Carte carburant salarié & avantage en nature : règles à connaître

Quels sont les avantages d'une carte carburant pour les salariés et pour les entreprises ?

Mandataire social avec véhicule de société ou dirigeant qui met à disposition de ses collaborateurs des voitures de fonction, intéressez-vous aux cartes carburant. En effet, la gestion des frais de carburant peut s’avérer complexe.

Les avantages pour l'employeur

La carte qui accompagne la fourniture d’un véhicule de fonction vous simplifie la vie. Vous pouvez même en procurer aux collaborateurs qui réalisent des déplacements professionnels avec leur propre véhicule.

Votre entreprise reçoit une facture récapitulative en fin de mois, ce qui facilite la gestion de la TVA notamment. Vous pouvez paramétrer des règles de déduction de la TVA par bénéficiaire de la carte, en fonction du type de carburant et de véhicule.

En outre, avec la mise en place de la facture électronique, puis la déclaration de TVA pré-remplie, ce mode de paiement constitue une simplification supplémentaire. Le fournisseur de cartes disposera des informations pour déclarer l’opération en e-invoicing. Ainsi, le montant de la TVA déductible devrait être automatiquement renseigné sur votre propre déclaration de TVA, vu que l’administration fiscale le connaît.

Les avantages pour le bénéficiaire

D’une part, le salarié n’a plus besoin d’avancer l’argent pour acheter du carburant pour son véhicule professionnel. Il évite de devoir établir des notes de frais. Il n’attend pas pour obtenir le remboursement des dépenses qu’il assume sur ses deniers personnels.

En outre, le détenteur d’une carte carburant peut également faire le plein de cette manière pour des trajets privés et personnels. Dans ce cas, un avantage en nature intervient bien sûr.

Les cartes de paiement plus génériques : encore plus d’avantages

L’employeur peut adopter ce système de paiement pour autre chose que le carburant. Ce type de cartes permet des dépenses variées. Citons la recharge électrique à une borne, le lavage du véhicule, le paiement des péages, l’entretien, etc.

En outre, le prestataire qui propose ces cartes de paiement vous autorise à gérer des budgets par type de dépenses. Dans ce cas, une fois le montant annuel consommé, par exemple, la carte se bloque. Dans d’autres cas, un système de SMS permet de valider une demande de dépenses du salarié.

Quelle est la réglementation en matière de carte essence dans une société ?

Que vous souhaitiez associer une carte carburant à un véhicule ou non, mieux vaut bien comprendre comment fonctionnent ces systèmes sur le plan des avantages en nature.

Qui a le droit à la carte carburant en entreprise ?

En général, ce moyen de paiement est attribué à un salarié ou à un mandataire social qui dispose d’un véhicule d’entreprise. Pour un véhicule de service, l’usage est strictement professionnel. En revanche, pour une voiture de fonction, le collaborateur peut s’en servir tout le temps, y compris pour des raisons personnelles.

Toutefois, vous pouvez aussi mettre en place la carte carburant pour des salariés qui se déplacent pour le travail avec leur propre véhicule. Certaines cartes sont affectées également à des véhicules utilitaires au sein d’un parc.

Le salarié peut-il utiliser la carte carburant de son véhicule de fonction ou de service le week-end ?

Dans la mesure où le collaborateur dispose d’une voiture de façon permanente, il peut s’en servir quand il le souhaite. Il en va de même pour la carte carburant en général. Dans ce cas, la part d’utilisation privée correspond à un avantage en nature. C’est un complément de rémunération qu’il perçoit de ce fait. Ce “plus” fait l’objet d’une évaluation, parce qu’il entre dans la rémunération soumise à charges sociales et à l’impôt sur le revenu.

Toutefois, l’employeur peut restreindre l’usage de la carte carburant aux déplacements professionnels avec un véhicule de fonction. Le contrat de travail spécifie l’interdiction de se servir de la carte le week-end, lors des congés ou des suspensions du contrat.

Quelle sanction appliquer contre un salarié qui utilise sa carte carburant le week-end ?

Un salarié qui dispose d’une carte carburant pour un véhicule de service n’a pas le droit de s’en servir à titre personnel, tout comme la voiture. Pour un véhicule de fonction, l’employeur peut interdire l’usage de la carte d’entreprise pour du carburant pendant les congés ou week-ends. Le collaborateur doit se conformer à cette clause.

Dans les deux situations, le non-respect des règles constitue une faute. L’employeur peut réclamer au salarié le remboursement des dépenses personnelles qu’il a payées à tort avec la carte carburant.

Carte carburant salarié et avantage en nature : est-ce systématique ?

Pour bien comprendre quand la carte carburant génère un avantage en nature, penchez-vous d’abord sur ce concept.

Qu’est-ce qu’un avantage en nature pour un salarié ou un mandataire social ?

Un avantage en nature correspond à un élément de rémunération non versé en argent dont bénéficie un employé ou un dirigeant. Il obtient un produit ou un service mis à disposition par l’entreprise à des fins personnelles, soit gratuitement, soit à un tarif privilégié. Ce complément de rémunération est taxé comme un salaire. L’avantage en nature compte pour la retraite aussi de ce fait.

De nombreux autres avantages en nature pour TNS, dirigeant ou salarié peuvent exister dans une société :

• avantage en nature logement ;
• avantage en nature repas ;
• avantage en nature NTIC (nouvelles technologies de l’information et de la communication) ;
• avantage en nature voiture ;
• utilisation d’installations sportives dans l’entreprise ;
• accès à des bons cadeaux ;
• droit à des remises de plus de 30 % sur le tarif public des produits ou services de la société.

Dans quel cas la carte carburant liée à un véhicule constitue-t-elle un avantage pour son détenteur ?

Lorsque le carburant acheté avec la carte sert pour des déplacements dans le cadre du contrat de travail, c’est une dépense professionnelle. Ces frais ne génèrent pas de bénéfice personnel pour le détenteur de la carte.

En revanche, dès lors qu’une partie des pleins d’essence sert aux trajets en dehors de l’activité professionnelle, ceci représente un avantage en nature. L’employeur évalue son montant. Il le soumet aux cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu, comme pour toute rémunération.

Cartes carburant des salariés : calcul et gestion des avantages en nature

Vous visualisez bien les situations qui génèrent des avantages en nature avec une telle carte d’entreprise. Reste à savoir comment déterminer leur montant et comment procéder pour la paie comme pour la comptabilité.

La détermination de l’avantage en nature par l’employeur : frais réels ou forfait

L’évaluation de l’avantage en nature que procure la carte carburant suit la logique prévue par les textes pour les véhicules de fonction. La réglementation change pour les véhicules mis à disposition à partir du 1er février 2025, comme expliqué dans l’article sur les avantages en nature sur une voiture.

L’employeur peut choisir sa méthode d’évaluation pour l’avantage en nature du véhicule :

• selon les dépenses réelles ou au forfait ;
• et avec ou sans prise en charge des frais de carburant personnels.

Évaluation selon les dépenses réelles

Le Bulletin officiel de la Sécurité sociale (BOSS) apporte des précisions à l’article 690 de la partie “avantages en nature”. Il dit que ”les frais du carburant utilisé pour l'usage privé et pris en charge par l'employeur sont pris en compte pour leur valeur réelle pour l’évaluation de l’avantage en nature”.

Cela suppose de pouvoir répartir les dépenses de carburant payées par la carte entre les km parcourus pour les déplacements professionnels et ceux liés à l’usage privé.

En outre, ce texte spécifie que l’employeur qui ne prend pas en charge le carburant pour un usage privé doit le prouver. Donc, la société qui choisit l’avantage en nature sans frais de carburant, sur la base des dépenses réelles, doit démontrer que le salarié paie lui-même le coût de l’essence privée.

Évaluation selon la méthode du forfait

Si l’entreprise préfère au contraire, évaluer l’avantage en nature du véhicule au forfait, elle peut aussi opter pour la prise en charge du carburant privé ou non.

Si elle paie le carburant personnel du salarié, elle a là encore le choix entre deux modes de calcul forfaitaires :

• Le carburant est englobé dans le taux retenu pour le véhicule dans son intégralité. Par exemple, il s'élève à 12 % du coût d’achat TTC pour une voiture mise à disposition avant le 1/2/2025 et achetée depuis moins de 5 ans.
• Le carburant utilisé à titre personnel fait l’objet d’une évaluation réelle et s’ajoute aux 9 % du coût d’achat TTC du véhicule de moins de 5 ans (mise à disposition avant le 1/2/2025).

Si l’employeur ne prend pas en charge les frais de carburant personnels, il doit là aussi le prouver pour la méthode forfaitaire, comme spécifié à l’article 750 du BOSS, dans la partie “avantages en nature”.

Recommandations pour éviter le redressement Urssaf en cas de non-prise en charge du carburant personnel

Vous avez choisi de ne pas prendre en charge le carburant personnel du salarié ? Attention ! Les contrôles Urssaf ont tendance à redresser les entreprises qui considèrent que la carte carburant n’est pas utilisée pour des raisons privées. Même si l’employeur fait signer un document au salarié pour interdire les dépenses personnelles avec cette carte, le risque existe. Par exemple, le collaborateur pourrait réaliser le plein de carburant le vendredi soir.

Pour prouver que le salarié n’utilise pas sa carte à titre privé, l’employeur peut lui demander périodiquement des justificatifs d’achats de carburant qu’il a payés personnellement le week-end ou pendant les congés.

L’autre possibilité, mise en avant par le BOSS à l’article 690 précité, consiste à exiger du salarié un plein d’essence avec la carte professionnelle chaque vendredi soir et un plein à ses frais, chaque lundi matin.

Enfin, comme l’explique le BOSS, pensez à vérifier que le nombre de litres payés avec la carte essence correspond à une consommation moyenne normale pour le kilométrage réalisé à titre professionnel. Dans le cas contraire, le litrage de carburant excédentaire est à réintégrer dans l’avantage en nature.

Les avantages en nature et le bulletin de salaire

Dès lors que les cartes carburant servent pour un usage privé, les avantages en nature doivent figurer sur les bulletins. Ils sont compris dans les sommes globales liées aux véhicules mis à disposition des salariés. Pour tout savoir sur les avantages en nature et la fiche de paie, consultez l’article spécialement sur ce thème, ainsi que celui sur l’avantage en nature d’une voiture.

La présentation sur la fiche de paie sert à calculer les cotisations sociales sur le montant de l’avantage en nature. Elle permet aussi sa prise en compte dans le revenu imposable. En effet, en tant qu’élément de rémunération, l’avantage en nature est soumis à l’impôt.

La comptabilisation de l’avantage en nature sur le carburant à usage personnel payé par une carte d’entreprise

La comptabilisation des avantages en nature, bien que non obligatoire, est fortement recommandée. Pour plus de transparence, notamment en cas de contrôle Urssaf, enregistrez systématiquement le montant qui figure sur chaque bulletin de paie.

Les dépenses payées par carte essence se comptabilisent sur la base de la facture récapitulative mensuelle.

L’avantage en nature carburant est intégré dans le montant de l’avantage lié au véhicule, comme mentionné sur la fiche de paie. La comptabilisation est double :

• la somme soumise à cotisations sociales, au débit d’un compte 6 ;
• le même montant, au crédit d’un autre compte, ce qui représente la déduction du salaire net à payer.

Les cartes carburant peuvent entraîner le calcul d’un avantage en nature. C’est un moyen de paiement pratique pour la société, mais il demande de la rigueur dans la gestion administrative. Vous souhaitez vous faire aider par un professionnel ? Contactez un expert-comptable en ligne chez Dougs. Il vous orientera dans les choix et aussi dans l’organisation administrative, les fiches de paie, le juridique (contrats de travail ou avenants), etc.