Logiciel de facturation et comptabilité : le tout-en-un idéal

Est-il obligatoire d’utiliser un logiciel de facturation ou de comptabilité ?

Aucune obligation n’impose l’utilisation d’un logiciel pour établir des factures et tenir sa comptabilité. Toutefois, l’usage de tels outils, s’ils respectent les critères relatifs à la TVA ou disposent de certifications, vous apporte du confort et de la sécurité.

La réglementation actuelle en matière de logiciel de facturation

La loi n’oblige pas à utiliser un logiciel de facturation. Mais si vous vous en servez, il doit être conforme aux critères de la loi anti-fraude TVA (inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données) ou certifié par un organisme externe.

Même si à cette heure, rien ne vous y contraint, ce serait dommage de passer à côté des avantages de ces outils. Avec un logiciel de facturation et de comptabilité conforme ou certifié, vous avez l’assurance de respecter les exigences fiscales et légales. Vous vivez les contrôles de l’administration avec moins de stress.

L’obligation implicite qui arrive avec la facture électronique

La dématérialisation obligatoire des factures se déploie peu à peu dans toutes les entreprises privées assujetties à la TVA d’ici 2026 et 2027. Cela va clairement changer la donne, y compris pour toutes les micro-entreprises, même celles sous le régime de la franchise en base.

Même si à ce jour aucune loi n’impose de réaliser ses factures avec un logiciel, la facture électronique obligatoire rend incontournable ce type d’outil à terme. En effet, la loi prévoit de nouveaux formats de factures électroniques ainsi que des modes de transmission. L’ancienne facture électronique PDF classique ne répond plus à ces normes.

En outre, avec cette réforme, vous ne pouvez plus transmettre les factures à vos clients vous-même. Le recours à une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) s’impose. Les prestataires qui proposent ce service de PDP sont soit : 

• des éditeurs de logiciels de facturation qui ajoutent de nouvelles fonctionnalités ;
• des éditeurs de logiciels de dématérialisation, de pré-comptabilité, voire de comptabilité, qui offrent aussi des services de facturation ;
• des prestataires PDP qui se connectent à des outils de facturation du marché.

Dans tous les cas, maintenir ses factures clients sur le tableur Excel semble exclu, même si ce processus n’est pas illégal.

Dougs, au travers de sa filiale API First, a obtenu l’agrément provisoire en tant que PDP et s’apprête à vous apporter tous les services administratifs pour la gestion de la relation client :

• émission de la facturation électronique ;
• transmission des documents aux clients et à l’administration fiscale ;
• réception des factures fournisseurs ;
• archivage des pièces comptables.

Quelle est la meilleure application pour faire des factures et devis pour vos clients ?

Vous ne savez pas quel est le logiciel de facturation et de comptabilité le plus adapté aux besoins de votre entreprise ? Pour vous aider, voici 4 critères fondamentaux à passer en revue afin de choisir l’outil qui vous correspond le mieux.

Analyse de la volumétrie de factures de votre entreprise

Vos besoins en termes d’outil de facturation diffèrent énormément, si vous travaillez avec 30 clients ou plutôt quelques centaines par mois. Une double saisie sur le logiciel de facturation et sur le logiciel de comptabilité est extrêmement chronophage. L’utilisation d’un logiciel mixte, pour facturer et comptabiliser, constitue un levier important pour la croissance de votre entreprise.

Vous avez un petit volume de factures (30 par mois maximum) ? Les fonctionnalités de base proposées par la plupart des logiciels de facturation et de comptabilité en version gratuite permettent de faire des factures conformes et de simplifier vos écritures comptables.

Pour un gros volume de facturation, les logiciels de comptabilité et de facturation payants offrent souvent des fonctionnalités plus poussées :

• automatisation des factures et des écritures comptables ;
• synchronisation avec vos comptes bancaires professionnels. 

Si vous faites partie d’une PME, ETI ou d’une grande entreprise, vous optez en général pour une solution plus globale et qui regroupe tous vos outils métiers. Un ERP, comme les logiciels que proposent Esker ou Cegid, correspond à une gestion entièrement centralisée de toutes vos applications :

• production ;
• achats, logistique et supply chain ;
• RH ;
• commerce ;
• administration des ventes et facturation ;
• comptabilité ; 
• etc.

Ces solutions du type ERP sont complexes à mettre en place et conviennent davantage à une grosse structure qui désire centraliser ses données pour une gestion globalisée.

Le besoin de centralisation de vos factures et de votre comptabilité

Vous gérez vous-même votre comptabilité ? Utiliser un logiciel qui regroupe la gestion commerciale, administrative et comptable vous fait gagner un temps considérable. C’est aussi un bon moyen d’éviter les erreurs. Certains outils contribuent à :

• simplifier la saisie ;
• automatiser les écritures comptables à partir des factures émises ;
• exporter facilement vos documents comptables obligatoires (balance, journaux, grand livre, etc.).

Si vous faites appel aux services d’un expert-comptable, un logiciel de facturation seul peut suffire selon votre organisation. Pour cela, votre cabinet comptable doit pouvoir accéder à vos données de facturation, afin de préparer les écritures. C’est exactement ce que vous pouvez réaliser avec le logiciel de facturation de Dougs.

La gestion de la TVA pour les entreprises assujetties, y compris les auto-entreprises

Même les petites entreprises qui n’ont pas l’obligation de tenir une comptabilité complète, y compris celles qui sont au régime de la franchise en base, doivent se préoccuper de la TVA.

En effet, la facture électronique obligatoire les concerne aussi doublement : 

• factures électroniques (y compris sans TVA) à transmettre aux clients et à l’administration fiscale (e-invoicing) ;
• autres données de facturation (ventes aux particuliers notamment), à remonter périodiquement à l’administration fiscale (document appelé e-reporting), en passant obligatoirement par une PDP ;
• suivi des statuts de facture, en particulier pour les prestations de service avec la date du paiement.

Ces évolutions réglementaires font partie des critères à prendre en compte désormais pour choisir son logiciel de facturation et de comptabilité. N’hésitez pas à interroger un expert-comptable comme Dougs pour approfondir ce sujet.

Check-list des fonctionnalités et contrôle de l’ergonomie du logiciel

Enfin, au moment de choisir un outil pour la gestion administrative, passez en revue les possibilités périphériques du logiciel et la facilité de sa prise en main. Voici des aspects qui peuvent vous intéresser pour le pilotage de votre entreprise :

• gestion de la trésorerie, des immobilisations et des stocks ;
• tableau de bord personnalisable ;
• échanges avec l’étranger possible (multilingue, devises, etc.) ;
• connexion avec les applications externes (notamment si vous utilisez un CRM, un logiciel de paie ou autre).

Votre temps est précieux. Retenez une solution ergonomique et qui offre une visualisation claire de vos données. Beaucoup d’outils proposent une version d’essai ou gratuite en échange de votre adresse e-mail. Testez-les pour savoir lequel vous correspond le mieux ! Vous pouvez aussi demander conseil à votre expert-comptable.

Modèles de factures sur Excel : risques et inconvénients

Vous créez vos factures à partir d’un modèle Excel ou envisagez de le faire ? Prenez connaissance des éléments suivants et redoublez de vigilance. Excel est un outil peu recommandé pour la gestion de la facturation et des paiements clients.

Risque d’erreurs dans le calcul de la facture et de la TVA

Utiliser un modèle de facture Excel peut entraîner des erreurs dans les montants facturés, et donc dans les paiements émis par le client, s’il ne se rend pas compte de l’anomalie. C’est vite venu de modifier une formule de calcul sur Excel, changer un taux ou ajouter une ligne non intégrée dans le total par exemple.

Vous devez redoubler de vigilance, vérifier et revérifier chaque document avant sa transmission au client. Dans beaucoup de cas, vous perdez du temps dans la gestion de votre facturation et de votre comptabilité. C’est aussi un risque fiscal, si vous émettez des factures erronées sur le plan de la TVA collectée.

Mentions obligatoires manquantes ou pas à jour

L’autre risque des exemples de factures sur Excel, c’est l’absence d’une mention obligatoire ou l’indication d’une mention erronée. D’une part, la loi évolue régulièrement, et repartir systématiquement d’un modèle ancien comporte des risques. D’autre part, à chaque situation correspondent des mentions spécifiques.

Par exemple, l’auto-entrepreneur en franchise de TVA doit écrire sur chaque facture : “TVA non applicable - article 293 B du CGI”. Mais, s’il franchit les seuils et passe au régime réel de TVA, ces éléments sont erronés. De la même manière, s‘il facture un client établi dans l’Union européenne, c’est une autre mention qui doit figurer ses factures.

En cas de doute, interrogez un expert-comptable en ligne comme Dougs. Il vous aide à déterminer les mentions spécifiques pour votre facturation.

Notez aussi que vous courez davantage de risques en matière de numéro de factures si vous utilisez le tableur Excel. Avec un logiciel de facturation, la numérotation s‘incrémente automatiquement de façon chronologique.

Manque de professionnalisme de la facturation vis-à-vis des clients

Enfin, l’inconvénient de ce mode de gestion des factures pour un entrepreneur, c’est le manque de sérieux vis-à-vis des clients. Une facture établie sur Excel, même éditée au format PDF, reste un document Excel. Tout comme pour l’émission de devis, facturer avec un logiciel apporte du professionnalisme à votre communication. La facture est un document commercial, indispensable pour convertir un devis en vente, puis en paiement.

Quel format pour une facture faut-il privilégier ?

Vous l’aurez compris, Dougs vous déconseille l’établissement des factures à partir de modèles Excel ou Word. Surtout que des logiciels de facturation gratuits existent, dont celui conçu justement par Dougs !

Les avantages de la dématérialisation des factures

Le fait d’adopter un outil en ligne pour générer, transmettre et archiver ses factures facilite la gestion administrative. De l’émission du devis (également en ligne), au paiement de la facture, toutes les étapes s'enchaînent grâce à des outils conçus pour gérer tout au format numérique.

Fini le fichier Excel avec l’édition des factures au format papier ou PDF ! Terminés les ressaisies en comptabilité et les contrôles manuels des paiements en banque ! La dématérialisation des factures fait gagner du temps, chez vous comme chez vos clients. Elle accélère l’émission des règlements et la sortie de la comptabilité.

Facture électronique et formats obligatoires : une arrivée imminente

En outre, tous les professionnels établis en France et assujettis à la TVA (y compris donc tous les auto-entrepreneurs) sont concernés par la réforme fiscale qui arrive en 2026-2027. Les factures de vente à des entreprises également situées en France et assujetties à la TVA devront s’émettre, s’envoyer et s’archiver au format électronique, quel que soit le montant.

Attention. Ceci n’a rien à voir avec le fait de transmettre par mail à son client une facture au format PDF (établie par exemple sur Excel) ! La réforme fiscale française de la facturation électronique obligatoire impose en effet :

• des formats spécifiques (UBL, CII ou Factur-X) avec des mentions légales ;
• un passage systématique par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) immatriculée par l'administration fiscale, et chargée de la circulation des factures.

Notez que Dougs, à travers sa filiale API First, vous propose une solution PDP agréée et conforme pour la gestion de vos factures électroniques.

Les logiciels de facturation gratuits ou payants pour entrepreneurs

Dans cette optique de facturation électronique, tout entrepreneur et micro-entrepreneur doit se préoccuper de migrer d’Excel vers un logiciel de facturation, gratuit ou payant. Aussi, si vous envisagez d’établir vos factures sur Excel, mieux vaut tout de suite commencer par un tel outil conforme pour 2026-2027.

Que vous recherchiez un logiciel de facturation pour auto-entrepreneur ou un logiciel mixte pour la facturation et la comptabilité, Dougs vous propose ses services pour personnaliser vos factures. En plus, sa solution de facturation est gratuite pour tous les clients !

Avec l’outil de facturation Dougs, oubliez le modèle de facture sur Excel ou sur Word à télécharger gratuitement. Mettez-vous en conformité pour les années à venir et rendez vos documents plus professionnels. Vous gagnez du temps, limitez les risques et améliorez la relation commerciale, ce qui n’a pas de prix. Pour vous faire votre propre opinion, lancez-vous et créez ici votre première facture en ligne et gratuite.