Impôts et indemnités kilométriques en 2025 : comment sont-ils imposés ?

Frais et indemnités kilométriques : comment ça marche ?

Les frais kilométriques supportés par une entreprise peuvent normalement être déduits de son bénéfice imposable, sous réserve du respect des principes généraux de déduction : pertinence pour l'entreprise, enregistrement comptable, etc.

Lorsque l'entreprise octroie à ses salariés ou dirigeants assimilés salariés des indemnités kilométriques pour compenser les frais de déplacement entre leur domicile et leur lieu de travail, ces indemnités sont généralement déductibles fiscalement et exemptes de cotisations sociales. Ces indemnités concernent tous les véhicules motorisés (voitures, motos, etc.). En utilisant le barème kilométrique annuel de l'administration, vous pouvez déduire totalement ces frais.

À noter que si vous utilisez un vélo, les indemnités kilométriques sont exonérées d'impôts si elles ne dépassent pas 200 euros par salarié par an.

Toutefois, pour bénéficier du barème kilométrique, l'entreprise doit fournir des justificatifs concernant le mode de transport utilisé, la distance parcourue quotidiennement, la puissance fiscale du véhicule (puissance administrative) et le nombre de trajets effectués.

Comment calculer les frais d'indemnités kilométriques : le barème d'impôts

Le calcul des frais kilométriques repose sur l'utilisation d'un barème fiscal qui varie en fonction de la puissance fiscale (puissance administrative) du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel pendant l'année. Ce barème intègre plusieurs éléments : la dépréciation du véhicule, les frais de réparations et d’entretien, les dépenses de pneumatiques, la consommation de carburant et les primes d’assurances.

Pour chaque trajet effectué pour des raisons professionnelles, notez la distance parcourue. Cela peut inclure les trajets entre votre domicile et le lieu de travail, mais aussi les déplacements professionnels effectués au cours de la journée. Les trajets effectués pour des raisons personnelles ne sont pas déductibles.

En fin d'année, vous devez multiplier l'ensemble des kilomètres parcourus par un coefficient. Ce coefficient est déterminé en fonction du nombre de chevaux fiscaux du véhicule et selon l'une des trois tranches de kilométrage parcouru au cours de l'année.

En résumé, la formule est la suivante :

Distance parcourue (d) * coefficient du barème kilométrique correspondant

Calculateur de frais kilométriques

Le remboursement des frais kilométriques par l'employeur : sont-ils imposables ou non ?

Point important, en tant qu'employeur, si vous remboursez les frais kilométriques engagés par vos salariés, vous avez la possibilité de déduire ces montants de vos impôts en les comptabilisant comme des charges d'entreprise.

Les critères de déduction des frais de trajet domicile-travail

Pour déduire les frais de trajet domicile-travail, plusieurs critères sont à prendre en compte :

• distance domicile-travail : les frais de trajet sont déductibles pour un kilométrage limité. Si le domicile se trouve à 40km (80km aller-retour) ou moins du lieu de travail, les frais peuvent être déduits.
• type de véhicule : le barème kilométrique s'applique à différents types de véhicules (voiture, deux-roues, cyclomoteur). Il faut préciser le type de véhicule utilisé.
• nombre de trajets : le nombre de trajets effectués entre le domicile et le lieu de travail est également à considérer dans le calcul des déductions.
• situations particulières : certaines situations peuvent permettre la déduction de plus de 80 kilomètres par jour travaillé. Par exemple, des raisons de santé personnelle ou un problème de scolarisation des enfants.

Quel est le barème des frais kilométriques en 2024/2025 ?

Voici les différents barèmes applicables en 2024 selon votre type de véhicule et la distance parcourue. En 2024, les barèmes n’ont pas augmenté et il s'agit des mêmes barèmes que pour 2023.

Le barème kilométrique applicable aux voitures

Le barème kilométrique applicable aux motocyclettes

Le barème kilométrique applicable aux cyclomoteurs

Quelle indemnité kilométrique pour une voiture électrique ?

Les barèmes kilométriques établis par l’administration fiscale diffèrent en fonction du type de véhicule utilisé et de sa motorisation. Pour les véhicules électriques, une majoration automatique de 20 % sur les indemnités kilométriques par rapport à celles applicables aux véhicules à moteur thermique. Toutefois, il est important de noter que cet avantage fiscal est strictement réservé aux voitures électriques. Les modèles hybrides, qu’ils soient rechargeables ou non, ne bénéficient pas de cette bonification.

Comment les indemnités kilométriques sont-elles imposées ?

Peu importe le mode de transport que vous utilisez, vous pouvez réduire votre taux d'imposition global en déduisant cette indemnité de frais kilométriques de votre revenu imposable. De plus, si votre entreprise vous rembourse une partie ou la totalité de ces frais, vous devez demander ces remboursements avant d'effectuer le moindre calcul concernant votre indemnité.

Les indemnités kilométriques versées aux salariés utilisant leur véhicule personnel pour les besoins de l'entreprise sont exonérées d'impôt sur le revenu dans la mesure où elles sont utilisées conformément à leur objet et dans la limite du barème kilométrique.

Les remboursements des frais liés à l'utilisation du véhicule personnel pour les trajets domicile-travail sont toujours soumis à l'impôt sur le revenu s'ils sont couverts par la déduction forfaitaire pour frais professionnels.

Comment justifier les frais kilométriques pour les impôts (kilométrage, péage, etc.) ?

Pour justifier vos frais kilométriques, il est nécessaire de conserver toutes les preuves de vos déplacements professionnels. Ces pièces justificatives peuvent comprendre des factures d'entretien, des notes de frais, des justificatifs de déplacements ou encore des relevés de compteur kilométrique.

• factures d'entretien : elles servent de preuve de l'utilisation de votre véhicule pour des déplacements professionnels ;
• notes de frais : elles détaillent les dépenses liées à vos déplacements (péages, stationnement, etc.) ;
• justificatifs de déplacements : les rendez-vous professionnels, les missions ou les réunions sont autant d'événements qui nécessitent des déplacements. Conservez toutes les invitations ou convocations qui prouvent ces déplacements ;
• relevés de compteur kilométrique : ils attestent du nombre de kilomètres parcourus pour vos déplacements professionnels.

En cas de contrôle, le service des impôts peut vous demander ces documents pour vérifier la validité de votre déduction. Il vaut mieux les conserver pendant au moins trois ans.

Enfin, lors de la déclaration de vos frais kilométriques, n'oubliez pas d'indiquer le montant de ces frais dans votre déclaration de revenus.

Où déclarer vos frais kilométriques ?

Pour déclarer vos frais kilométriques, vous devez vous rendre sur le site des impôts, dans la section correspondante à votre déclaration de revenus. Si vous optez pour la déduction des frais réels, vous devrez indiquer le montant total de vos frais dans les cases 1AK à 1DK. Ce montant ne doit pas être soustrait du revenu déclaré dans les cases 1AJ à 1DJ. Ces cases se trouvent à l'étape 3 de votre déclaration en ligne, après avoir sélectionné l'option « Traitements, salaires ».

Comment fonctionnent les indemnités kilométriques et les frais réels et leur calcul d'impôt ?

Les indemnités kilométriques et les frais réels sont deux méthodes distinctes pour déduire les dépenses liées à l'utilisation professionnelle de votre véhicule sur votre déclaration de revenus.

Les indemnités kilométriques se calculent grâce à un barème établi par l'administration fiscale, prenant en compte la puissance de votre véhicule et les kilomètres effectués. Elles sont simples à mettre en œuvre et ne nécessitent pas de conserver de nombreuses pièces justificatives.

Les frais réels, de leur côté, correspondent à la somme réelle des dépenses engagées pour votre véhicule : carburant, entretien, réparations, etc. Ils requièrent une tenue rigoureuse de vos dépenses et la conservation de tous les justificatifs. Les frais réels nécessitent que le véhicule soit acheté au nom de l’entreprise tandis que les indemnités kilométriques concernent uniquement les véhicules personnels.

Ces deux méthodes ne sont pas cumulables : il vous faudra choisir la plus avantageuse pour vous en fonction de votre situation.

Le cas des BIC à l’IR : quelles options remplacent les indemnités kilométriques ?

Si les indemnités kilométriques ne sont pas un dispositif accessible aux BIC (bénéfices industriels et commerciaux) à l’IR, vous n’êtes pas pour autant dans une impasse. D’autres systèmes de remboursement de frais existent. Vous pouvez choisir entre deux régimes pour compenser vos frais liés à vos déplacements et votre véhicule :

1. le forfait carburant ;
2. le régime de frais réels, à l’exception de l’amortissement du véhicule.

Dès lors que vous êtes soumis à l’impôt sur le revenu, vous pouvez y intégrer certaines dépenses liées à vos déplacements entre votre domicile et votre lieu de travail, dans la limite de 80 km/jour (aller-retour). Si vous dépassez cette distance, il vous sera toujours possible de déduire vos frais, mais si et seulement si cet éloignement résulte de circonstances exceptionnelles indépendantes de votre volonté. Pour cela, il est impératif de conserver vos justificatifs.

Qu’est-ce-que le remboursement via le forfait carburant pour les BIC à l’IR ?

Pour le remboursement de vos charges de véhicule, une première option s’offre aux BIC, mais aussi aux BNC : le forfait carburant. Ce forfait remplace les indemnités kilométriques. Le forfait carburant se base sur un barème établi en fonction du nombre de kilomètres parcourus et du nombre de chevaux (CV) fiscaux du véhicule.

Ci-dessus le barème 2024 concernant les véhicules de tourisme pour vous faire une idée.

Dougs simplifie la gestion des remboursements via le forfait carburant. Vous n’avez pas besoin de saisir vos déplacements professionnels et autres frais liés à votre véhicule dans l’appli Dougs. En revanche, il vous sera demandé de nous transmettre en fin d’année le récapitulatif des kilomètres parcourus afin que nous calculions une indemnité carburant.

Régime des frais réels pour les BIC à l’IR : comment ça marche ?

Les frais réels correspondent à la totalité des dépenses engagées dans le cadre de votre activité professionnelle. Toutefois, le régime de frais réels ne couvre qu’une quote-part des charges d’utilisation du véhicule correspondant à l’usage pro. Il vous sera donc nécessaire de calculer un pourcentage d’utilisation de votre véhicule. Cela ne peut pas prendre en compte son amortissement. Afin d’éviter toutes difficultés, nous vous conseillons d’enregistrer le véhicule au nom de votre société.

Ainsi, pour adhérer au régime de frais, il vous faudra affecter à votre entreprise le véhicule destiné à vos déplacements : soit en le louant via la société, soit en l’inscrivant à l’actif du bilan. Vous pourrez par la suite déduire les frais suivants :

• carburant, batterie, fournitures électriques ;
• dépenses d’entretien et petites réparations ;
• loyers ou mensualités de crédit-bail si vous optez pour de la location de véhicule.

Il est impératif de conserver les factures liées aux dépenses précédemment citées. Elles serviront de base à votre expert-comptable en ligne Dougs pour le calcul des frais revenant à la société.

Toutefois, s’il s’agit d’une location, vous ne pourrez pas faire passer l’assurance, les intérêts d’emprunt et l’amortissement sur le régime de frais réels. En résumé, si votre véhicule n’est pas inscrit dans le registre des immobilisations de votre société, vous ne pourrez récupérer via le régime de frais réels les charges de propriété et la dépréciation du véhicule.

Si vous détenez un véhicule, nous vous conseillons de le transférer au nom de la société pour que tout soit pris en compte et de mettre sa carte grise au nom de l’entreprise.