Comprendre les bases de la comptabilité pour mieux réussir

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La comptabilité représente souvent la bête noire des professionnels libéraux et des chefs d’entreprise. Pourtant, à y regarder de plus près, la comptabilité n’est pas si complexe que cela. En effet, elle répond à des normes précises accessibles à tous. Par conséquent, si vous avez besoin de comprendre les bases de la comptabilité, Dougs vous invite à lire cette introduction complète pour mieux comprendre les bases de la comptabilité.

Sommaire

  1. Utilité de la comptabilité
  2. Grand livre et Balance
  3. Bilan et le compte de résultat
  4. Plan comptable

 

Comprendre les bases de la comptabilité : Quelle est l’utilité de la comptabilité

La comptabilité permet, pour un entrepreneur, de connaître l’état des finances de son entreprise. En effet, elle lui permet de savoir ce qu’il doit (les factures non encore payées auprès de ses fournisseurs) ou ce qu’on lui doit (les factures qu’il a envoyé à ses clients et non-réglées). La comptabilité sert également à l’entrepreneur pour connaître ses recettes et ses dépenses sur une période donnée.

Comment cela fonctionne ?

La comptabilité, c’est avant tout des enregistrements de tous les flux d’une entreprise : achat, vente, trésorerie, … Aussi, on a l’habitude de dire que la comptabilité reflète la réalité de l’entreprise.

Première étape : les journaux

De façon concrète, on va écrire chaque facture d’achat, chaque paiement, dans un journal. De fait, pour ne pas se perdre, on a même créé plusieurs journaux : un journal des achats, un journal pour les ventes, un autre pour la banque, … Même si aujourd’hui, on utilise l’informatique pour la tenue de la comptabilité, il faut imaginer posséder 5 cahiers que vous allez utiliser au fur et à mesure des opérations. Si vous recevez une facture d’achat, vous allez écrire dans le journal d’achat le montant en euros de cette facture, son libellé, à qui vous devez cet argent et la date. S’il s’agit d’un paiement en chèques, vous allez enregistrer cette somme dans le journal banque en précisant qui est payé, pour quel montant et quand. Bref, vous l’aurez compris, tout démarre par les journaux.

Un comparatif avec la musique ?

Si l’on faisait un comparatif avec le solfège, le musicien disposerait d’une portée de musique constituée de cinq lignes horizontales. Pour la comptabilité,  le comptable dispose d’un journal composé de lignes horizontales et de lignes verticales pour annoncer le débit et le crédit. S’agissant du musicien, les notes de musique vont se manifester par l’écriture de figures de note sur les portées que vous connaissez par “ Mi, Ré, Do, Fa, Si, La, Sol”. Pour le comptable, il utilisera des numéros de compte pour désigner l’opération. Ces numéros sont codifiés et regroupés dans un plan comptable. Par exemple, la location de votre local s’enregistrera avec le numéro 6132. De façon concrète, une facture de location de 1.000 euros enregistrée ressemblerait à cela :

Numéro de compte Libellé du compte Libellé de l’opération Débit Crédit
6132 Location Paiement location janvier 2016 1.000
512 Banque Paiement location janvier 2016 1.000

En traduisant en français, cela donnerait, l’entreprise a enregistré sa location de janvier 2016 de 1.000 euros qu’elle a payé par chèque bancaire.

Comprendre les bases de la comptabilité : les grands livres et les balances

Mais comme dans la vie de tous les jours, il est complexe de manier 5 cahiers remplis de chiffres, de date et de libellé sans faire un point de temps en temps. On a donc décidé d’avoir un document supplémentaire : Le grand livre. C’est une sorte de récapitulatif de toutes les écritures de tous les journaux sur une période donnée, classés par numéro de compte. En reprenant notre exemple de location, on pourrait retrouver dans le numéro de compte 6132 , l’extrait suivant : 

Date Libellé Débit Solde
02/01/2016 Paiement location janvier 2016 1.000 1.000
02/02/2016 Paiement location février 2016 1.000 2.000
02/03/2016 Paiement location mars 2016 1.000 3.000
02/12/2016 Paiement location décembre 2016 1.000 12.000

On pourra donc lire que l’entreprise a payé 12 fois la somme de 1.000 euros, soit 12.000 euros pour l’année 2016.

Le grand livre est un document important

Mais vous l’aurez compris, le grand livre est un document comme on l’indique très volumineux et si l’on souhaite n’avoir qu’une synthèse, cela risque d’être un peu trop lourd à gérer. C’est la raison pour laquelle on a inventé la balance qui est un résumé du grand livre. On ne retrouve que le numéro de compte et son montant. L’extrait d’une balance pourra ressembler à cela :

Numéro de compte Libellé du compte Solde débit
6132 location 12.000
…. ….

A la lecture de la balance, une personne avertie pourra donc aisément savoir ce que l’entreprise a payé et ce qu’elle a encaissé. Et si cette personne souhaite des détails, elle ira voir dans le grand livre.

Dans l’absolu, nous pourrions nous arrêter là. Mais, cela serait dommage car ce classement par numéro croissant des comptes serait insuffisant pour faire de la gestion. C’est la raison pour laquelle le bilan et le compte de résultat ont été inventés.

comprendre les bases de la comptabilité

Comprendre les bases de la comptabilité : le bilan et le compte de résultat 

D’abord, le bilan et le compte de résultat sont des sortes de balances spécialisées. Ensuite, le bilan serait une synthèse des comptes de classe 1 à 5 et le compte de résultat serait une balance des comptes de classe 6 et 7.

En revenant sur le bilan, c’est une représentation en 2 parties : à droite, ce que l’entreprise possède (actif) et à gauche ce que l’entreprise doit (passif). L’illustration serait la suivante :

Actif Montant Passif Montant
Matériel 50.000 Capital 40.000
Stock 1.000 Résultat 10.000
Clients 9.000 Fournisseur 15.000
Banque 10.000 Autres dettes 5.000
Total 70.000 Total 70.000

On lirait dans ce bilan à l’actif que l’entreprise possède 50.000 euros de matériel, que ses clients lui doivent 9.000 euros par exemple. Au passif, on remarquerait que l’entreprise doit à ses fournisseurs 15.000 euros.

Ainsi, on dit du bilan que c’est une image de l’entreprise à un moment T.

Le compte de résultat est une synthèse d’une période

S’agissant du compte de résultat, c’est également un tableau en 2 parties qui regroupe pour une période déterminée par exemple du 1er janvier au 31 décembre 2016, les dépenses (charges) et les recettes (produits).

Charges Montant Produits Montant
Achats de fourniture 10.000 Ventes 40.000
location 12.000
Frais de déplacement 8.000
Total des charges 30.000 Total des produits 40.000
Résultat Bénéfice 10.000
Total 40.000 Total 40.000

Le compte de résultat mesure donc les performances de l’entreprise. On pourrait lire ainsi que l’entreprise a un total de charges de 30.000 euros et un montant de ventes de 40.000 euros d’où le bénéfice de 10.000 euros.

Comprendre les bases de la comptabilité : le plan comptable

Pour mieux comprendre les bases de la comptabilité, cela suppose également de comprendre le fonctionnement du plan comptable. En effet, le plan comptable est une liste des numéros de compte utilisés en comptabilité. De fait, le plan comptable est organisé par classe.

D’abord, étudions ensemble  ces points. Pour mémoire, le bilan regroupe les classes 1 à 5. Le compte de résultat : 6 et 7.

C’est pourquoi, le système des comptes fonctionne avec des sous comptes. Par exemple, la classe 5, se décomposera de la façon suivante :

50 – Valeurs mobilière de placement

501 . parts dans les entreprises liées

502 . actions propres

503 . Actions

  1. Titres côtés
  2. Titres non côtés

On pourrait ainsi continuer le subdivision en fonction des besoins de l’entreprise. 

Pour les comptes de bilan

Classe 1 : les capitaux. On y met à l’intérieur tous les comptes liés aux apports de l’entrepreneur pour créer son entreprise. On y retrouve également les emprunts.

Classe 2 : les immobilisations. Ainsi, afin de fonctionner, une entreprise doit posséder du matériel de fabrication, de transport, … Bref l’entreprise a besoin de moyens durables qu’elle va pouvoir utiliser pendant plusieurs années.

Classe 3 : les stocks. S’il s’agit d’un magasin de chaussures.  On retrouvera par exemple les stocks de chaussures qui n’auront pas été vendues au moment du bilan.

Classe 4 : les tiers. Il s’agit des personnes avec lesquelles l’entreprise travaille et ce qu’elle lui doit ou l’inverse au moment du bilan. On y retrouve les fournisseurs, les clients, le personnel, l’URSSAF, les caisses de retraite, l’état…

Classe 5 : la trésorerie. C’est l’argent que possède l’entreprise soit en banque, en caisse ou bien encore en placement financier.

Pour le comptes de résultat

Classe 6 : les charges. On y retrouve toutes les dépenses comme les achats de fournitures administratives, le téléphone, les loyers, les frais de personnel mais également toutes les charges que l’entreprise n’a pas forcement décaissé comme les dotations aux amortissements (l’usure du matériel). 

Classe 7 : les produits. En sommes, ce sont les ventes de marchandises, les prestations vendues. Mais également les subventions.

En conclusion, la lecture de cet article  » comprendre les bases de la comptabilité  » ne vous rendra pas comptable mais cela pourrait vous permettre d’avoir une meilleure idée de la construction d’un compte de résultat. Ce petit ba ba de la comptabilité a, nous l’espérons, répondu à vos questions d’ordre général sur la comptabilité. Si vous souhaitez en savoir plus, suivez notre blog qui dispense des conseils réguliers pour les entrepreneurs. 

Bonne comptabilité !

À propos de l'auteur : Véronique Maurice est expert-comptable et cofondatrice chez Dougs, l'expert-comptable en ligne qui vous simplifie la vie. Découvrez comment Dougs rend votre compta automatique et sans paperasse.
Dougs est l'expert comptable des consultants, artisans, e-commerce et freelances

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