Est-il obligatoire d'utiliser un logiciel de facturation ?

Chaque entrepreneur a son approche de la facturation : certains ne jurent que par un tableur, d’autres une solution plus moderne comme le logiciel de facturation. Mais à l’heure où la facture digitale se généralise, êtes-vous obligé d’utiliser un logiciel de facturation pour vous conformer à la loi ? Pourquoi est-il recommandé ? Quelles sanctions si vous ne respectez pas les règles de facturation ? Dougs répond à toutes vos questions sur les outils de facturation.

Qu’est ce qu’un logiciel de facturation ? 

Un logiciel de facturation vous permet de créer non seulement des factures mais aussi d'autres documents (devis, livre de recettes et dépenses) commerciaux et administratifs pour faciliter l'activité de votre entreprise. Un logiciel de facturation peut aussi vous permettre de gérer un carnet de client, quand les relancer, et être alerté si vous avez une facture impayée (ou au contraire à régler). C'est un outil pour avoir une vue globale de vos transactions. Mais est-ce que ce logiciel de facturation est obligatoire ?

Puis-je faire des factures sur Excel ?

Oui, vous pouvez tout à fait réaliser vos factures sur Excel, même si ce n'est pas la méthode la plus simple pour récupérer vos données de factures à la fin de l'année. Il n'y a qu'une exception, les entreprises utilisant un logiciel de caisse (commerçants), mais dans la majorité des cas, la facture sous Excel peut encore être réalisée et valide. Attention, faire votre facture sous Excel ne vous dispense pas de respecter les normes de facturation française (mentions obligatoires). Attention, en cas de non respect des règles, vous risquez gros.

Enfin, il faut savoir que les clients peuvent considérer une facture réalisée sous Excel comme un manque de professionnalisme, et les erreurs sont courantes pour les entrepreneurs utilisant un modèle Excel. Des erreurs qui peuvent coûter cher si vous êtes contrôlé par l'administration fiscale. Il vaut mieux trouver un logiciel de facturation professionnel plutôt qu'utiliser Excel pour économiser sur un logiciel ou les services d'un comptable.

Quelle est la sanction encourue pour manquement à l'obligation d'utiliser un système de caisse ou de comptabilité sécurisé ?

L'administration fiscale peut à tout moment, et sans forcément prévenir, réaliser un contrôle de constat matériel : elle vérifie que vous disposez soit d'un système de caisse, soit d'un logiciel de facturation certifié. Alors que se passe-t-il si vous ne respectez pas la réglementation et vos obligations ? 

En cas de non-conformité, l'administration fiscale vous laisse 60 jours pour se mettre en conformité, et ensuite 30 jours pour fournir une attestation ou certificat du logiciel de facturation ou système de caisse. Si après cette phase, l'administration n'a pas reçu de preuve de votre régularisation, l'amende peut s'élever à 7500€. Enfin, l'utilisation d'une fausse attestation est passible de 3 ans d'emprisonnement et de 45 000€ d'amende. 

Quel logiciel utiliser pour la facturation ?

Si vous souhaitez réaliser une facturation dans les règles, il faut choisir un logiciel certifié, réalisé par des professionnels comptables qui connaissent la réglementation et les normes de traitement des données. Plus qu'un simple générateur de facture, un logiciel de facturation certifié vous permettra de réaliser des factures sécurisées, protégées contre les modifications externes, et facilement archivables pour organiser votre comptabilité. 

Choisir un logiciel de facturation gratuit et certifié

Besoin de créer votre facture mais vous ne voulez pas dépenser un sou pour tester une solution ? Dougs vous propose son logiciel de facturation gratuit pour créer une facture parfaite . Que vous soyez indépendant, consultant, freelance, vous pouvez réaliser des factures aux normes fiscales, comportant les mentions légales nécessaires, en seulement quelques minutes et sans devoir créer un tableau Excel par vous-même. 

Vous pourrez même suivre ensuite votre facture en ligne, voir si le règlement a été effectué, et conserver toutes vos factures sur une seule interface.