Prise en charge des frais de transport par l'employeur : mode d'emploi

Vous avez des salariés dans votre entreprise ? Savez vous comment gérer la prise en charge des frais de transport ? Quelles sont les règles en la matière ? Tout employeur est tenu de prendre en charge une partie des frais de ses salariés. C'est une bonne chose, ça vous permet de valoriser vos employés tout en obtenant une exonération de vos impôts. C'est gagnant, gagnant !

Et si vous êtes intéressé par l'exonération d'impôt sur le revenu vous pouvez retrouver notre article sur le sujet sur notre blog.

Est-ce que l'employeur doit prendre en charge les frais de transport ?

Selon la loi française, l’employeur a l’obligation de prendre en charge les frais de transport pour les trajets domicile-travail des salariés en France. Cette prise en charge peut prendre la forme d’un remboursement, d’un abonnement aux transports en commun, des frais kilométriques (la dépense de carburant) d'un véhicule personnel ou bien du véhicule de fonction.

Quel est la participation de l'employeur à la prise en charge des transports ?

La participation de l'employeur à la prise en charge des frais de transport des salariés peut varier selon les conventions collectives. Dans certains cas, l'employeur peut prendre en charge les frais de transport intégralement, alors que dans d'autres cas, il peut n'en prendre qu'une partie.

Quel est le montant de l'indemnité de prise en charge ? 

L’employeur doit prendre en charge 50% du prix de l’abonnement souscrit par ses salariés. Et ce pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail accomplis au moyens :

• de transports publics (même si plusieurs abonnements ou titre de transport sont nécessaires à la réalisation de ce trajet : train + bus par exemple) ;
• ou alors de services publics de locations de vélos.

Quelle est la base de remboursement des frais de transport ?

La prise en charge par l’employeur s’effectue à hauteur de 50% du titre de transport sur la base :

• du trajet le plus court ;
• d’un tarif deuxième classe ;

Comment rembourser les frais kilométriques de votre employé?

Les frais kilométriques sont les frais liés à l'utilisation d'un véhicule personnel pour se rendre d'un point A à un point B pour le compte de l'employeur. Les employeurs peuvent rembourser ces frais mais ils doivent suivre certaines règles pour s'assurer que les remboursements sont corrects et justifiés.

Le barème de remboursement change chaque année en Février et il est disponible sur le site du gouvernement à cette adresse.

Comment déterminer quelle est la résidence habituelle du salarié ?

La résidence habituelle est celle où le salarié réside pendant les jours travaillés.

Afin d’y voir plus clair, prenons par exemple un salarié ayant une double résidence :

L'employé réside à Paris la semaine, là où il travaille et le week-end à Lyon, là où réside sa famille. Il faudra donc considérer que sa résidence habituelle est à Paris. Vous n'aurez donc pas d'obligation de prise en charge en ce qui concerne son titre d’abonnement Paris / Lyon.

La prime transport 2023 comment ça marche ?

La prime de transport 2023 est une aide financière proposée par l’employeur pour couvrir les frais de transport des salariés. Elle permet aux employeurs de réduire leurs coûts et de soutenir leurs salariés dans leurs déplacements jusqu'à leur lieu de travail.

Qui a droit à la prime de transport ?

L'ensemble des salariés, y compris les stagiaires, sont éligible à la prime de transport (forfait mobilité durable).

Si vous avez des salariés à temps partiel, alors ils bénéficient de la prise en charge à 50% s’ils travaillent au moins la moitié de la durée légale hebdomadaire. Si leur durée du travail est inférieure, ils auront droit à une prise en charge calculée au prorata du nombre d’heures travaillées par rapport à la moitié de la durée du travail à temps complet.

Par exemple : une entreprise qui applique la durée légale hebdomadaire (soit 35 heures) et qui embauche un salarié à mi-temps pour lequel le montant du titre de transport est de 90€. Le montant de la prise en charge de l’employeur se déterminera donc de la façon suivante :

• si le salarié à mi-temps à une durée du travail au moins égale à 17.5 heures : 45€ (90€ X 50%)
• si le salarié à mi-temps effectue moins de 17.5 heures, par exemple, 15 heures : 38.57€ (90€ X 50%) X (15/17.5)

Quelles sont les règles en cas d’absence du salarié?

Si un salarié est en arrêt maladie ou en congés payés, alors l’employeur doit prendre en charge les titres d’abonnement qui ont été utilisés au moins une fois pour un trajet domicile/ lieu de travail, sans abattement pour les jours non travaillés. 

Quel régime fiscal et social des frais de transport employeur?

La prise en charge patronale des frais kilométriques, ou de transport, sera par la suite exonérée d’impôt sur le revenu et de charges sociales. Attention cependant le montant de la prise en charge devra être mentionné sur le bulletin de salaire.

Les frais de déplacement de vos salariés doivent répondre aux conditions suivantes pour être déductibles de vos résultats imposables.

• Les déplacements du salarié doivent être effectués dans l'intérêt de l'entreprise et son ordre social et non pour des raisons personnelles.
• Ils ne doivent être ni fictifs ni excessifs.
• Les frais doivent être considérés comme des charges de l'entreprise en accord avec son exercice en cours.
• Les déplacements doivent avoir été pris en charge et donc payés.
• Il faut qu'ils s’appuient sur des pièces justificatives telles que des factures ou des quittances.