Comment gérer une facture annulée dans sa comptabilité ?

Qu'est-ce qu'une facture annulée ?

La facture à annuler ne signifie pas juste détruire la pièce et s’en débarrasser. Une facture annulée suit des règles précises, surtout qu’elle porte un numéro chronologique dans votre facturation, comme l’exige la loi.

Définition de la facture annulée

La facture annulée correspond à une pièce émise et remplacée par :

• une facture nouvelle, dite facture rectificative ;
• ou un avoir total, avec les mêmes montants en négatif, suivi d’une nouvelle facture. 

Vous verrez que la seconde option est bien meilleure que la première.

Qu’entend-on par facture d’annulation ?

Du point de vue légal, il n’existe pas à proprement parler de « facture d’annulation ».   À la limite, vous pouvez considérer qu’une facture d’avoir fait office de facture d’annulation de la pièce erronée. 

Parfois, l'annulation de la facture consiste simplement à corriger les erreurs, avec une autre version de facture qui porte un numéro différent.

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Facture d'avoir et facture rectificative, les pièces classiques pour annuler une facture

Deux solutions existent pour supprimer la pièce :

1. Vous pouvez recourir à une facture d’avoir. Elle vient intégralement annuler la facture initiale. Vous faites référence à cette dernière dans la facture d’avoir créée. Puis, vous rédigez une nouvelle facture en bonne et due forme. 
2. Vous pouvez émettre une facture rectificative. Elle apporte alors un complément d’information par rapport au premier document : remise oubliée, facturation d’une prestation complémentaire, mention obligatoire omise, etc. De la même manière, vous indiquez dessus le numéro du document d’origine.

Est-ce légal d'annuler une facture qui comporte des erreurs ?

Vous souhaitez simplement déchirer la facture erronée et repartir de zéro ? C’est exclu ! Les logiciels de facturation ne permettent pas de modifier une facture validée dans le système. Annuler une facture est donc impossible techniquement par une simple suppression de la pièce. Toutefois, l’entreprise qui s’est trompée possède des solutions pour revenir sur ses erreurs.

Qui peut annuler une facture dans une entreprise ?

Seul l’émetteur de la facture peut annuler ou modifier la pièce. Le client qui conteste les informations portées sur la facture de son fournisseur n’a pas le droit d’annuler lui-même ce document.

Attention, annuler une facture ne signifie pas tout simplement la déchirer ou supprimer le fichier pour une facture électronique, même en se mettant d'accord avec le client. 

Pour annuler une facture, l’entreprise qui vend doit justifier l'annulation par un document rectificatif ou un avoir. 

Pourquoi et quand annuler légalement une facture ?

Corriger votre facture intervient généralement suite à la constatation d’une erreur. Il peut s'agir d'un problème sur les sommes mentionnées, la quantité des produits, la date d'émission, les conditions de paiement, le montant de la TVA, etc. 

Vous pouvez vous en rendre compte par vous-même ou votre client vous le signale et refuse de régler la facture à corriger. Soyez réactif dans ces corrections pour créer rapidement une facture d'avoir et une nouvelle facture, afin de préserver de bonnes relations commerciales. La gestion de la facture erronée concerne votre comptabilité, mais aussi votre client.

Comment modifier une facture en fonction de la situation ?

En tant que fournisseur, deux solutions sont à votre disposition. Soit vous émettez un avoir, dont le montant représente la dette totale ou partielle de votre client, selon la situation. Soit vous créez une facture rectificative.

Rappel des règles pour la modification de la facturation : avoir ou pièce rectificative

Comme expliqué, quelle que soit la solution retenue, avoir ou facture rectificative, pensez à indiquer la référence au document à corriger. Préciser que ce nouveau document annule et remplace la facture n° xxxxx ».

Pour les deux modes de correction, les factures rectificatives et les avoirs émis doivent répondre aux mêmes conditions de validité que les factures initiales (mentions obligatoires, numérotation continue, etc.).

Dans les deux cas, il s'agit de faire une facture avec son propre numéro, distincte de la facture à annuler. Notez toutefois que la pièce rectificative ressemble plus à l'émission d’une nouvelle facture qu’à une suppression, même si la mention « annule et remplace » est obligatoire. 

En outre, pour la facture rectificative, le danger est d’oublier de supprimer la pièce d’origine chez l’émetteur comme chez son client. Si ce dernier enregistre la pièce en comptabilité, sans voir la mention « annule et remplace », il court même le risque de payer deux fois les mêmes achats.

En conclusion, privilégiez toujours l’avoir à la facture rectificative. C’est plus sûr !

Quels sont les impacts de la facture annulée sur la TVA ?

La TVA sur une telle facture est automatiquement supprimée de ce fait. Ainsi, l’avoir vient supprimer la pièce et la taxe de départ. La nouvelle facture émise porte les bons montants hors taxes comme toutes taxes comprises.

Pour l'arrivée de la facture électronique en 2026, reportez-vous à la partie de l’article qui traite spécialement de cette réforme, au regard des annulations de factures et des factures en litige.

Est-il possible d'annuler une facture non réglée en cas d’erreur ?

Dès son émission, qu’elle soit payée ou non, la facture ne s’annule pas en la jetant tout simplement dans la corbeille à papier. Cela laisserait un trou dans la numérotation chronologique obligatoire pour les factures chez le vendeur. Ceci risque de déplaire à l’administration fiscale.

Si vous êtes l’acheteur, vous devez aussi demander une facture d’avoir ou une facture rectificative dans une telle situation. 

Peut-on annuler des factures qui sont réglées ?

Lorsque le client a déjà émis le paiement de la facture et que la détection de l’erreur intervient après, deux cas de figure existent. Les voici :

• Vous souhaitez réduire le montant final de la vente. Dans ce cas, vous créez un avoir et votre client peut le défalquer d’un prochain achat. La pièce d’avoir porte alors la mention « montant net à déduire ». En cas de commande ponctuelle, vous procédez au remboursement de cet avoir émis.
• Soit, certains produits ou services, par exemple, manquent sur la facture et le prix correct est finalement supérieur. Vous émettez alors une facture complémentaire afin d’obtenir le règlement des sommes restant dues.

Sous quel délai le fournisseur peut-il annuler une facture émise ?

Idéalement, l’entreprise doit corriger la facture, dès la constatation de l’erreur. Les textes ne mentionnent pas de délais précis en la matière. Mais mieux vaut être diligent.

Quelles sont les sanctions si une facture erronée n'est pas corrigée ?

Tout dépend de la nature des modifications auxquelles l’entreprise qui émet la facture doit procéder. S’il s’agit de mentions obligatoires ou de non-conformités de ce type, vous vous exposez à des amendes : 15 euros par mention manquante ou erronée. 

Le Code général des impôts sanctionne toute personne qui délivre une facture sans correspondance avec une livraison ou une prestation de service réelle. Déclarer des factures non conformes au service réalisé peut mettre l’entreprise en infraction fiscale. L’amende peut atteindre 50 % des sommes concernées en cas de livraison ou de prestation fictive. 

De plus, une entreprise qui enfreint son obligation de facturation s’expose à des sanctions pécuniaires :

• pour une entreprise individuelle : jusqu'à 75 000 € ;
• pour une société : jusqu'à 375 000 €.

Nouveauté : comment gérer sereinement les factures électroniques à annuler ?

La dématérialisation obligatoire des factures entre les entreprises privées arrive en France en 2026. Même les TPE devront se mettre en capacité de recevoir ce nouveau format avant septembre 2026. Elles auront ensuite encore un an avant d’émettre leurs factures clients sous cette forme.

Mais, cette réforme est avant tout un changement piloté par l’administration fiscale, avec l’objectif d’obtenir le pré-remplissage de la déclaration de TVA de toutes les entreprises assujetties.

Pour ces raisons, en plus de devoir adopter des formats obligatoires comme Factur-X, les professionnels devront aussi se conformer à d’autres obligations. Notamment :

• envoi des factures à une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), comme le propose Dougs, en vue de les distribuer aux clients (et à la DGFIP) ;
• réception des factures fournisseurs avec l’aide d’une plateforme PDP ;
• obligation de transmettre certaines informations post-facturation, appelées les statuts de factures.

Qu’est-ce que le statut d’une facture électronique ?

L’objectif des statuts est de suivre le cycle de vie d’une facture, de son émission à son paiement. Certains statuts seront obligatoires pour toutes les entreprises, d’autres resteront recommandés et/ou facultatifs.

Ainsi, pour la validation ou non-validation de la pièce par le client, il existera :

• un statut « facture refusée », par exemple en cas de mention légale omise ou d’un montant total erroné ;
• un statut « facture en litige », comme en cas de quantité facturée fausse ou de référence article erronée notamment ;
• un statut « facture suspendue », lorsque des informations manquent, et qu’ensuite, elle passe en statut « facture complétée », une fois les éléments transmis. C’est, par exemple, un numéro de commande erroné ou manquant.

Ces différents statuts n’ont pas le même impact sur la facture à annuler dans l’entreprise qui a généré la pièce.

Que faire en cas de désaccord sur une facture émise par un vendeur ?

Lorsque les entreprises recevront un refus du fournisseur, via un des statuts précédents, elles devront procéder aux corrections des erreurs. Comme expliqué dans l’article, elles émettent un avoir et créent une nouvelle facture correcte.

Toutefois, notez que si le vendeur choisit le statut « facture refusée », cela stoppe tout le processus auprès de l’administration fiscale. C’est-à-dire que les informations sont annulées au niveau du concentrateur de données géré par le portail public de facturation (PPF). La TVA sur cette facture est donc supprimée, tant pour la TVA collectée, côté client, que pour la TVA déductible, côté fournisseur. 

Comment annuler la facture émise en cas de refus du client ?

L’entreprise qui a édité cette facture se trouve donc avec une pièce à annuler en interne de la comptabilité, par exemple, par la création d’un avoir interne, non envoyé au client. Ce processus est en cours de développement par les instances qui préparent la réforme fiscale française (commission AFNOR). Ceci sera à organiser dans les logiciels comptables dans le cadre de la réforme. En fonction de la date à laquelle le client envoie ce statut de refus à son fournisseur, l'entreprise qui vend devra peut-être corriger à la main sa déclaration de TVA pré-remplie.

Retenez que le statut « facture en litige » est à prioriser par rapport au statut « facture refusée ».

FAQ sur l'annulation d'une facture client