Comment mettre en place une convention de mise à disposition ?

Ordinateur, bureau, téléphone, vous disposez d’ores et déjà de matériel pouvant servir votre micro-entreprise ? Pourquoi ne pas le mettre à disposition de votre société pour récupérer une partie de vos charges ? C’est ici tout le principe de la convention de mise à disposition de matériel. Quid du loyer et de vos charges locatives ? On vous en dit plus.

La convention de mise à disposition, c’est quoi ?

En tant qu’entrepreneur, vous avez la possibilité de domicilier votre entreprise chez vous. Dès lors, il vous est possible de demander un loyer à votre société. Vous pouvez également faire passer certaines charges locatives, telles que l’électricité, votre forfait internet et téléphone, sur le compte de votre entreprise. De même, le matériel personnel que vous utilisez à titre professionnel peut faire l’objet d’une mise à disposition au profit de votre entreprise. L’ensemble des éléments cités doit être officialisé grâce à une convention de mise à disposition.

Cette convention définit principalement deux choses :

1. Les différentes charges que vous souhaitez faire payer à votre entreprise (internet, eau, électricité, gaz).
2. Le pourcentage de ces charges pouvant être payé par la société. Pour le loyer par exemple, on part en principe sur une douzaine de mètres carrés de bureau que l’on divise par la surface totale de votre habitation.

Pour aller plus loin : Peut-on tout passer en charge déductible dans son entreprise ?

Comment réaliser une convention de mise à disposition ?

Ce type de document peut être réalisé par vos soins. Il est toutefois recommandé de faire appel aux conseils de professionnels. Chez Dougs, nous pouvons réaliser cette convention pour vous avec une facturation complémentaire de 80 euros HT.

Pour nous permettre d’entrer en mission le plus efficacement possible, nous vous avons préparé une petite checklist des questions essentielles à se poser et d’éléments à renseigner pour la bonne réalisation de votre convention de mise à disposition.

La checklist de la convention de mise à disposition

• Êtes- vous propriétaire ou locataire ?
  
• Quelle est la surface totale du bien ? 
  
• Quelle est la surface mise à disposition pour votre société par rapport à la surface totale ?
  
• Quel est le montant de votre loyer actuel ou à défaut, la valeur locative de votre bien (ce qu’il vaudrait sur le marché si vous souhaitez le louer) ou votre mensualité de crédit si vous êtes propriétaire ?
  
• Idéalement, quel montant souhaitez-vous que la société vous verse au titre de cette occupation ?
  
  Nous allons déterminer ce montant sur la base de ces informations. Mais il est important de recueillir votre souhait. En effet, l’administration fiscale estime qu’une participation de la société pour un montant de 30-40% par rapport au montant du loyer total que vous payez à titre personnel est raisonnable.
  
• À combien évaluez-vous le montant des charges à faire supporter par moitié à la société au titre de l’occupation de vos locaux ? (Classiquement, électricité, internet)
  
• À quelle date souhaitez-vous faire démarrer la convention ?

Convention de mise à disposition : n’oubliez pas de déclarer les loyers perçus 

Cependant, il ne faut pas oublier qu’en tant que « loueur » vous êtes tenu de déclarer les loyers encaissés ou facturés hors charges à votre société dans la catégorie des revenus micro-fonciers (si location nue) ou micro BIC (si location meublée) lors de votre déclaration à l’impôt sur le revenu des personnes physiques.

Vous avez d’autres questions ? À chaque étape de votre vie d’entreprise, nos équipes vous accompagnent dans les différentes démarches pour vous aider à respecter vos échéances.