locative de votre logement pour pouvoir calculer la quote-part d’utilisation professionnelle.

Le calcul de la quote-part pour les charges est le même que pour le loyer :

montant charge ÷ surface totale x 12 (surface bureau)

Attention, si vous mettez une partie de votre logement à disposition de votre entreprise, il vous faut déclarer les sommes refacturées à votre société sur votre déclaration d’impôts sur le revenu :

  • soit en revenu foncier si vous considérez que vous mettez à disposition une pièce vide, que votre société a meublée
  • soit en BIC si vous considérez que c’est une location meublée / équipée

 

FAQ sur les charges déductibles

Je travaille chez moi, puis-je déduire mes abonnements téléphoniques et internet ?

Si vous utilisez le même abonnement téléphonique ou internet pour votre activité et personnellement, il vous faut estimer la quote-part d’utilisation professionnelle (% fixe).

Chaque mois, vous devrez impacter la quote-part d’utilisation de l’abonnement via une note de frais.

Cette déductibilité n’est que partielle. En effet, il faudra déduire de la dépense effectuée le montant estimé par l’administration fiscale d’un repas pris à domicile (4.70€ en 2016).

Mes revenus fonciers sont-ils déductibles si je possède une sci ?

Les revenus fonciers d’une SCI sont imposables en fonction de l’option fiscale choisie. En effet, par défaut, une SCI est imposé au barème progressif de l’impôt sur le revenu. C’est donc chaque associé qui va soumettre la quote part du résultat de la SCI à son impôt sur le revenu, ainsi qu’aux prélèvements sociaux de 17.2%. 

Chaque associé va donc payer personnellement les impôts sur le revenu de la SCI. Il est possible d’opter à l’impôt société et que donc, la SCI paie directement son impôt calculé au taux de l’impôt société.

Selon votre régime spécifique, à l'IR ou IS, la comptabilité de la SCI sera différente, consultez notre article sur la comptabilité des charges en SCI.

De ses revenus fonciers, des charges pourront être déduites, comme par exemple : 

  • Les intérêts et assurance de l’emprunt bancaire
  • Les frais d’entretien et de réparation du bien
  • Les dépenses d’amélioration du bien
  • Les frais d’assurance rapporté directement au bien

Après déduction des charges, le résultat sera soit imposé à l’IR de chaque associé ou à l’impôt société en fonction du régime fiscal de la SCI.

C'est quoi les charges non déductibles ?

Ce sont des charges supportés par l’entreprise qui ne pourront pas être déduites de son résultat fiscal : c’est-à-dire qu’elles ne permettent pas de diminuer la base imposable. Les charges non déductibles sont définis par l’administration fiscale. En voici plusieurs exemples : 

  • Les amendes et pénalités de l’administration (fiscale, sociale etc….)
  • Les dons versés car il bénéficient d’une réduction d’impôt mécenat
  • Une fraction de loyer ou amortissement des véhicules de tourisme : selon la valeur du véhicule et le taux de CO2 émis.
  • Certains impôts et taxes (taxe véhicule de société, impôt sur le revenu, impôt sur les sociétés)
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Stéphanie Frèrejean

Superviseur comptable

Stéphanie est superviseuse comptable. Chez Dougs, elle encadre l’équipe Beige, spécialisée BNC-BIC dossier à l'impôt sur le revenu. Pianiste et mélomane passionnée, cette ancienne responsable de portefeuille client est un cador du travail bien fait et bien organisé ! Au rythme de la musique, elle chorégraphie au millimètre près son équipe, des webinars et vos missions.

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