Les BIC à l’IR : quel régime choisir pour le remboursement des frais kilométriques ?

Pas d’indemnités kilométriques (IK) pour les présidents de SASU ou gérant d’EURL/SARL à l’impôt sur le revenu (IR) réalisant des bénéfices industriels et commerciaux (BIC). Vous ne pouvez pas non plus estimer vos frais de voiture à l’aide du barème kilométrique de l’Administration. En revanche, il est possible de faire passer sur le compte de votre société vos frais réels justifiés par des factures à proportion de l’usage professionnel du véhicule.

BIC à l’IR : quelles options remplacent les indemnités kilométriques ?

Si les indemnités kilométriques ne sont pas un dispositif accessible aux BIC à l’IR, vous n’êtes pas pour autant dans une impasse. D’autres systèmes de remboursement de frais existent. Vous pouvez choisir entre deux régimes pour compenser vos frais liés à vos déplacements et votre véhicule :

1. Le forfait carburant
2. Le régime de frais réels, à l’exception de l’amortissement du véhicule

Dès lors que vous êtes soumis à l’impôt sur le revenu, vous pouvez y intégrer certaines dépenses liées à vos déplacements entre votre domicile et votre lieu de travail, dans la limite de 80 km/jour (aller-retour). Si vous dépassez cette distance, il vous sera toujours possible de déduire vos frais, mais si et seulement si cet éloignement résulte de circonstances exceptionnelles indépendantes de votre volonté. Pour cela, il est impératif de conserver vos justificatifs.

Tout savoir sur les charges et dépenses déductibles

Qu’est-ce-que le remboursement via le forfait carburant pour les BIC à l’IR ?

Pour le remboursement de vos charges de véhicule, une première option s’offre aux BIC, mais aussi aux BNC : le forfait carburant. Ce forfait remplace les indemnités kilométriques. Le forfait carburant se base sur un barème établi en fonction du nombre de kilomètres parcourus et du nombre de chevaux fiscaux du véhicule.

💡 Dougs simplifie la gestion des remboursements via le forfait carburant. Vous n’avez pas besoin de saisir vos déplacements professionnels et autres frais liés à votre véhicule dans l’appli Dougs. En revanche, il vous sera demandé de nous transmettre en fin d’année le récapitulatif des kilomètres parcourrus afin que nous calculions une indemnité carburant.

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Régime des frais réels pour les BIC à l’IR : comment ça marche ?

Les frais réels correspondent à la totalité des dépenses engagées dans le cadre de votre activité professionnelle. Toutefois, le régime de frais réels ne couvre qu’une quote-part des charges d’utilisation du véhicule correspondant à l’usage pro. Il vous sera donc nécessaire de calculer un pourcentage d’utilisation de votre véhicule. Cela ne peut pas prendre en compte son amortissement. Afin d’éviter toutes difficultés, nous vous conseillons d’enregistrer le véhicule au nom de votre société.

Ainsi, pour adhérer au régime de frais, il vous faudra affecter à votre entreprise le véhicule destiné à vos déplacements : soit en le louant via la société, soit en l’inscrivant à l’actif du bilan. Vous pourrez par la suite déduire les frais suivants :

• Carburant, batterie, fournitures électriques
• Dépenses d’entretien et petites réparations
• Loyers ou mensualités de crédit-bail si vous optez pour de la location de véhicule

💡 Il est impératif de conserver les factures liées aux dépenses précédemment citées. Elles serviront de base à votre expert-comptable en ligne Dougs pour le calcul des frais revenant à la société.

Toutefois, s’il s’agit d’une location, vous ne pourrez pas faire passer l’assurance, les intérêts d’emprunt et l’amortissement sur le régime de frais réels. En résumé, si votre véhicule n’est pas inscrit dans le registre des immobilisations de votre société, vous ne pourrez récupérer via le régime de frais réels les charges de propriété et la dépréciation du véhicule.

Si vous détenez un véhicule, nous vous conseillons de le transférer au nom de la société pour que tout soit pris en compte et de mettre sa carte grise au nom de l’entreprise. Besoin d’autres conseils ? N’hésitez pas à contacter nos équipes par tchat ou au 04 28 29 62 62 !