L’embauche d’un apprenti est une étape importante dans la vie d’une entreprise. Elle permet de la faire grandir et de la faire perdurer, tout en offrant la possibilité à un jeune actif plein de promesses de rentrer sur le marché du travail. De plus, cette pratique en pleine croissance est subventionnée via une prime d’apprentissage par l’État. Comment faire un contrat d’apprentissage ? Qui finance la formation en alternance ? Comment obtenir la prime de 8000 € ? Dougs éclaircit pour vous, employeur, cette procédure d’avenir, et vous aide dans vos obligations et vos démarches.

Tout comprendre pour faire un contrat d’apprentissage

L’apprentissage est un mode de formation en alternance aux nombreuses qualités. Il se matérialise par un contrat de travail à durée déterminée (CDD) ou indéterminée (CDI). Sa durée est comprise entre 6 mois et 3 ans, durant laquelle un jeune collaborateur est formé selon vos méthodes de travail. Pour un travailleur handicapé, cela peut aller jusqu’à 4 ans. Dans tous les cas, il est progressivement formé de manière à devenir autonome.

Embaucher un apprenti est assez simple, bien que relativement long. En effet, la durée de la procédure dépend du secteur d’activité de votre entreprise et des écoles. Malgré tout, rien n’arrête le progrès ! En 2020, plus de 525 000 contrats d’apprentissage ont vu le jour. Un record historique. Il faut dire que le cœur de cible est assez large car incluant l’apprenti mineur et l’apprenti majeur. L’âge minimum est de 16 ans et ne peut pas excéder les 29 ans. Quelques cas particuliers permettent de baisser cet âge à 15 ans et de l’étendre jusqu’à 34 ans révolus.

Le contrat d’apprentissage représente une relation tripartite entre l’alternant, l’école et l’entreprise. De fait, l’apprenti est embauché par l’employeur afin d’apprendre et acquérir une véritable expérience professionnelle. C’est donc pour lui un tremplin dans sa toute nouvelle carrière professionnelle, tout en continuant à se former sur la théorie du métier qu’il exercera chez vous.

Ne nous voilons pas la face : un apprenti n’est pas opérationnel dès son arrivée dans l’entreprise. Et c’est là que vous intervenez. En qualité de maître de stage, il vous revient de mettre tout en œuvre pour la formation de l’apprenti, dans le but que ce dernier acquiert de solides bases. Ainsi, après un certain laps de temps, il peut devenir un atout pour votre entreprise.

Une aide exceptionnelle d’un montant de 5000 € à 8000 € est proposée par l’État. C’est une mesure qui permet de rendre encore plus intéressant ce type d’embauche. D’ailleurs, il vient d’être annoncé sur le site du Gouvernement et du Ministère du travail que cette prime d’apprentissage est prolongée jusqu’au 30 juin 2022.

À noter : pour devenir maître d’apprentissage, les conditions diffèrent selon la convention ou l’accord collectif de branche d’entreprise. Cependant, certaines écoles proposent des formations pour vous faciliter l’accès au titre de maître d’apprentissage. Celles-ci durent généralement une seule journée et peuvent être financées ! Dans tous les cas, il ne vous est pas possible d’embaucher plus de deux apprentis simultanément.

Quelles sont les obligations de votre entreprise envers l’école ?

C’est avec l’école que vous signerez une convention déterminant les conditions du déroulement de la période d’apprentissage de votre salarié et le coût de cette formation. Vous vous engagez logiquement à régler la formation ou seulement le reste à charge, toujours selon le secteur d’activité de votre entreprise.

Il est très important de vous renseigner au préalable pour connaître le reste à charge pour votre entreprise. Parfois, il est même possible de négocier directement avec l’école. Quand ce n’est pas le cas, pourquoi ne pas changer d’école pour une moins chère ? Tout dépend de vos besoins et de la spécificité de la formation recherchée.

En qualité de maître d’apprentissage, vous serez en constante relation avec l’école de l’apprenti. Embaucher un apprenti, c’est en quelque sorte devenir son tuteur, un autre professeur. Il vous faudra l’accueillir, l’intégrer, l’accompagner et partager vos compétences. Il vous reviendra également la tâche de vous rapprocher de l’école pour le suivi des résultats de votre apprenti.

Concernant l’embauche, l’école peut vous aider à compléter le certificat CERFA d’apprentissage. En fait, ce document représente le contrat de travail de votre apprenti, émis par le centre d’enregistrement et de révision des formulaires administratifs. C’est un document à remplir avec une grande attention et une grande précision : toutes les cases sont importantes !

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Checklist

Qu’est-ce que l’OPCO et son rôle dans l’apprentissage ?

L’OPCO – ou opérateur de compétence – est un organisme agréé par l’État présent pour aider l’employeur à embaucher un apprenti. Plus particulièrement, il est question ici d’un dispositif de financement de la formation. En effet, cet organisme permet de financer en partie ou intégralement l’apprentissage. 

En ce qui concerne l’OPCO, vous n’avez pas le choix. Selon le secteur d’activité de votre entreprise, 11 opérateurs de compétence sont pensés et imposés. Cette réforme est en cours depuis le 1er avril 2019, dans le cadre de la loi “Pour la liberté de choisir son avenir professionnel”. Avant cette date, il existait 20 OPCA.

Néanmoins, attention quand vous vous retrouvez dans l’espace de saisie en ligne de votre OPCO. Les choses se compliquent si votre formulaire CERFA n’a pas été complété avec précision. De plus, il ne faut surtout pas oublier que tout doit être conforme, et savamment déposé sur le site dans les 5 jours suivant l’embauche. Quant à la validation, elle prend en moyenne 1 mois.

Lorsque votre contrat est validé sur votre espace de saisie, l’OPCO l’étudie attentivement. Si tout est conforme, il le transmet directement à l’ASP (Agence de service et de paiement) pour enregistrement. Par la suite, vient le paiement mensuel des aides suite à l’envoi de vos déclarations sociales nominatives ou DSN. Le tour est joué !

Cet organisme peut également vous indiquer les démarches à effectuer afin de percevoir d’éventuelles aides complémentaires. Pour tout savoir à ce sujet, rapprochez-vous de votre région qui est habilitée à vous les indiquer.

Enfin, l’OPCO peut vous aider à déterminer la rémunération de l’apprenti. Certaines conventions collectives comme “bureau d’étude technique" offrent des minima plus élevés que les grilles légales.

Bon à savoir : 

  • Qu’ils soient consécutifs ou non, les 45 premiers jours de formation pratique en entreprise effectués par l’apprenti représentent la période d’essai. Vous pouvez mettre fin au contrat sans préavis, ni indemnité. Cependant, il faudra vous rapprocher de l’école pour les formalités.
  • L’apprenti a droit à un congé exceptionnel pour révision de 5 jours qui viennent s’ajouter aux congés payés légaux. Ces congés doivent être pris dans le mois qui précède les examens.

Prolongation de l'aide exceptionnelle en faveur de l'apprentissage jusqu'en décembre 2022

Bonne nouvelle ! L'aide exceptionnelle qui vous aide à embaucher des apprentis est prolongée jusqu'en fin d'année 2022. 2 cas de figure se présentent à vous :

  • Vous souhaitez embaucher un apprenti avant le 30 juin 2022 ;
  • Vous souhaitez embaucher un apprenti à partir du 1er juillet 30 2022.

Embaucher un apprenti avant le 30 juin 2022

Vous avez droit à l'aide exceptionnelle en faveur de l'apprentissage si vous embauchez dans votre entreprise un ou plusieurs apprentis dont les contrats sont signés jusqu’au 30 juin 2022. On vous accordera et verse cette aide automatiquement lorsque vous aurez transmis le contrat d'apprentissage signé par votre Opco. Plus précisément ?

  • 5 000 € maximum pour la première année si l'apprenti est mineur ;
  • 8 000 € maximum pour la première année si l'apprenti est majeur.

Si votre entreprise a moins de 250 salariés, alors vous devez remplir 2 conditions :

  • Le contrat doit être signé avant le 30 juin 2022 ;
  • Le diplôme ou le certificat professionnel préparé en contrat d'apprentissage ne doit pas être supérieur au niveau Bac +5.

Si votre entreprise a plus de 250 salariés, alors vous devez remplir 2 conditions supplémentaires :

  • Votre entreprise doit s'engager à embaucher 5% de salariés en contrat d'insertion : contrat d'apprentissage, contrat de professionnalisation, contrat CIFRE, contrat en VIE. Ce seuil est de 3% si entre 2022 et 2023, l'embauche de contrats d'apprentissage ou de professionnalisation dans votre structure augmente de 10% minimum ;
  • Votre entreprise doit remplir un formulaire d'engagement.

Embaucher un apprenti après le 1er juillet 2022

Vous avez droit à une aide à l'apprentissage est accordée si vous embauchez dans votre entreprise un ou plusieurs apprentis dont les contrats sont signés jusqu’au 30 juin 2022. Vos apprentis doivent obligatoirement préparer un diplôme ou un titre à finalité professionnelle de niveau inférieur ou égal au baccalauréat. En ce qui concerne le montant de l'aide :

  • 4 125 € maximum la 1er année d'exécution du contrat ;
  • 2 000 € maximum la 2ème année ;
  • 1 200 € maximum la 3ème année.

Pour toucher cette aide à l'apprentissage, vous devez remplir ces 4 conditions :

  • Votre entreprise doit embaucher un apprenti en contrat d'apprentissage ;
  • Le contrat d'apprentissage doit être signé entre juillet et décembre 2022 ;
  • Votre entreprise doit avoir 250 salariés minimum ;
  • Votre ou vos apprentis doivent préparer un diplôme ou un titre à finalité professionnelle de niveau inférieur ou égal au Bac (Bac+2 pour les DOM/TOM).

Si vous respectez toutes ces conditions, alors vous devez envoyer le contrat d'apprentissage à votre OPCO. L'envoi peut se faire selon votre OPCI :

  • En ligne via le site internet de l'OPCO ;
  • Par courrier postal à l'adresse de l'OPCO.

Lors le contrat votre DSN (déclaration sociale nominative) mensuelle sont envoyés, il ne vous reste plus qu'à signaler la présence ou non de votre nouvel apprenti sur la plateforme SYLAé.

Les démarches et obligations de l’apprentissage en bref

Que faire avant l’embauche ? 

  1. Rapprochez-vous de l’école pour la mise en place du contrat et le faire signer à l’apprenti ;
  2. Rapprochez-vous de l’OPCO pour la validation du contrat et la mise en place des aides ;
  3. Ouvrez les contrats de protection sociale (prévoyance et mutuelle) et effectuez les affiliations. Très souvent, les jeunes peuvent continuer d’être couverts par la mutuelle de leurs parents ; il ne faut pas oublier de leur demander de vous transmettre une attestation ;
  4. Effectuez la déclaration préalable auprès de l’URSSAF dans les 8 jours qui précèdent l’embauche.

Et les premières semaines qui suivent ? 

  1. Faites passer une visite d’information et de prévention auprès du centre de médecine du travail le plus proche du siège de votre entreprise 
  2. Fournissez un bulletin de salaire chaque mois au salarié.

Concernant le dispositif de la prime alternance, lorsque le contrat est validé et que la déclaration d’embauche est reçue, l’ASP vous transmet un code d’activation pour saisir votre RIB. Vous recevrez alors deux e-mails de confirmation à réception de vos coordonnées bancaires. L’aide exceptionnelle est versée mensuellement et automatiquement. Ainsi, vous n’avez rien à faire car c’est suite à l’envoi des DSN que l’information remonte au service de l’ASP. Prévoyez tout de même trois mois de trésorerie car il arrive que les premiers paiements tardent à arriver.

Si c’est la première fois que vous embauchez un apprenti, Dougs peut vous accompagner dans vos démarches et obligations.

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Adrien est expert-comptable chez Dougs. Sa vision “dépoussiérée” de l’expertise comptable est un véritable atout au quotidien pour conseiller ses clients. Très à l'aise à l'oral, il vous partage tous ses secrets pour vous épauler dans vos démarches. Avec Adrien, la comptabilité n'aura plus de secret pour vous !

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