Facture et bon de commande : pourquoi est-ce complémentaire ?

Facture et bon de commande : définitions à connaître

Mieux vaut bien comprendre la définition de chacun de ces documents à caractère administratif et commercial, afin de ne pas les confondre. La facture et le bon de commande interviennent chacun à un moment précis d’une transaction d’achat ou de vente.

Qu’est-ce qu’une facture de vente ou une facture d’achat ?

Une entreprise qui réalise une vente d’un bien ou d’un service émet une facture à destination de son client. Cette pièce obligatoire pour les relations entre professionnels représente aussi un justificatif comptable. C’est le document qui sert à se faire payer le montant convenu avec l’acheteur, le débiteur de l’entreprise.

Pour une opération d’achat, c’est exactement le même fonctionnement. Vous recevez de votre fournisseur cette facture qu’il émet pour la vente conclue. Vous effectuez votre règlement sur la base de cette facture.

Est-ce qu'un bon de commande est une facture ?

Non, un bon de commande ne vaut pas facture. Qu’il s’agisse d’une facture d’acompte, d’une facture standard, ou d’une facture d’avoir, par exemple, cette pièce comptable présente une utilité différente.. Son émission est postérieure à celle du bon de commande. Son but consiste à se faire payer, et non pas à valider une commande client.

Comment définir le bon de commande (BDC) ?

Contrairement à la facture, le bon de commande émane d’un client. Cet acheteur valide par ce document le fait qu’il achète un bien ou un service auprès d’une entreprise, son fournisseur. C’est un moyen de confirmer par écrit les éléments de la transaction commerciale. Le bon de commande doit ôter les doutes éventuels des parties au contrat. Ce document reprend les articles commandés, leur descriptif, la quantité et les prix. Sans signature du bon de commande par le vendeur, le BDC n’a aucune valeur.

Quelle est la différence entre un devis et un bon de commande ? 

Un devis émis par le fournisseur à son client précède parfois le bon de commande. Le devis est une simple offre commerciale. Si le client donne son accord, il édite un bon de commande pour confirmer sa commande.

Vous pouvez aussi consulter l’article qui détaille les différences entre propositions commerciales et devis.

Quelle est la différence entre un bon de commande et une facture pro forma ?

La facture pro forma émane, tout comme le devis, du vendeur. Elle concerne des biens ou des services à venir, qui n’ont pas encore été commandés et livrés. C’est une manière de confirmer un bon de commande émis par un client à son fournisseur. Ce document facultatif sert notamment dans le cadre d’échanges internationaux pour les formalités en douane relatives aux exportations.

Les principales différences entre la facture et le bon de commande

Ces deux documents poursuivent des buts propres et interviennent à des moments différents de la relation commerciale entre les clients et les fournisseurs.

Quelle valeur juridique ou fiscale présentent un bon de commande et une facture ?

Pour détenir une valeur juridique, soit un réel engagement contractuel, le bon de commande doit porter la signature du fournisseur avec sa mention d’accord express. Même s’il n’a pas le caractère obligatoire, un tel bon de commande signé engage les deux parties.

La facture, quant à elle, constitue une preuve des transactions commerciales réalisées. C’est un document officiel qui sert de justificatif comptable et fiscal. En cas de litige entre vendeurs et acheteurs au sujet des paiements, la facture démontre les travaux réalisés pour une prestation de services, par exemple. Document financier indispensable pour la comptabilité, c’est aussi une preuve contractuelle. Elle s’utilise en particulier pour les opérations de recouvrement de factures.

Quand la facture et le bon de commande sont-ils obligatoires ?

La facture est obligatoire pour toutes les transactions commerciales entre les entreprises. Son émission doit intervenir, dans la majorité des cas, dès la livraison des produits ou marchandises, ou dès la réalisation de la prestation de services. Pour des ventes à des particuliers, l’émission d’une facture reste facultative en général. Seuls deux cas imposent d’établir une facture :

• demande express du client ;
• production d’une note justificative pour toute prestation supérieure à 25 euros.

En revanche, le bon de commande n’a jamais de caractère obligatoire. Toutefois, dans la pratique, et notamment pour des raisons de processus informatiques, vos fournisseurs peuvent exiger l’émission d‘un bon de commande de votre part.

Le bon de commande (BDC) est-il un document comptable ?

Le BDC, contrairement à la facture, ne fait pas partie des pièces obligatoires pour la tenue d’une comptabilité. Il reste recommandé afin de tracer la transaction, du début de l’échange commercial, jusqu’au paiement du montant convenu. Il entre généralement dans la chaîne de documents utiles et pratiques dans une entreprise et gérés par le système informatique. La référence au bon de commande du client figure souvent sur la facture émise après la livraison des marchandises ou des prestations de services.

Les mentions obligatoires diffèrent-elles entre bon de commande et facture ?

Chaque type de document doit comporter des informations précises qui lui sont propres, même si plusieurs sont identiques. Les commerçants, personnes physiques ou morales, doivent en effet respecter les obligations prévues pour leurs documents commerciaux.

Même si aucune liste ne fixe les obligations pour un bon de commande, veillez à les rédiger le plus en détail possible afin qu'ils puissent servir, une fois signés, sur le plan juridique.

Voici les mentions recommandées pour les entreprises qui émettent un bon de commande à un commerçant :

• Identification de l’entreprise qui émet le bon de commande (client).
• Identification de l’entreprise qui reçoit le bon de commande (fournisseur).
• Numéro de la commande.
• Date d’édition de la commande.
• Description des produits ou services commandés (libellé, quantité, prix unitaires HT, taux de TVA).
• Montant total de la commande hors taxes par ligne et pour le total, ainsi que le montant TTC total.
• Délai, date et lieu de livraison.
• Modalités de paiement et date d’échéance.

Pour la facturation émise par le fournisseur, consultez l’article qui détaille les mentions obligatoires sur facture. Vous verrez que la liste est très proche de ce qui est recommandé pour le bon de commande. C’est logique, car souvent la commande se transforme ensuite en facture.

En cas de doute pour une activité, adressez-vous à un expert-comptable comme Dougs.

Pourquoi est-ce important de différencier ces deux documents administratifs ?

Comprendre les objectifs de chaque processus, facturation et bons de commande, vous évite de faire des erreurs. À chaque stade de la relation commerciale, il existe un document adapté. En outre, si vous percevez l’utilité du bon de commande, vous savez que c’est un excellent support pour contrôler la majeure partie des informations d’une facture d’achat.

Bons de commande et factures : une complémentarité essentielle pour vendre et acheter en entreprise

Les différences entre bon de commande et facture existent. Mais, ce sont surtout deux documents qui se complètent pour finaliser une transaction commerciale.

Le bon de commande initie la relation commerciale alors que la facture la finalise

C’est une différence majeure : le bon de commande est émis par le client, alors que c’est le fournisseur qui rédige et transmet une facture à son client. Deux entreprises qui entrent en relation pour la fourniture de marchandises ou de services recourent généralement à ces deux documents.

Au travers du bon de commande, le client confirme sa volonté de donner suite à une offre commerciale, souvent présentée sous la forme d’un devis. Si son fournisseur accepte le BDC, il le signe, ce qui l’engage. Une fois la livraison réalisée, ce professionnel émet la facture à destination du client, afin d’obtenir le paiement, comme prévu dans le bon de commande.

Fonctionnement de l’administration des ventes chez le vendeur

La chaîne commerciale des ventes dans une entreprise va de l’émission d’un devis au paiement d’une facture. Le service administration des ventes manipule souvent les différents documents successifs suivants et qui s’imbriquent :

• proposition commerciale ou devis ;
• signature du devis et/ou émission d’un bon de commande par le client ;
• validation du bon de commande par l’entreprise qui vend ;
• réalisation de la prestation ou livraison des produits au client (avec émission d’un bon de livraison) ;
• réception des produits commandés ;
• contrôle de la livraison reçue par le client, avant signature du document de transport ;
• signature du bon de livraison (BL), avec réserves le cas échéant (voire le refus de la marchandise) ;
• émission de la facture et transmission au client ;
• encaissement du montant, et si nécessaire, procédure de relance des factures non réglées.

Gestion de la chaîne achat chez un acheteur

Le fonctionnement décrit précédemment est inversé du côté de l’entreprise qui achète, soit le client. Voici les différentes étapes de contrôle à prévoir :

• à l’émission du bon de commande, vérifier la cohérence avec l’offre commerciale, le devis, ou le contrat signé avec le fournisseur ;
• à la réception des biens ou services, contrôler la conformité du BL ;
• puis, s’assurer de la conformité de la livraison physique avec le bon de commande ;
• lors de la réception de la facture d’achat, réaliser son rapprochement avec le bon de livraison valorisé au tarif commande ;
• apposer le bon à payer sur la facture, ce qui autorise l'émission du règlement.

Comment gérer vos ventes ou achats de la commande au paiement de la facture ?

La plupart des systèmes informatiques comportent des fonctionnalités de rapprochement des documents, bons de commande, de livraison, de réception, factures, etc.

Comment transformer un bon de commande client en facture ?

Pour vous simplifier la vie en tant que vendeur, mettez en place un suivi informatisé de toutes les étapes d’une transaction commerciale. Offre, devis, bon de commande signé et facture, tout s’enchaîne.

Si vous adoptez un système informatique qui gère toute la chaîne des ventes, vous pouvez probablement convertir un devis en bon de commande signé, puis en facture. Ainsi, vous évitez de ressaisir les données à chaque étape. Cette automatisation représente à la fois un gain de temps significatif et l’assurance de facturer correctement.

Pour savoir comment réaliser une facture sans erreurs, consultez la foire aux questions de Dougs.

Pourquoi le numéro de la facture diffère-t-il de celui du bon de commande ?

Ce sont deux documents de nature différente. L’un émane du fournisseur et l’autre du client. Les factures doivent obligatoirement se présenter avec des numéros chronologiques par poste de facturation, sans rupture ou doublon. Le bon de commande suit une logique généralement similaire chez le fournisseur. Mais la numérotation est indépendante de celle du client. Le numéro du BDC est souvent repris sur la facture, afin de faciliter le contrôle chez l’acheteur.

Qu’est-ce que le processus de bon à payer et le workflow achat ?

Le bon de commande comporte tous les détails de l’opération commerciale. Seule la réception effective des marchandises ou des services manque. Ces informations complémentaires figurent sur le bon de livraison signé à la réception, sauf problème détecté. En cas de gestion de stocks, vous avez aussi créé dans votre système informatique un bon de réception pour les produits livrés. Avec tous ces éléments, il devient simple de tout contrôler en mode automatique, quand la facture du fournisseur arrive.

C’est tout l’objet du workflow d’achat. Ce système correspond à un processus informatique qui documente tout le flux (flow) d’une transaction commerciale. Il facilite les différents contrôles à réaliser par le service achat, jusqu’à donner l’accord de payer la facture.

Quel logiciel de facturation choisir pour gérer bons de commande et factures ?

Avec un logiciel de facturation en ligne et gratuit comme celui qu’offre Dougs, vous pouvez effectuer toutes ces opérations en un seul endroit. Vous émettez vos devis et factures pour vos clients. Vous disposez également d’un outil pour contrôler vos achats auprès des fournisseurs, et notamment pour valider les factures et les transférer en comptabilité automatiquement. Dougs, expert-comptable à distance, vous accompagne aussi dans la mise en place de la facture électronique en 2026 et 2027. Pour tester l’outil, sans engagement, rien de mieux que de créer une facture ici en quelques clics.