Comment s’occuper de la comptabilité et gestion d’une entreprise VTC ?

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Le monde du VTC ne cesse d’évoluer au cours de ces dernières années. Son effectif dépasse désormais les 30 000 conducteurs en France, et ce malgré des règles de plus en plus sévères, la tendance n’est pas prête de s’arrêter. Les exploitants d’entreprises VTC sont cependant soumis à de nombreuses conditions d’installation et d’exploitation. Comment s’occuper de la gestion d’une entreprise VTC avec toutes ces lois en évolution ? Comment bien gérer cette affaire et trouver la meilleure solution comptable pour VTC ? Découvrez à travers ce guide certaines de ces règles, ainsi que de nombreux conseils sur la comptabilité des VTC.

Le business plan pour VTC

Vous avez décidé d’être chauffeur VTC. Parfait ! Il faut désormais vérifier la faisabilité du projet et donner confiance à votre banquier. Comment ? Cela grâce à un prévisionnel, ou business plan dans le langage financier. Il s’agit là d’un élément clé dans le démarrage de la gestion d’une entreprise VTC.

Réaliser un business plan de VTC

Tout d’abord, le business plan VTC comprend en première partie la description de votre projet et l’analyse de votre futur marché. La deuxième partie, quant à elle, est purement financière.

Le dossier de présentation du business plan VTC

Le dossier de présentation sert à mettre en avant les chances de réussites du projet et à crédibiliser les hypothèses ayant servis à la réalisation du prévisionnel financier.

Vous devrez ici, entre autres, mettre en avant :

  • Votre expérience professionnelle ainsi que les formations suivies afin de démontrer votre capacité à exercer l’activité et à gérer l’entreprise ;
  • Votre environnement concurrentiel et votre stratégie d’acquisition de clients ;
  • L’organisation et le fonctionnement de votre affaire.

Le prévisionnel financier du business plan VTC

Préalablement, vous aurez sélectionné votre forme juridique dont le choix au niveau fiscal et surtout social auront des incidences financières sur vos prévisionnels.

Investissement et financement de l’affaire

Pour commencer, il faudra tout d’abord estimer les investissements liés au démarrage de l’affaire et parallèlement le financement.  Le prévisionnel tiendra notamment compte des opérations suivantes :

  • L’achat du véhicule par un emprunt bancaire, un crédit bail (leasing) ou une location longue durée (LLD) ;
  • Les frais de formation et de visite médicale ;
  • Le coût de création de la société ;
  • Les inscriptions aux différents registres.

Bien évidemment, vous n’oublierez pas l’argent que vous apporterez au sein de votre structure : capital, compte courant ou apport s’il s’agit d’une entreprise individuelle.

Recettes et dépenses de votre futur business

Identifiez ensuite vos recettes et vos dépenses prévisionnelles pour la gestion de votre entreprise VTC.

Les recettes

Utilisez un prix moyen par course et le nombre de courses par mois. Pensez à vos moments de repos, de la saisonnalité, des vacances, des heures de pointe … Attention à la TVA que vous aurez à reverser à l’état.

Les dépenses

Vos principales dépenses seront axés autour des frais suivants :

  • Véhicule : entretien de la voiture, carburant, pneumatiques, assurances, frais de péage, …
  • Communication : plateforme VTC, commissions sur vente, publicité, carte de visite, téléphone, site web, …
  • Charges courantes : taxes comme la CFE, téléphone, frais bancaires, expert-comptable, …
  • Vous : rémunération, cotisations sociales obligatoires, complémentaire santé, pressing, repas, …

Comment réaliser un business plan VTC ?

Soyons directs. Le choix de faire ou de faire faire un business plan est important. Si vous souhaitez donner confiance directement à votre banquier et vous sécuriser également par la même occasion, il est préférable de passer par un professionnel expert comptable. Le document sera conforme aux exigences et vous gagnerez un temps précieux, ne serait ce que pour préparer les autres documents nécessaires à la qualité de VTC.

Dougs propose une formule spéciale pour le business plan VTC. Contactez nous.

frais personnels pour VTC

Calcul des frais personnels pour VTC

Chauffeur VTC : Le devis adapté

Le métier de conducteur VTC repose sur la capacité d’accueillir, de conduire tout en satisfaisant les clients; mais vous devez également être capable de proposer des devis prenant en compte l’ensemble de vos charges. Apprenez ici à calculer vos frais personnels pour VTC. 

Gestion des frais personnels pour entreprise VTC

Une fois les frais liés à l’entreprise couverts, il faut penser à s’octroyer rémunération. Partons sur une base de 10€ net par heure, en rajoutant le RSI, il vous faudra donc facturer 15€ de l’heure travaillée au client.

Frais complémentaires

Toutefois, les frais complémentaires peuvent être nombreux en fonction du type de missions qui vous seront proposées. On peut les ajouter pour payer entre autres péages, parkings, repas, ainsi que nuits d’hôtel, etc… Vous devez prendre en compte chaque frais ainsi ajouté lors d’une mission. Pour les repas, vous pouvez compter un repas par jour de mise à disposition par conducteur VTC (environ 15€) et 2 par jour si vous faites plusieurs jours de mise à disposition. Le même système marche ainsi pour les nuits passées à l’hôtel. Vérifiez tout de même que ces frais ne seront pas pris en charge par le client avant de facturer.

Crédit Bail VTC

Vous êtes conducteur de VTC ou vous souhaitez l’être ? Comment financer votre voiture ? Il existe 3 façons de le faire. Un emprunt, un crédit bail ou une location longue durée (LLD).

Après avoir étudié dans un précédent article la Location Longue Durée (LLD), étudions maintenant le crédit bail. Principaux avantages : pas ou peu d’apport et facilité de calcul du coût mensuel. On parle indistinctement de leasing ou de crédit bail.

Principe du crédit bail (leasing) pour un VTC

Le crédit bail est un montage qui finance l’acquisition d’une voiture. Comment cela fonctionne-t-il ? Tout repose au début par une société spécialisée (Toutes les banques ont leur propre filiale de crédit bail). Cette société va faire l’acquisition de votre véhicule qu’elle va ensuite vous louer sur une durée de 12 à 60 mois.

A l’issue du contrat de cette période, vous bénéficierez d’une option d’achat du véhicule. Le montant de l’option d’achat est souvent égal à la dernière mensualité.

Pourquoi le crédit bail est adapté aux VTC ?

Les avantages du crédit bail sont essentiellement liés à l’aspect financier pour les dirigeants. En effet, le crédit bail vous offre un financement total sur le prix de la voiture.C’est une différence avec un emprunt traditionnel.

Cela s’explique notamment par la sécurité pour la société de Crédit bail. En effet, la voiture reste leur propriété. Cela se voit notamment sur la carte grise. En cas de problème du locataire, la société de crédit bail récupère la voiture et peut le revendre pour se rembourser.

L’autre avantage reste l’absence de financement immédiat de la TVA. En effet, celle ci est lissée sur la durée du crédit bail.

Autre souplesse : vous pouvez demander des loyers majorés sur un premier loyer.

Quels sont les inconvénients du crédit bail pour un chauffeur VTC ?

L’inconvénient majeur réside généralement dans le coût financier du crédit bail. Il est en règle général plus élevé que le coût généré par un emprunt classique.

Par rapport à une location longue durée, les échéances sont plus élevées. Cela est normal car la voiture sera la propriété du conducteur VTC à l’issue du contrat. Cependant, il est parfois plus facile financièrement pour un chauffeur débutant de recourir à une LLD.

frais kilométriques pour vtc

La comptabilité du VTC, comment naviguer entre obligations légales et frais comptables ?

Que vous veniez de vous mettre en activité ou que vous soyez déjà un habitué des routes, la comptabilité du VTC reste pour vous un problème d’actualité. Selon votre forme juridique vous devez souscrire à plus ou moins d’obligations et tout cela prend du temps, de la patience et bien souvent de l’argent. Il est temps d’arrêter de subir votre comptabilité ! Dougs vous propose aujourd’hui de vérifier que vous avez la solution pour optimiser la gestion de votre entreprise de VTC.

VTC, BIC, SAS, EIRL… Dans quelle case se ranger ?

La première étape importante et de bien comprendre à quelle catégorie d’entreprise vous appartenez. De la réponse à cette question dépendent vos obligations en matière de gestion et comptabilité d’entreprise VTC.

1- Vous êtes auto-entrepreneur

Si vous démarrez tout juste votre affaire il est probable que vous ayez choisi l’auto-entrepreneuriat : coût de création nul, obligations déclaratives minimales, il s’agit de la solution pour s’essayer à une nouvelle activité. Toutefois, vous ne resterez auto-entrepreneur que si vous ne dépassez pas les 32 900 € de chiffre d’affaires annuel applicable aux micro-entreprises de services. Vos obligations comptables sont minimales : vous devez juste garder un journal de vos rentrées et sorties d’argent.

Gros bémol néanmoins, le dispositif perd totalement de son intérêt lorsque votre activité se développe. En effet, il vous est impossible de déduire vos frais professionnels (essence, location de la voiture, etc.). C’est le principe de l’auto-entrepreneuriat. En contrepartie d’un système fiscal simplifié, vos charges sont censées être un pourcentage du chiffre d’affaires. Autre inconvénient majeur, vous ne pouvez pas récupérer la TVA. De fait, vous ne récupérez pas la TVA sur l’acquisition ou la location du véhicule. 

En conclusion, l’auto-entrepreneuriat ne peut être qu’une période d’essai.

2- Vous êtes en société unipersonnelle

Votre activité se porte bien et vous dépassez les seuils de la micro-entreprise. Vous avez donc créé une société unipersonnelle (EIRL, EURL, SASU…). Vous devez maintenant déclarer les biens affectés au patrimoine de votre entreprise et vous pouvez opter pour le régime de la déclaration contrôlée. Le cas échéant, vous pourrez déduire vos charges et vous devrez donc les comptabiliser en détail. La tenue de comptabilité de l’entreprise VTC comprendra donc tous les achats, charges et revenus. Vous serez également soumis aux obligations comptables de fin d’année : bilan simplifié et travaux d’inventaire.

3- Vous êtes gérant d’une entreprise VTC avec des salariés et/ou associés

Si vous vous occupez de la gestion d’une SARL par exemple, vous devez tenir une comptabilité de l’entreprise VTC détaillée, établir un bilan et un inventaire en fin d’année. Vous devez également gérer les obligations liées à vos éventuels salariés : calcul des congés, indemnités, choix des contrats… Dès que votre activité s’étend à plusieurs personnes les formalités juridiques se multiplient.

A tout cela viendront bien sûr s’ajouter les diverses déclarations à l’administration fiscale et les impôts à payer qui en découleront.

gestion entreprise vtc

Les différentes solutions disponibles en matière de comptabilité du VTC

Selon votre forme juridique et vos obligations vis-à-vis de l’administration fiscale, vous préférerez une solution de comptabilité différente. Étudions ensemble les choix qui s’offrent à vous :

1- Confier sa comptabilité à un expert-comptable

Vous pouvez tout d’abord choisir de confier votre comptabilité à un expert-comptable. Vous bénéficierez ainsi de conseils avisés pour votre gestion et, si vous le désirez, d’une comptabilité prise en charge de A à Z. Tout cela bien sûr moyennant finances. Pour une prise en charge complète d’une entreprise, comptez entre 1500 et 3000 euros voire plus selon la taille de l’activité.

2- Tout faire soi-même à l’aide d’un logiciel comptable

Vous pouvez aussi choisir de faire votre comptabilité vous-même. L’avantage de cette solution est que vous n’aurez rien à payer. L’inconvénient ? Vous êtes seul face à votre comptabilité, ce qui veut dire qu’en cas d’erreur vous n’aurez personne pour vous épauler. Sans compter le temps que vous perdrez à vous arracher les cheveux devant vos livres de comptes !

3- Faire appel à une solution de comptabilité en ligne

Faut-il donc se résoudre à consacrer plus de 1000 € à votre comptabilité tous les ans ? (Voire plus selon la taille de votre activité et l’expert auquel vous vous adressez…) Pas forcément. Vous pouvez aussi choisir de confier votre comptabilité à un expert-comptable en ligne. Les outils de celui-ci sont à la pointe de la technologie et ses prix sont bien moins chers qu’un cabinet comptable physique. Vous pourrez tout de même réaliser une partie de votre comptabilité vous-même et ainsi économiser de l’argent. Le tout en bénéficiant des conseils de l’expert et de son savoir-faire pour la gestion de votre entreprise VTC et vos travaux comptables de fin d’année.

Prudence toute fois si vous optez pour la solution en ligne ! Vérifiez que vous vous adressez bien à un véritable expert-comptable inscrit à l’ordre.

Si vous êtes arrivé jusqu’ici, vous devez déjà avoir une petite idée de la solution comptable que vous allez préférer. Tout entrepreneur choisira plus facilement de faire sa comptabilité  accompagné d’un expert-comptable à distance. Sachez aussi que quelque soit votre accompagnement comptable, vous avez le choix du professionnel ou du logiciel avec lequel vous souhaitez travailler. N’hésitez pas à comparer les offres avant de vous décider et ne sous-estimez pas l’argent que peut vous faire économiser un expert-comptable qui connait bien la comptabilité du VTC.

Le devis adapté : Calcul des frais kilométriques pour VTC

Chauffeur VTC : Le devis adapté

En tant que conducteur, vous devez également comprendre comme vous occuper de la gestion de frais kilométriques pour votre entreprise VTC.

La gestion des frais kilométriques pour l’entreprise VTC

Afin de simplifier votre opération, ajoutez l’ensemble des charges fixes aux charges variables garantissant le bon fonctionnement de votre structure et obtenez votre somme. Prenons un exemple: 5800€ de frais – 3000€ de salaire dont RSI = 2800€

En divisant ce résultat par votre nombre de kilomètres (approximatif) effectué mensuellement; résultera le prix que vous coûte chaque kilomètre, ou du moins ce qu’il devra vous rapporter pour rester rentable. Disons que nous effectuons 5000km par mois en moyenne.

2800€ de frais sur 5000 km = 0.560€/km vous devrez donc facturer en frais kilométriques, 56 centimes du km.

marge conducteur

Le devis adapté : Calcul de la TVA pour VTC

Chauffeur VTC : Le devis adapté

Le VTC doit également être capable de proposer des estimation de la TVA applicable.

La TVA pour la gestion d’une entreprise VTC

Une fois votre prix de vente hors taxe obtenu, ajoutez 10% pour un transfert et 20% pour une mise à disposition, vous aurez alors votre prix de vente TTC.

Conseil : Lorsque vous envoyez un devis à un client, il est très important de détailler les frais complémentaires. Toutefois, il est inutile de présenter le détail des calculs de frais personnels et de frais kilométriques. Le client n’a en aucun cas besoin de connaître l’ensemble de vos calculs. Celui ci cherche juste à connaitre votre prix pour la mission requise. Le fait de faire apparaître les frais complémentaires lui permettrait éventuellement de faire baisser le prix de la prestation (si la mission comprend nourriture ou logement par exemple).

Chauffeur VTC : comment calculer sa marge ?

Afin de présenter les meilleurs tarifs et de comprendre ce que lui rapporte sa fonction, le conducteur VTC doit également être capable de calculer sa marge.

Comment calculer la marge pour VTC?

Pensez à l’objectif d’évolution de votre entreprise. Il faut générer du bénéfice afin de de renouveler l’investissement dans de nouveaux véhicules, par exemple. Ou tout simplement vous rémunérer.

En général, une bonne marge est de 33% pour une société en bonne santé économique. La plupart des chauffeurs ne la compte pas et se contentent de se payer un salaire. Mais il est important que vous soyez conscient de votre marge lorsque vous les fixez. Ces 33% de marge affichés représentent aussi une marge de négociation avec vos prospects. Si vos tarifs affichés sont à peine rentables, vous ne pourrez plus vous permettre de négocier, faire une offre ou un rabais. Ainsi, vous perdez la possibilité d’attirer de nouveaux prospects ou de fidéliser vos clients les plus présents.

Prenons donc le sous total des ( frais kilométriques + frais de personnel + frais complémentaires ) x 1.33, et vous obtiendrez votre prix de vente hors taxe.

Attention : Les cartes professionnelles de conducteur de voiture de transport avec chauffeur, délivrées avant le 1er juillet 2017 ne seront plus valides courant 2020. Un arrêté à paraître précisera la date de fin de validité de ces cartes professionnelles.

service-public.fr

A tous ceux qui tentent l’aventure, vous avez maintenant un aperçu global et impartial des coûts engendrés par l’exploitation d’une entreprise de chauffeur VTC, et ainsi mieux envisager la gestion de votre affaire. Faites vous accompagner par un expert comptable qui comprend votre profession, et saura vous conseiller tout en vous fournissant les bons outils de pilotage d’entreprise. A bientôt chez Dougs !

À propos de l'auteur : Quentin Maurice chez Dougs, l'expert-comptable en ligne qui vous simplifie la vie. Découvrez comment Dougs rend votre compta automatique et sans paperasse.
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