Comptabilité d'engagement : mode d'emploi pratique

Vous vous demandez ce qu’est la comptabilité d’engagement ? Aussi appelée “comptabilité d’exploitation”, c’est un mode de comptabilité destiné à servir de base de calcul au contrôle de gestion. Elle permet de distinguer, au sein d’une même période, les charges et produits liés à l’exploitation d’une entreprise et les autres charges et produits. Aujourd’hui, on vous explique tout ce qu’il y a à savoir sur ce sujet pas si simple de premier abord.

Définition : qu’est-ce que la comptabilité d’engagement ?

La comptabilité d’engagement est le système complexe de la comptabilité. Elle repose sur le principe de l’enregistrement de l’ensemble des factures d’achat, de vente et plus généralement de tous les flux économiques et financiers de l’entreprise lors de leur engagement. N’importe quel enregistrement comptable doit ainsi pouvoir annoncer l’origine, l’imputation ainsi que le contenu de chaque donnée, accompagnée par les références de la pièce justificative à l’enregistrement.

Quelles différences entre comptabilité d’engagement et compta de trésorerie ?

C’est quoi la comptabilité de trésorerie ?

La comptabilité de trésorerie repose sur l’enregistrement de tous les encaissements et les décaissements de votre entreprise. Elle se tient dans vos livres de trésorerie tout au long de votre exercice comptable. L’écriture se fait toujours en distinguant les modes de règlement (chèque, banque, caisse) et la nature des opérations réalisées (achats, ventes, prélèvements ou apports de l’exploitant, etc.).

Quelles différences entre les deux ?

Pour faire simple, la comptabilité d’engagement repose sur l’enregistrement dans votre comptabilité de chaque engagement client et fournisseur, à date. Avec la comptabilité de trésorerie, l’enregistrement des charges et des produits se fait lorsque le paiement est passé sur le compte bancaire professionnel de votre société.

La différence est donc importante et repose sur la date d’enregistrement des opérations, qui se fait au paiement/à l’encaissement sur le compte bancaire en comptabilité de trésorerie. Alors qu’en engagement, ça se fait à la date de la facture.

Quelle est la différence entre une comptabilité d’engagement et la comptabilité de caisse ?

La comptabilité de caisse repose uniquement sur l’enregistrement :

• Des entrées d’argent en espèces (dans la caisse) ;
• Des sorties pour le paiement de factures en espèces, ou des sorties d’espèces pour les remettre en banque.

Cette comptabilité repose donc sur les mouvements de la caisse en tant que telle et ne prend pas en compte les mouvements de votre ou de vos comptes bancaires professionnels.

La comptabilité d’engagement quant à elle est plus large puisqu’elle prend en compte :

• Votre caisse ;
• Votre trésorerie ;
• Vos engagements (les créances de vos clients et vos dettes fournisseurs).

Comment tenir une comptabilité d’engagement ?

Pour tenir votre comptabilité d’engagement, vous devez enregistrer dans votre comptabilité tous les engagements de votre société envers vos fournisseurs et ou les engagements de vos clients envers votre société. Vous devez donc enregistrer vos factures, même sans règlement, et même si la facture n’a pas été encore éditée.

Prenons un exemple :

Vous réalisez une prestation pour l’un de vos clients en avril 2022. Vous clôturez au 30/04/2022. Vous éditez votre facture à la date du 01/05/2022 et votre client vous règle plus tard.

Résultat ? En comptabilité d’engagement, votre prestation doit être enregistrée au 30/04/2022 car elle a été réalisée.

Les avantages et inconvénients de la comptabilité d’engagement

Les avantages de la comptabilité d’engagement

La comptabilité d’engagement vous permet de suivre précisément les créances clients et les dettes fournisseurs tout au long de l’année. Il y a un compte de tiers particulier par fournisseur et par client, ce qui vous permet en tant que dirigeant d’entreprise d’avoir le détail. 

De plus, la comptabilité d’engagement reflète le plus fidèlement possible la situation de l’activité et du patrimoine de votre entreprise. Comment ? Grâce à la prise en compte de tous vos engagements dans votre comptabilité.

Les inconvénients de la comptabilité d’engagement

La tenue d’une comptabilité d’engagement est difficile ! En effet, il y a beaucoup plus de mouvements à enregistrer dans la comptabilité de votre société. Mécaniquement, la compta d’engagement nécessite bien plus de travail de votre part.

À titre d’exemple, si vous faites un achat, vous devez l’enregistrer à ce moment-là puis lors du paiement, soit 2 opérations, au lieu d’1 (en comptabilité de trésorerie où l’on ne comptabilise la charge qu’au paiement).

Le budget alloué à la comptabilité en sera nécessairement plus élevé (soit en honoraires comptables, soit avec une salariée). Et si vous faites le choix de vous occuper vous-même de votre comptabilité, vous passerez bien plus de temps sur cette tâche que sur le reste !

La comptabilité d’engagement est-elle obligatoire en entreprise ?

La comptabilité d’engagement est obligatoire dans plusieurs cas :

• Pour les sociétés commerciales à l’impôt sur le revenu (IR) ou à l’impôt sur les sociétés (IS) ;
• Pour les entreprises individuelles en BIC (bénéfices industriels et commerciaux), exceptées les micro-entreprises ;
• Pour les sociétés d’exercice libéral comme les SELAS ou les SELARL (sociétés assimilées à des sociétés commerciales) ;
• Les comités d’entreprise dont les ressources sont supérieures à 153 000 €
• Certaines associations.

En revanche, si vous avez une société en BIC ou une société soumise au régime d’imposition, vous pouvez tenir une comptabilité de trésorerie.

À noter : les sociétés ou entreprises en BNC (bénéfices non commerciaux) doivent tenir une comptabilité de trésorerie (option possible pour l’engagement sous condition). On y revient un peu plus tard dans cet article !

Concernant les entreprises au régime réel normal d’imposition

Si votre entreprise est dépendante du régime réel normal d’imposition, vous devez tenir une comptabilité d’engagement. Dans cette catégorie, on retrouve parfois des BIC (bénéfices industriels et commerciaux) ou des sociétés imposées à l’IS dont l’activité est importante.

Vos journaux auxiliaires doivent être centralisés tous les mois. En tant que dirigeant, vous avez l’obligation de vous assurer de tenir un journal comptable ainsi qu’un grand livre comptable. De plus, au moins une fois par an, un inventaire des éléments actifs ainsi que passifs doit être effectué.

S’agissant des comptes annuels, votre entreprise doit établir un bilan, un compte de résultat et des annexes selon les règles de base. Vous pouvez cependant faire un bilan simplifié et un compte de résultat simplifié si votre entreprise respecte ces seuils, à savoir :

• 50 salariés ;
• 6 millions d’€ de totaux au bilan ;
• 12 millions d’€ de CA.

Enfin, la liasse fiscale est légèrement différente de celle au régime simplifiée. Elle présente des détails plus importants de l’entreprise auprès de l’administration fiscale française.

Obligations comptables d’une entreprise au régime réel simplifié d’imposition

Si votre entreprise relève au BIC, ou est imposée à l’IS, et si elle bénéficie du régime réel simplifié d’imposition, elle peut tenir une comptabilité simplifiée.

La comptabilité simplifiée implique qu’en cours d’exercice, votre entreprise peut tenir une comptabilité de trésorerie, et ne constate les dettes et créances qu’une fois son exercice terminé.

La comptabilité de trésorerie, c’est le système simplifié de la comptabilité. Vous constatez les opérations de votre entreprise seulement au moment des encaissements et décaissements.

Affilié à ce régime, vous n’êtes pas obligé de centraliser vos journaux auxiliaires mensuellement. Vous pouvez le faire sur une base trimestrielle. Notez cependant que votre obligation de tenir livre journal et grand livre ne disparaît pas pour autant. De plus, vous pouvez évaluer vos frais de carburant sur une base forfaitaire.

Vous devrez toujours établir votre inventaire d’actif et passif au moins une fois tous les 12 mois. Concernant vos stocks et en-cours de production, vous pouvez effectuer une évaluation simplifiée, suivant une méthode forfaitaire.

Pour ce qui est des comptes annuels, vous pouvez préférer une présentation simplifiée pour le compte de résultat et bilan de votre entreprise. De plus, votre entreprise est dispensée d’annexe si, à la clôture de son exercice, elle ne dépasse pas 2 des 3 seuils suivants :

• 10 salariés ;
• 350 000 € de total au bilan ;
• 700 000 € de CA.

La liasse fiscale présente moins de détails de l’entreprise auprès de l’administration fiscale !

Observation sur le régime réel simplifié d’imposition

Sont obligatoirement affiliées au régime réel d’imposition les entreprises exclues du micro-entrepreneuriat et dont le chiffre d’affaires HT ne dépasse pas :

• 840 000 € pour les activités de vente ou de fourniture de logement ;
• 254 000 € pour les activités de prestation de services.

Obligations comptables d’une entreprise au régime de la déclaration contrôlée

Si votre entreprise dépend des BNC (bénéfices non commerciaux) et du régime de la déclaration contrôlée, elle doit respecter les obligations comptables liées à la comptabilité de trésorerie lors de son exercice.

Dans ce régime, vous constaterez vos recettes ou vos dépenses au fur et à mesure. Une option pour la comptabilité d’engagement reste cependant possible.

Vous devrez tenir à jour un livre journal de vos recettes et dépenses au jour le jour, et qui doit contenir :

• La date de la recette ou de la dépense ;
• L’identité du client ou fournisseur ;
• La nature et le montant de la recette ou dépense ;
• La forme de règlement utilisé ;
• Les recettes justifiées et issues de paiements comptants en espèces inférieurs à 76€, pouvant être saisies en fin de journée. 

Vous devrez aussi enregistrer vos frais de repas, de blanchissage à domicile, de médecins, de voiture et de deux roues, etc. Des frais que vous pourrez déduire forfaitairement.

À noter : la tenue d’un registre des immobilisations et des amortissements est une obligation.

Si votre entreprise est affiliée au régime de la déclaration contrôlée, vous n’êtes pas obligé d’établir un bilan, un compte de résultat et une annexe chaque année. En revanche, vous devez établir un compte de résultat fiscal à l’aide de la déclaration n°2035. Vous devrez cependant justifier avec détail les sommes indiquées sur votre liasse en cas de contrôle fiscal de pouvoir.

Observation sur le régime contrôlé

Votre entreprise dépend du régime contrôlé ? C’est l’équivalent du régime réel d’imposition pour toute entreprise dépendant des BNC. L’administration fiscale vous impose, en tant que dirigeant, sur le bénéfice fiscal (à l’inverse du micro-BNC dont la base est le chiffre d’affaires, quel que soit le montant des dépenses). Si votre entreprise réalise des recettes dépassant les 70 000 € HT de services, alors vos bénéfices sont obligatoirement imposés (c’est facultatif en dessous de ce seuil).

La méthode à suivre pour utiliser la comptabilité d’engagement (logiciel et comptable en ligne)

Pour effectuer une comptabilité d’engagement, vous devez être rigoureux, méthodique et organisé. Quelques conseils :

• Conservez scrupuleusement tous vos documents ;
• Classez-les méthodiquement afin de bien les enregistrer dans votre comptabilité ;
• Utilisez un logiciel de comptabilité adapté qui vous permet d’établir une comptabilité d’engagement ;
• Entourez-vous des bons interlocuteurs et d’un expert-comptable adapté à la comptabilité d’engagement. Dougs peut vous aider dans vos démarches !

Mesurer les dépenses de votre entreprise avec la comptabilité d’engagement

La comptabilité d’engagement des dépenses engagées

Il s’agit d’enregistrer la charge au moment de l’engagement, par exemple à date de la facture, directement dans le journal d’achat de votre entreprise (ou dans le journal des ventes dans le cas d’un produit).

Même si aucune somme n’a encore été décaissée, cette comptabilité permet de constater l’engagement en matière de paiement de cette prestation, ce qui se reflète :

• Dans les comptes fournisseurs pour une dette ;
• Dans les comptes clients pour une créance.

Tant qu’il n’y a pas eu le mouvement de trésorerie correspondant à l’engagement, la créance ou la dette reste dans les comptes de votre entreprise.

Quelle différence entre l’engagement comptable et l’engagement juridique ?

L’engagement juridique repose sur l’acte par lequel va résulter une charge financière, comme la signature d’un contrat, d’un marché ou d’une convention.

L’engagement comptable peut prendre plusieurs formes :

• Une forme prévisionnelle : pour répertorier dans votre comptabilité les dépenses ou les recettes connues en début d’exercice (les frais de maintenance par exemple) ;
• Une forme provisoire (rarement utilisé) : pour l’enregistrement des devis, bons de commande ;
• Une forme ponctuelle : pour toutes les dépenses exceptionnelles ou à caractère d’urgence.

Ces engagements comptables doivent faire l’objet d’un contrôle méticuleux de votre part sur différents aspects, à savoir la légalité, la cohérence, la régularité et l’opportunité.

La comptabilité d’engagement ou de trésorerie pour les associations

Selon la taille de votre association, la source de ses financements, le statut des dirigeants et son activité (lucrative ou pas), les obligations comptables seront différentes : soit une comptabilité de trésorerie, soit une comptabilité d’engagement.

Si votre association est de taille moyenne, la comptabilité de trésorerie suffit. Si son activité devient complexe, penchez plutôt pour une comptabilité d’engagement.

Dans le cas où votre association perçoit des subventions, elle est tenue d’appliquer une comptabilité d’engagement. En effet, dès que votre association demande des subventions, l’État peut lui demander des états financiers en comptabilité d’engagement.