Comment rédiger une facture d’acompte ?

Définition : c’est quoi une facture d’acompte ?

Vous entendez parler d’acomptes et de factures. Alors, à quoi correspond une facture d’acompte ? Voici les explications !

Qu’est-ce qu’un acompte ?

Le versement d’un acompte est une pratique courante, notamment pour la facturation des entreprises du bâtiment. C’est une somme payée par avance, ou un premier versement, d’une série prévue dans un contrat. Le paiement de l’acompte sert à valider une commande suite à l’acceptation d’un devis. Il aide à financer les dépenses du professionnel.

Qu’est-ce qu’une facture d’acompte ?

Vous pouvez donc demander à vos clients le versement d’une partie de la somme finale par anticipation. Alors, vous avez l’obligation de formaliser ce transfert d’argent par un document officiel, avant toute transaction.

Une facture d’acompte est en réalité une facture traditionnelle qui doit comporter les mêmes mentions légales qu’une facture de solde ou une facture définitive. Elle porte l’indication “facture d'acompte” toutefois dans l’en-tête.

Cependant, vous pouvez décrire les articles ou prestations facturées de façon plus succincte ou moins précise, à condition d’avoir émis un devis qui, lui, détaille l’ensemble des éléments facturés.

Quelle est la différence entre facture d’acompte et facture classique ?

Finalement, rien ne distingue vraiment une facture classique d’une facture d’acompte, sauf la mention qui y figure “acompte”. Les deux sont des documents à caractère commercial. Toutefois, seule la première se saisit dans la comptabilité de l’entreprise. 

Quelle est la différence entre une facture d'arrhes et une facture d'acompte ?

La notion d’arrhes se différencie de celle d’acomptes. Ce sont les conditions générales de vente (CGV) de l’entreprise qui précisent le choix entre arrhes et acomptes. 

L’acompte représente un premier versement. Il engage le client contractuellement, ainsi que le fournisseur qui doit livrer la prestation ou le bien. Si une des parties se rétracte, l’acompte est remboursé. Cependant, celui qui revient sur le contrat peut se voir condamné à des dommages et intérêts.

En revanche, les arrhes n’engagent pas le client. Elles n’obligent pas non plus le fournisseur à vendre. Mais, en cas d’annulation de la transaction commerciale, le montant versé à titre d’arrhes est perdu pour le client (sauf mention express au contrat). Si le fournisseur ne livre pas la marchandise, il doit rembourser le double des arrhes au client.

Attention : si la facture ne spécifie pas la nature de l’avance versée, pour un bien meuble, cette somme correspond à des arrhes. C’est donc important de préciser les choses lors de la facturation.

Est-il obligatoire de fournir une facture d’acompte à ses clients ? 

Pas d’acompte versé sans facture d’acompte émise en amont. C’est la règle !

Que dit le Code général des impôts en matière de facturation d’acomptes ? 

Selon l’article 289 du CGI (Code général des impôts), pour tout versement d’un acompte vous avez l’obligation de générer une facture d’acompte. Elle doit intervenir avant de livrer les commandes ou d’avoir réalisé la prestation de services.

Cette obligation concerne toutes les entreprises, quels que soient les statuts ou le secteur d’activité. Ainsi, dès que vous souhaitez recevoir une somme en amont de votre prestation de services ou pour la réalisation d’une commande, vous devez émettre une facture d’acompte.

Exceptions à l’obligation de facture d’acompte 

Toutefois, vous n’avez pas l’obligation de produire une facture d’acompte dans deux cas précis :

• versement d’acomptes pour une livraison intracommunautaire de biens exonérée de TVA ;
• acomptes liés à une livraison intracommunautaire de moyens de transport neufs.

Quels sont les avantages de facturer un acompte pour une entreprise ?

Vous vous demandez sûrement quel est l’intérêt de faire une facture d’acompte ? C’est très simple, ce document administratif sert à mieux gérer votre trésorerie pour trois raisons.

Limiter les impayés clients grâce aux acomptes financiers 

La facture d’acompte constitue un engagement du fournisseur et du client qui les obligent à aller jusqu’au bout de la transaction. C’est aussi un moyen de vérifier la capacité financière du client à assumer le premier paiement prévu au contrat.  

Réduire les trous dans votre trésorerie 

Si vous devez assumer des coûts de fabrication ou de fonctionnement, demander un acompte client aide à couvrir les coûts que vous devez progressivement engager. 

Rassurer vos clients 

Dès le paiement de l’acompte par votre client, vous vous engagez à réaliser entièrement la transaction. En cas de problème sur de longs projets comme les chantiers, votre client sait que vous reviendrez vers lui puisque le paiement du solde interviendra seulement à la livraison du projet.

Comment établir une facture d’acompte ?

Même si la facture d’acompte reste une facture classique, voici quelques astuces pour vous organiser au mieux.

Quel est le montant légal d’un acompte à facturer ?

Le Code de la consommation ne stipule pas de montant minimum ou maximum pour les versements d’acompte. Le montant peut correspondre à un pourcentage du montant total de la prestation ou une somme fixe en euros. Généralement, l’acompte financier varie de 10 % à 50 % de la somme totale de la commande ou du devis.

Vous devez le mentionner directement sur le devis, avant de pouvoir en faire la demande et d’émettre une facture d’acompte.

Facture d’acompte modèle : les mentions obligatoires à insérer

Pour établir une facture d’acompte, vous devez y faire figurer un certain nombre de mentions obligatoires. Les factures d’acompte sont soumises aux mêmes règles que les factures classiques. Vous devez donc indiquer les mêmes mentions légales, ainsi qu’un numéro chronologique similaire. Pensez à spécifier systématiquement “facture d’acompte” sur l’en-tête du document.

Pour en savoir plus, consultez aussi :

• Notre dossier : quelles mentions obligatoires faire apparaître sur vos factures ?
• La foire aux questions : comment faire une facture ?

Toutefois, l’administration fiscale se montre plus souple sur les éléments qui figurent sur une facture d’acompte. Ainsi, vous pouvez exclure certaines mentions, à condition de :

• les porter sur le devis initial accepté ;
• les écrire aussi sur la facture finale ;
• mentionner le devis détaillé en question sur la facture d’acompte.

Facture d’acompte : exemple et facturation du solde

Prenons le cas des acomptes dans le secteur du bâtiment. Pour démarrer les travaux, l’entreprise doit financer toutes les matières premières, les véhicules ou les ouvriers. Dans ce type de cas, l’acompte est essentiel à la bonne réalisation du projet, sur le plan de la trésorerie. Très souvent, plusieurs acomptes et factures d’acomptes associées se succèdent tout au long de l’avancement du chantier.

En tant que professionnel, une fois les versements et la livraison effectués, vous avez la responsabilité d’émettre une facture de solde qui fait office de facture définitive. Ce document final doit reprendre tous les éléments du devis initial et lister tous les acomptes perçus en indiquant les montants, les numéros et les dates des factures d’acompte.

Doit-on payer la TVA sur un acompte ?

Depuis la loi de finances pour 2022, les choses sont clarifiées et simplifiées. Tous les acomptes doivent faire désormais l’objet d’une facturation avec TVA, prestations de service comme livraisons de biens. Ce qui diffère c’est le moment auquel les entreprises, fournisseur comme client, doivent reverser la TVA à l’État ou la déduire (la récupérer).

Comment fonctionne la TVA sur les factures d’acomptes ?

À ce stade, quelques précisions s’imposent. La nature de l’opération réalisée conditionne la déduction ou la collecte de la TVA.

Prestation de services

Lorsqu’il s’agit d’un acompte reçu pour une prestation de service, la TVA est déductible pour le client au moment du paiement de l’acompte. Parallèlement, elle est collectée pour le fournisseur lorsqu’il encaisse les fonds.

Livraison de biens

Lorsque l’acompte concerne une vente de bien, depuis le 1er janvier 2023, la TVA est exigible dès son encaissement afin de permettre à l'acheteur de la déduire plus rapidement.

Pour limiter les risques d’erreur, lors de l’édition de factures avec des outils Word ou Excel, optez pour un logiciel de facturation gratuit, comme celui de Dougs. Il vous aide à respecter vos obligations légales.

Comment enregistrer une facture d’acompte dans votre comptabilité ?

Vendre et facturer c’est bien. Mais, c’est aussi essentiel de gérer correctement la comptabilisation de ces factures. 

Doit-on saisir les factures d'acompte en comptabilité ?

Sur le plan comptable, ne vous posez pas trop de questions. La facture d’acompte ne se comptabilise pas en tant que telle. C’est le paiement de l’acompte qui s’enregistre en comptabilité. Ainsi, la facture d’acompte ne mouvemente pas le compte de résultat et le chiffre d’affaires de l’entreprise. 

C’est différent pour les autres types de facturation, facture classique, facture de solde ou facture d’avoir. Ces pièces doivent, elles, faire l’objet d’un enregistrement comptable en bonne et due forme.

Comment réaliser la comptabilisation d'acomptes en tant que fournisseur ?

Vous avez émis une facture d’acompte. Vous avez reçu le paiement de votre client. À réception, la somme perçue s’enregistre ainsi :

• au débit du compte compte 512 «Banque » ;
• et la contrepartie au crédit du compte 4191 «Clients – Avances et acomptes reçus sur commande».

Pensez toutefois à enregistrer la TVA collectée sur le paiement de l’acompte TTC, afin de la porter sur la prochaine déclaration de TVA : 

• débit du compte 44587 «TVA sur encaissements» ;
• avec en contrepartie, au crédit du compte 44571. «TVA collectée sur encaissements».

Lorsque vous émettez la facture définitive, elle est comptabilisée ainsi :

• au débit du compte 411 «clients » ;
• et au crédit des comptes de chiffre d’affaires et de TVA collectée (si vous êtes assujetti).

Ensuite, vous basculez l’acompte reçu dans le même compte client que celui où figure la facture émise. Ainsi le compte des avances et acomptes (4191) est soldé.

Lors de la réception du paiement du solde, vous l’enregistrez dans ce compte client. Le compte client 411 est soldé, tout comme votre créance.

Seule la facture définitive est à ajouter au journal des ventes. Toutefois, cette facture finale ou de solde doit comporter :

• l’indication de toutes les factures d’acomptes associées ;
• la déduction de ces acomptes déjà payés du montant total de la facture définitive.

Pour éviter des soucis avec l'administration fiscale en cas de vérification de votre comptabilité, pensez à consulter notre dossier sur le contrôle fiscal.

Comment enregistrer une facture d’acompte en tant que client ?

Finalement, le traitement des acomptes versés chez le client suit le même fonctionnement que chez le fournisseur, mais en sens inverse !

L’acompte versé au fournisseur est à saisir dans un compte 409100 “fournisseurs – avances et acomptes versés sur commandes”. La facture d’acompte ne fait pas l’objet de saisie en comptabilité. Toutefois, la TVA s’enregistre afin de pouvoir la déduire de la déclaration de TVA, tout comme expliqué côté fournisseur (comptes 44586 et compte 44566).

Une fois la facture finale reçue, elle se comptabilise en compte 401100 “fournisseurs” en contrepartie des comptes de charges et des comptes de TVA déductible (s’il y a lieu). Transférez alors l’acompte dans ce compte fournisseur. Il se solde lors du paiement du reste dû.

Que faire si un client ne règle pas le bon montant suite à un acompte facturé ?

Reprenons notre exemple avec une entreprise du bâtiment. Un particulier vous embauche pour la rénovation de son logement. Vous émettez une facture d’acompte de 20 602 €. Mais vous constatez que le client ne vous a versé que 20 600 €. Que faire ?

En théorie, vous pouvez générer une facture d’avoir qui annule la première de 20 602 €, puis en émettre une autre au nouveau montant. Cela n’a pas grande incidence sur le résultat puisque dans tous les cas, le décalage de sommes sera réajusté sur la facture définitive.

En pratique, il est rare, sauf erreur, que les clients arrondissent les sommes des factures. S’il s’agit d’une mauvaise manipulation, vous pouvez demander à ce dernier de rectifier cela. Vous pouvez aussi consulter notre dossier “Gérer ses impayés : les bons réflexes à connaître”.

Une bonne gestion de vos factures n’a pas de prix. C’est un facteur clé pour la réussite de votre société. Dès la création de votre entreprise, adoptez les bons réflexes. Comment ? Grâce à une méthode d’organisation infaillible et des outils en ligne performants pour la gestion de toutes vos opérations commerciales comme administratives. Vous avez besoin de plus de précisions sur les processus d’émission et de réception de factures ainsi que sur vos obligations comptables ? N'hésitez pas à contacter les équipes de Dougs et prenez rendez-vous.