Apprivoisez la compta : comptabiliser ses dépenses

Notre objectif avec la série d’articles “Apprivoisez la compta” est de vous faire découvrir quelques notions comptables. Nous en avons profité pour vous montrer quelques unes de vos obligations existantes dans la plupart des AGA lorsque vous saisissez vous même votre comptabilité. N’oubliez pas, Dougs vous offre d’autres possibilités.

Chapitre 5 : Comptabiliser ses Dépenses

Comme son nom l’indique, le journal des dépenses est l’outil qui va vous permettre de comptabiliser vos sorties d’argent. Entre charges liées au fonctionnement de votre activité et frais divers, Dougs vous propose de faire le point sur cette partie essentielle de votre comptabilité.

Date de comptabilisation des dépenses

L’enregistrement des dépenses est soumis aux mêmes règles que celui des recettes : si vous ne dépassez pas le seuil RSI-TVA de 236000 € de chiffre d’affaires, vous pouvez enregistrer les opérations à la date à laquelle elles apparaissent sur votre relevé bancaire.

Dans le cas contraire, donc si votre chiffre d’affaires dépasse les 236000 €, vous devez comptabiliser :

  • Les chèques ou TIP (Titre Interbancaire de Paiement) à la date d’émission
  • Les espèces à la date de paiement effective
  • Les règlements par carte bancaire à la date de paiement (même si vous disposez du débit différé)
  • Les prélèvements à la date d’inscription au débit de votre compte bancaire

Rappel : vos dépenses doivent être enregistrées dans un compte financier (banque ou caisse selon le mode de règlement) et ventilées dans le compte qui correspond à leur nature (petit matériel par exemple). Le libellé doit comporter l’objet exact de la dépense, le nom du fournisseur, le mode de règlement (comme un numéro de chèque) et, si vous le possédez, le numéro de facture.

Comptabiliser ses dépenses spécifiques

Dépenses personnelles payées par le compte bancaire professionnel

Vous devez toutes les comptabiliser et les inscrire au poste “Personnel exploitant”. Cela concerne les sommes que vous transférez sur votre compte bancaire personnel et les frais payés avec votre compte professionnel qui ne sont pas déductibles.

Dépenses professionnelles payées par le compte bancaire privé

Si vous avez réglé une dépense professionnelle avec votre compte privé, vous pouvez vous faire un virement depuis votre compte professionnel pour vous rembourser. Vous comptabiliserez l’écriture en banque et dans le compte de charges correspondant.

Les dépenses mixtes

Pour mémoire, les dépenses mixtes correspondent aux charges que vous utilisez à la fois à titre personnel et à titre professionnel (plus de détails). En ce qui concerne la comptabilité, vous devez enregistrer le total de la dépense au crédit de votre compte de trésorerie et en contrepartie, vous porterez la part professionnel dans le compte charge correspondant et la part privée dans le compte “Prélèvements personnels”.

Exemple : vous payez votre facture d’abonnement téléphonique et vous estimez qu’il vous a servi à moitié pour le travail et à moitié pour votre usage personnel.

Date Numéro de compte Libellé Débit Crédit
01/05 626100 – Frais téléphoniques Abonnement téléphone avril 25,00
01/05 108000 – Compte de l’exploitant Abonnement téléphone avril 25,00
01/05 512000- Banque Abonnement téléphone avril 50,00

Si vous n’êtes pas en mesure de déterminer le pourcentage d’utilisation personnelle avant la fin de l’année, vous pouvez tout enregistrer dans le compte de charge concerné et régulariser le moment venu.

Les remboursements d’emprunt

Seuls les intérêts d’un emprunt sont déductibles, vous devez donc les enregistrer à part des remboursements :

Date Numéro de compte Libellé Débit Crédit
01/05 164000 – Emprunts Emprunt remboursement 02/15 570,00
01/05 661100 – Charges d’intérêts Emprunt remboursement 02/15 5,10
01/05 512000- Banque Emprunt remboursement 02/15 575,10

Les versements SCM (ou sur compte commun)

Cette catégorie regroupe les dépenses que vous aurez à couvrir dans le cadre d’une association avec partage de charges. Les provisions versées ne sont pas déductibles et seront enregistrées sur un compte tiers.

Vous pourrez ensuite déduire la quote-part de frais qui vous revient en fin d’année. Ce montant sera indiqué via la déclaration 2036 et vous devrez le reporter sur votre déclaration 2035 par postes de charges. Vous reprendrez en comptabilité les frais engagés sur chaque compte de charges et créditerez le compte sur lequel vous aurez versé les provisions :

Date Numéro de compte Libellé Débit Crédit
31/12 613200 – Locations Quote-part frais SCM 2014 6400,00
31/12 606100 – Fournitures non stockables (eau, énergie…) Quote-part frais SCM 2014 200,00
31/12 615000 – Entretien et réparations Quote-part frais SCM 2014 350,00
31/12 626000 – Frais postaux et télécommunications Quote-part frais SCM 2014 400,00
31/12 618000 – Divers Quote-part frais SCM 2014 50,00
31/12 ? (provisions pour charges de la SCM) Quote-part frais SCM 2014 7400,00

Les acquisitions d’immobilisations

Les achats de biens d’une valeur supérieure à 500 € HT qui feront l’objet d’un amortissement sur plusieurs années sont à inscrire au compte “Immobilisations” l’année de leur acquisition. Même si vous les réglez en plusieurs fois. Vous les reporterez ensuite au registre des immobilisations et sur le tableau des amortissements.

Si vous ne dépassez pas le seuil RSI, vous devez donc retenir qu’il faut comptabiliser ses dépenses  à la date où elles apparaissent sur votre relevé bancaire. Vous les enregistrerez dans un compte financier avec une ventilation sur les comptes appropriés à leur nature ; les dépenses personnelles devront être remboursées sur votre compte bancaire privé et inversement pour les dépenses professionnelles que vous auriez payé de votre poche. Dans le cadre d’une association, vous régularisez en fin d’année votre part réelle des dépenses et enfin, vous prendrez soin de séparer les frais déductibles pour remplir vos déclarations plus facilement.

Au fait, savez vous que Dougs vous enlève la plupart de vos obligations ? Y compris celle de comptabiliser ses dépenses.

 

À propos de l'auteur : est expert-comptable et cofondatrice chez Dougs, l'expert-comptable en ligne qui vous simplifie la vie. Découvrez comment Dougs rend votre compta automatique et sans paperasse.
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