Facture pro-forma : une utilisation particulière à connaître

Même si elle porte le nom de facture, la pro forma se distingue vraiment. D’ailleurs, son nom veut dire en latin « pour la forme » ! Vous entrevoyez déjà que ce document ne présente pas la même valeur sur le fond. Effectivement, la facture pro forma n’a rien d’une facture habituelle.

Qu’est-ce qu’une facture pro forma ?

Comme le signifie le terme « pro forma », c’est un document à caractère commercial qui sert à mettre en forme, donc à formaliser les éléments d’un accord. La facture pro forma ou proforma, s’utilise dans des situations précises. Elle s’envoie en amont de la réalisation d’une transaction commerciale, donc avant la facture classique. C’est toutefois le reflet de cette future facturation traditionnelle, avec la mention en clair « pro forma ».

Quelle est la valeur juridique d’un document du type pro forma ?

Dès lors que vous rencontrez un tel document, sachez que ce n’est en réalité pas une vraie facture. Elle n’a aucune valeur sur le plan juridique. Ce n’est pas non plus un support valable sur le plan comptable ou fiscal. D’ailleurs, les factures proforma n’entrent pas dans la comptabilité de l’entreprise. Ceci signifie qu’aucune obligation ne s’impose au client qui les reçoit de son fournisseur.

C’est une simple information à valeur indicative. Si le client est en désaccord sur les modalités qui figurent sur la facture pro forma, il peut demander à renégocier les conditions commerciales de l’opération toutefois. De toute façon, ce document ne fige pas l’accord sur le plan juridique. Il reste donc révisable, tant que les parties ne valident pas la transaction.

Quelle est la différence entre une facture commerciale et une facture proforma ?

La facture pro forma se distingue de la facture au sens du Code de commerce, car c’est un document provisoire et purement informatif. Elle n’a aucune valeur juridique, comptable ou fiscale. Contrairement à la facture classique, qui est d'application obligatoire, la pro forma reste facultative.

Le seul point qui réunit la facture commerciale ou la facture d’avoir avec la pro forma, c’est l'indication du prix de la prestation ou du bien vendu. C’est d’ailleurs une des raisons qui rend ce document utile pour les opérations en douane, en amont de la facturation officielle.

Quelle est la différence entre une facture d’acompte et une facture proforma ?

Vous pouvez penser que la facture pro forma ressemble à une facture d’acompte, dont l’émission intervient aussi avant la réalisation de la prestation ou de la livraison du bien. Eh bien non ! Facturer un acompte a pour but d’encaisser une partie du prix en amont de l’opération commerciale.

En revanche, une facture pro forma ne poursuit pas cet objectif. D’ailleurs, elle n’entraîne pas de paiement. Vous souhaitez recevoir un règlement partiel par avance ? Établissez alors une facture d’acompte, d’autant plus que cela est obligatoire.

Pourquoi et quand envoyer des factures pro forma à ses clients ?

Certaines situations commerciales peuvent exiger du formalisme écrit, bien que le moment d’établir une vraie facture ne soit pas arrivé.

Quand demander une facture pro forma ?

C’est essentiellement dans le cadre du commerce international que ce type de facture est utile. La facture pro forma intervient alors après la signature d’un bon de commande. Elle présente tous les éléments de la vente, dont le détail des produits ou services et leur prix.

La facture proforma sert à :

• déclarer la valeur des marchandises dans le cadre d’une exportation qui exige une autorisation des douanes ;
• expédier des marchandises hors de l’Union européenne, mais sans transaction commerciale, car les produits ne sont pas destinés à la vente ;
• donner le détail d’une future transaction, avant livraison, aux acheteurs, car l'émission d’une facture commerciale est impossible à ce stade ;
• produire des justificatifs à un établissement bancaire afin d'obtenir un financement, pour une exportation ou une importation, par exemple.

Les avantages de ce format de facturation pour la gestion administrative et commerciale

C’est un document qui aide à faire avancer la négociation entre le fournisseur et son client. Le contenu de la proforma a un côté rassurant et il peut évoluer au fur et à mesure des échanges commerciaux, jusqu’à atteindre un accord. C’est une garantie en quelque sorte que la facture future comportera les bonnes informations.

L’autre avantage de ces factures en mode brouillon est l’absence de valeur légale et d'engagement qu'elles impliquent. La discussion peut s’arrêter à tout moment, sans conséquence.

Enfin, la gestion administrative de ces factures est simple, dans la mesure où tout s’effectue hors comptabilité et qu’aucun paiement client n’intervient. La facture commerciale n’a pas besoin de mentionner la proforma, contrairement, par exemple, à une facture d’acompte lors de l’émission de la facture finale.

Quels sont les inconvénients de ce mode de facturation par rapport à un devis ou une facture d’acompte ?

La proforma comporte très peu d’inconvénients. Ils apparaissent surtout en cas de mauvaise utilisation du concept.

Par exemple :

• L’entreprise commet l’erreur de comptabiliser des factures pro forma. Elle subit un contrôle fiscal. Alors, le fisc peut considérer que c’est une fausse déclaration de chiffre d’affaires.
• De la même manière, utiliser ce format de facture pour facturer des transactions réelles, et se faire payer, sans facturer de TVA par exemple, correspond à de la dissimulation de revenus.
• Inversement, émettre ces documents pour gonfler artificiellement son activité équivaut à de la facturation fictive. 

Comment s’y prendre pour établir une facture pro forma ?

Maintenant que vous savez à quoi peuvent servir les factures proforma, voici les informations à prévoir pour mettre en place un modèle dans votre entreprise.

Quelles sont les mentions à prévoir sur une pro forma ?

Comme l’indique le site douane.gouv.fr, la facture pro forma comporte « tous les éléments d‘une facture ordinaire et originale ». Vous pouvez donc vous référer à l’article qui décrit les mentions obligatoires sur les factures. Vous y trouverez toutes les informations au sujet de l’identité des parties, de la description des produits et services, de la quantité, des prix et des taxes, etc.

Par ailleurs, pensez à préciser en clair :

• La notion de facture pro forma au niveau de l’en-tête du document, pour éviter toute confusion, notamment pour les services comptables, chez vous comme chez l’acheteur. Dans le cadre d’une opération à l’export, mieux vaut indiquer « custom invoice » pour une meilleure compréhension au niveau de la douane.
• Un numéro de pièce différent de la numérotation de vos factures ordinaires.

Est-ce que vous mettez la TVA sur une facture pro forma ?

Effectivement, la facture proforma est le reflet de la future transaction et comporte le prix complet toutes taxes comprises. Aussi, même si elle n’a aucune valeur fiscale, elle présente :

• la base taxable à la TVA (le hors taxes) en prix unitaire et en montant total ;
• le taux de TVA applicable pour chaque ligne de la facture ;
• le montant total TTC qui sera à payer lors de la facturation officielle, ou partiellement en cas de facture d'acompte ultérieure.

Doit-on enregistrer la facture pro forma dans la comptabilité de l’entreprise ?

Non ! Surtout pas ! La proforma n’a aucune valeur fiscale et comptable. Elle ne fait donc l'objet d’aucune comptabilisation dans le compte du client et dans le chiffre d’affaires de l’entreprise. Dans certains logiciels, ce type de brouillon peut se transformer après accord du client en facture ordinaire. Ensuite, le document entre dans la comptabilité.

Quel outil utiliser pour facturer un client en mode pro forma ? 

Vous pouvez émettre vos factures pro forma sur un traitement de textes, en dehors de votre système informatique. Mais, pour le maximum de sécurité dans la préparation du document, mieux vaut se servir d’un logiciel de facturation et de comptabilité. Ainsi, vous créez une catégorie de facture de ce type avec les mentions obligatoires correctes.

Ces pièces ne se mélangent pas avec les factures commerciales, les avoirs ou les factures d’acompte. Elles ne s’intègrent pas en compta. Mais, vous disposez d’un outil pour centraliser tous les échanges commerciaux : offre de devis, contrat, facture pro forma, acompte, bon d’expédition, facture légale et paiement.

La gestion administrative des relations commerciales et des factures, par définition, demande de la rigueur. Les entreprises doivent bien maîtriser les différences entre chaque type de facture. La pro forma est un cas particulier très utile à l’export ou dans certains secteurs, comme le BTP. Pour plus de sécurité, optez pour un logiciel en ligne simple et gratuit, comme celui que vous offre Dougs. Notre outil vous procure ce service pratique, tant pour facturer en mode pro forma que pour de la facture électronique et commerciale. Pour l’essayer sans aucun engagement, quelques clics suffisent.