Tout savoir sur les obligations comptables

Les obligations comptables, ce sont tout simplement les règles que doit respecter votre entreprise en matière de tenue et de publication de ses comptes. En France, ces règles sont fixées par le Code de commerce et par les textes réglementaires qui l'accompagnent. Connaître les obligations comptables qui s'imposent à votre entreprise est essentiel pour être en règle et éviter les sanctions et les pénalités. Dans cet article, on vous donne tout ce que vous devez savoir sur le sujet !

Définition : qu'est-ce qu'une obligation comptable ?

Toutes les sociétés ont des obligations comptables qui consistent en : 

• L’enregistrement des pièces comptables et des mouvements affectant le patrimoine ; 
• L’établissement des factures ;
• Le contrôle par inventaire des stocks et éléments détenus par la société (immobilisations) ;
• L’établissement des comptes annuels à la date de clôture : bilan et compte de résultat à déposer en version liasse fiscale ;

Qui peut faire la comptabilité de son entreprise ?

En général, vous devez confier la tenue de votre comptabilité d’entreprise à un cabinet d’expertise comptable. Il n’est pas possible de sous traiter votre comptabilité à un établissement non inscrit à l’Ordre des experts-comptables. C’est même illégal !

Si vous le faites, vous risquez des sanctions pénales pouvant aller jusqu’à :

• 1 an de prison et 15 000 € d’amendes pour vous ;
• 75 000 € d’amendes pour votre société.

Est-ce obligatoire d'avoir un expert-comptable pour gérer ces obligations comptables ?

Il n’est pas obligatoire de sous traiter sa comptabilité à un cabinet d’expertise comptable. Cependant, il existe plusieurs avantages à avoir recours à un expert-comptable, notamment au niveau : 

• De la sécurisation de vos liasses fiscales ;
• Des conseils prodigués par ces experts ;
• Des optimisations fiscales possibles ;
• Des missions annexes dont ils peuvent se charger à votre place (attestations de rémunérations, prévisionnels, valorisations de votre société, etc.).

Quelles sont les 3 obligations annuelles d’un comptable ?

Les obligations comptables liées aux comptes annuels

En parlant d'obligations comptables, vous ou votre expert-comptable devez déposer des états fiscaux reprenant : 

• Le bilan comptable, autrement dit les éléments d’actif et de passif de la société ;
• Le compte de résultat, à savoir l’ensemble des produits et des charges qui, par différence, présentent le bénéfice ou le déficit de votre exercice ;
• L’annexe qui présente les méthodes comptables utilisées.

La tenue d'un livre comptable est obligatoire

Vous êtes inscrits au registre du commerce et des sociétés (RCS) ? Alors vous devez tenir :

• Un livre journal enregistrant de manière chronologique toutes vos opérations (achats et encaissements) ;
• Un grand livre reprenant par comptes comptables les mouvements enregistrés dans le journal.

Avant 2016, il fallait également tenir un livre d’inventaire, mais ce n’est désormais plus obligatoire. Vous devez cependant les conserver jusqu’en 2026.

L'obligation comptable liée aux livres comptables

Autre obligation comptable : vos livres comptables doivent être conservés pendant 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice comptable.

Qu’est-ce que l’obligation comptable simplifiée pour son entreprise ?

En quoi consiste la comptabilité simplifiée ?

La comptabilité simplifiée ne concerne que les entreprises relevant du régime fiscal du réel simplifié. Vos recettes ne doivent pas dépasser, consécutivement sur 2 exercices : 

• 247 000 € pour la prestation de services ;
• 818 000 € pour la vente de marchandises.

Ce régime permet de : 

• Tenir une comptabilité de trésorerie basée sur le relevé de banque, à condition de reconstituer les dettes et les créances à la clôture ;
• Constater de charges d’avance ou à payer sur les charges externes ;
• Établir des liasses fiscales simplifiées.

Qu'est-ce qu'une obligation comptable ultra simplifiée ?

Les obligations comptables restent les mêmes. La simplification se fait dans le remplissage des liasses et de la tenue de vos comptes.

Y a-t-il des obligations comptables pour les associations ?

Bonne nouvelle ! Il n’existe aucune obligation comptable particulière pour les associations sauf dans certains cas, en fonction de : 

• La nature de son activité ;
• Sa taille ;
• Sa reconnaissance d’utilité publique ;
• Ses sources de financement ;
• Ses statuts ;
• Sa situation financière.

Y a-t-il des obligations comptables pour les commerçants et les artisans ?

Pas de particularités supplémentaires en matière de comptabilité et obligations comptables pour les commerçants et les e-commerçants. Il en est de même pour les artisans.

Les obligations comptables selon les types d'entreprises

L'obligation de comptabilité d'une SCI

• À l’impôt sur les sociétés (IS) : les obligations comptables sont les mêmes que pour une société lambda ;
• À l’impôt sur le revenu (IR) : votre SCI n’a aucune obligation comptable hormis celle de répertorier chronologiquement les dépenses et les recettes. Le bénéfice doit bien sûr être déclaré dans l’impôt sur le revenu personnel des associés. 

L’obligation comptable pour les micro-entrepreneur (auto-entrepreneur)

Les encaissements et les décaissements doivent être enregistrés de manière chronologique sur le support de votre choix.

L'obligation comptable en SASU, SAS, SARL, EURL

Vous devez tenir :

• Un livre journal ;
• Un grand livre ;
• Envoyer vos liasses fiscales. 

L’obligation comptable pour l’entreprise individuelle (EI)

Les obligations sont les mêmes que pour les SASU, SAS, SARL et EURL.

L’obligation comptable pour la PME et la TPE

Une fois encore, les obligations comptables restent les mêmes. Cependant :

• Pour les TPE, vous pouvez transmettre des liasses fiscales simplifiées ; 
• Pour les PME, vous devez transmettre des liasses fiscales au réel normal. 

Le recours à un commissaire aux comptes est obligatoire pour les PME si 2 des 3 seuils suivants sont dépassés : 

• 4 000 000 € de bilan ;
• 8 000 000 € de chiffre d’affaires ;
• 50 salariés.

L'obligation comptable selon votre régime d'imposition

Le régime de la micro-entreprise (ex auto-entreprise)

Votre comptabilité est allégée car en tant que micro-entrepreneur, vous devez seulement enregistrer de manière chronologique vos recettes et vos dépenses. Les recettes doivent ensuite être reportées dans votre déclaration d’impôts sur le revenu personnel. 

Obligations comptables d’une entreprise au régime de la déclaration contrôlée

Si votre entreprise dépend des BNC (bénéfices non commerciaux) ou du régime de la déclaration contrôlée, elle doit respecter les obligations comptables liées à la comptabilité de trésorerie lors de son exercice.

Dans ce régime, vous constatez vos recettes ou vos dépenses au fur et à mesure. Cependant, une option pour la comptabilité d’engagement reste possible.

Vous devrez tenir à jour un livre journal de vos recettes et dépenses au jour le jour. Il doit contenir :

• L’identité du client ou du fournisseur ;
• La date de la recette ou dépense ;
• La nature et le montant de la recette ou dépense ;
• La forme de règlement utilisé ;
• Les recettes justifiées et issues de paiements comptants en espèces inférieurs à 76 € pouvant être saisies en fin de journée ;
• Vos frais de repas, de blanchissage à domicile, de médecins, de voiture et de deux roues, etc., que vous pouvez déduire forfaitairement.

La tenue d’un registre des immobilisations et des amortissements est une obligation comptable.

Votre entreprise est affiliée au régime de la déclaration contrôlée ? Alors vous n’avez pas l’obligation comptable d’établir un bilan comptable, un compte de résultat et une annexe chaque année.

En revanche, vous devez établir un compte de résultat fiscal à l’aide de la déclaration n°2035. En cas de contrôle fiscal, vous devez justifier avec détail les sommes indiquées sur votre liasse.

Observation sur le régime contrôlé

Le régime contrôlé est l’équivalent du régime réel d’imposition pour les entreprises dépendant des BNC. L’administration impose le dirigeant sur le bénéfice fiscal (à l’inverse du micro-BNC dont la base est le chiffre d’affaires, quel que soit le montant des dépenses).

Si votre entreprise réalise des recettes dépassant les 70 000 € HT de services, alors ses bénéfices sont obligatoirement imposés. Elle est en revanche facultative pour les autres ne dépassant pas ce seuil de CA.

Obligations comptables d’une entreprise au régime réel simplifié d’imposition

Votre entreprise relève au BIC, ou est imposée à l’IS et bénéficie du régime réel simplifié d’imposition ? Alors vous devez tenir une comptabilité simplifiée, ce qui implique qu’en cours d’exercice, vous pouvez tenir une comptabilité de trésorerie et ne constater les dettes et créances qu’une fois l’exercice terminé.

La comptabilité de trésorerie, c’est le système simplifié de la comptabilité. Vous constatez les opérations de votre entreprise seulement au moment des encaissements et décaissements.

Affilié à ce régime, vous n’êtes pas obligé de centraliser vos journaux auxiliaires mensuellement car vous pouvez le faire sur une base trimestrielle. Votre obligation comptable de tenir un livre journal et un grand livre ne disparaît pas pour autant ! De plus, vous pouvez évaluer vos frais de carburant sur une base forfaitaire.

Vous devrez toujours établir votre inventaire d’actif et passif au moins une fois tous les 12 mois. Concernant vos stocks et en-cours de production, vous pouvez effectuer une évaluation simplifiée, suivant une méthode forfaitaire.

S’agissant des comptes annuels, vous pouvez préférer une présentation simplifiée pour le compte de résultat et faire un bilan simplifié de votre entreprise. Elle est également dispensée d’annexe si à la clôture de leur exercice elle ne dépasse pas 2 sur les 3 seuils suivants :

• 10 salariés ;
• 350 000 € de total au bilan ;
• 700 000 € de CA.

Comme indiqué, la liasse fiscale présente moins de détails de l’entreprise auprès de l’administration.

Observation sur le régime réel simplifié d’imposition

Sont obligatoirement affiliées au régime réel d’imposition les entreprises exclues du micro-entrepreneuriat et dont le CA HT ne dépasse pas :

• 818 000 € pour les activités de vente ou de fourniture de logement ;
• 247 000 € pour les activités de prestation de services.

Concernant les entreprises au régime réel normal d’imposition

Certaines entreprises doivent tenir une comptabilité d’engagement. Il s’agit de celles relevant notamment des entreprises dépendant du régime réel normal d’imposition. C’est votre cas ? C’est sûrement parce que votre entreprise relève des BIC (bénéfices industriels et commerciaux) ou bien qu’elle est imposée à l’IS.

La comptabilité d’engagement, c’est le système complexe de la comptabilité. Elle repose sur le principe de l’enregistrement de l’ensemble lors de l’engagement :

• Des factures d’achat, de vente ;
• De tous les flux économiques et financiers de votre entreprise.

N’importe quel enregistrement comptable doit ainsi pouvoir annoncer :

• L’origine ;
• L’imputation ;
• Le contenu de chaque donnée ;
• Les références de la pièce justificative à l’enregistrement.

Chaque mois, les journaux auxiliaires doivent être centralisés. En tant que dirigeant, vous avez l’obligation comptable de vous assurer de tenir un livre journal ainsi qu’un grand livre. De plus, au moins une fois par an, un inventaire des éléments actifs ainsi que passifs doit être effectué.

S’agissant des comptes annuels, vous devez établir un bilan, un compte de résultat et des annexes selon les règles de base. Vous pouvez cependant préférer une présentation simplifiée de ces documents si votre entreprise respecte ces seuils :

• 50 salariés ;
• 4 millions d’€ du total au bilan ;
• 8 millions d’€ de CA.

Enfin, la liasse fiscale est légèrement différente de celle au régime simplifiée. Elle présente des détails plus importants de votre entreprise auprès de l’administration fiscale française.