Pénalités pour retard de paiement : comment les gérer en TPE ?

Quelles sont les différentes pénalités pour retard de paiement en France ?

Plusieurs moyens existent pour inciter les clients à régler leurs factures d’achat rapidement. L’escompte commercial encourage même à envoyer le paiement avant l’échéance. Les pénalités de retard font partie des méthodes coercitives. Ainsi, une entreprise qui dépasse les échéances prévues pour payer une facture court le risque de devoir aussi régler ces indemnités au vendeur.

Définition de la notion de délai de paiement

Une entreprise peut choisir la date à laquelle ses clients doivent payer la facture, tout en respectant des règles précises. C’est la date d’échéance. Le délai de paiement correspond exactement au nombre de jours qui s‘écoule entre la date de facture et cette date d’échéance. C’est dans cet intervalle que le client doit régler sa dette à son fournisseur.

Comment les entreprises peuvent-elles personnaliser leurs délais de paiement ?

Les professionnels peuvent moduler les délais de règlement de leurs factures, à condition de respecter la loi. C’est lors de la fixation des modalités de paiement des factures pour leurs clients, qu’ils doivent choisir le délai applicable.

Plusieurs cas de figure sont envisageables :

• paiement à réception ;
• paiement comptant ;
• paiement sous un délai de 30 jours après la réception de la marchandise ou la réalisation de la prestation de service ;
• paiement négocié avec le client, dans les limites prévues par les textes, soit au maximum 60 jours à compter de la date de la facture ou 45 jours fin de mois à partir de cette même date.

La possibilité de négociation et de déroger au délai de 30 jours est offerte à tous les professionnels, sauf des cas particuliers liés à certains secteurs d’activité.

Qu’est-ce que la sanction financière pour retard de paiement ?

Deux types de pénalités existent. La première correspond aux pénalités de retard. C’est une sanction financière dont le montant varie en fonction du taux d’intérêt appliqué et du nombre de jours de retard. Cette sanction doit faire l’objet de détails dans les conditions générales de vente de l’entreprise du fournisseur.

Cette pénalité financière sert à indemniser le vendeur pour le retard qu’il subit au niveau de sa trésorerie, du fait de règlements après la date d’échéance. Le montant de la pénalité de retard dépend à la fois du nombre de jours qui s’écoule depuis l’échéance et du taux d'intérêt retenu.

Qu’est-ce que l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement ?

Cette seconde pénalité correspond à un montant forfaitaire fixé à 40 euros par facture. L’entreprise l’applique une seule fois par facture en retard, quel que soit le nombre de jours écoulé depuis l’échéance. Cette somme n’est pas soumise à la TVA.

Comment calculer une pénalité de retard pour une facture impayée ?

Vous envisagez d’imputer des sanctions financières à un client qui ne respecte pas l’échéance convenue ? Voici comment procéder. Vous devez tenir compte du taux d'intérêt que vous avez obligatoirement mentionné dans vos conditions générales de vente (CGV) ainsi que sur chaque facture émise.

Qu’est-ce que le taux d’intérêt légal ?

Ce taux semestriel fait l’objet d’une publication au Journal officiel. Il sert en cas de décision de justice qui conduit à verser une somme en retard. C’est le taux utilisé pour des situations de surendettement, de prêt à la consommation, d’amendes fiscales, etc.

Pour les pénalités pour retard de paiement, une entreprise a l’interdiction de retenir un taux inférieur à trois fois ce taux d’intérêt légal. Pour 2025, cela correspond à un minimum de 11,13 %.

Quel taux d’intérêt fixer pour les pénalités de retard sur une facture impayée ?

Les entreprises peuvent choisir leur taux d’intérêt de ce type librement, dans certaines limites.

Le taux standard applicable en l’absence d’information différente dans les CGV

Le taux classique correspond au taux directeur de la banque centrale européenne (BCE) majoré de dix points. Par exemple, pour le 1er semestre 2025, il s’élève à 3,15 % plus 10 %, soit 13,15 %.

Le taux peut être fixé toutefois librement

Les vendeurs peuvent retenir un taux supérieur ou inférieur à ce taux basé sur le taux de refinancement de la BCE. Ils doivent toutefois respecter le taux minimum expliqué ci-dessus (trois fois le taux d’intérêt légal).

Exemple de calcul des pénalités sur une facture échue

Une facture de vente de 1 000 euros TTC émise le 15 février et à échéance le 15 mars reste due au 15 avril. L’entreprise a choisi d’utiliser le taux de trois fois le taux d’intérêt légal, soit 13,15 %. Elle peut donc relancer le client pour la facture impayée, en mentionnant le montant d’intérêts de retard au 15 avril, soit : (1 000 euros) x 13,15 % x (31/365 jours) =11,68 euros.

Quelles sanctions s'appliquent en cas de non-respect de la réglementation sur les pénalités de retard ?

Non seulement des règles existent pour sanctionner les mauvais payeurs, mais le vendeur doit aussi se conformer aux obligations d’information du client. Voici ce que vous devez prévoir et ce que vous risquez si vous enfreignez la réglementation.

Les mentions obligatoires à indiquer sur les factures de votre entreprise

Le délai de paiement convenu entre le fournisseur et son client doit figurer dans les conditions générales de vente ou dans le contrat de vente. Il fait partie des mentions obligatoires sur les factures, ainsi que :

• la date de règlement ;
• le mode de paiement ;
• le taux de pénalités de retard choisi par l'entreprise ;
• l’indemnité forfaitaire de 40 euros ;
• les conditions d’escompte ou l’absence d’escompte, le cas échéant.

Le client doit comprendre immédiatement comment se calculent les pénalités financières lors d’un retard de règlement. Ainsi, mentionnez les deux phrases suivantes sur chaque facture (si vous retenez ce taux) :

• « Des pénalités correspondant à trois fois le taux de l’intérêt légal seront applicables en l’absence ou en cas de retard de paiement. Les pénalités de retard sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire ».
• « Une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement sera appliquée en cas de retard de paiement conformément aux articles L 441-3 et L 441-6 du Code de commerce. »

Montant des amendes administratives prévues par les textes en France

Les entreprises peuvent faire l’objet d’une amende administrative si elles ne respectent pas les règles suivantes :

• les délais de paiement convenus entre le client et son fournisseur ;
• présence de la mention de l’indemnité forfaitaire et des pénalités de retard dans les CGV ;
• application de pénalités conformes sur chaque créance en retard ;
• calcul et évaluation des délais de paiement.

Ces sanctions peuvent atteindre des sommes importantes pour un professionnel, même pour la première infraction. Elles s'élèvent à 75 000 euros pour une entreprise individuelle et 2 millions pour une société. En cas de récidive dans les deux ans, la sanction peut être doublée.

Comment facturer et se faire payer les pénalités pour retard de paiement ?

Vous avez mis en place une procédure de relance de facture ? Vous constatez que les factures émises restent impayées. C’est le moment de réclamer les sommes supplémentaires qui vous sont dues du fait de ce retard.

Les procédures de relance pour les factures en retard

Savoir gérer les impayés c’est essentiel pour la santé financière d’une entreprise. Les procédures amiables de recouvrement de facture servent à accélérer les encaissements clients. N’attendez pas pour réclamer les montants qui présentent des retards. Plus le temps passe, plus le risque augmente. Rappelez au client qu’il vous doit des pénalités de retard dès le premier jour de dépassement de l’échéance. C’est un moyen de pression supplémentaire.

Facturation et comptabilisation des intérêts de retard et amendes forfaitaires

L’émission d’une facture de pénalités de retard s’impose si vous souhaitez réclamer ces sommes à votre client indélicat. Une fois le montant de la sanction financière calculé, créez une facture spécialement pour ces intérêts, ainsi que l'indemnité forfaitaire. Cette pièce s’établit hors taxes, car elle n’est pas soumise à TVA.

Le plus simple consiste à utiliser un logiciel de facturation gratuit et aux normes comme Dougs. Pour savoir comment imputer ces sommes dans votre comptabilité, consultez l’article sur la comptabilisation des frais de recouvrement. Ces montants ne constituent pas des dommages et intérêts à caractère exceptionnel, comme ceux qu’un juge peut décider pour préjudice subi. L’amende comme les intérêts de retard entrent dans les produits financiers de l’entreprise qui les facture à un acheteur.

Les professionnels qui constatent des retards de paiement de leurs factures disposent de moyens légaux de répercuter à leurs clients cet impact négatif pour leur trésorerie. Réclamer son dû c’est bien. Mais, l’absence de réponse de l’acheteur lors d’une relance doit conduire à lui facturer les pénalités pour retard de paiement et sans attendre.

Les intérêts comme l’indemnité de retard constituent une indemnisation prévue par la législation, et au bénéfice du vendeur. Ces montants dus s’ajoutent aux créances impayées. Intégrez-les dans votre gestion des retards et émettez des factures pour récupérer votre argent, pénalités incluses. Dougs vous offre un outil de facturation simple, gratuit et en ligne. Pour créer votre première facture en quelques clics, c’est ici.