Avantages en nature en entreprise : tout savoir pour leur gestion

Qu’est-ce qu’un avantage en nature pour un salarié ou dirigeant d’entreprise ?

Pour bien gérer les avantages en nature, l’employeur doit commencer par comprendre le fondement de ce système. Notamment, ce ne sont pas des dépenses professionnelles, même si l’entreprise paie les frais en question. La nuance est essentielle.

Définition des avantages en nature en entreprise

Ce système correspond à un service ou un bien que le bénéficiaire peut utiliser à des fins personnelles, en dehors des heures de travail. L’entreprise octroie cet avantage, soit gratuitement, soit à un prix réduit. Elle en prend en charge le coût. Aussi, l’avantage en nature représente un complément de rémunération, sans versement d’argent.

Quelle est la différence avec les frais professionnels ?

Les frais professionnels ne constituent pas des compléments de rémunération. Ces sommes versées à un salarié n'entrent pas dans la rémunération, dans le calcul des cotisations et contributions sociales, ni dans celui de l'impôt sur le revenu.

En effet, dans ce cas, l’employé a d’abord avancé de l’argent pour payer des frais, dans le cadre de l’exercice de son métier. Il établit des notes de frais pour obtenir le remboursement de ce coût. Avec la prise en charge de ces dépenses professionnelles par l’employeur, il ne bénéficie d’aucun avantage personnel.

Inversement, avec l’avantage en nature, ce même salarié reçoit une prestation de son employeur, sans en payer le prix. Par exemple, il se sert le week-end de la voiture de fonction mise à disposition par son entreprise. Il fait le plein avec la carte carburant associée au contrat du véhicule afin de partir en vacances. Il a le droit d’utiliser son smartphone à son domicile en dehors du travail. Dans tous ces cas, ce ne sont pas des dépenses professionnelles, mais des avantages en nature.

Quels salariés, dirigeants ou TNS peuvent bénéficier de tels compléments de rémunération ?

Tous les salariés peuvent percevoir des avantages en nature, tant dans le secteur privé que public. Parfois, la loi impose même de respecter certaines obligations en matière de nourriture, ce qui peut conduire à des avantages en nature sur les repas.

Les avantages en nature pour TNS (travailleurs non salariés) ainsi que les avantages en nature de dirigeants assimilés salariés existent également, même si les règles diffèrent, notamment en matière d’évaluation.

En tant que dirigeant, de quels avantages en nature pouvez-vous faire bénéficier un salarié ?

Voici la liste des avantages en nature envisageable dans une entreprise :

• avantage en nature pour un logement de fonction ;
• avantage en nature pour repas (nourriture, restauration, système de titre-restaurant) ;
• avantage en nature sur une voiture professionnelle ;
• avantage en nature sur une carte carburant de salarié ;
• avantage en nature du type NTIC (nouvelles technologies de l’information et de la communication, soit un téléphone portable, un ordinateur, etc.) ;
• chèques vacances, repas, bons cadeaux, remise de plus de 30 % sur les tarifs d’une entreprise pour ses produits ou services ;
• usage d’installations sportives au sein de la société.

De quels avantages en nature peut profiter un dirigeant assimilé salarié ou TNS ?

Globalement, vous pouvez piocher dans la même liste d’avantages en nature que pour les employés. Les cas les plus fréquents pour des entrepreneurs, qu’ils soient assimilés salariés ou travailleurs non salariés, sont :

• le téléphone ;
• l’ordinateur portable ;
•  le logement ;
• le véhicule de fonction ainsi que son essence éventuellement.

Ce qu’il faut retenir pour les gérants, présidents de société, etc., c’est que les règles diffèrent en matière d’évaluation de certains avantages, par rapport aux salariés.

Comment se calcule un avantage en nature ?

L’évaluation des avantages en nature est obligatoire, étant donné que c’est un complément de rémunération. Donc, il est soumis aux charges sociales et à l’impôt, sauf quelques exceptions.

Pour certains avantages en nature, vous avez le choix de la méthode de calcul, au forfait ou selon les dépenses réelles. Dans d’autres cas, cela dépend du statut du bénéficiaire.tous nos articles par type d’avantage en nature détaillent l’évaluation au forfait et au réel à chaque fois.

Évaluation au réel

Ce mode d’évaluation revient à déterminer le montant exact des dépenses toutes taxes comprises (TTC) engagées par l’employeur. Il s’agit bien sûr uniquement de la quote-part de frais qui procure un service ou un bien au bénéficiaire à titre privé.

Par exemple, en cas de mise à disposition de véhicules de fonction, l’entreprise doit disposer alors du kilométrage réalisé pour des motifs personnels par chaque salarié. Vous appliquez alors un prorata sur les dépenses réelles, soit le coût de location ou une quote-part du prix d'achat de chaque voiture, l’entretien et les frais d’assurance. S’y ajoute le carburant, si vous retenez ce mode de calcul.

Évaluation au forfait

Par principe, il convient d’évaluer les avantages suivant leur valeur réelle. Toutefois, l’État prévoit des grilles d’évaluation forfaitaire pour certains avantages. C’est le cas notamment pour les repas, le logement, les NTIC ainsi que les véhicules professionnels, carburant inclus ou non.

La notion de forfait signifie que l'employeur applique un taux ou un barème pour calculer le montant de l’avantage, quel que soit le niveau d’utilisation du salarié ou dirigeant.

Ce qui est autorisé pour évaluer les avantages de salariés

Concernant les salariés, vous pouvez opter pour l’évaluation forfaitaire pour la nourriture, le logement, le véhicule et les outils de communication. Tous les autres avantages en nature doivent s’évaluer pour leur valeur réelle.

Ce qui est autorisé pour évaluer les avantages de dirigeants

Pour les dirigeants assimilés salariés, la règle diffère de celle des salariés. Il s’agit ici :

• des gérants minoritaires ou égalitaires de SARL ;
• des présidents et directeurs généraux de SA ;
• des présidents et dirigeants de SAS.

Pour ces personnes, les avantages doivent s’évaluer pour leur montant réel. Une exception existe toutefois pour les avantages liés à l’utilisation privée d’un véhicule ou pour des outils NTIC. Dans ces deux cas, l’entreprise peut choisir la méthode de calcul forfaitaire.

Quant aux autres dirigeants d’entreprise, les travailleurs non salariés (TNS), l’évaluation forfaitaire est interdite. Donc, tous les avantages doivent s’évaluer pour leur montant réel. Entrent dans cette catégorie :

• les entrepreneurs en entreprise individuelle ;
• les associés de SNC (société en nom collectif) ;
• les gérants majoritaires de SARL ;
• les gérants associés uniques d’EURL.

Quelles sont les conséquences sociales de tels avantages ?

Savoir calculer les avantages en nature correctement c’est indispensable. Vous devez aussi prendre garde à bien gérer ces sommes sur le plan des cotisations et déclarations sociales.

Avantages en nature et cotisations sociales

Les avantages en nature entrent dans l’assiette des cotisations sociales, sauf pour ceux qui sont exonérés, soit :

• montants de cadeaux d’entreprise de faible valeur ;
• titres-restaurant dans la limite autorisée par les textes annuellement.

Pour les salariés, l’employeur doit gérer les avantages en nature sur la fiche de paie, afin d’intégrer les sommes dans la rémunération brute et donc dans la déclaration sociale nominative (DSN).

Concernant les dirigeants assimilés salariés, c’est la même chose. Ils doivent indiquer leurs avantages en nature sur le bulletin de salaire pour les soumettre à cotisations sociales. Quant aux TNS, les avantages doivent s’inclure dans la déclaration sociale des indépendants (DSI).

Est-ce que les avantages en nature comptent pour la retraite ?

Sur chaque fiche de paie, les sommes entrent dans le calcul des cotisations sociales. Donc, oui, les avantages en nature et la retraite font bon ménage.

Comment faire figurer les avantages en nature sur le bulletin de salaire ?

L’avantage en nature apparaît sur la fiche de paie, et même à deux reprises. D’une part, il fait partie de la rémunération brute du salarié, étant donné qu’il appartient à l’assiette des cotisations et contributions sociales. Mais, comme l’employeur ne verse pas la somme avec le salaire, l’avantage se déduit ensuite du salaire net à payer.

Quels sont les avantages en nature imposables ?

Qui dit rémunération brute, sous-entend donc cotisations sociales, mais aussi impôt. Tous les avantages en nature qui entrent dans la base soumise aux charges patronales font ainsi partie du revenu imposable du salarié. Sur le bulletin de salaire, l’avantage en nature est soumis à l’impôt sur la ligne « salaire net imposable ». Il sert donc également à évaluer le montant du prélèvement à la source (PAS).

Doit-on comptabiliser les montants des avantages en nature ?

Tout comme l’avantage en nature apparaît sur le bulletin de salaire, il figure généralement dans votre compta. Même si la loi n’oblige pas à comptabiliser les avantages en nature, c’est préférable de le faire pour le jour où vous devez vivre un contrôle fiscal ou de l’Urssaf. C’est plus transparent et vous tracez aisément les sommes, tant pour la part incluse dans la rémunération que pour celle déduite en bas du bulletin de salaire, sur la ligne « rémunération nette à payer ».

Parfois, sans en être conscient, vous permettez à vos salariés (ou vous-même) de profiter d’avantages en nature. Si vous enfreignez ces règles d’évaluation, de déclaration et d’imposition, vous courez des risques sociaux et les bénéficiaires des risques fiscaux. Soyez prudent ! Confiez votre paie à un cabinet d’expertise comptable comme Dougs. Ainsi, vous disposez non seulement d’un outil collaboratif pour préparer vos bulletins, mais aussi de conseils avisés de professionnels. Pour découvrir notre offre pour fiches de paie, c’est par ici !