Comment mettre en place une convention de mise à disposition ?

Mettre en commun ses moyens, c'est une idée brillante quelle que soit votre activité. Vous avez un ordinateur, bureau, téléphone, qui peut servir à votre entreprise ? Pourquoi ne pas le mettre à disposition de votre société pour récupérer une partie de vos charges ? Vous avez des locaux assez grands pour accueillir une autre entreprise ? Pourquoi ne pas partager le local, et vos ressources ? Et qu'en est-il si vous ou une société partenaire souhaite "partager" un employé ? Voyons comment la convention de mise à disposition peut vous aider.

Qu'est-ce qu'une convention de mise à disposition ?

En tant qu’entrepreneur, vous avez la possibilité de domicilier votre entreprise chez vous. Dès lors, il vous est possible de demander un loyer à votre société. Vous pouvez également faire passer certaines charges locatives, telles que l’électricité, votre forfait internet et téléphone, sur le compte de votre entreprise.

De même, le matériel personnel que vous utilisez à titre professionnel peut faire l’objet d’une mise à disposition au profit de votre entreprise. L’ensemble des éléments cités doit être officialisé grâce à une convention de mise à disposition.

Cette convention définit principalement deux choses :

1. Les différentes charges que vous souhaitez faire payer à votre entreprise (internet, eau, électricité, gaz).
2. Le pourcentage de ces charges pouvant être payé par la société. Pour le loyer par exemple, on part en principe sur une douzaine de mètres carrés de bureau que l’on divise par la surface totale de votre habitation.

Pour aller plus loin : Peut-on tout passer en charge déductible dans son entreprise ?

Comment réaliser une convention de mise à disposition ?

Ce type de document peut être réalisé par vos soins. Il est toutefois recommandé de faire appel aux conseils de professionnels. Chez Dougs, nous pouvons réaliser cette convention pour vous avec une facturation complémentaire de 80 euros HT.

Pour nous permettre d’entrer en mission le plus efficacement possible, nous vous avons préparé une petite checklist des questions essentielles à se poser et d’éléments à renseigner pour la bonne réalisation de votre convention de mise à disposition.

Comment rédiger un contrat ou une convention de mise à disposition de matériel ?

Si vous souhaitez réaliser un document juridique comme une mise à disposition de matériel, de locaux, ou même de salarié, il faut consulter un professionnel pour ne pas faire d'erreur. Un expert-comptable comme Dougs peut produire une convention de mise à disposition à la demande, au prix unique de 80€ HT. 

Avant même de réaliser votre convention, vous devez rassembler un certain nombre d'informations cruciales. Bonne nouvelle : nous vous avons préparé une petite checklist des questions essentielles à se poser et d’éléments à renseigner pour la bonne réalisation de votre convention de mise à disposition. 

Modèle, exemple, et checklist de la convention de mise à disposition

Vous cherchez un modèle ou exemple de convention de mise à disposition ? Il existe quelques modèles réalisés par le Ministère du travail comme celui sur la convention de mise à disposition de matériel, ou encore la convention de mise à disposition de salarié.

Il est néanmoins fortement déconseillé de prendre un modèle "tout fait". En effet, toute convention à ses conditions spécifiques à votre entreprise, vos locaux, votre matériel, vos préférences, et il est indispensable de consulter un professionnel au risque d'oublier un élément, ou faire une erreur qui rend le document invalide juridiquement. 

Voici les questions auxquelles vous devez répondre pour qu'un professionnel (expert-comptable, avocat...) puisse réaliser une convention de mise à disposition complète et correcte.

• Êtes-vous propriétaire ou locataire ?
• Quelle est la surface totale du bien ?
• Quelle est la surface mise à disposition pour votre société par rapport à la surface totale ?
• Quel est le montant de votre loyer actuel ou à défaut, la valeur locative de votre bien (ce qu’il vaudrait sur le marché si vous souhaitez le louer) ou votre mensualité de crédit si vous êtes propriétaire ?
• Quel montant souhaitez-vous que la société vous verse au titre de cette occupation ?

L’administration fiscale estime qu’une participation de la société pour un montant de 30-40% par rapport au montant du loyer total que vous payez à titre personnel est raisonnable. Il est donc important de trouver un juste milieu entre le véritable prix du loyer et la somme couverte par l'entreprise, pour optimiser vos dépenses et votre imposition. 

• À combien évaluez-vous le montant des charges à faire supporter par moitié à la société au titre de l’occupation de vos locaux ? (Classiquement, électricité, internet)
• À quelle date souhaitez-vous démarrer cet accord et quelle est la durée de la mise à disposition ?

La mise à disposition de locaux

La convention de mise à disposition de locaux est un contrat entre plusieurs sociétés pour partager des locaux. Elle fixe des règles de fonctionnement, de partage et d'utilisation des locaux et bien sûr la durée de la mise à disposition. Chaque société signe le document. Il peut aussi y avoir une mise en commun d'équipement, que ce soit l'utilisation de mobilier ou d'équipement informatique. 

Cette convention peut être préférée à un bail professionnel car elle est plus souple juridiquement avec un délai de préavis plus court, et l'option de mettre à disposition les locaux gratuitement par exemple.

La mise à disposition de personnel ou "prêt de main d'oeuvre"

La mise à disposition de personnel ou salarié d'une entreprise consiste à prêter une partie de la main d'œuvre d'une entreprise à une autre. Ce prêt doit être réglementé avec une convention de mise à disposition de personnel. Attention, ce prêt de main d'œuvre ne doit pas être au bénéfice financier de l'entreprise prêteuse. L'entreprise qui met à disposition le salarié facture le salaire et les éventuelles charges sociales à la société recevant le salarié. Enfin, le salarié à l'entreprise doit signer un document pour valider qu'il accepte cette mise à disposition. 

A retenir : la convention de mise à disposition du personnel doit s'accompagner d'un avenant au contrat pour le salarié en entreprise. Cet avenant permet d'annexer de nouvelles règles au contrat de travail préexistant de la main d'œuvre. Il est possible que le contrat de travail ne comprenne pas la mention d'une éventuelle mise à disposition, donc l'avenant au contrat est souvent indispensable. 

Convention de mise à disposition : n’oubliez pas de déclarer les loyers perçus

Même si votre entreprise loue votre propre logement, il ne faut pas oublier qu’en tant que « loueur » vous êtes tenu de déclarer les loyers encaissés ou facturés hors charges à votre société. Vous devez déclarer ces loyers hors-charges dans la catégorie des revenus micro-fonciers (si location nue) ou micro BIC (si location meublée) lors de votre déclaration à l’impôt sur le revenu des personnes physiques, selon le régime d'imposition.

Vous avez d’autres questions ? À chaque étape de votre vie d’entreprise, nos équipes vous accompagnent dans les différentes démarches pour vous aider à respecter vos échéances.

Quel est le contenu du contrat de mise à disposition ?

D'une convention de mise à disposition de matériel à celle de locaux, il y a une grande différence. Le contenu du contrat de mise à disposition va donc varier grandement, mais voyons quelques exemples de leurs particularités, mais aussi leurs points communs.

Convention de mise à disposition de locaux, matériel, moyens... 

Tout dépend du type de contrat ou convention de mise à disposition réalisé. Dans tous les cas, il y aura un détail de l'objet, la durée de la mise à disposition, les conditions de résiliation ou encore la responsabilité et les assurances prises. Dans le cas de la mise à disposition de matériel, il y aura un inventaire du matériel, pour une mise à disposition de locaux, les conditions d'utilisation de ces locaux, et pour une mise à disposition de salarié, le détail des missions confiées et le rappel du cadre à but non-lucratif. 

Ces éléments ne sont pas les seules mentions exclusives à chaque convention et c'est pourquoi la meilleure solution pour ne pas se tromper est de faire appel à un professionnel juriste pour valider ou réaliser directement ce document.

Qui rédige la convention de mise à disposition ? 

La convention de mise à disposition est souvent rédigée en commun par les deux entreprises concernées que cela concerne un local, du matériel ou un salarié. Si vous êtes dirigeant et vous réalisez une convention pour passer votre mobilier, équipement, ou vos abonnements (internet, eau, électricité) personnels en tant que charges, bien entendu vous ferez la convention seul(e). Néanmoins, même en utilisant un modèle, il est facile d'oublier une mention ou faire une erreur de formulation. Chez Dougs, un service juridique et social s'occupe de rédiger et vérifier tous vos documents : conventions, contrats...