Indemnités kilométriques ou frais de carburant ?

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Indemnités kilométriques ou frais de carburant ?

Pour vous déplacer professionnellement, vous avez 2 choix. Soit vous utilisez votre véhicule privé et vous gérez alors vos indemnités kilométriques, soit vous utilisez le véhicule de votre entreprise le cas échéant et vous devrez calculer vos frais de carburant.

Vous utilisez votre véhicule privé pour vous déplacer

Lorsque vous vous déplacez avec votre véhicule à titre privé, vous ne pouvez pas prendre en charge les frais de carburant. Vous devez utiliser le système des indemnités kilométriques. Ces indemnités compensent vos :

  • frais d’essence,
  • frais d’huile,
  • de pneumatiques,
  • et touts les autres frais que vous supportez à titre privé.

Seule exception, les parkings occasionnels et les péages comme l’autoroute sont des dépenses que le dirigeant peut rajouter à ses indemnités kilométriques.

Indemnités kilométriques ou frais de carburant

Vérification de votre carte grise avant de prendre des indemnités kilométriques

Utiliser son véhicule privé nécessite tout d’abord d’avoir une carte grise à son nom ou à celui de son épouse ou de son partenaire pacsé. En effet la jurisprudence a admis que seules les personnes qui avaient une carte grise pouvaient supporter les frais du véhicule et donc demander des indemnités kilométriques. A l’opposé, les autres personnes étaient considérées comme de simples utilisateurs.

Dès lors, seul le titulaire de carte grise peuvent opter pour un régime de remboursement de ses frais kilométriques. Les IK reposent sur le barème fixé chaque année par l’administration fiscale. Pour rappel ce barème est limité à 7 chevaux fiscaux maximum. Pour les novices, il existe 3 typologie de remboursement en fonction du kilométrage que vous réalisez. En effet, plus le nombre de kilomètres est important, moins le taux de remboursement du kilomètre le sera. Ainsi, vous ne pouvez pas vous enrichir avec les indemnités kilométrique. Comme son nom l’indique, ce sont des indemnités.

Par ailleurs, pour connaître la puissance fiscale, le nombre de chevaux fiscaux apparaît dans la case P6 de votre carte grise.

Avec Dougs, notez toutes vos indemnités kilométriques

Avec  Dougs, tout est simple. Un coup de paramétrage et vous n’avez juste qu’à rentrer les kilomètres parcourus pour aller voir vos clients, vos prospects, vos fournisseurs, etc.. Ainsi, vous répondrez à la forme exigée par l’administration fiscale si vous souhaitez être remboursé. En effet vous ne pouvez pas vous contenter de dire que vous avez fait 5000 km dans l’année ou 1000 km par mois. C’est totalement impossible. Pour vous rembourser, il faut prouver le détail de vos kilomètres grâce à la forme. Il faut donc saisir le nom du contact, le lieu et le nombre de kilomètres réalisés trajet par trajet.

Vous utilisez un véhicule appartenant à l’entreprise pour vous déplacer

Dans cette situation, tous les frais touchant de près ou de loin au véhicule seront pris en charge par votre entreprise. Ainsi, les frais d’entretien, le carburant, les assurances et toutes les charges seront déductibles fiscalement.

Si vous souhaitez plus d’informations sur les VTC, Vous pouvez également consulter ces articles :

À propos de l'auteur : Patrick Maurice est expert-comptable et cofondateur chez Dougs, l'expert-comptable en ligne qui vous simplifie la vie. Découvrez comment Dougs rend votre compta automatique et sans paperasse.
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