Le Grand Livre Comptable

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Le grand livre est un document comptable obligatoire. Il regroupe tous les comptes et repose sur les écritures du journal. Historiquement, il se présentait sous format papier et plus spécialement d’un registre d’un grand format relié. Désormais, l’informatique est passé par là et rares sont les entreprises continuant d’imprimer ce document comptable.

Avant d’aller plus loin sur le grand livre comptable (appelé également grand livre des comptes), il faut tout d’abord comprendre le mécanisme comptable en lui même.

Le journal comptable est le premier outil de la comptabilité

La comptabilité permet de suivre l’activité de l’entreprise. Elle restitue ces données financières grâce à un système codifiée de comptes. On appelle cela plan comptable ou plan de comptes. Celui ci est régi par le PCG – Plan Comptable Général.

Cet enregistrement de flux de trésorerie, de factures … se fait dans des journaux comptables de façon chronologique au jour le jour.

Il est primordial de saisir correctement toutes les opérations. Mieux, il faut également les détailler dans les libellés pour retrouver les éventuelles anomalies.

Par ailleurs, comme les écritures des journaux partiront vers le grand livre, vous devez avoir l’égalité suivante à travers les balances :

  • totaux des écritures du livre-journal = totaux des écritures du grand livre.
grand livre comptable

Le Grand livre comptable récapitule les comptes

Après avoir saisi toutes les écritures comptables dans les différents journaux, la prochaine étape consiste à bâtir le grand livre comptable. Aujourd’hui, cette étape est géré automatiquement par des logiciels comptables utilisés par les experts-comptables ou par les entreprises.

L’élaboration du grand livre des comptes consiste à récapituler pour chaque compte comptable les mouvements débiteurs et créditeur sur une période donnée.

Ainsi, la présentation du grand livre se fait par numéro de compte de la classe 1 à 7. C’est la raison pour laquelle le grand livre comptable commence très souvent par les comptes de capitaux de type « 101 000 Capital ».

À chaque numéro de compte, le grand livre présente et détaille les opérations compte par compte.

Présentation du grand livre comptable

En revenant sur le compte 101 000, on retrouve en face le libellé ainsi que le solde créditeur. Pour information le solde est créditeur si la somme des mouvements créditeur excède celle des mouvements débiteurs. C’est le cas du compte 101000 qui se trouve au passif du bilan et qui naturellement est un compte normalement créditeur.

On retrouve généralement la construction suivante :

  • Numéro de compte et son libellé,
  • Date et libellé de l’opération (généralement le nom du fournisseur dans le cas de dépenses),
  • Une éventuelle référence de l’opération (comme le numéro interne d’une facture par exemple),
  • Code du journal de comptabilisation. cela facilite pour rechercher l’origine de l’enregistrement comptable),
  • Montant débiteur ou montant créditeur de l’opération,
  • Un éventuel code de lettrage,
  • Le montant du cumul débiteur ou créditeur à chaque opération.
Le Grand Livre Comptable

Exemple de présentation d’un grand livre en comptabilité

Afin d’illustrer le grand livre des comptes, on retient une entreprise avec un service comptable. Ainsi, ce dernier a établi un grand livre des comptes. Il décide d’en extraire le compte « carburant » pour le mois de janvier. L’extrait de ce grand livre est présenté sous un format liste.

DateCode journalLibelléDébitCréditSolde débiteurSolde créditeur
03/01/2020BQTotal 120,50120,50
06/01/2020ACReception fact.57 de BP1345,001465,50
08/01/2020BQLeclerc Essence100,001565,5
31/01/2020BQTotal 63,986987,45

Ainsi, dans cet exemple, les dépenses d’essence se sont élevées à 6987,45 euros au cours de ce mois (cf. cumul du mois). Parallèlement, le 3 janvier 2020, une personne a utilisé la carte bleue de la société pour payer 120,50 euros d’essence (à ce stade on ne peut pas savoir si la TVA était inclue ou pas dans cette somme). Enfin, le 6 janvier, la société a enregistré une facture provenant de BP pour 1345 euros. Mais, cela ne signifie pas que cette somme soit payée.

A quoi sert le Grand Livre des Comptes ?

Le Grand livre comptable sert à identifier les erreurs

En général, le grand livre des comptes sert au professionnel de la comptabilité. Ainsi comme le grand livre détaillé des opérations compte par compte, le professionnel identifie les erreurs de comptabilisation en lisant tout simplement le grand livre comptable. Un exemple ? Si vous regardez un extrait du grand livre « frais de carburant », vous allez vous attendre à des fournisseurs connus comme Total ou BP ou bien encore les pompes d’essence des grandes surfaces. Par contre, si vous trouvez « Office Buro » dans le compte « dépenses de carburant », vous allez savoir du premier coup d’oeil qu’une erreur d’affectation s’est glissée. Il est temps de corriger cette opération et de la réaffecter dans le compte fournitures administratives par exemple.

Le Grand Livre des comptes permet de mieux comprendre l’entreprise

Pour un très bon professionnel, le grand livre est le moyen d’étudier les variations d’un compte sur une période donnée. En effet, les opérations sont détaillées et facilitent la revue analytique des variations des comptes.

Pour conclure sur le grand livre en comptabilité, il serait inappropriée de sous-estimer son rôle. En effet, même si le grand livre est aujourd’hui réalisé automatiquement par le logiciel de comptabilité, son exploitation par est essentielle car cela permet de mettre en avant les éventuelles anomalies de la comptabilité, mais également d’expliquer les performances de l’entreprise.

Patrick Maurice
À propos de l'auteur : Patrick Maurice est expert-comptable et cofondateur chez Dougs, l'expert-comptable en ligne qui vous simplifie la vie. Découvrez comment Dougs rend votre compta automatique et sans paperasse.

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