Est-il obligatoire d'utiliser un logiciel de facturation ?

Chaque entrepreneur a son approche de la facturation : certains ne jurent que par un tableur, d’autres des solutions plus professionnelles comme un logiciel de facturation. Mais à l’heure où la facture digitale se généralise dans les entreprises, êtes-vous obligé d’utiliser un logiciel de facturation pour vous conformer à la loi ? Pourquoi est-il recommandé ? Quelles sanctions si vous ne respectez pas les règles de facturation ? Dougs répond à toutes vos questions sur les outils de facturation.

Qu'est ce qu'un logiciel de facturation ? 

Un logiciel de facturation vous permet de créer non seulement des factures mais aussi d'autres documents (devis, livre de recettes et dépenses) commerciaux et administratifs pour faciliter l'activité de votre entreprise. Un logiciel de facturation peut aussi vous permettre de gérer un carnet de client, quand les relancer, et être alerté si vous avez une facture impayée (ou au contraire à régler). C'est un outil pour avoir une vue globale de vos transactions et augmenter la productivité de l'entreprise. Utiliser un logiciel de facturation dans le secteur du bâtiment est notamment très important pour bien suivre les différents chantiers.

Est-il obligatoire d'avoir un logiciel de facturation ou un logiciel comptable ?

Vous n'êtes pas obligé d'utiliser un logiciel de facturation ou de comptabilité. Néanmoins, si vous en utilisez un, vous devrez vérifier qu'il respecte les critères de la loi anti-fraude TVA, ou a été certifié par un organisme externe. 

Que dit la loi anti fraude TVA ?

La loi anti-fraude TVA demande de respecter des normes d'inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données comptables. Ceci pour réduire les cas de fraude à la TVA mais aussi rendre les échanges commerciaux plus sûrs en France.

En général, utiliser un logiciel de facturation ou logiciel comptable n'est pas obligatoire, néanmoins tenir votre comptabilité est une obligation (sauf pour les micro-entreprises). Au-delà d'un logiciel de facturation, avoir un expert-comptable peut vite devenir indispensable pour centraliser la comptabilité de votre entreprise, dont les factures font partie.  A savoir : les obligations pour la comptabilité d'entreprise peuvent être différentes selon la forme juridique, et votre régime d'imposition. 

Puis-je faire des factures sur Excel ?

Oui, vous pouvez tout à fait réaliser vos factures sur Excel, même si ce n'est pas la méthode la plus simple pour récupérer vos données de factures à la fin de l'année. Il n'y a qu'une exception, les entreprises utilisant un logiciel de caisse (commerçants), mais dans la majorité des cas, la facture sous Excel peut encore être réalisée et valide. Attention, faire votre facture sous Excel ne vous dispense pas de respecter les normes de facturation française. 

Enfin, il faut savoir que les clients peuvent considérer une facture réalisée sous Excel comme un manque de professionnalisme, et les erreurs sont courantes pour les entrepreneurs utilisant un modèle Excel. Des erreurs qui peuvent coûter cher si vous êtes contrôlé par l'administration fiscale. Il vaut mieux trouver un logiciel de facturation professionnel plutôt qu'utiliser Excel pour économiser sur un logiciel ou les services d'un comptable.

Quelle est la sanction encourue pour manquement à l'obligation d'utiliser un système de caisse ou de comptabilité sécurisé ?

L'administration fiscale peut à tout moment, et sans forcément prévenir, réaliser un contrôle de constat matériel : elle vérifie que vous disposez soit d'un système de caisse, soit d'un logiciel de facturation certifié. Alors que se passe-t-il si vous ne respectez pas la réglementation et vos obligations ? 

En cas de non-conformité, l'administration fiscale vous laisse 60 jours pour se mettre en conformité, et ensuite 30 jours pour fournir une attestation ou certificat du logiciel de facturation ou système de caisse. Si après cette phase, l'administration n'a pas reçu de preuve de votre régularisation, l'amende peut s'élever à 7500€. Enfin, l'utilisation d'une fausse attestation est passible de 3 ans d'emprisonnement et de 45 000€ d'amende. 

Quel logiciel utiliser pour la facturation ?

Si vous souhaitez réaliser une facturation dans les règles, il faut choisir un logiciel certifié, réalisé par des professionnels comptables qui connaissent la réglementation et les normes de traitement des données. Plus qu'un simple générateur de facture, un logiciel de facturation certifié vous permettra de réaliser des factures sécurisées, protégées contre les modifications externes, et facilement archivables pour organiser votre comptabilité. 

Choisir un logiciel de facturation gratuit et certifié

Besoin de créer votre facture mais vous ne voulez pas dépenser un sou pour tester une solution ? Dougs vous propose son logiciel de facturation gratuit pour créer une facture parfaite . Que vous soyez indépendant, consultant, freelance, vous pouvez réaliser des factures aux normes fiscales, comportant les mentions légales nécessaires, en seulement quelques minutes et sans devoir créer un tableau Excel par vous-même.  Vous pourrez même suivre ensuite votre facture en ligne, voir si le règlement a été effectué, assurer la gestion des impayés et conserver toutes vos factures sur une seule interface.

Est-ce que la facturation électronique est obligatoire ? 

La facturation électronique n'est pas obligatoire pour les entreprises mais va le devenir progressivement à partir de 2024 avec l'arrivée de Facture-X, le système de facturation mêlant deux formats : le PDF et le XML. 

Est-ce légal de faire des factures sur Excel ? 

Vous pouvez faire des factures sous Excel, c'est en effet toujours "légal" tant que vous respectez les mentions obligatoires et le formalisme des factures. Mais lorsque la loi sur la facturation électronique sera en vigueur, à partir de 2024, il faudra obligatoirement enregistrer ses factures sous format PDF. 

Est-ce obligatoire d'avoir un logiciel de caisse enregistreuse ? 

Le logiciel de caisse n'est obligatoire que pour certaines catégories d'entreprises. Depuis 2018, tous les commerçants effectuant un encaissement au comptoir doivent utiliser un logiciel de caisse certifié et sécurisé sur leur terminal de paiement. Il en est de même pour tous les professionnels assujettis à la TVA, enregistrant les paiements avec un logiciel. Vous devrez d'ailleurs disposer d'un certificat ou attestation de conformité de l'outil utilisé (certificat NF525). 

Quelles sont les obligations des caisses informatisées ? 

Les logiciels de caisses informatisées doivent respecter des normes de sécurité précises. Par exemple, les données relatives au règlement doivent être enregistrées sans possibilité d'altération à postériori. Les règles de certification d'un logiciel de caisse, décidées par l'administration fiscale, concernent les conditions d'inaltérabilité, l'inaliénabilité, la sécurisation, la conservation et l'archivage de données pour lutter contre la fraude.

Comment faire une facture sans logiciel ? 

Si un logiciel de facturation conforme n'est pas obligatoire pour réaliser vos factures et vous pouvez techniquement réaliser vos factures sur Word ou Excel, il est tout de même le moyen le plus pratique. Cela permet non seulement de créer mais aussi de classer et gérer vos factures. 

Avec un logiciel de facturation, vous évitez un maximum d'erreurs de calcul, vous pouvez effectuer des changements plus facilement, vous pouvez contrôler le statut de vos factures (reçue/non-reçue, payé/en attente de paiement) et même programmer des rappels pour vos clients. Cela va grandement améliorer le quotidien dans votre entreprise et assurer que tout est en ordre en cas de contrôle de l'administration. 

Le logiciel de facturation sera-t-il obligatoire en 2024 ? 

En 2024, la facturation électronique sera obligatoire pour les grandes entreprises mais cette mise en place va s'étendre au fil des années, en s'appliquant aux PME et TPE en 2026 peu importe leur chiffre d'affaires.

Si vous cherchez à créer et gérer vos factures facilement, tout en suivant votre trésorerie avec un tableau de bord plein d'informations sur la santé de votre entreprise, Dougs vous propose de tester son logiciel de comptabilité gratuitement pendant 30 jours !