Accueillir un nouveau salarié dans son entreprise : les premiers pas

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Vous venez de finaliser le contrat de travail d’un nouveau salarié pour votre entreprise et, le nez dans les formalités administratives, vous vous demandez soudain “Mais au fait, où est-ce que je vais l’installer ?”. Ce genre de question pratique se pose souvent en dernière minute. Après tout si le premier jour la chaise que vous aviez commandé n’est pas encore arrivée, vous n’allez pas trouver un inspecteur du travail sur le pas de votre porte le lendemain ! Pourtant, ce sont ces détails qui vont constituer les premières impressions de la nouvelle recrue dans l’entreprise. Entre obligations légales et accueil pratique Dougs vous dévoile comment partir du bon pied avec votre nouveau salarié.

Les quatre points clés de l’intégration d’un nouveau salarié

Quel que soit le dispositif d’accueil que vous mettrez en place, il devra remplir les 4 objectifs suivant :

  • Le nouveau salarié est mis à l’aise et se sent le bienvenu
  • Le rôle du nouveau salarié est compris clairement par tous
  • Les tâches du nouveau salarié sont précisément définies
  • Les formalités d’entrée du nouveau salarié ont été complétées

Le livret d’accueil, bouée de sauvetage du nouveau salarié perdu

Chez Dougs, nous présentons les nouveaux salariés à chaque équipe dès qu’ils franchissent le pas de la porte. Ainsi, chacun se voit tout de suite expliqué le rôle du nouveau salarié et peut lui souhaiter la bienvenue. D’autres mesures pourront ensuite être prises, mais si nous ne devions en recommander qu’une il s’agirait de celle-ci : remettez un livret d’accueil à chaque nouveau salarié.

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Que trouve-t-on dans un livret d’accueil ?

Vous vous en doutez, ce fameux livret d’accueil n’est pas constitué de petits mots de bienvenue signés par tous les collègues du nouveau salarié ! Il s’agit d’un guide pratique de la vie au sein de votre entreprise qui reprendra les usages et règlements en vigueur. Ce sont par exemple les horaires et les codes vestimentaires à appliquer, mais aussi les noms et rôles des salariés et dirigeants. Le nouveau salarié disposera ainsi d’un aide mémoire pour l’aider à éviter les maladresses des premiers jours.

Astuce : si vous avez du mal à isoler les informations utiles du superflu, demandez à l’un de vos salariés de vous parler de ses premiers jours de travail. S’il s’agit de votre premier salarié, demandez donc conseil à votre entourage professionnel; tout le monde a des histoires de maladresses commises par un petit nouveau à raconter !

L’entrée administrative d’un nouveau salarié

Accueillir un nouveau salarié représente aussi un certain nombre de formalités administratives. Si vous êtes déjà en train de préparer son bureau, vous en avez déjà sûrement rempli la plupart. Pour en être certains, Dougs vous propose de refaire le tour de la liste :

  • En cas de première embauche, vous devez informer l’Inspection du Travail
  • Si le salarié était demandeur d’emploi, vous devez informer Pôle Emploi
  • Les organismes sociaux doivent être prévenus via la déclaration préalable à l’embauche dans les 8 jours qui précédent le début du contrat
  • Les mutuelles et organismes de retraite auxquels le nouveau salarié adhérera doivent être prévenus
  • La médecine du travail devra également être contactée pour une visite d’embauche en fin de période d’essai
  • Le nouveau salarié doit être inscrit dans votre registre unique du personnel

Vous disposez ainsi d’un livret d’accueil; vous connaissez votre discours de bienvenue sur le bout des doigts et tous les papiers sont remplis ? Félicitations, le plus dur est fait ! Il ne vous reste plus qu’à définir la liste des tâches que le salarié devra accomplir pendant sa première semaine et vous serez paré. Encore des difficultés avec les formalités ? Les experts Dougs sont là pour vous répondre !

À propos de l'auteur : Véronique Maurice est expert-comptable et cofondatrice chez Dougs, l'expert-comptable en ligne qui vous simplifie la vie. Découvrez comment Dougs rend votre compta automatique et sans paperasse.
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