Quels sont les principaux documents comptables à connaître ?

Naviguer dans le monde de la comptabilité peut parfois sembler complexe. Pourtant, connaître les principaux documents comptables est important pour bien gérer votre entreprise. Il s'agit notamment des factures, des relevés bancaires, des notes de frais et des pièces justificatives. Ajoutez à cela les livres comptables et les comptes annuels, et vous avez une image complète du paysage financier de votre entreprise. Enfin, n'oublions pas l'importance de la conservation de ces documents, dont la durée peut varier selon leur nature. Découvrons en détails tous les différents documents comptables, leur utilité et les obligations qui y sont liées.

Définition : qu'est-ce que les documents comptables ?

Les documents comptables garantissent la transparence des finances de votre entreprise. Ils retracent l'ensemble des flux financiers, permettant ainsi de suivre l'évolution de votre société ainsi que sa situation financière.

De plus, chaque entreprise est tenue de produire et de conserver ces documents pour pouvoir les présenter à l'administration fiscale, à l'Urssaf, ou à l'expert-comptable à leur demande.

Enfin, les documents comptables sont utilisés pour enregistrer différentes transactions telles que les achats, les ventes, les salaires, les avances de fonds et d'autres types de transactions financières. Cela permet de garder une trace de toutes les activités financières.

Les différents types de documents comptables

Les documents comptables se répartissent en plusieurs catégories, chacune ayant un rôle spécifique.

• Les livres, journaux et balances comptables : ces documents, qui comprennent le livre journal et le grand livre, enregistrent les flux de l'activité de l'entreprise au jour le jour. Ils sont indispensables pour établir les comptes annuels.
• Les pièces justificatives : il s'agit des factures d'achats, factures de ventes, relevés de banque, journaux de paie, bordereaux de charges sociales, etc. Ces documents justifient les écritures comptables passées dans les livres.
• Les états financiers : ils reflètent la situation financière de l'entreprise à un instant T. Ils comprennent le bilan comptable, le compte de résultat et l'annexe comptable. La liasse fiscale est établie en même temps et adressée à l'administration fiscale.
• Le fichier des écritures comptables (FEC) : il regroupe l'ensemble des écritures comptables de l'entreprise. Il est obligatoire pour toute comptabilité.

Chacun de ces documents a une importance majeure dans la gestion comptable de votre entreprise.

Quels sont les 3 documents financiers obligatoires qu'une entreprise doit émettre ?

Le livre journal

Le livre journal, également appelé journal comptable, enregistre tous les mouvements financiers au jour le jour, qu'ils soient entrants ou sortants. Ce document est obligatoire pour toutes les entreprises commerciales, et il représente une trace fidèle de toutes les opérations comptables effectuées, enregistrées par ordre chronologique. Les transactions sont notées au débit ou au crédit selon leur nature, permettant ainsi de suivre l'évolution de l'activité financière de l'entreprise.

L'importance du livre journal repose aussi sur sa fonction de preuve en matière de conformité légale. En cas de contrôle, l’administration récupère le fichier des écritures comptables et reconstitue les journaux. Les écritures doivent être validées à des moments très précis afin de permettre la déductibilité de certaines charges.

En outre, le livre journal joue un rôle majeur en matière de gestion de trésorerie. Il permet en effet de connaître à tout moment le solde du compte de l'entreprise, en reprenant le solde du compte bancaire à chaque début de page. Ainsi, il offre une visibilité claire et continue sur la situation financière de l'entreprise.

Enfin, le livre journal sert aussi à catégoriser les opérations en fonction de leur nature. Cela facilite grandement l'analyse de vos données financières et permet de gagner en efficacité lors de la préparation des états financiers annuels. Cette catégorisation aide également à identifier rapidement les erreurs éventuelles et à les corriger dans le respect des normes comptables et des réglementations locales.

Le grand livre, élément essentiel de la comptabilité

Le grand livre est un autre pilier de la comptabilité, agissant comme un registre de tous les comptes utilisés par l'entreprise. Il est généralement présenté en deux formats : le grand livre général, qui contient des comptes de classes 1 à 7, et le grand livre auxiliaire, qui détaille les comptes clients et fournisseurs.

Ces comptes sont classés selon le Plan Comptable Général et permettent de retracer toutes les transactions financières de l'entreprise.

En plus de fournir une vue d'ensemble de la situation financière de l'entreprise, le grand livre est d'une grande aide pour :

• La préparation des états financiers : il facilite la préparation du bilan et du compte de résultat car il fournit un enregistrement permanent et détaillé de toutes les écritures comptables.
• Le contrôle de la cohérence des enregistrements comptables : en rassemblant tous les mouvements comptables, le grand livre permet de vérifier la conformité des écritures avec les règles comptables.
• La gestion des créances et dettes : les grands livres auxiliaires, clients et fournisseurs, offrent une vue détaillée de ces postes, facilitant ainsi leur gestion.

Balance comptable

La réalisation d'une balance comptable n'est pas une obligation pour une entreprise, mais elle s'avère particulièrement bénéfique pour le suivi et la révision de sa comptabilité. 

Cette synthèse détaille l'ensemble des comptes de l'entreprise sur une période donnée, en respectant l'ordre chronologique des comptes de la classe 1 à la classe 7. La balance comptable offre une vue d'ensemble des soldes débiteurs ou créditeurs pour chaque poste, ce qui se révèle essentiel pour le suivi de la trésorerie, le règlement de la TVA, ou encore l'établissement des comptes annuels tels que le bilan et le compte de résultat. 

Plusieurs types de balances comptables existent, dont la balance générale qui englobe l'intégralité des comptes, la balance comptable auxiliaire qui se concentre uniquement sur les comptes clients ou fournisseurs, et la balance comptable âgée qui décompose davantage la balance auxiliaire en ventilant les comptes clients ou fournisseurs selon les échéances de paiement. 

Pour réaliser une balance comptable, il est nécessaire de revisiter un à un l'ensemble des comptes en indiquant le numéro, le libellé, le total des débits, le total des crédits, et le solde.

Le livre d'inventaire

Le livre d'inventaire a pour objectif de recenser les actifs et les passifs de l'entreprise.

Il constitue une représentation détaillée de tous les éléments d'actif et de passif de votre entreprise, incluant les biens, les matériels, les outillages, le stock, les créances clients, les dettes fournisseurs, etc.

Chaque élément est mentionné avec sa quantité et sa valeur à la date d'inventaire, appelée la valeur d'inventaire. Il permet ainsi d'évaluer chaque produit présent dans votre entreprise.

Le livre d'inventaire sert également à établir les états financiers de votre entreprise, en fournissant des informations précises sur la valeur réelle des actifs, permettant ainsi une évaluation précise de la performance financière.

Bien que sa tenue ne soit plus obligatoire, il est néanmoins obligatoire de réaliser un inventaire tous les ans.

Les pièces justificatives en détail

Factures d'achat et de vente : leur rôle

Les factures d'achat et de vente constituent des preuves légales des transactions commerciales effectuées par votre entreprise. Elles jouent un double rôle en comptabilité :

• Elles servent de base à l'enregistrement des opérations financières. Chaque facture est associée à une ou plusieurs écritures comptables qui reflètent la transaction sous-jacente.
• Elles permettent également de suivre et contrôler les flux réels (biens ou services) et flux financiers (dépenses et recettes) de l'entreprise.

Ainsi, les factures d'achat et de vente sont primordiales pour l'exactitude et la fiabilité de la comptabilité de votre entreprise.

Relevés bancaires et notes de frais : pourquoi les conserver ?

Pensez bien à conserver les relevés bancaires et les notes de frais.

D'une part, ces documents constituent des preuves légales de toutes les transactions financières effectuées par l'entreprise. En cas de contrôle de l'Urssaf ou de l'administration fiscale, ils doivent être présentés pour l'ensemble de la période sur laquelle un redressement pourrait avoir lieu.

D'autre part, ils jouent un rôle clé dans la gestion de la trésorerie. Les relevés bancaires permettent de vérifier que la comptabilité correspond bien au solde bancaire. Quant aux notes de frais, elles sont généralement comptabilisées dans le compte 6251 Voyages et déplacements ou le compte 6256 Missions et réceptions. La note de frais a pour contrepartie le compte courant du dirigeant ou un remboursement à son profit car elle concerne des dépenses qu'il a avancées pour le compte de l'entreprise. Cependant la catégorisation suit la nature de la dépense.

Enfin, ces documents entrent en ligne de compte dans la comptabilisation des frais. L'enregistrement des frais bancaires en comptabilité se fait directement par le journal de banque.

Fiches de paie et bordereaux de charges sociales : à quoi servent-ils ?

Les fiches de paie et bordereaux de charges sociales sont indispensables pour plusieurs raisons :

• Enregistrement des mouvements financiers : Les fiches de paie détaillent la rémunération du personnel et les charges sociales. Elles permettent d'enregistrer le salaire brut, les charges salariales et patronales dans le journal de paie.
• Justification des charges : Ces documents justifient les charges de personnel et de cotisations sociales dans la comptabilité de l'entreprise. Ils seront demandés en cas de contrôles fiscaux ou sociaux.
• Obligations légales : Les fiches de paie sont obligatoires pour chaque salarié et les bordereaux de charges sociales sont nécessaires pour le paiement des cotisations aux organismes de protection sociale.
• Gestion de la paie : Ils permettent de vérifier les calculs des cotisations et contributions sociales et d'éviter les erreurs de paie.
• Information des salariés : Les fiches de paie informent les salariés sur leur rémunération et les cotisations sociales prélevées.

Les documents comptables obligatoires pour une entreprise

Le bilan comptable : une photo des actifs et passifs

Le bilan comptable est un document de synthèse qui offre une vision globale de l'état financier de votre entreprise à un moment précis, généralement à la clôture de l'exercice comptable. Il est structuré en deux parties : l'actif et le passif.

• L'actif représente ce que votre entreprise possède. Il comprend les immobilisations (bâtiments, terrains, véhicules, machines, etc.), les créances (sommes dues par les clients) et la trésorerie (argent disponible en caisse ou en banque).
• Le passif quant à lui, représente ce que l'entreprise doit. Il regroupe les dettes (emprunts, fournisseurs à payer, etc.) et les capitaux propres (capital social, réserves, résultat de l'exercice, etc.).

Ainsi, le bilan comptable permet d'évaluer la santé financière de votre entreprise et sa solidité patrimoniale. C'est un outil précieux aussi bien pour les dirigeants que pour vos partenaires financiers (banques, investisseurs, etc.).

Le compte de résultat : un récapitulatif des performances financières

Le compte de résultat est un document financier obligatoire qui récapitule les revenus (aussi appelés produits) et les dépenses (ou charges) d'une entreprise sur une période donnée, généralement une année fiscale. Le compte de résultat présente le résultat d'exploitation, le résultat financier et le résultat exceptionnel.

Pour une analyse et un commentaire de gestion, il est retraité sous la forme des soldes intermédiaires de gestion qui permettent de faire apparaître différents indicateurs de création de valeur au cours de l'exercice.

Il a pour objectif de montrer le bénéfice ou la perte réalisé par l'entreprise durant cette période. Pour cela, il contient plusieurs éléments clés :

• Les produits : ces derniers peuvent provenir de différentes sources comme la vente de biens ou services, les subventions reçues, les produits financiers, etc.
• Les charges représentent toutes les dépenses engagées par l'entreprise pour son fonctionnement comme les achats de matières premières, les salaires, les charges sociales, les impôts et taxes, les charges financières, etc.

La différence entre le total des produits et le total des charges donne le résultat net de l'entreprise, qui peut être un bénéfice (si les produits sont supérieurs aux charges) ou une perte (si les charges sont supérieures aux produits). Il sert de base au calcul du résultat fiscal et donc à la détermination de la base imposable et au calcul de l'impôt à payer au titre de la période de référence.

Combien de temps faut-il conserver les documents comptables de votre entreprise ?

Les documents comptables tels que le livre journal et le grand livre, ainsi que les comptes annuels, sont soumis à une obligation de conservation de 10 ans à partir de la clôture de l'exercice (ou 6 ans à compter de la date de la dernière opération s'ils ont été reçus sur support informatique).

Pour les documents bancaires, incluant les remises de chèques, les relevés de comptes bancaires et les ordres de virements, la durée de conservation requise est de 5 ans.

En ce qui concerne les documents d'assurance, tels que les quittances, les avis d'échéance, les preuves de paiement et les courriers de résiliation, une société doit les conserver pendant au moins 2 ans après la résiliation du contrat.

Les déclarations fiscales et sociales, telles que les déclarations fiscales, les déclarations de TVA, la Cotisation Foncière des Entreprises (CFE) et la Cotisation sur la Valeur Ajoutée des Entreprises (CVAE), doivent être conservées pendant 6 ans à compter de l'exigibilité de la taxe.

Combien de temps garder les factures ?

Vous devez conserver les factures de votre entreprise pendant un délai de 10 ans minimum. Ce délai débute à la clôture de l'exercice comptable durant lequel la facture a été émise.

Ce délai s'applique à la fois aux factures papier et dématérialisées. Les factures doivent donc être conservées, qu'elles soient relatives à des achats ou à des ventes.

En cas de contrôle, la non-présentation d'une facture peut entraîner une amende. Il vaut donc mieux respecter ces délais de conservation pour éviter tout désagrément.

Durée de conservation des fiches de paie et autres documents sociaux

La conservation des fiches de paie et autres documents sociaux est également encadrée par la loi. Les bulletins de paie, par exemple, sont des pièces justificatives de comptabilité qui doivent être conservées en copie pendant cinq ans à compter de l’exercice de comptabilisation. Le registre unique du personnel doit être conservé pendant cinq ans à partir du départ du salarié. Cependant, certains documents, tels que les dossiers d’accidents du travail ou de maladie, doivent être conservés sans limite de durée. Ces délais sont importants pour garantir une gestion optimale des ressources humaines et respecter les obligations légales.

Combien de temps garder les papiers d'une entreprise fermée ?

Même fermée, une entreprise doit conserver ses documents obligatoirement. Pour rappel, ces obligations varient en fonction de la nature des documents. Par exemple, les documents comptables tels que les livres, les registres et les pièces justificatives doivent être conservés pendant 10 ans à compter de la clôture de l'exercice. Pour tous les documents relatifs à la fiscalité, la durée de conservation est de 6 ans.

Ces durées minimales de conservation sont d'ordre légal et doivent être respectées afin d'être en mesure de fournir des éléments de preuve en cas de contrôle ou de contentieux.