Refacturation de frais et débours, comment faire la différence ?

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Si vous atterrissez sur cette page, c’est probablement que vous avez du mal à faire la distinction entre débours et refacturation de frais. Il est important de ne pas les confondre. Pour ces deux notions, la situation est de produire une facture au client concernant des montants déjà versés par l’entreprise. Mais un seul des deux se soumet à la TVA ! Et l’impact fiscal qu’une erreur comme celle ci peut produire n’est pas à prendre à la légère ! Mais il n’y a pas d’inquiétude à avoir, nous sommes là pour vous aider ! Alors, que ce soit chez votre avocat, votre notaire ou votre comptable, qu’est ce qu’un débours ? Qu’est ce qu’une refacturation de frais ? Et quelle est la différence entre ces deux notions ? Le tour de la question, et ses réponses, avec Dougs !

Le débours, il s’agit de remboursement de frais

Que sont les débours ?

Les débours sont des remboursements de frais dépensés au nom d’un client dans le cadre d’un mandat. Elles ne sont pas issues directement par lui mais d’un tiers effectuant ces dépenses en son nom. En l’occurrence : votre comptable. Le comptable en question dispose donc d’un mandat établi et signé par les deux parties, expliquant les sommes concernées. Ces montants sont donc payés en son nom, et il sera donc le seul poursuivi en cas de non paiement.

Dans quelle situation, et comment les gérer ?

Prenons par exemple les frais dépensés par votre expert-comptable lors de la création de votre société. Qu’il s’agisse de frais dans un journal pour l’annonce légale, ou de frais de greffe ; ces factures sont conclues au nom de votre société, et non à celui du cabinet les ayant effectués. Le cabinet vous transmettra votre facture originale, que vous pourrez ainsi enregistrer et déduire de la TVA. Votre entreprise doit donc rembourser ces débours à l’euro prêt. NB : En cas de débours, l’Etat ne permet aucun remboursement forfaitaire.

Le débours n’a donc d’impact que sur votre comptabilité, et non celle de votre expert-comptable avançant les frais, et vous pouvez en déduire son montant de votre résultat.

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 La refacturation de frais, il s’agit de compléments

Qu’est ce que la refacturation de frais ?

Les refacturations de frais, il s’agit de sommes complétant une vente ou une prestation de service. L’entreprise paiera alors la somme en question hors taxe et devra la refacturer avec ou sans marge effectuée. (Il peut même être question d’un forfait).

Autrement dit, il s’agit d’une dépense que votre comptable (par exemple) aura effectué dans votre intérêt, mais en son nom. Il peut s’agir de frais de déplacement par exemple, effectués dans le cadre de la relation avec votre entreprise. La différence avec le débours est que ces sommes s’effectuent au nom de l’entreprise les réalisant. Pour se faire rembourser, l’organisation devra alors vous faire parvenir une facture, avec éventuellement (mais pas obligée) la photocopie des dépenses concernées. L’entreprise ayant réalisée les factures, quant à elle, conserve les originaux. (plus d’informations sur la facturation sur le site du gouvernement).

Comment la gérer fiscalement ?

On considère la dépense en question comme une charge et sa refacturation comme un produit soumis à la TVA. ( qu’il soit question d’une marge ou non ). Fiscalement parlant, cette refacturation des frais s’impose à l’IS ou à l’IR et se soumet à TVA ; tandis que la charge est aussi déductible. Cette refacturation augmente ainsi le résultat fiscal de la différence entre montant HT initial et montant refacturé. Tout cela doit figurer sur la facture de vente permettant le remboursement.

En espérant que cet article vous aura aidé à y voir plus clair concernant la refacturation de frais et les débours, vous pouvez également visiter celui ci afin de plus en apprendre sur les frais déductible de votre bénéfice ! A bientôt avec Dougs !

À propos de l'auteur : Quentin Maurice chez Dougs, l'expert-comptable en ligne qui vous simplifie la vie. Découvrez comment Dougs rend votre compta automatique et sans paperasse.
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