Mentions obligatoires sur facture : le kit de l'entrepreneur

Préparez-vous dès maintenant pour la facturation électronique et ses mentions obligatoires ✨

Dougs se positionne en tant que PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) pour vous permettre de créer et recevoir vos factures dans un format conforme. 🎉

Quelles sont les mentions obligatoires que doit comporter une facture d’entreprise en 2025 ?

Toute facture s’accompagne systématiquement de mentions légales obligatoires, ce qui garantit l'authenticité d'une facture. Toutes les informations à faire figurer actuellement sur vos factures sont détaillées dans cette partie de l’article. Vous y trouverez aussi les évolutions prévues, dans le cadre de la dématérialisation obligatoire des factures.

Les mentions sur factures : des obligations qui évoluent dans le temps

S’agissant de données légales, les mentions imposées pour les factures sont susceptibles d’évoluer. C’est le cas actuellement, en 2024, et aussi avec l’arrivée de la facture électronique en France. C’est l’article L441-9 du Code de commerce qui les liste.

Rappel des nouveautés applicables depuis juillet 2024 en matière de mentions sur les factures

Le décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022 prévoit des nouveautés en matière de mention sur la facture. Initialement, ces évolutions des textes intervenaient dans le cadre de la facturation électronique obligatoire, dont le calendrier s’étalait de juillet 2024 à janvier 2026. Mais, ces dates ont fait l’objet d’un report à 2026 et 2027, comme décidé par le gouvernement.

Pour autant, le Code général des impôts comporte bien ces nouvelles mentions obligatoires à son article 242 nonies. Aucun texte n’a clarifié ce décalage entre le décret et le calendrier revu pour le format électronique. Par sécurité, insérez bien ces données sur chacune de vos factures de vente. Les voici :

• le numéro SIREN de votre client ;
• l'adresse de livraison des biens ;
• la catégorie de l'opération ;
• le paiement de la TVA sur les débits, en cas d’option pour les prestataires de services.

Les nouvelles mentions à prévoir sur les factures électroniques en 2026 ou 2027

La mise en place de la facturation électronique entre professionnels assujettis à la TVA avance. Elle conduira tous les entrepreneurs à émettre leurs factures sous ce format, soit au plus tard :

• en septembre 2026 pour les grandes entreprises et celles de taille intermédiaire (ETI) ;
• en septembre 2027 pour les PME, TPE et auto-entreprises.

Aussi, si vous ne l’avez pas déjà fait, ce sont les dates ultimes pour insérer sur vos factures au format électronique les nouvelles mentions expliquées précédemment.

Le numéro et la date de la facture

Toutes vos factures, y compris vos factures d’acompte, doivent sortir chronologiquement (pas de rupture dans les numéros). En cas d’acompte à la commande, la facture finale fait obligatoirement référence aux factures d’acomptes émises.

Indiquez bien la date de la vente ou de la prestation de services également. Pour en savoir plus, lisez notre article : comment numéroter et dater mes factures ?

La mention de l’identité de votre entreprise (le fournisseur)

En tant qu’émetteur d’une facture, chef de restaurant, auto-entrepreneur, artisan du bâtiment, prestataire de services, etc., vous devez aider votre client (et son comptable) à vous identifier clairement.

Le cas général à connaître

Certaines informations doivent donc figurer sur votre facture :

• Votre dénomination sociale, ou à défaut votre nom et votre prénom, si vous êtes un entrepreneur individuel, suivi de l’expression “EI”.
• Votre numéro SIREN ou SIRET.
• Si vous êtes un commerçant, votre numéro d’immatriculation au RCS (Registre du commerce et des sociétés), suivi de la ville où se trouve votre greffe d’immatriculation. Par exemple, RCS LYON 810 319 517 pour Dougs.
• L’adresse de votre siège social.
• La forme juridique de votre société, ainsi que le montant du capital.
• Votre numéro d’identification à la TVA. Le code obtenu auprès de son SIE se présente ainsi : FR XX XXX XXX XXX.
• Par usage, votre code APE ou code NAF.
• Si vous êtes artisan, vous êtes en principe immatriculé au Répertoire des Métiers (RM) et non au RCS. Vous devez donc indiquer votre numéro RM.

Quelques précisions pour la taxe à la valeur ajoutée

Quelles que soient la destination et la nature des opérations, si vous êtes redevable de la TVA, votre n° de TVA intracommunautaire doit figurer sur la facture.

C’est aussi le cas pour les auto-entrepreneurs au régime de la franchise en base, s’ils réalisent des opérations intracommunautaires.

Quelques cas particuliers pour certaines sociétés et activités

En plus des éléments précédents, ajoutez :

• pour les sociétés en cours d’immatriculation, la mention “SIRET en cours d’attribution” ;
• pour les entreprises en liquidation, la mention “société en cours de liquidation” ;
• la qualité de locataire-gérant d’un fonds de commerce, si cela vous concerne.

L’identité du client, une exigence légale à inclure sur la facture de vente

Ajoutez les informations suivantes :

• identité de l'acheteur, soit les nom et adresse de votre client ;
• son adresse de facturation, si elle diffère de celle du siège social ;
• le numéro de TVA intracommunautaire du client, pour les ventes dans l’UE (facultatif sur le territoire français).

Des mentions légales pour chaque bien ou service vendu

Les produits ou services également demandent de la précision :

• la date de la vente, de la livraison de marchandises, de la prestation de services ou la date à laquelle est versé l’acompte ;
• la désignation exacte de la marchandise, article par article ;
• la quantité de biens ou services, ou alors le poids, le volume ou le temps selon la situation ;
• le prix unitaire hors taxes, avant les réductions de prix éventuelles.

La réduction de prix, un élément à incorporer sur les factures de vente

En cas d’application d’une réduction de prix, elle figure systématiquement sur la facture. Que ce soit un rabais, une remise, une ristourne ou encore un escompte sur l'opération, la réduction apparaît sur chaque ligne du document, et pas seulement son total en bas de la page. Toutefois, les entrepreneurs peuvent aussi effectuer une remise globale sur l'ensemble de la facture.

Les modalités de paiement de la facture

Ces données sont essentielles pour le professionnel qui veut se faire payer rapidement et conformément aux dispositions du contrat ou de la commande client.

Les informations générales relatives au règlement à venir

• La date de paiement : c'est la date à laquelle le règlement doit intervenir. Elle doit figurer sur la facture, selon les délais indiqués dans les conditions générales de vente (CGV), ou selon le délai particulier négocié avec le client.
• Le mode de paiement : le document comporte les moyens de paiement acceptés, soit le chèque, des espèces pour moins de 1 000 €, le virement, la lettre de change ou l’effet de commerce dans les autres cas.
• Les conditions d’escompte, en cas de règlement anticipé, si le professionnel le propose. L’escompte correspond à la réduction appliquée sur le montant total de la facture, en cas de paiement avant la date d’échéance.
• Le taux des pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement.

L’escompte pour paiement anticipé

Les conditions d’escompte font partie des données écrites systématiquement, si le professionnel propose du paiement anticipé. Dans le module facturation de Dougs, par défaut, aucun escompte n’est accordé. La mention obligatoire « pas d’escompte en cas de paiement anticipé » figure alors sur votre facture.

À l’inverse, en cas de retard de paiement, des pénalités de retard et une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement peuvent intervenir. Cette fois, la loi impose de mentionner ces éléments.

Les informations obligatoires relatives aux retards de paiement

Le client de votre entreprise doit comprendre clairement comment fonctionnent les sanctions pour non-respect des échéances. Inscrivez ainsi obligatoirement les mentions suivantes :

• “Des pénalités correspondant à trois fois le taux de l’intérêt légal seront applicables en l’absence ou en cas de retard de paiement. Les pénalités de retard sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire.”
• “Une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement sera appliquée en cas de retard de paiement conformément aux articles L 441-3 et L 441-6 du Code de commerce.”

Des mentions obligatoires spécifiques selon la situation du vendeur

En plus des mentions générales, d’autres éléments sont à prendre en compte, selon la situation particulière du professionnel qui vend, ou de ses activités commerciales.

Des mentions obligatoires pour bénéficier des principaux régimes spéciaux en matière de TVA

Vous êtes exonéré de TVA ? Vous bénéficiez d’un régime particulier de TVA (régime de la marge, agences de voyages, biens d’occasion, etc.) ? Alors, pensez à l’écrire sur vos factures. C’est une mention obligatoire également.

Les mentions obligatoires d’une facture à l’international (au sein de l’UE ou grand export)

Dans le cadre de l’exportation de produits depuis la France vers un pays étranger, les mentions obligatoires peuvent être amenées à évoluer. Cela dépend de la destination de la marchandise (Union européenne ou non).

C’est le cas pour les cas d'autoliquidation de la TVA, par exemple, une information qui doit systématiquement figurer sur la facture, conformément à l’article 242 nonies du Code général des impôts.

Les mentions obligatoires pour facturer une association

Une association, au moment d’émettre une facture, doit respecter les différentes mentions obligatoires. Cependant, si l’association est exonérée de TVA (association à but non lucratif par exemple), doit apparaître sur la facture la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI ». Un seul prix s’affiche alors, sans distinction entre prix HT et TTC.

Les informations à prévoir pour une facture pro forma

Les factures pro forma sont des « brouillons » de factures. Elles servent à engager la procédure commerciale avec votre client, ou futur client. Elles présentent vos prestations de services ou produits sous la forme d’une facture qui n’a pas de dimension légale. Émettre une telle facture revient à présenter son offre et ses conditions de vente à un prospect. C’est donc important d’inclure les mêmes mentions que celles qui ont un caractère obligatoire pour une facture classique.

La facturation des micro-entreprises

Si vous êtes auto-entrepreneur, plusieurs variations à appliquer lors de l'émission de la facture existent. En effet, dans ce cas, les mentions obligatoires prennent en compte la franchise en base de TVA, si le professionnel ne facture pas la taxe.

En outre, pour une activité artisanale, une mention obligatoire s’ajoute : l’assurance souscrite par l’auto-entrepreneur. Elle doit préciser la zone géographique couverte par l’assureur ainsi que ses coordonnées.

D’autres cas particuliers de facturation à des professionnels

Les adhérents des centres de gestion et associations agréés ont l’obligation d’accepter les règlements en chèques ou carte bancaire. Ils doivent ajouter la mention suivante sur leurs factures : “Membre d’une association agréée, le règlement par chèque ou carte bancaire est accepté”.

La mention “autofacturation” est obligatoire lorsque le destinataire émet la facture à la place du vendeur. Dans ces cas, l’acheteur doit détenir un mandat d’autofacturation de la part de son fournisseur.

Doit-on obligatoirement fournir une facture à un particulier ?

C’est souvent la question que se pose un professionnel qui dispose d’une clientèle de particuliers. Inversement, si vous êtes un particulier, vous n’avez pas le droit d’émettre de facture de vente, sans structure juridique. Alors, un simple justificatif suffit, et est d’ailleurs obligatoire pour les montants supérieurs à 1 500 euros.

Facture ou note obligatoire dans certains cas

L’entreprise qui vend en B2C, donc à un consommateur, doit systématiquement émettre un document appelé “note” dans les situations suivantes :

• demande du client ;
• en cas de vente à distance ;
• pour une livraison intracommunautaire exonérée de TVA ;
• pour toute prestation de services d’un montant supérieur à 25 euros TTC.

Comment libeller cette note pour un service à un particulier ?

Ce document comporte les éléments suivants :

• le nom de votre client ;
• la date de la vente et le lieu de la prestation ;
• la date, le nom et l’adresse de votre entreprise ;
• le décompte des produits ou services détaillés, en quantité et prix ;
• le montant total à payer (HT et TTC).

Techniquement, les tickets de caisse peuvent servir de notes, tant que les mentions obligatoires sont bien présentes. Les plateformes de dématérialisation partenaires pourront d’ailleurs les reprendre, afin d’établir l’e-reporting, dans le cadre de la facturation électronique en 2026 et 2027.

Facturation : que se passe-t-il en cas de mentions obligatoires manquantes ou erronées ?

Qui dit exigence légale, dit aussi amendes et pénalités en cas de non-respect. Voici ce que vous risquez, notamment en cas de contrôle fiscal ou de contrôle de la répression des fraudes (DGCCRF).

Comment savoir si une facture est conforme ?

Pour vérifier la conformité de la facturation de vos fournisseurs, vérifiez la présence des informations suivantes :

• le nom et l'adresse du vendeur et de l'acheteur ;
• la date de la transaction ;
• une description détaillée des produits ou services fournis ;
• les quantités et les prix unitaires ;
• le montant total à payer ;
• les éventuelles taxes applicables et les informations fiscales du vendeur.

Assurez-vous également que la facture respecte les réglementations fiscales et légales en vigueur en France.

En cas d’anomalie, réclamez à vos fournisseurs une nouvelle facture correcte, car la non-conformité pourrait empêcher de déduire fiscalement ces charges du compte de résultat.

Les sanctions applicables en cas d’erreur sur les factures

Dans le cas de mentions manquantes sur les factures, l’entreprise s’expose à une amende dont le montant est plafonné :

• à 75 000 euros pour les personnes physiques ;
• à 375 000 euros pour les personnes morales.

Si les manquements se répètent dans les 2 ans suivant la première sanction, l’amende maximale encourue s’élève :

• à 150 000 euros pour les personnes physiques ;
• à 750 000 euros pour les sociétés.

Le CGI prévoit également des pénalités financières. Il précise que « toute omission ou inexactitude constatée dans la facture (…) donne lieu à l’application d’une amende de 15 € par omission ou inexactitude (plafonnée à 25 % du montant total de la facture) ».

Comment fonctionne demain la facturation électronique en cas d’anomalie sur les mentions obligatoires ?

Chaque entreprise devra choisir une plateforme de dématérialisation pour la transmission de ses factures aux clients. Le rôle de ces PDP comporte notamment un contrôle de leur conformité par rapport aux nouvelles exigences légales. Une facture non conforme sera refusée et l’entrepreneur devra la rectifier.

FAQ sur l’émission des factures

Quelle que soit l’activité de votre entreprise, que vous soyez artisan, commerçant, prestataire de services, micro-entrepreneur, etc., la facturation est un acte administratif essentiel. Elle sert à se faire payer. Elle doit respecter les conditions convenues au contrat et gérer la TVA ou les taxes diverses. Les informations qui doivent y figurer suivent un cadre juridique précis. Elles peuvent fluctuer selon votre métier, votre régime de TVA, la destination des produits, etc. Pour vous aider à vivre sereinement ces tâches, adoptez les bons réflexes : un outil de facturation conforme à la loi et entièrement gratuit. C’est ce que vous offre Dougs, cabinet d’expertise comptable en ligne. L’accès au logiciel se fait ici en quelques clics.